Afdrukken

Agenda‘s combineren

Eén van de krachtigste mogelijkheden van SuperSaaS is dat agenda’s met elkaar gecombineerd kunnen worden. Op die manier kunnen zeer ingewikkelde toepassingen ondersteund worden.

Service agenda’s kunnen gebruik maken van resource agenda’s

Van de drie agenda types in SuperSaaS is de “service“ agenda de enige die verbonden kan worden met andere agenda‘s en deze kan alleen verbonden worden met agenda’s van het “resource” type. De keerzijde van deze mogelijkheid is dat de service agenda geen repeterende afspraken kent en geen afspraken van variabele lengte.

Meerdere middelen nodig per reservering

Diensten hebben vaak één of meerdere middelen (Engels: resources) nodig om uitgevoerd te kunnen worden. Bij de dienst “massage” is het bijvoorbeeld nodig dat het middel “masseur” beschikbaar is. En voor de dienst “vergaderkamer met beamer” is het nodig dat zowel een vergaderkamer als een beamer beschikbaar is. Bij het berekenen van de beschikbare tijden voor een dienst controleert het systeem of alle benodigde middelen beschikbaar zijn. Alle benodigde middelen voor de diensten die u in het systeem wilt zetten moeten daarvoor in “resource” agenda’s worden ingevoerd. Dit kunt u doen voordat u de service agenda aanmaakt, of achteraf. Daarna kunt u de middelen koppelen aan de service agenda via Configureren > Diensten op de service agenda. Deze handleiding geeft een gedetailleerd voorbeeld hoe dit te doen.

De benodigde middelen kunt u allemaal in één agenda stoppen, of u kunt aparte agenda’s maken voor ieder middel. Als de middelen onderling uitwisselbaar zijn, bijvoorbeeld als u meerdere kamers heeft en het maakt niet uit waar de dienst wordt verricht, dan is het handig ze in dezelfde agenda te zetten.

Meerdere agenda’s combineren Meerdere middelen zijn nodig voor een enkele boeking

Een groep middelen als één entiteit presenteren

Het kan onhandig of onwenselijk zijn om een gebruiker uit een lijst van middelen te laten kiezen. U wilt bijvoorbeeld niet dat een kandidaat kan kiezen door wie hij wordt geïnterviewd, maar dat het systeem een willekeurige of de eerst beschikbare interviewer kiest.

Als u een dienst verbindt aan een resource agenda die meerdere middelen heeft, dan ziet u de optie om de dienst te koppelen aan « Één van … » de middelen. U kunt ook middelen uit verschillende agenda‘s combineren met de knop of. Op de pagina Configureren > Diensten van de service agenda vindt u de optie Als meerdere middelen beschikbaar zijn:. Hiermee kunt u instellen dat de gebruiker het middel mag kiezen, of er een willekeurige gekozen moet worden, of dat de eerst beschikbare genomen moet worden.

Een groep middelen Een groep middelen kan als één entiteit getoond worden

Eén middel in meerdere agenda’s weergeven

Het kan handig zijn om verschillende agenda’s te tonen aan verschillende groepen gebruikers, terwijl die wel gebruik maken van dezelfde beschikbare middelen. Een voorbeeld is een dienstverlener die op meerdere locaties werkt en voor iedere locatie een andere agenda wil hanteren. Elke locatie kan zo een andere prijs krijgen, andere diensten en andere openingstijden.

Om dit op te zetten maakt u eerst een resource agenda die als basis dient en voegt u er vervolgens service agenda’s aan toe voor iedere verschillende groep gebruikers. Om te zorgen dat gebruikers niet op een agenda komen die niet voor hen bedoeld is kunt u gebruikersgroepen definiëren.

Agenda’s met één middel Één middel kan in meerdere agenda’s getoond worden

Agenda’s in één weergave tonen

Soms heeft u meer flexibiliteit nodig dan geboden kan worden door één agenda, maar dit kunt u bereiken door agenda’s te combineren. U kunt bijvoorbeeld een scenario hebben waarbij u in het weekend een andere buffertijd wilt instellen dan door de week omdat de reistijd dan anders is. Of u wilt de limiet per gebruiker alleen op vrijdag verhogen om klanten te motiveren op die dag te boeken.

In dat geval maakt u twee (of meer) resource type agenda’s, bijvoorbeeld een agenda met de naam “vrijdag” en eentje “overige dagen”, en u stelt de limieten in op beide agenda‘s. Hierna maakt u een service agenda met een dienst die afhangt van de middelen “vrijdag” of “overige dagen”. Het resultaat is een agenda waarin de beperking van de beide agenda‘s logisch gecombineerd zijn. Zie de volgende paragraaf voor de details hoe de verschillende instellingen precies interacteren.

Combineer agenda’s in één weergave Meerdere agenda’s kunnen in één weergave getoond worden

Hoe agenda’s elkaar beïnvloeden

Als het systeem de beschikbare tijden uitrekent dan zorgt het er in de eerste plaats voor dat alle benodigde middelen beschikbaar zijn. Er zijn echter nog diverse andere beperkingen die u kunt instellen waaraan de beschikbare tijden moeten voldoen:
  • Openingstijden
  • Vakantiedagen
  • Beperking op hoe lang van tevoren geboekt kan worden
  • Beperking van het aantal afspraken per tijdsperiode
  • Beschikbaarheid van een gekoppelde Google Agenda

Een dienst is in een bepaalde periode alleen beschikbaar als aan alle beperkingen wordt voldaan van elk middel waarvan die dienst afhankelijk is. Bijvoorbeeld: als agenda A beschikbaar is om 9:00 en 10:00, en agenda B is beschikbaar om 10:00 en 11:00, dan is een service die afhankelijk is van agenda A en agenda B alleen beschikbaar om 10:00. Als een service afhankelijk is gemaakt van agenda A of agenda B, dan zou die om 9:00, 10:00 en 11:00 beschikbaar zijn.

Op het tabje “Openingstijden” bij “Beheren” vindt u instellingen hoe de openingstijden worden toegepast en een keuzevakje dat zorgt dat de beheerder zich niet aan de beperkingen hoeft te houden. De instellingen daar werken in diensten die daarvan afhankelijk zijn, dus een beheerder hoeft zich dan bijvoorbeeld voor die dienst ook niet aan die beperking te houden.

Alle overige instellingen zijn alleen van toepassing op de agenda waarin ze gemaakt zijn. Of er al dan niet een e-mail bevestiging of herinnering wordt gestuurd bij een afspraak hangt dus alleen af van de e-mail instellingen van de agenda waar de afspraak in is gemaakt. Instellingen voor herinneringen en bevestigingen van afhankelijke resource agenda’s gelden niet. Hetzelfde geldt voor de prijs van een dienst, de eventuele prijzen van afhankelijke middelen worden genegeerd.