Het reserveringsproces aanpassen

Mogen gebruikers herhalende reserveringen maken? Is betaling of goedkeuring vereist voor het maken van een afspraak? Moeten nieuwe afspraken bevestigd worden? Naar wie? En wilt u ook nog een herinnering sturen? SuperSaaS biedt u gedetailleerde controle over elk van deze aspecten van het boekingsproces door u de mogelijkheid te geven om:

Herhaalde boekingen in te schakelen
Te bepalen of betaling of goedkeuring vereist is voor een afspraak
Een online vergaderservice te koppelen voor online afspraken
Bevestigingen en herinneringen via e-mail en/of sms in te stellen
Het vervolgproces na het voltooien van een boeking vorm te geven

Herhalende reserveringen

Standaard kunnen gebruikers maar één reservering per keer maken. Met de Resource- en Capaciteits- agenda’s is het echter mogelijk om gebruikers toe te staan om herhalende reserveringen te maken.

Resource agenda

Navigeer naar Configureren > Proces
Selecteer de optie Voeg een “Herhaal” mogelijkheid toe bij het maken van nieuwe reserveringen
Klik op Wijzigingen opslaan

Als gebruikers een reservering maken zien ze nu de optie om de reservering dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks op datum of maandelijks op dag te herhalen tot een (verplichte) einddatum. Dit maakt het eenvoudig om reserveringen te ontvangen voor bijvoorbeeld een wekelijkse cursusavond. Alleen als de opening een herhalende opening is en de agenda-instellingen het toelaten om herhalende reserveringen te maken kunnen gebruikers dit ook daadwerkelijk doen.

Capaciteitsagenda

Als u een nieuwe opening aanmaakt op een capaciteitsagenda, kunt u als beheerder (of als superuser) bepalen of de reservering dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks op een specifieke datum of maandelijks op een specifieke dag herhaald moet worden, tot een bepaalde einddatum. Dit maakt het eenvoudig om reserveringen te ontvangen voor bijvoorbeeld een wekelijkse cursusavond. Alleen als de opening een herhalende opening is en de agenda-instellingen het toelaten om herhalende reserveringen te maken kunnen gebruikers dit ook daadwerkelijk doen.

Om gebruikers toe te staan om herhalende reserveringen te maken op een capaciteitsagenda onderneemt u de volgende stappen:

Navigeer naar Configureren > Proces
Afhankelijk van of u wilt dat men altijd een serie openingen in een keer moet reserveren of dat men ook losse openingen mag reserveren, kies de optie die van toepassing is onder Mag een gebruiker repeterende reserveringen maken?
- Ja, als de opening repeteert dan kan de gebruiker zich voor meerdere tegelijk inschrijven, of
- Ja, als de opening repeteert dan moet de gebruiker zich voor de hele serie inschrijven
Klik op Wijzigingen opslaan

Houd er rekening mee dat het systeem niet toestaat om openingen of reserveringen meer dan 52 keer te herhalen. Dit is om te voorkomen dat gebruikers een oneindige serie reserveringen maken, wat er voor zou zorgen dat u ineens over de limiet van uw pakket heen gaat. Als u reserveringen meer dan 52 keer wilt herhalen kunt u simpelweg naar de laatste reservering in de serie gaan. Als u op bewerken klikt, ziet u opnieuw de optie om de reservering te herhalen, enzovoort. Bij een capaciteitsagenda gaat u naar de laatste opening en klikt u op Opening wijzigen.

Houd er rekening mee dat als betaling vereist is voor reserveringen, gebruikers bij het maken van herhalende reserveringen gevraagd zal worden om alle reserveringen in een keer te betalen.

Betaling en goedkeuring

Afhankelijk van hoe u uw agenda wilt gebruiken, wilt u wellicht reserveringen goedkeuren voordat deze definitief bevestigd worden aan gebruikers. Of misschien wilt u eerst een betaling ontvangen. Via Configureren > Proces, onder Betaling of goedkeuring vereist?, kiest u de optie die van toepassing is.

Onder Betaling of goedkeuring vereist? zijn er verschillende opties om uit te kiezen:

Geen betaling of goedkeuring nodig – deze optie is standaard geselecteerd.
Vraag goedkeuring van de beheerder voordat bevestigd wordt – kies deze optie als u reserveringen handmatig wilt goedkeuren. Reserveringen zijn bij goedkeuring nog niet definitief en moeten eerst door de beheerder (of een superuser) worden goedgekeurd voordat er een bevestiging wordt verzonden. Bij het selecteren van deze optie verschijnt er een nieuwe mogelijkheid: Stuur een e-mail naar de beheerder voor ieder goedkeuringsverzoek. Vink deze optie aan als u bij elke nieuwe reservering die wacht op goedkeuring een e-mailmelding wilt ontvangen. In de agenda worden reserveringen die nog wachten op goedkeuring in een lichtere kleur weergegeven en gemarkeerd met een P in lijstweergaven zoals de agenda van een gebruiker.

