Handleidingen
Handleidingen overzicht
Capaciteitsagenda

Creëer een registratiesysteem voor een eenmalige cupcake workshop

Deze handleiding zet uiteen hoe u in 5 eenvoudige stappen een online registratiesysteem voor een workshop kunt opzetten. In deze handleiding zullen we een inschrijfsysteem met een wachtlijstfunctionaliteit voor een cupcake workshop opzetten, maar u kunt deze instructies aan uw specifieke wensen aanpassen. Als u bijvoorbeeld een sportevenement of een filmavond organiseert waar men zich voor kan inschrijven, dan zijn deze instructies ook van toepassing. We zullen een “capaciteitsagenda” gebruiken. Dit type agenda wordt voornamelijk gebruikt om groepsevenementen in te plannen.

Aanmelden voor een eenmalig evenement

In dit voorbeeld creëren we een online inschrijfsysteem voor een eenmalig evenement waar een groep mensen tegelijkertijd aan deel kan nemen. Als u meerdere evenementen, evenementonderdelen, of evenementsdata heeft waar mensen uit kunnen kiezen, dan past de “Handleiding voor een capaciteitsagenda” waarschijnlijk beter bij uw doelstellingen.

Deze handleiding bevat de volgende toepassingen

  • De agenda gebruiken als inschrijfsysteem
  • Uitgebreide functionaliteiten toevoegen zoals de automatische wachtlijst
  • Betaling ontvangen bij iedere inschrijving

U kunt het eindresultaat bekijken op de Cupcake Workshop voorbeeldpagina.

De agenda opzetten in 5 simpele stappen

De meest efficiënte manier om een SuperSaaS-agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:

Een basisagenda opzetten met begeleiding van de Opstarthulp

Voordat u begint

Om een agenda op te kunnen zetten heeft u een account nodig. Een account is gratis en u heeft alleen een geldig e-mailadres nodig. Log in op uw account om op de Dashboardpagina terecht te komen. Als u in dit account al eens een agenda heeft aangemaakt zal deze zichtbaar zijn op de Dashboardpagina. Als dit niet het geval is zal de pagina er vrijwel leeg uitzien.

Het juiste agendatype selecteren

Klik op de Nieuwe agenda–optie in het menu aan de rechterkant van het Dashboard om de Opstarthulp op te starten. De Opstarthulp zal u nu een aantal vragen stellen en een basisagenda met logische standaardinstellingen voor uw situatie creëren. Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “resource agenda”, de “capaciteitsagenda” of de “service agenda”.

Let op: in tegenstelling tot de overige instellingen kunt u deze instelling alleen wijzigen door een nieuwe agenda op te zetten. U kunt van deze specifieke capaciteitsagenda later dus niet alsnog bijvoorbeeld een “resource agenda” of een “service agenda” maken.

Aangezien meerdere mensen zich voor dit evenement in kunnen schrijven selecteren we de capaciteitsagenda. Als u van plan bent het evenement op te delen in apart te reserveren tijdssegmenten, waarbij iedere opening door één persoon geboekt kan worden, zoals bij een ouderavond, dan past de “Resource agenda” handleiding beter bij uw doelstellingen.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Het webadres dat de bezoekers van uw agenda zien, wordt gevormd door de combinatie van deze titel en de accountnaam. U zou de agenda simpelweg “agenda” kunnen noemen, maar het is voor eindgebruikers vaak behulpzamer om de agenda een naam te geven die het betreffende evenement beschrijft. We noemen onze agenda “Cupcake workshop” en klikken op “Volgende stap”.

Capaciteit bepalen

In de volgende stap bepalen we hoeveel mensen onze workshop kunnen bijwonen. We kiezen een laag aantal zodat de opening binnen korte tijd het maximum aantal bereikt en we de wachtlijstfunctionaliteit kunnen uitproberen. U kunt de capaciteit altijd nog wijzigen. Als u het aan het aantal mensen dat zich kan inschrijven liever niet beperkt kunt u ook de optie “Onbeperkt of onzeker” aanvinken. Onder het kopje Wachtlijsten vinken we vervolgens het vakje aan om aan te geven dat we gebruik willen maken van de wachtlijst. Onder Tijd stellen we de standaardlengte in. Onze workshop duurt 4 uur dus vullen we “4 uur” in. Onderaan de pagina, onder Kalender selecteren we de optie “Dit is slechts voor één evenement, laat alleen een intekenlijst zien”. Door op “Voltooien” te klikken creëren we een nieuwe, lege agenda die direct online staat. Nu we onze agenda hebben opgezet dienen we in te stellen wanneer ons evenement plaatsvindt. Vanaf dit punt in het proces komt de knop Gebruiken van pas.

