Handleidingen
Handleidingen overzicht
Capaciteitsagenda

Creëer een reserveringssysteem voor een fitnessclub

Deze handleiding zet uiteen hoe u in 5 eenvoudige stappen een online reserveringssysteem voor een fitnessclub kunt opzetten. In deze handleiding zullen we een reserveringssysteem voor fitnesslessen opzetten maar u kunt deze instructies aan uw specifieke wensen aanpassen. Als u bijvoorbeeld zwemlessen of groepsexcursies organiseert waar men zich voor kan inschrijven, dan zijn deze instructies ook van toepassing. We zullen een “capaciteitsagenda” gebruiken. Dit type agenda wordt voornamelijk gebruikt om groepsevenementen in te plannen.

Een van de onderscheidende kenmerken van dit agendatype ten opzichte van de “resource agenda” of de “service agenda” is dat de beheerder handmatig beschikbare openingen met een vooraf bepaalde capaciteit definieert en toevoegt. Bezoekers kunnen alleen afspraken maken in deze vooraf bepaalde openingen, ze kunnen niet buiten de openingen om boeken.

Aanmelden voor een groepsevenement

In dit voorbeeld creëren we een agenda voor verscheidene soorten fitnessles. Deze handleiding zal waarschijnlijk behulpzaam zijn als:
  • u meer dan één evenement biedt waar men uit kan kiezen
  • men een datum kan kiezen uit een aantal mogelijke data
  • uw evenement een aantal onderdelen bevat, die (ook) los kunnen worden geselecteerd

Als u een registratiesysteem voor een eenmalig evenement nodig heeft dan past onze handleiding voor een cupcake workshop waarschijnlijk beter bij uw doelstellingen.

Deze handleiding bevat de volgende toepassingen:

  • de agenda gebruiken om groepsevenementen in te plannen
  • een locatieveld toevoegen
  • betaling ontvangen bij deelnames

U kunt het eindresultaat bekijken op de Voorbeeldagenda voor een fitnessclub.

Een agenda opzetten in 5 eenvoudige stappen

De meest efficiënte manier om een SuperSaaS-agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:

Een basisagenda opzetten met begeleiding van de Opstarthulp

Voordat u begint

Om een agenda op te kunnen zetten heeft u een account nodig. Een account is gratis en u heeft alleen een geldig e-mailadres nodig. Log in op uw account om op de Dashboardpagina terecht te komen. Als u in dit account al eens een agenda heeft aangemaakt zal deze zichtbaar zijn op de Dashboardpagina. Als dit niet het geval is zal de pagina er vrijwel leeg uitzien.

Het juiste agendatype selecteren

Klik op de optie Nieuwe agenda in het menu aan de rechterkant van het Dashboard om de Opstarthulp op te starten. De Opstarthulp zal u nu een aantal vragen stellen en een basisagenda met logische standaardinstellingen voor uw situatie creëren. Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “resource agenda”, de “capaciteitsagenda” of de “service agenda”.

Let op: in tegenstelling tot de overige instellingen kunt u deze instelling alleen wijzigen door een nieuwe agenda op te zetten. U kunt van deze specifieke capaciteitsagenda later dus niet alsnog bijvoorbeeld een “resource agenda” of een “service agenda” maken.

Aangezien meerdere mensen een afspraak kunnen maken op hetzelfde tijdstip selecteren we de capaciteitsagenda. Als u van plan bent het evenement op te delen in apart te reserveren tijdssegmenten, waarbij iedere opening door één persoon geboekt kan worden, zoals bij een ouderavond, dan past de “Resource agenda” handleiding beter bij uw doelstellingen.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Het webadres dat de bezoekers van uw agenda zien wordt gevormd door de combinatie van deze titel en de accountnaam. U zou de agenda simpelweg “agenda” kunnen noemen, maar het is voor uw klanten waarschijnlijk behulpzamer om de agenda een naam te geven die het betreffende evenement beschrijft. We noemen onze agenda “Fitness club” en klikken op “Volgende stap”.

Capaciteit bepalen

In stap 3 bepalen we hoeveel mensen een gemiddelde les kunnen bijwonen. Bij de eerste vraag Hoe vaak kan een opening tegelijkertijd geboekt worden? vinken we de tweede optie aan: "Meerdere keren: voer het aantal mensen in dat tegelijkertijd kan boeken:" en voeren we het aantal “3” in. U kunt dit aantal later nog wijzigen.