Let op: de optie om reserveringen die zijn aangemaakt door een superuser of beheerder automatisch goed te keuren, is standaard ingeschakeld.

Als u een of meer superusers ook graag een notificatie of een dagelijks overzicht wilt sturen, dan kunt u dit doen via Moeten we nog iemand anders op de hoogte stellen van een nieuwe of gewijzigde reservering? Zie hieronder voor meer informatie.

De laatste twee opties hebben betrekking op de betalingsmogelijkheden tijdens het reserveringsproces. Het is niet mogelijk om tegelijkertijd betaling én goedkeuring te vragen voor reserveringen.

Gebruik de optie Betaling voltooien voordat verder gegaan wordt als u wilt vragen om een (gedeeltelijke) betaling en reserveringen automatisch wilt goedkeuren (en bevestigen) zodra de betaling is voldaan.
Vraag om betaling, maar sta de gebruiker toe achteraf te betalen kunt u gebruiken als u gebruikers de mogelijkheid wilt geven om later te betalen. Meer informatie over het instellen van het betalingsproces vindt u op de pagina Betaling.

De gebruikers op de wachtlijst hoeven pas te betalen als ze een plaats krijgen verschijnt alleen in de Capaciteitsagenda. Dit is de enige agenda die overboekingen toestaat. Met deze optie zorgt u ervoor dat gebruikers pas hoeven te betalen zodra ze een definitieve plek hebben gekregen.

Als u een gebruiker “ongelimiteerd krediet” heeft gegeven, dan worden reserveringen van deze gebruiker automatisch goedgekeurd. Dit kan een handige manier zijn om bepaalde gebruikers vrij te stellen van goedkeuring. Om iemand ongelimiteerd krediet te geven, schakelt u eerst het kredietsysteem aan via Betaalinstellingen.

Verbinden met een videoservice

SuperSaaS biedt verschillende manieren om verbinding te maken met online vergaderservices zoals Google Meet, Zoom, Jitsi Meet en Microsoft Teams. Het systeem kan automatisch vergaderingen aanmaken in Google Meet en Zoom. Als alternatief kunt u handmatig een vergaderlink toevoegen van deze of andere online vergaderservices.

De vergaderlinks blijven verborgen voor de gebruiker totdat hij of zij is aangemeld voor een les of een afspraak heeft gemaakt. De vergaderlinks worden automatisch toegevoegd aan bevestigings- en herinneringsmails. Raadpleeg de sectie over videovergaderen voor een gedetailleerde uitleg van de instellingen.

Bevestigingen en herinneringen

Met SuperSaaS kunt u e-mail en/of sms-notificaties en herinneringen sturen. Deze kunnen gebruikt worden om reserveringen te bevestigen aan gebruikers en om uzelf op de hoogte te houden van nieuwe of aangepaste reserveringen.

Bevestigingen

Door de optie Stuur een bevestiging te selecteren onder Configureren > Proces, kunt u gebruikers een bevestiging sturen zodra een reservering is goedgekeurd. Gebruikers zullen ook een notificatie ontvangen van latere wijzigingen die gemaakt worden in de reservering of als de reservering verwijderd wordt. Als u gebruikers zelf wilt laten kiezen of ze wel of geen bevestiging willen ontvangen, selecteer dan de optie Laat de gebruiker kiezen of er een bevestiging gestuurd wordt.

Als u deze optie heeft geactiveerd kunt u de tekst van de e-mail aanpassen via Configureren > Uiterlijk (zie ook E-mail berichten aanpassen).

Om er voor te zorgen dat notificaties goed aankomen, wilt u wellicht dat e-mailadressen van gebruikers bij de registratie geverifieerd worden. Dit kunt u instellen via Toegangsbeheer. Als u niet met registratie werkt, zorg er dan voor dat het e-mailadres van gebruikers wordt gevraagd bij het maken van een reservering en schakel de optie Gebruik e-mailadres als loginnaam op de Toegangsbeheer-pagina uit.

De sectie Dagelijks gebruik geeft u meer informatie over bevestigingen als u namens gebruikers handelt.

Let er op dat de meeste notificaties niet worden verstuurd als u bent ingelogd als beheerder of superuser. Dit zou er voor zorgen dat uw e-mail box al snel vol loopt als u met het systeem aan het werk bent. Om er zeker van te zijn dat u de juiste notificaties ontvangt, logt u eerst in als een normale gebruiker, zoals hier wordt uitgelegd.