De agenda uitproberen

Om uw agenda in de rol van beheerder te gebruiken klikt u op de knop Gebruiken in het menu. Deze is alleen zichtbaar voor de ingelogde beheerder van de agenda.

Cupcake schema begin

Gewone gebruikers zien dezelfde agenda met minder opties. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op de Dashboardpagina.

U kunt altijd naar de Dashboardpagina door op de link rechtsboven in uw scherm te klikken. U kunt ook de bookmarkfunctie van uw browser gebruiken om snel naar uw agenda te gaan.

Wanneer u uw agenda voor het eerst bekijkt, is deze nog leeg. De meeste elementen kunnen nog aangepast worden. Laten we nu eerst de basisfunctie van het systeem uitproberen.

Een opening voor de workshop aanmaken

U heeft nu een functionele basisagenda. We maken eerst een lege opening aan die de informatie bevat voor de cupcake workshop die we organiseren door op “Opening maken” te klikken. Er verschijnt nu een venstertje met de titel “Opening toevoegen”. Als het venster op een onpraktische plek verschijnt kunt u deze gemakkelijk via de titelbalk naar een andere plek slepen.

Cupcake opening maken

Vul de datum in en voeg een beschrijvende titel toe. In het veld “Omschrijving” kunt u een afbeelding toevoegen door een linkje naar die afbeelding te plaatsen, die met "http:" begint. U heeft ook de mogelijkheid om de ruimte boven de agenda gebruiken om een meer uitgebreide beschrijving en/of afbeelding te plaatsen. Er zijn verscheidene opmaakopties op de tab Layout Instellingen die voor de hele accountgelden, en de agendaspecifieke tab “Uiterlijk”. Op de tab “Uiterlijk” vindt u de opmaakopties voor de ruimte boven de agenda, waaronder het plaatsen van afbeeldingen.

De instellingen aanpassen

Nu de basisversie van het registratiesysteem voor uw workshop is opgezet kunt u de instellingen aanpassen aan uw wensen.

Cupcake instellingen aanpassen

De Opstarthulp heeft een aantal aannames gedaan om uw agenda op te zetten. Een van die aannames was dat we geen kalenderoverzicht willen vertonen. Als u meerdere evenementen organiseert binnen een agenda wilt u dit overzicht wellicht weer activeren.

Klik op de knop Configureren om naar het Configuratiescherm te gaan. Hier vindt u op de tab “Overzicht” het Configuratie-overzicht dat een overzicht van de instellingen bevat. Ook bevat deze pagina de optie de agenda tijdelijk te blokkeren of volledig te verwijderen. De overige tabs bieden een aantal instellingen. We zullen nu de tab Uiterlijk en de tab Middelen bespreken.

Tab Uiterlijk

Op de tab “Uiterlijk”, onder Welke overzichten moeten beschikbaar zijn? vindt u de optie “Verberg kalender als er slechts één opening is” die de layout van de agenda optimaliseert voor een eenmalig evenement. Deze is al aangevinkt omdat we een aanmeldsysteem creëren voor een eenmalige workshop en de activatie van deze instelling onderdeel van het opstartproces was. Als u deze uitvinkt zullen de layout van het “Beschikbaarheidsoverzicht” en de opening zelf veranderen om meerdere evenementen weer te (kunnen) geven. In de standaard layout kan men de opening aanpassen door eerst op de opening te klikken en vervolgens op “Bewerken” te klikken. In de vereenvoudigde layout kunt u de opening wijzigen op de Overzichtstab op het Configuratiescherm.

Op deze pagina vindt u ook een veld getiteld Tekst om in de ruimte boven de agenda te tonen. We kunnen hier HTML tekst, linkjes, en/of afbeeldingen plaatsen, bijvoorbeeld om bezoekers uitleg bij de agenda te geven. Klik op Wijzigingen opslaan onderaan de pagina en klik weer op Gebruiken om naar de agenda te gaan.