De volgende instelling, Tijd, bepaalt de standaardlengte. We voeren hier de lengte van een gemiddelde les in. Onze gemiddelde les duurt 2 uur, dus voeren we 2 uur in. Onder Wachtlijsten vinken we het veld aan dat aangeeft dat we gebruik willen maken van de wachtlijstfunctionaliteit. U kunt ook “onbeperkt” aanvinken als u geen maximum wilt stellen aan het aantal mensen dat zich kan inschrijven voor een les.

De lege agenda opzetten

Onderaan de pagina, onder Kalender kiezen we de eerste optie “Toon een kalender met openingen waaruit de gebruiker kan kiezen”. De andere optie is geschikt als u een registratiesysteem voor een eenmalig evenement wilt opzetten. Klik op “Voltooien” om de lege agenda te creëren en direct online te zetten. Nu we een lege agenda hebben opgezet kunnen we onze lessen gaan inplannen. Hierbij komt de knop “Gebruiken” van pas.

De agenda uitproberen

Om uw agenda in de rol van beheerder te gebruiken klikt u op de knop Gebruiken in het menu. Dit menu is alleen zichtbaar voor de ingelogde beheerder van de agenda.

Admin menu

Gewone gebruikers zien dezelfde agenda met minder opties. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op de Dashboardpagina.

U kunt altijd naar de Dashboardpagina door op de link rechtsboven in uw scherm te klikken. U kunt ook de bookmarkfunctie van uw browser gebruiken om snel naar uw agenda te gaan.

Wanneer u uw agenda voor het eerst bekijkt, is deze nog leeg. De meeste elementen kunnen nog aangepast worden. Laten we nu eerst de basisfunctie van het systeem uitproberen.

lege agenda

Een opening voor een fitnessles aanmaken

U heeft nu een functionele basisagenda. We maken eerst een lege opening aan die de informatie bevat voor de Beginnersles Pilates die we organiseren door op “Opening maken” te klikken. Klanten kunnen een plaats in de les boeken via deze opening. Er verschijnt nu een venstertje met de titel “Opening toevoegen”. Als het venster op een onhandige plek verschijnt kunt u deze gemakkelijk via de titelbalk naar een andere plek slepen.

Nieuwe opening toevoegen

Vul de datum in en voeg een beschrijvende titel toe. In het veld “Omschrijving” kunt u een afbeelding toevoegen door een linkje naar die afbeelding te plaatsen, die met "http:" begint. U heeft ook de mogelijkheid om de ruimte boven de agenda gebruiken om een meer uitgebreide beschrijving en/of afbeelding te plaatsen. Er zijn verscheidene opmaakopties op de tab Layout Instellingen die voor de hele accountgelden, en de agendaspecifieke tab “Uiterlijk”. Op de tab “Uiterlijk” vindt u de opmaakopties voor de ruimte boven de agenda, waaronder het plaatsen van afbeeldingen.

Door op het vlakje te klikken dat u zojuist heeft gecreëerd krijgt u een lege les te zien; er zijn nog geen inschrijvingen. Onderin het venster ziet u drie linkjes: “Deelname toevoegen”, “Opening wijzigen” en “Sluiten”. De link “Deelname toevoegen” kunt u bijvoorbeeld gebruiken om zelf deelnames voor anderen toe te voegen, bijvoorbeeld wanneer u telefonisch afspraken aanneemt. Opening bekijken

Een deelname toevoegen

We klikken op “Deelname toevoegen” en maken een afspraak. Volgens de standaardinstelling vraagt het systeem alleen om een naam, maar dat kunnen we aanpassen. Als u nu op de les klikt ziet u dat er een aantal zaken zijn veranderd. De les toont nu ook de nieuwe deelname en een "(1/3)" om aan te geven dat een van de drie beschikbare plaatsen inmiddels is ingenomen. Het vinkje geeft aan dat deze les onze eigen afspraak bevat. Met behulp van het vinkje kunnen uw klanten in een oogopslag zien voor welke lessen ze zich hebben ingeschreven.

Een les wijzigen

Met behulp van de knop “Opening wijzigen” kunt u wijzigingen maken in de les. Als u kenmerken zoals de begintijd aanpast worden alle deelnames verzet naar de nieuwe begintijd. Met behulp van de juiste notificatie-instellingen kunt u deelnemers die zich al hadden ingeschreven informeren over de nieuwe begintijd.

