Creëer een afsprakensysteem voor conversatielessen met een docent

Deze handleiding zet uiteen hoe u in eenvoudige stappen een online afsprakensysteem opzet waarbij een student een les kan boeken met een docent die meerdere soorten lessen kan geven. We zullen gebruik maken van een “service agenda” die gekoppeld is aan een “resource agenda”. In ons voorbeeld plannen we conversatielessen die afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van docenten in een aparte agenda, maar u kunt deze instructies aan uw specifieke wensen aanpassen. Als u bijvoorbeeld diensten aanbiedt die afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van meerdere mensen, middelen of ruimtes dan zijn deze instructies ook van toepassing.

De service agenda

Een van de meest onderscheidende kenmerken van de service agenda is dat deze gekoppeld kan worden aan een of meerdere resource agenda’s. Als een dienst afhankelijk is van de beschikbaarheid van een of meerdere middelen uit een aparte resource agenda, kunt u de service agenda configureren om hier rekening mee te houden. U kunt de service agenda ook als losstaande agenda zonder gekoppelde resource agenda gebruiken.

De service agenda als losstaande agenda gebruiken

De losstaande service agenda, oftewel de service agenda zonder gekoppelde resource agenda(‘s), kan ingezet worden in situaties waarbij sprake is van één middel en meerdere diensten. De service agenda vormt in dit geval een alternatief op de resource agenda. Als u een aantal diensten biedt, kunt u een service agenda of een resource agenda opzetten. Indien u voor de service agenda kiest, zal deze uw klanten een aantal diensten tonen waaruit men kan kiezen.

Als u een resource agenda in plaats van een service agenda opzet zal de beschikbare tijd van de middelen de hoofdrol spelen. Uw klanten zullen in dit geval in eerste instantie een specifieke tijd kunnen reserveren en hier met behulp van een dropdown-menu een dienst bij kunnen kiezen. Als u bijvoorbeeld een aantal diensten wilt inplannen voor een enkele therapeut of als u met vaste afspraaklengtes werkt, dan kunt u ook de service agenda gebruiken. Indien u een agenda wilt opzetten voor één persoon waar men een afspraak mee kan maken komt de “Handleiding voor een resource agenda” mogelijk van pas.

Een agendatype kiezen

De agendatypes hebben ieder eigen voordelen. De resource agenda biedt in tegenstelling tot de service agenda herhalende afspraken en willekeurige afspraaklengtes. Daarentegen kan een middel in een resource agenda maar één keer per tijdseenheid geboekt worden en kunnen diensten in de service agenda meerdere keren tegelijkertijd geboekt worden.

Diensten

In ons voorbeeld zetten we een agenda op voor een aantal soorten lessen. De “services”, oftewel “diensten” uit de titel van dit type agenda nemen hier dus de vorm van lessen aan. Als uw klanten zelf een afspraakduur moeten kunnen kiezen of als u dingen of mensen in wilt kunnen plannen in plaats van diensten, sluit de “Handleiding voor een resource agenda” waarschijnlijk beter bij uw situatie aan.

Deze handleiding bevat de volgende toepassingen:

De agenda gebruiken om een aantal diensten in te plannen
De service agenda aan een resource agenda koppelen
Betaling ontvangen voor geboekte diensten

U kunt het eindresultaat bekijken op de Voorbeeldpagina voor conversatielessen.

De agenda opzetten in 5 simpele stappen

De meest efficiënte manier om een SuperSaaS-agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:

Een basisagenda opzetten met begeleiding van de OpstarthulpStap

Voordat u begint

Om een agenda op te kunnen zetten heeft u een account nodig. Een account is gratis en u heeft alleen een geldig e-mailadres nodig. Log in op uw account om op de dashboardpagina terecht te komen. Als u in dit account al eens een agenda heeft aangemaakt zal deze zichtbaar zijn op de dashboardpagina. Als dit niet het geval is, zal de pagina er vrijwel leeg uitzien.

Het juiste agendatype selecteren

Log in op uw account en ga naar het dashboard. Als u al een resource agenda heeft opgezet voor de benodigde docenten vindt u deze hier. Klik op de Nieuwe agenda–optie in het menu aan de rechterkant van het dashboard om de Opstarthulp op te starten. De Opstarthulp zal u nu enkele vragen stellen en een basisagenda met logische standaardinstellingen voor uw situatie creëren. Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “Resource agenda”, de “Capaciteitsagenda” of de “Service agenda”.

