Documentatie
Afdrukken

Het verzamelen van afspraakgegevens

Naast de standaard reserveringsvelden zijn er aanpasbare reserveringsvelden beschikbaar om reserveringsgegevens vast te leggen.

Standaard velden

Met de standaard velden kunt u eenvoudig contactgegevens van gebruikers verzamelen bij het maken van een reservering. Bij elk veld kunt u aangeven of deze verplicht ingevuld dient te worden, optioneel is of niet geactiveerd hoeft te worden. Velden die gemarkeerd zijn met een sterretje (*) worden ook bij het registratieproces gevraagd. Deze waarden worden standaard ingevuld, maar kunnen bij het maken van een reservering aangepast worden.

Standaard velden

Als u de aanpasbare tekstvelden gebruikt om extra gegevens vast te leggen bij het registratieproces (in te stellen via Toegang beheer), dan kunnen deze velden automatisch ook gebruikt worden in het reserveringsproces.

Afspraakdetailvelden

Houd er rekening mee dat als u het e-mailadres van gebruikers als loginnaam gebruikt, het e-mailveld niet beschikbaar is in de standaard velden van het reserveringsproces, omdat men het dan niet nogmaals in hoeft te vullen. Als gebruikers eerst in moeten loggen om een reservering te kunnen maken worden reserveringen automatisch onder hun loginnaam opgeslagen.

Aanpasbare velden

Naast de standaardvelden en de twee additionele velden van het registratieproces, zijn er nog twee aanpasbare velden beschikbaar die in het reserveringsproces gebruikt kunnen worden. Deze velden kunnen als tekstvelden gebruikt worden, maar u kunt ze ook gebruiken als dropdown-velden om gebruikers een keuze te laten maken tussen verschillende opties. Als u met betaling werkt kunnen de dropdown-keuzes ook meegenomen worden in de prijsberekening.

Aanpasbare velden

In het voorbeeld hieronder wordt een aanpasbaar veld gebruikt om het aantal lunchdeelnemers aan te geven bij het reserveren van een conferentieruimte voor een workshop.

Voorbeeld aanpasbaar veld

Het systeem kan de aanpasbare velden ook gebruiken voor het instellen van aanbiedingen (zie Kortingen en aanbiedingen instellen) en dropdown-menu’s (zie Beperkingen instellen en Prijzen instellen). Als u hier gebruik van maakt zijn de velden niet meer beschikbaar om andere informatie in op te slaan.

Mocht u meer informatie willen vastleggen dan de standaard velden en de aanpasbare velden toelaten, dan is er ook nog de optie om formulieren toe te voegen aan het registratie- en/of reserveringsproces. Meer informatie over formulieren vindt u onder Formulieren toevoegen

Supervisor-veld

Het supervisor-veld dat u kunt activeren onder Toegangsbeheer, kan gebruikt worden om specifieke informatie van gebruikers in op te slaan. Dit kan bijvoorbeeld een lidmaatschapsnummer zijn, dat niet door gebruikers zelf gewijzigd mag worden. Het veld is alleen aan te passen door de beheerder of superusers. Afhankelijk van de toepassing kunt u het veld zichtbaar of onzichtbaar maken voor normale gebruikers. Als het veld zichtbaar is zal het getoond worden in het registratieproces en op reserveringen.

Supervisor-veld

Om een waarde in te stellen (of te wijzigen) in een supervisor-veld van individuele gebruikers gaat u naar Gebruikerbeheer en klikt u op het icoontje voor wijzigen aan de rechterkant van de gebruikersgegevens.

Als u meer informatie in het supervisor-veld op zou willen slaan dan mogelijk is in dit veld, dan kunt u een formulier toevoegen aan het registratieproces en er voor kiezen dat het formulier alleen zichtbaar is voor de beheerder en superusers.
U kunt het supervisor-veld ook gebruiken om een standaard korting toe te kennen aan een individuele gebruiker.