Cupcake verberg kalender

Het systeem heeft ook aannames gedaan over wie zich kan aanmelden voor de workshop. De tab “Toegang” biedt verscheidene opties met betrekking tot de toegang tot uw agenda. U kunt uw bezoekers bijvoorbeeld vragen een login aan te maken of iedereen die de agenda kan zien toestaan zich in te schrijven voor een workshop. Zie Beheren wie toegang heeft tot de agenda voor meer informatie over toegangsbeheer.

Cupcake toegang

De Middelen tab

We gaan nu terug naar het Configuratiescherm om de Middelentab te bespreken.

Cupcake middelen

De Middelentab bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen in de agenda. De eerste opties regelen de correcte benaming van de middelen. De woorden die je kiest in plaats van de standaard terminologie “reservering” of “afspraak” worden overal in de agenda gebruikt. Foutmeldingen, e-mailbevestigingen en hulppagina’s zullen alle de woorden gebruiken die u hier selecteert. Aangezien we in dit geval een inschrijfsysteem voor een workshop creëren voeren we hier de term “workshop” in. Ook kunnen we de term die gebruikt wordt om een “gebruiker” aan te duiden aanpassen naar bijvoorbeeld “deelnemer”. Deze instelling bevindt zich omdat een accountbrede instelling is op een andere pagina: Algemene instellingen

Als u een eigen woord gebruikt om een opening aan te duiden zoals in dit voorbeeld, voer dan de enkelvoudige vorm en de meervoudsvorm in, gescheiden door een komma: “training, trainingen”.

Verder onderop de Middelentab kunt u de capaciteit van de opening instellen. Voer in het eerste veldje de standaard capaciteit in, oftewel "Hoeveel mensen kunnen aan de workshop deelnemen?" Als u evenementen met verschillende capaciteiten organiseert kunt u het juiste aantal invoeren bij het creëren van u het evenement. Voer het cijfer 0 in als u geen beperking aan het aantal mogelijke deelnemers wilt instellen.

Het tweede veld bepaalt hoeveel plaatsen iemand in één reservering kan boeken. Door hier een ander cijfer dan 1 in te vullen wordt de gebruikersinterface gewijzigd en verschijnt een veldje waar men een aantal in kan vullen als onderdeel van de reservering. Voor onze workshop laten we hier 1 staan, maar als u SuperSaaS bijvoorbeeld gebruikt om kaarten voor een voorstelling te verkopen te verkopen, wilt u uw bezoekers wellicht de mogelijkheid bieden om meerdere kaarten tegelijkertijd te kunnen bestellen.

Vink tenslotte het vakje aan dat bepaalt of mensen een tweede reservering mogen maken voor hetzelfde evenement. Let wel dat het systeem een bezoeker alleen aan zijn/haar loginnaam kan herkennen en houd er rekening mee dat men de instelling die bepaalt dat er maar één reservering per persoon gemaakt mag worden kan omzeilen door een tweede loginnaam aan te maken om een tweede reservering te maken.

Wachtlijstopties

In de volgende sectie van de Middelentab, “Overboeken” kunt u instellen wat de agenda doet als bepaalt wat er gebeurt als een opening de maximale capaciteit bereikt heeft. U heeft de keus om verdere reserveringen te weigeren, alleen zelf bij te mogen boeken, iedereen te laten overboeken, of iemand op de wachtlijst te plaatsen.

De wachtlijstfunctionaliteit is behoorlijk geavanceerd. Voor iedere opening wordt een eigen wachtlijst gecreëerd en er wordt rekening gehouden met de volgorde waarin men op de wachtlijst terecht is gekomen. Als het vakje “Plaats automatisch van de wachtlijst als eerdere deelnames geannuleerd worden” aangevinkt staat wordt de eerstvolgende wachtende automatisch geplaatst als er een annulering plaatsvindt.