Let op: in tegenstelling tot de overige instellingen kunt u deze instelling alleen wijzigen door een nieuwe agenda op te zetten. U kunt van deze specifieke capaciteitsagenda later dus niet alsnog bijvoorbeeld een “resource agenda” of een “service agenda” maken.

Aangezien de beschikbaarheid van onze lessen afhankelijk is van de beschikbaarheid van docenten wier beschikbaarheid in een aparte resource agenda opgenomen is, hebben we een “service agenda” nodig.

Inloggen of niet?

U kunt gebruikers vragen om een account aan te maken voor ze een afspraak mogen maken op uw agenda, maar dat hoeft niet. In dit voorbeeld kiezen we de optie “Geen inlog nodig”.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Het webadres dat de bezoekers van uw agenda zien, wordt gevormd door de combinatie van deze titel en de accountnaam. U zou de agenda simpelweg “agenda” kunnen noemen, maar het is voor eindgebruikers vaak behulpzamer om de agenda een naam te geven die het betreffende evenement beschrijft. We voeren “Lessen” in en klikken op “Volgende stap”.

Diensten aanmaken en middelen koppelen

In de volgende stap maken we onze diensten aan. We stellen hier ook alvast de beschikbaarheid in. Als u al een resource agenda heeft opgezet kunt met behulp van het keuzemenu dat u naast de dienst vindt aangeven welke middelen er nodig zijn om de dienst beschikbaar te maken. In ons voorbeeld voeren we een dienst toe die we “Engelse les, beginnersniveau” noemen en koppelen deze aan de bestaande resource agenda “Docenten”. Aangezien alle docenten dit lestype bieden selecteren we “één van Docenten”. U kunt hier ook openingstijden en tijdsbegrenzingen instellen. Vervolgens voegen we “Franse les, beginnersniveau” aan het lijstje diensten toe. Aangezien docent Maurice de enige docent is die deze les geeft koppelen we het middel Maurice uit de resource agenda “Docenten” aan onze dienst. We herhalen deze stappen voor iedere les.

U kunt de specifieke eigenschappen van de diensten zoals prijs en beschrijving later bewerken. U kunt een vaste prijs voor iedere dienst instellen of met prijsregels werken. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat “de prijs van dienst X 20% lager is in het weekeinde”. Zodra u op “Voltooien” klikt zet het systeem uw agenda online.

De agenda uitproberenStap

Om uw agenda in de rol van beheerder te gebruiken klikt u op de knop Gebruiken in het menu. Deze is alleen zichtbaar voor de ingelogde beheerder van de agenda.

Gewone gebruikers zien dezelfde agenda met minder opties. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op de dashboardpagina.

U kunt altijd naar de dashboardpagina door op de link rechtsboven in uw scherm te klikken. U kunt ook de bookmarkfunctie van uw browser gebruiken om snel naar uw agenda te gaan.

Wanneer u uw agenda voor het eerst bekijkt bevat deze nog geen afspraken en kunnen de meeste elementen nog aangepast worden. Laten we nu eerst de basisfunctie van het systeem uitproberen.

Een les boeken

Als u, zoals in dit voorbeeld, meerdere diensten (in dit geval lessen) heeft opgezet kunt u aan de linkerkant van de agenda een dienst selecteren. Om een les te boeken klikt u vervolgens op een van de vlakken in de agenda die de beschikbare plekken aangeven.

Zodra u op “Maak reservering” hebt geklikt wordt de agenda bijgewerkt en wordt uw afspraak getoond en de beschikbaarheid aangepast. Als u op de zojuist gemaakte afspraak klikt, verschijnt er een venster met de titel “Reservering wijzigen”. Hierin kunt u wijzigingen maken of de afspraak verwijderen.

Afspraken die gemaakt zijn in een service agenda worden in de bijbehorende resource agenda’s getoond, maar kunnen daar niet gewijzigd worden. Door erop te klikken verschijnt een popupvenster met een link naar de agenda waar de afspraak gewijzigd kan worden. Ook wanneer dezelfde afspraak in meerdere agenda’s verschijnt, telt deze maar één keer mee voor het totale abonnementsverbruik.

De instellingen aanpassenStap

Nu de basisversie van het afsprakensysteem voor uw talenschool is opgezet kunt u de instellingen verder aanpassen aan uw wensen.