De instellingen aanpassen

Nu de basisversie van uw agenda is opgezet kunt u de instellingen aanpassen aan uw wensen.

Het configuratiescherm

U beschikt inmiddels over een eenvoudige agenda met een les waarop men zich kan inschrijven. De Opstarthulp heeft een aantal aannames gedaan om de agenda op te kunnen zetten. De hieruit voortgekomen instellingen kunt u nu aan uw specifieke wensen aanpassen.

Het configuratiescherm

Klik op de knop Configureren om naar het Configuratiescherm te gaan. Hier vindt u op de tab “Overzicht” het Configuratie-overzicht dat een overzicht van de instellingen bevat. Ook bevat deze pagina de optie de agenda tijdelijk te blokkeren of volledig te verwijderen. De overige tabs bieden een aantal instellingen. We zullen nu de tab Middelen bespreken.

De tab Middelen

De Middelentab bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen in de agenda. De eerste opties regelen de correcte benaming van de middelen. De woorden die je kiest in plaats van de standaard terminologie “reservering” of “afspraak” worden overal in de agenda gebruikt. Foutmeldingen, e-mailbevestigingen en hulppagina’s zullen de woorden gebruiken die u hier selecteert. Aangezien we in dit geval een agenda voor fitnesslessen creëren voeren we hier de term “les” in. Ook kunnen we de term die gebruikt wordt om een “gebruiker” aan te duiden aanpassen naar bijvoorbeeld “deelnemer”. Deze instelling bevindt zich omdat een accountbrede instelling is op een andere pagina: Algemene instellingen

Als u een eigen woord gebruikt om een opening aan te duiden, voer dan de enkelvoudige vorm en de meervoudsvorm in, gescheiden door een komma: “les, lessen”.

Capaciteit instellen

Vervolgens kunt u de capaciteit van een les instellen. In het eerste veld voert u de standaard capaciteit in, oftewel: “Hoeveel mensen kunnen er deelnemen aan een les”? Als u evenementen met verschillende capaciteiten organiseert kunt u het juiste aantal invoeren bij het creëren van u het evenement. Voer het cijfer 0 in als u geen beperking aan het aantal mogelijke deelnemers wilt instellen.

Het tweede veld regelt hoeveel deelnames aan één les iemand kan boeken. Door hier een ander cijfer dan 1 in te vullen wordt de gebruikersinterface gewijzigd en verschijnt een veldje waar men een aantal in kan vullen als onderdeel van de reservering. Voor onze lessen laten we hier 1 staan, maar als u SuperSaaS bijvoorbeeld gebruikt om kaarten voor een voorstelling te verkopen te verkopen, wilt u uw bezoekers wellicht de mogelijkheid bieden om meerdere kaarten tegelijkertijd te kunnen bestellen. Op de tab Proces kunt u desgewenst de term voor het veld “Aantal” wijzigen naar iets wat beter past.

Vervolgens kunt u aangeven hoeveel reserveringen iemand in totaal mag maken voor alle lessen. Wanneer het maximale aantal boekingen bereikt is dan is het alleen nog mogelijk om bestaande boekingen te wijzigen of te verwijderen.

Vink tenslotte het vakje aan dat bepaalt of mensen een tweede reservering mogen maken voor hetzelfde evenement. Let wel dat het systeem een bezoeker alleen aan zijn/haar loginnaam kan herkennen en houd er rekening mee dat men de instelling die bepaalt dat er maar één reservering per persoon gemaakt mag worden kan omzeilen door een tweede loginnaam aan te maken om een tweede reservering te maken.

Wachtlijstopties

In de volgende sectie van de Middelentab, Overboeken kunt u instellen wat de agenda doet als een opening de maximale capaciteit bereikt heeft. U heeft de keus om verdere reserveringen te weigeren, alleen zelf bij te mogen boeken, iedereen te laten overboeken, of iemand op de wachtlijst te plaatsen.

De wachtlijstfunctionaliteit is behoorlijk geavanceerd. Voor iedere opening wordt een eigen wachtlijst gecreëerd en er wordt rekening gehouden met de volgorde waarin men op de wachtlijst terecht is gekomen. Als het vakje “Plaats automatisch van de wachtlijst als eerdere deelnames geannuleerd worden” aangevinkt staat wordt de eerstvolgende wachtende automatisch geplaatst als er een annulering plaatsvindt.