Herinneringen

Naast e-mail bevestigingen, kunt u gebruikers ook herinneringen sturen voor een afspraak of reservering. Als u een sms gateway heeft ingesteld (zie hieronder), dan kunt u kiezen tussen e-mail of sms-herinneringen. Als u kiest voor sms-herinneringen, zorg er dan voor dat u vraagt om een mobiel nummer bij de registratie en/of reservering. De meeste sms notificatie-opties zijn overigens niet zichtbaar tenzij u de sms gateway al heeft ingesteld.

Het systeem biedt ook een optie om gebruikers een vervolg-e-mail te sturen na de afspraak of reservering. Als u deze optie heeft geactiveerd kunt u de tekst van de e-mail aanpassen via Configureren > Uiterlijk (zie ook E-mail berichten aanpassen).

U kunt deze vervolg-e-mail ook gebruiken als een tweede herinnering, door een negatief getal in minuten, uren, dagen, weken of maanden voor de start van een reservering in te voeren.

Een sms gateway instellen

Om sms-notificaties te sturen, dient u eerst een sms gateway in te stellen. SuperSaaS verkoopt zelf geen sms-krediet, maar biedt verschillende opties voor integratie met nationale en internationale sms-aanbieders (hieronder ziet u een selectie, op de configuratiepagina in uw account staan alle opties).

Zodra u een account heeft aangemaakt bij een van de aanbieders, dient u uw account gegevens zoals gebruikersnaam en wachtwoord onder sms instellingen in te voeren. Als uw sms-aanbieder vraagt om een gateway type, selecteer dan HTTP.

Als de sms-aanbieder van uw keuze niet voorkomt in het dropdown-menu, dan is het soms nog mogelijk om de sms provider te koppelen via een webhook. U kunt ook contact opnemen met SuperSaaS support om de aanbieder op de wensenlijst te laten zijn voor een toekomstige versie.

U activeert de sms gateway door de optie sms Gateway inschakelen te selecteren en de wijzigingen op te slaan. Het SuperSaaS systeem zal vervolgens uw account gegevens verifiëren bij uw sms-aanbieder. Een statusbericht bovenaan de pagina geeft aan of dit proces succesvol is verlopen.

Andere notificaties

U kunt het systeem instellen om u of anderen een notificatie te sturen van alle nieuwe of aangepaste reserveringen. Verder kunt u er voor kiezen om een notificatie per e-mail te ontvangen voor iedere individuele wijziging of dagelijks een overzicht met alle aanpassingen. Om deze e-mails naar meerdere personen tegelijkertijd te sturen, vult u de e-mailadressen gescheiden door een komma in onder Moeten we nog iemand anders op de hoogte stellen van een nieuwe of gewijzigde reservering?

Als u een sms gateway heeft ingesteld (zie hierboven), dan kunt u ook notificaties van nieuwe of gewijzigde reserveringen naar een of meer mobiele nummers sturen. Dit is met name handig als u notificaties wilt ontvangen van wijzigingen vlak voor aanvang van een afspraak.

Het proces na het maken van een reservering

Via Configureren > Proces, kunt u ook aangeven waar gebruikers heen moeten worden gestuurd na het voltooien van een reservering. Standaard blijven gebruikers op de pagina waar ze vandaan kwamen. De nieuwe reservering wordt dan uitgelicht en boven de agenda is een bericht zichtbaar dat de reservering succesvol was.

Het proces bij het voltooien van een reservering

U kunt er ook voor kiezen om een gebruiker naar zijn eigen agendapagina te sturen, waar een overzicht staat van al zijn of haar toekomstige reserveringen. Het is ook mogelijk om gebruikers naar een andere URL te sturen na het voltooien van de reservering. Het is raadzaam om op een dergelijke pagina ook duidelijk aan te geven dat de reservering succesvol was. Als u gebruikers zomaar doorstuurt naar uw homepage zonder aan te geven wat er met de reservering is gebeurd kan dit verwarrend zijn.

Om het eenvoudiger te maken om succesvolle reserveringen te volgen, kunt u ‘autotekst’ zoals $name, $id, $price, $slot_id, $e-mail of $full_name in de URL toevoegen, wat automatisch wordt vervangen door de bijbehorende loginnaam, ID, prijs, opening ID, e-mail of volledige naam. Op uw eigen server kunt u dan deze informatie uit de binnenkomende URL verwerken.

Via Layout Instellingen kunt u specificeren naar welke URL uw gebruikers toe gestuurd moeten worden als ze uitloggen (of op uw logo klikken als u dit heeft ingesteld). Dit kan een andere URL zijn. Uw homepage is in dit geval een goede keuze.