De Opstarthulp heeft een aantal aannames gedaan om uw agenda op te zetten. Een van die aannames was dat we geen kalenderoverzicht willen vertonen. Als u meerdere evenementen organiseert binnen een agenda wilt u dit overzicht wellicht weer activeren.

De Opstarthulp heeft een aantal aannames gedaan om uw agenda op te zetten, maar u zult een aantal van deze instellingen waarschijnlijk willen wijzigen. Klik op de knop Configureren om naar de Overzichtstab onder Configureren te gaan, waar je een samenvatting van alle opties die u kunt aanpassen. U kunt de agenda hier tijdelijk blokkeren of in zijn geheel verwijderen. U ziet hier ook een aantal tabs met configuratie-instellingen. Voor de doeleinden van deze handleiding zullen we nu de Dienstentab bespreken.

De Dienstentab

De diensten bewerken

Op de Dienstentab vindt u de lijst met diensten en hun mogelijke koppelingen met aparte middelen. De bovenste helft van het scherm bevat opties om diensten mee te creëren en wijzigen. U kunt de rijen aanklikken en slepen om de volgorde van de diensten te wijzigen.

Wanneer u op “Nieuwe dienst” of op het Bewerken-icoontje van een bestaande dienst klikt, verschijnt er een popupvenster waarin u de instellingen kunt bewerken.

Met het knopje “Verborgen” kunt u een dienst aanmaken die alleen beschikbaar is voor beheerder en superusers. Deze verborgen diensten zijn niet zichtbaar voor uw klant.

Als de beheerder de mogelijkheid moet hebben om een andere lengte op te geven voor een dienst dan de standaardlengte, dan kunt u op het tabje “Toegang” de optie “Superusers en de beheerder hoeven zich niet te houden aan tijdsbeperkingen” aanvinken. U kunt nu zelf een willekeurige eindtijd instellen vanaf het agendascherm.

Onderaan het wijzigingsvenster kunt u een beschrijving van een dienst invoeren die zal verschijnen wanneer die dienst geselecteerd wordt. Deze beschrijving kan opmaak en afbeeldingen bevatten. Let wel dat u alleen kunt doorlinken naar afbeeldingen die online beschikbaar zijn.

Benodigde middelen

Als uw account resource agenda’s bevat zal het wijzigingsvenster ook een lijstje resource agenda’s bevatten. U kunt hier aangeven welke middelen er nodig zijn. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat een conversatieles zowel een specifieke docent als een vergaderkamer nodig heeft.

Algemene instellingen Diensten

De onderste helft van de Dienstentab bevat instellingen waarmee u de diensten kunt configureren. Onder “Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak” kunt u een passende term kiezen in plaats van “reservering”. Aangezien we in ons voorbeeld lessen aan het inplannen zijn kiezen we voor “les”. De woorden die je kiest in plaats van de standaard terminologie “reservering” of “afspraak” worden overal in de agenda gebruikt. Ook kunnen we de term die gebruikt wordt om een “gebruiker” aan te duiden aanpassen naar bijvoorbeeld “deelnemer”. Deze instelling bevindt zich omdat het een accountbrede instelling is op een andere pagina: Algemene instellingen Foutmeldingen, e-mailbevestigingen en hulppagina’s zullen alle de woorden gebruiken die u hier selecteert.

Beperkingen per gebruiker

Onder het kopje Limiet per gebruiker kunt u instellen hoeveel afspraken een gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen. Als een dienst afhankelijk is van één of meerdere resource agenda’s dan gelden ook de begrenzingen uit die agenda’s. U kunt kiezen of afspraken die al gepasseerd zijn nog meetellen in het totaal. Als het keuzevakje “Verschillende reserveringen kunnen op hetzelfde moment plaatsvinden” niet is geselecteerd, dan gedraagt de agenda zich eigenlijk als een resource agenda met één middel. Dit kan handig zijn als er maar één dienstverlener is, omdat er dan geen aparte resource agenda hoeft te worden aangemaakt om zijn beschikbaarheid bij te houden. Als u bijvoorbeeld de dienst “vergaderruimte” biedt, waarbij er in vijf vergaderzalen kan worden geboekt, dan zou u dit keuzevakje juist wel selecteren. Deze dienst kan immers meerdere keren tegelijkertijd geboekt worden.

