Handleidingen
Handleidingen overzicht
Resource agenda

Creëer een agenda voor een therapeut

Deze handleiding zet uiteen hoe u in 5 eenvoudige stappen een online agenda voor een therapeut op kunt zetten. In deze handleiding zullen we een agenda opzetten voor een therapeut die meerdere behandelingen biedt. Als u bijvoorbeeld vergaderzalen, fotosessies of rijlessen wilt inplannen, dan zijn deze instructies ook van toepassing. We zullen een “resource agenda” gebruiken. Dit type agenda wordt voornamelijk gebruikt om één-op-één afspraken in te plannen.

Een-op-een afspraken inplannen

In dit voorbeeld creëren we een agenda waarin uw klanten een-op-een afspraken kunnen maken met een persoon, een ding of een ruimte. Als u in plaats van een één-op-één agenda een agenda wilt opzetten waarin meerdere mensen een afspraak kunnen maken op hetzelfde tijdstip, bijvoorbeeld voor groepslessen, dan zou de handleiding voor de capaciteitsagenda Handleiding voor een capaciteitsagenda waarschijnlijk beter bij uw wensen aansluiten. Als u wilt dat klanten uit een aantal diensten kunnen kiezen past de Handleiding voor een Service agenda mogelijk beter.

Deze handleiding bevat de volgende toepassingen

  • De agenda gebruiken voor eenvoudige een-op-een afspraken
  • Verscheidene afspraaktypes bieden in een dropdown-menu
  • Betalingen accepteren

U kunt het eindresultaat bekijken op de Voorbeeldpagina.

De agenda opzetten in 5 simpele stappen

De meest efficiënte manier om een SuperSaaS-agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:

Een basisagenda opzetten met begeleiding van de Opstarthulp"

Voordat u begint

Om een agenda op te kunnen zetten heeft u een account nodig. Een account is gratis en u heeft alleen een geldig e-mailadres nodig. Log in op uw account om op de Dashboardpagina terecht te komen. Als u in dit account al eens een agenda heeft aangemaakt zal deze zichtbaar zijn op de Dashboardpagina. Als dit niet het geval is zal de pagina er vrijwel leeg uitzien.

Het juiste agendatype selecteren

Klik op de optie Nieuwe agenda in het menu aan de rechterkant van het Dashboard om de Opstarthulp op te starten. De Opstarthulp zal u nu een aantal vragen stellen en met behulp van uw antwoorden een basisagenda met logische standaardinstellingen voor uw situatie aanmaken. Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “resource agenda”, de “capaciteitsagenda” of de “service agenda”.

Let op: in tegenstelling tot de overige instellingen kunt u deze instelling alleen wijzigen door een nieuwe agenda op te zetten. U kunt van deze specifieke capaciteitsagenda later dus niet alsnog bijvoorbeeld een “resource agenda” of een “service agenda” maken.

Voor dit type agenda, waarbij iemands tijd, een ding of een ruimte maar één keer per tijdseenheid geboekt kan worden, kiezen we een resource agenda en klikken we op “Volgende” om naar stap 2 te gaan waar we bepalen wie toegang krijgt tot de agenda.

Toegang tot de agenda

In deze eerste stap van het inrichtingsproces bepalen we wie toegang krijgt tot de agenda. In ons voorbeeld selecteren we de eerste optie, “Boeking- of reserveringssysteem” waarbij iedereen de beschikbaarheid kan bekijken maar zich moet inschrijven om te kunnen reserveren. Als u de tweede optie “Gedeelde agenda” zou kiezen, zou Iedereen in een vertrouwde groep gebruikers de agenda mogen wijzigen. Dit type zou bijvoorbeeld van toepassing zijn als u zalen beschikbaar wilt maken voor een gesloten groep vertrouwde bekenden. Bij de derde optie, de “Evenementenkalender” zou iedereen de agenda kunnen bekijken, maar alleen de beheerder zou wijzigingen kunnen maken.

Aantal middelen

In Step 3 zal de Opstarthulp vragen hoeveel mensen, dingen of ruimtes u in de agenda wilt opnemen. Als u meer dan één middel wilt inplannen wordt u gevraagd de middelen in een lijstje te plaatsen. In ons voorbeeld kiezen we de eerste optie: "Eén: Een enkel persoon, object of locatie’.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Deze naam vormt samen met de accountnaam het webadres van uw agenda. U zou de agenda simpelweg “Agenda” kunnen noemen, maar het is voor eindgebruikers vaak behulpzamer om de agenda een inhoudelijk beschrijvende titel te geven. De naam van de agenda kan later nog gewijzigd worden maar let wel dat het webadres van de agenda dan ook zal veranderen.

Beschikbaarheid instellen

In de laatste stap kunt u de beschikbaarheid van het middel instellen. De details zijn afhankelijk van de keuzes die u eerder hebt gemaakt. De instellingen bieden een basisinrichting. U kunt de openingstijden voor individuele dagen en middelen later nog aanpassen. Als afspraken geconfigureerd zijn om op specifieke tijden te beginnen en eindigen kan het systeem een duidelijk gebruikersinterface creëren door zichtbare “vlakjes” te laten zien waar de bezoeker op kan klikken om een afspraak te maken. De demo laat een dergelijke inrichting zien. U kunt "*:00, *:30" invoeren om het systeem op ieder half zulke “vlakjes” te laten tekenen. " Mogelijk is dat geen optie wanneer u behandelingen of sessies van diverse lengtes aanbiedt. De agendabezoeker kan dan ergens op de agenda klikken om een afspraak te maken.

Door op de knop “Voltooien” te klikken wordt de agenda gecreëerd en direct online gezet. We hebben nu een volledig functionele agenda, dus laten we hem uitproberen om te zien of hij goed werkt.