Het kan wat gecompliceerder raken wanneer u meerdere aanmeldingen per persoon toestaat. Als iemand meer plaatsen wil boeken dan beschikbaar wordt deze op de wachtlijst geplaatst tot er voldoende ruimte is. Wanneer iemand annuleert zal de boeking pas van de wachtlijst afgehaald worden en doorgaan op het moment dat er voldoende ruimte is voor de hele aanvraag. Als beheerder kunt u naar wens mensen van de wachtlijst afhalen, ook als dat tot gevolg heeft dat het groepstotaal over het maximum heen gaat. We zullen laten zien hoe u dit kunt doen.

Houd er rekening mee dat automatische plaatsing de tijdsregels volgt die u op de Procestab kunt instellen. Dus als u heeft ingesteld dat men zich tot een dag van tevoren kan aanmelden, dan zal er ook niemand meer van de wachtlijst gehaald worden na die tijd.

Een locatie toevoegen

De sectie Locatie bevat de mogelijkheid om een extra veld “Locatie” aan een opening toe te voegen. U kunt het locatieveld in dit geval gebruiken om aan te geven in welke ruimte de les plaats zal vinden. Als u uw SuperSaaS agenda naar een Outlook- of Google-agenda publiceert wordt de informatie ook daarin naar het bijbehorende locatieveld overgebracht.

Locatie toevoegen

Prijs en tijd instellen

Door het veld Prijs in te schakelen kunt u onder meer een prijs rekenen voor een aanmelding. Dat u een prijsveld toevoegt betekent niet automatisch dat uw klanten ook direct dienen af te rekenen. U kunt bijvoorbeeld de prijs tonen en uw klanten later af laten rekenen. Klik Betaalinstellingen om geavanceerde prijsregels in te stellen die de prijs aanpassen op basis van door u ingestelde factoren zoals het aantal geboekte lessen, of de huur van een tennisracket. Onder de documentatiesectieBetaalmethodes vindt u meer informatie over het opstellen van prijsregels en betaalmethodes. De sectie Tijd biedt de mogelijkheid om een standaardlengte voor openingen in te stellen. Ook kunt u hier de gebruikersinterface voor de tijdsweergave configureren.

Prijs instellen

Toegang tot de agenda

Het systeem heeft ook aannames gedaan over wie zich kan aanmelden voor de lessen. De tab “Toegang” biedt verscheidene opties met betrekking tot de toegang tot uw agenda. U kunt uw klanten bijvoorbeeld vragen een login aan te maken of iedereen die de agenda kan zien toestaan zich in te schrijven voor een les. Zie Beheren wie toegang heeft tot de agenda voor meer informatie over toegangsbeheer.

Toegang instellen

De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoeker

De agenda ziet er anders uit voor u als beheerder dan voor uw bezoekers. Om er zeker van te zijn dat de agenda functioneert zoals u verwacht is het van belang om het reserveringsproces uit te proberen vanuit het perspectief van een bezoeker. Om de agenda te kunnen bekijken als een regelmatige bezoeker kunt u uitloggen en terugkeren naar de agenda als een gewone gebruiker. Een goed alternatief voor het in- en uitloggen tussen de beheerders- en gebruikersrol is om een tweede browser te gebruiken. In de ene browser kunt u nu inloggen als beheerder en in de andere als gebruiker.

Als u iemand rechtstreeks naar een specifieke agenda wilt verwijzen kunt u de link naar die agenda vinden via Configureren onder de tab “Overzicht”. Indien nodig kunnen bezoekers rechts bovenin de pagina inloggen.

Cupcake gebruikers

De agenda integreren in uw website

Wanneer u tevreden bent over het uiterlijk van uw agenda en de agenda getest hebt om er zeker van te zijn dat deze naar verwachting functioneert vanuit het perspectief van de gebruiker, kan de agenda door de doelgroep in gebruik genomen worden.

Er zijn in essentie twee manieren om mensen naar uw agenda te verwijzen.

  1. Plaats een link of knop naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
  2. Zet de agenda in een iframe op uw website

Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.

Voorbeeld kalender desktop en mobiel

Bovenstaande afbeelding illustreert hoe uw SuperSaaS-agenda op verschillende manieren en op allerlei al dan niet mobiele apparaten kan worden weergegeven. Geïntegreerd in uw website met behulp van een iframe, op een mobiel apparaat of via een link naar SuperSaaS.

U kunt het uiterlijk inclusief de kleuren van de agenda naar wens aanpassen. Meer informatie hierover vindt u onder De vormgeving van de agenda aanpassen.