Begrenzing van tijdskeuze

Onder het kopje “Beperk de keuze van mogelijke starttijden” kunt u een standaard afspraaklengte en mogelijke buffertijd instellen.

Ook kunt u hier een reeks tijdstippen opgeven die als begintijd voor een afspraak kunnen worden gekozen. Het systeem kan met behulp van vaste tijden zichtbare vlakjes tekenen die beschikbare tijd aangeven. Dit kan het makkelijker maken voor uw klant om te zien wat nog vrij is. Uw klant kan simpelweg een tijd kiezen door op een vlakje te klikken. Als u een dienst heeft die gebruikt maakt van meerdere middelen die onderling uitwisselbaar zijn dan kan het systeem een keuzemenu tonen aan de klant waarin hij zijn voorkeur kan aangeven.

Als u meer dan één dienst heeft dan kun u tot slot onder Diensten selectie aangeven of er eerst een keuzemenu zichtbaar moet worden zonder dat de agenda zichtbaar is of dat de eerste dienst alvast geselecteerd moet worden.

Prijs

Bij het opzetten of bewerken van een dienst kunt u een basisprijs invoeren. Door te klikken op Prijs instellen onder het kopje Prijs kunt u geavanceerde prijsregels instellen die de prijs op basis van bijzondere voorwaarden aanpassen. Naast de vaste basisprijs kunt u de prijs ook afhankelijk maken van bijvoorbeeld de lengte van de afspraak, de dag van de week en/of diverse andere factoren. Of u ook daadwerkelijk geld via de site in rekening brengt of dat u de betaling zelf regelt, kunt u instellen op de “Procestab”.

SuperSaaS biedt een breed scala aan betaalmogelijkheden, variërend van het tonen van prijzen tot betalingen via iDEAL of PayPal of door gebruik te maken van ons kredietsysteem. Hiernaast kunt u werken met verschillende vormen van kortingen en vouchers. Zie de uitgebreide documentatie over betalingen voor meer informatie.

De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoekerStap

Het is belangrijk om het reserveringsproces uit te proberen vanuit het perspectief van een bezoeker om er zeker van te zijn dat de agenda functioneert zoals u verwacht. Er zijn drie manieren om te schakelen tussen de beheerders- en gebruikerstoegang tot de agenda. Deze worden uitgelegd op de pagina Uw reserveringsproces uitproberen.

Als u iemand rechtstreeks naar een specifieke agenda wilt verwijzen kunt u de link naar die agenda vinden op het Configuratiescherm van de agenda, onder de tab “Overzicht”. Indien nodig kunnen bezoekers rechts bovenin de pagina inloggen.

De agenda integreren in uw websiteStap

Zodra u tevreden bent met de manier waarop uw agenda eruitziet, en u het heeft getest vanuit het perspectief van de gebruiker zodat u zeker weet dat het naar verwachting functioneert, dan is het tijd om de agenda te delen.

Er zijn enkele manieren om uw agenda te delen:

Plaats een link naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
Zet de agenda in een iframe op uw website
Voeg een ‘Nu Boeken’-knop toe op uw website en/of social-mediakanalen
Zet een widget op uw site waarmee afspraken gemaakt kunnen worden terwijl ze op uw site blijven

Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.

Bovenstaande afbeelding illustreert hoe uw SuperSaaS agenda op verschillende manieren en op allerlei al dan niet mobiele apparaten kan worden weergegeven. Geïntegreerd in uw website met behulp van een iframe, op een mobiel apparaat of via een link naar SuperSaaS.

Uiterlijk

SuperSaaS biedt vele opties om het uiterlijk van uw agenda aan te passen aan uw specifieke wensen. Naast het formaat van de agenda kunt u ook de kleuren en de inhoud van berichten in het systeem of automatische bevestigingen aanpassen. Ook kunt u een beschrijving, afbeeldingen of instructies in de ruimte boven de agenda plaatsen.

Dagelijks gebruik

De sectie Het dagelijks gebruik van uw SuperSaaS agenda legt uit hoe u uw agenda dagelijks beheert. Ondanks de vele mogelijke toepassingen en procesvariaties stippen we in dit hoofdstuk een aantal veelvoorkomende operationele processen aan die voor het merendeel van onze klanten relevant zullen zijn.

Stappen:

Een basisagenda opzetten met begeleiding van de Opstarthulp De agenda uitproberen De instellingen aanpassen De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoeker De agenda integreren in uw website