Het kan wat gecompliceerder raken wanneer u meerdere aanmeldingen per persoon toestaat. U kunt meerdere reserveringen per persoon toestaan door een cijfer hoger dan “1” in te voeren bij de vraag "Hoe vaak kan één opening geboekt worden op hetzelfde tijdstip door dezelfde gebruiker? ". Wanneer iemand een reservering maakt zal er dan een veld “kwantiteit” verschijnen waar men het aantal boekingen kan invoeren. U kunt de naam van het veld “kwantiteit” wijzigen naar een beter passende term zoals “Aantal plaatsen” door op “Aanpassen” te klikken op de Procestab. Als iemand meer plaatsen wil boeken dan beschikbaar wordt deze op de wachtlijst geplaatst tot er voldoende ruimte is. Wanneer iemand annuleert zal de boeking pas van de wachtlijst afgehaald worden en doorgaan op het moment dat er voldoende ruimte is voor de hele aanvraag. Als beheerder kunt u naar wens mensen van de wachtlijst afhalen, ook als dat tot gevolg heeft dat het groepstotaal over het maximum heen gaat. We zullen laten zien hoe u dit kunt doen.

Houd er rekening mee dat automatische plaatsing de tijdsregels volgt die u op de Procestab kunt instellen. Dus als u heeft ingesteld dat men zich tot een dag van tevoren kan aanmelden, dan zal er ook niemand meer van de wachtlijst gehaald worden na die tijd.

Een locatie toevoegen

De sectie Locatie bevat de mogelijkheid om een extra veld “Locatie” aan een opening toe te voegen. Als u bijvoorbeeld meerdere evenementen organiseert kan deze instelling gebruikt worden om weer te geven waar dit specifieke evenement plaatsvindt. Als u gebruik maakt van het locatieveld verandert de gebruikersinterface ietwat om ruimte te maken voor deze extra informatie. Als u uw agenda publiceert wordt de informatie ook naar het bijbehorende locatieveld overgebracht in uw Outlook- of Google-agenda.

Een prijs toevoegen

Door het veld Prijs in te schakelen kunt u een prijs rekenen voor een aanmelding, of creditcardgegevens verzamelen. Klik Betaalinstellingenom geavanceerde prijsregels in te stellen die de prijs aanpassen op basis van door u ingestelde factoren, zoals het aantal geboekte plaatsen, of een bijgeboekte maaltijd. Dit wordt uitgebreid behandeld onder Betaling toevoegen aan uw agenda. De sectie Tijd biedt de mogelijkheid om een standaardlengte voor openingen in te stellen. Ook kunt u hier de gebruikersinterface voor de tijdsweergave configureren. Het kan een goed idee zijn om alle tijden af te ronden naar hele dagen als u SuperSaaS gebruikt om meerdaagse evenementen in te plannen. “Beschikbaarheid” wordt op een andere pagina ingesteld. Enkel het kleurgebruik van de agenda wordt aangepast, zo kunt u bijvoorbeeld nog steeds een reservering op zondag aanmaken, al heeft u aangegeven dicht te zijn op zondag.

De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoeker

Het is belangrijk om het reserveringsproces uit te proberen vanuit het perspectief van een bezoeker om er zeker van te zijn dat de agenda functioneert zoals u verwacht. Er zijn drie manieren om te schakelen tussen de beheerders- en gebruikerstoegang tot de agenda. Deze worden uitgelegd op de pagina Uw reserveringsproces uitproberen.

Als u iemand rechtstreeks naar een specifieke agenda wilt verwijzen kunt u de link naar die agenda vinden op het Configuratiescherm van de agenda, onder de tab “Overzicht”. Indien nodig kunnen bezoekers rechts bovenin de pagina inloggen.

Cupcake gebruikers

De agenda integreren in uw website

Wanneer u tevreden bent over het uiterlijk van uw agenda en de agenda getest hebt om er zeker van te zijn dat deze naar verwachting functioneert vanuit het perspectief van de gebruiker, kan de agenda door de doelgroep in gebruik genomen worden.

Er zijn in essentie twee manieren om mensen naar uw agenda te verwijzen.

  1. Plaats een link of knop naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
  2. Zet de agenda in een iframe op uw website

Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.

Voorbeeld kalender desktop en mobiel

Bovenstaande afbeelding illustreert hoe uw SuperSaaS-agenda op verschillende manieren en op allerlei al dan niet mobiele apparaten kan worden weergegeven. Geïntegreerd in uw website met behulp van een iframe, op een mobiel apparaat of via een link naar SuperSaaS.

U kunt het uiterlijk inclusief de kleuren van de agenda naar wens aanpassen. Meer informatie hierover vindt u onder De vormgeving van de agenda aanpassen.