De agenda uitproberen

Om uw agenda te gebruiken als beheerder klikt u op de Gebruiken knop die in het menuvenstertje staat. Deze is alleen zichtbaar als je als beheerder bent ingelogd.

De bezoekers van uw agenda zien dezelfde agenda als u, maar krijgen minder mogelijkheden. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op het Dashboard.

U kunt altijd naar uw Dashboard terugkeren door op het dashboardlinkje rechtsboven in uw scherm te klikken. U kunt de agenda ook toevoegen aan uw favorieten in uw browser.
Lege agenda

De eerste keer dat u de agenda ziet is deze leeg. Het meeste wat u ziet kan worden aangepast met behulp van de instellingen op de tabs via Configureren.

We zullen eerst de basisfuncties uitproberen.

Een afspraak maken

We beginnen met het maken van een afspraak. Door op een “vlakje” te klikken verschijnt er een venstertje met de titel Reservering Toevoegen". Indien gewenst kunt u dit venstertje net als een browservenster aan de titelbalk ergens anders naartoe slepen.

Maken van een afspraak

Naast de mogelijkheid om naar de juiste datum toe te gaan in de agenda heeft u ook de optie om in het venster, in het Tijdstipveld de datum en tijd aan te passen. Het systeem vraagt standaard om naam en telefoonnummer maar u kunt extra velden toevoegen om extra gegevens te verzamelen.

Wanneer u op “Maak Reservering” klikt wordt de agenda bijgewerkt en wordt zichtbaar dat het vakje gereserveerd is. Om de afspraak te wijzigen klikt u op de afspraak. Er wordt nu een venster geopend met knoppen Reservering Aanpassen en Reservering Verwijderen De link “Sluiten” sluit het venstertje en heeft daarmee dezelfde functie als het rood met witte kruis-icoontje bovenin.

Maak Reservering

De instellingen aanpassen

U beschikt nu over een eenvoudige, functionele agenda. De Opstarthulp heeft echter een aantal aannames gedaan bij het opzetten van uw agenda; waarschijnlijk dient u een aantal instellingen wijzigen om de agenda naar wens in te richten. Klik op “Configureren” om naar de Overzichtstab te gaan van het Configuratiescherm. Hier vindt u een overzicht van alle opties die u kunt aanpassen. Op deze pagina kunt u de agenda tijdelijk blokkeren of zelfs helemaal verwijderen. We zullen de eerste tab “Middelen” hier bespreken. Deze tab bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen (Engelse vertaling: resources) in uw agenda. Informatie over de tabs Toegang, Proces en Uiterlijk kunt u vinden in de algemene documentatie.

De instellingen aanpassen

De tab “Middelen” in een resource agenda

Het tabje “Middelen” van het configuratiescherm bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen (Engels: resources), ofwel de mensen, dingen of ruimtes die in uw agenda staan. Het uiterlijk van dit tabje ziet er overigens anders uit wanneer u, in plaats van een resource agenda zoals in dit voorbeeld, een “capaciteitsagenda” gebruikt. In het bovenste gedeelte van het scherm kunt u middelen toevoegen of verwijderen, bijvoorbeeld als u later een tweede therapeut wilt toevoegen. Let op dat als u een middel verwijdert, alle bijbehorende afspraken ook verwijderd worden.

Uw eigen bewoording

Onder het kopje “Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak” kunt u een toepasselijke term invoeren in plaats van “reservering”. In het geval van een therapeut zou u bijvoorbeeld “behandeling” kunnen kiezen. Die staat nog niet in het rijtje dus dan zou u de optie “anders” selecteren en het invoeren als “behandeling,behandelingen”. Het systeem gebruikt deze term dan in alle teksten op het scherm en in e-mails waar anders “reservering” zou staan. Het systeem kiest zelf de meervoudsvorm waar toepasselijk. (Standaard wordt overigens het lidwoord “de” gebruikt, maar als u het woord begint met het symbooltje ª dan wordt “het” gebruikt). Het is ook mogelijk om een term te kiezen die gebruikt wordt in plaats van “gebruiker”, bijvoorbeeld “klant”. Die instelling is te vinden op de pagina Layout Instellingen die bereikbaar is vanaf Dashboard.

Beperkingen per gebruiker

Onder het kopje Limiet per gebruiker kunt u instellen hoeveel afspraken een gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen. U kunt kiezen of afspraken die al gepasseerd zijn nog meetellen in het totaal. U kunt een aparte limiet aangeven voor het aantal afspraken dat op dezelfde dag of in dezelfde week mag plaatsvinden. Overigens kan het systeem alleen weten wie “dezelfde persoon” is door te kijken naar de loginnaam, dus als u toestaat dat mensen zelf een login aanmaken dan zou iemand met een tweede e-mailadres nog een account kunnen aanmaken om die limiet te omzeilen.

Lengte

De volgende optie bepaalt hoe lang een reservering duurt. Er zijn drie keuzes:

  1. U kunt de gebruiker zelf de begin- en eindtijd laten instellen. In dat geval kunt u een minimum- en een maximumlengte opgeven waarbinnen men kan reserveren
  2. U kunt iedere afspraak dezelfde lengte geven. In dat geval hoeft u alleen die lengte op te geven
  3. U kunt de gebruiker een lengte laten kiezen uit een keuzemenu. In dat geval verschijnt er een tekstveld waar u de mogelijkheden in kunt zetten, één per regel. Bekijk het voorbeeld dat naast het tekstveld staat om te begrijpen hoe de opties gespecificeerd worden

Onze therapeut biedt Introductiegesprekken á 60 minuten, Voortgangsmeetings á 90 minuten en Extra trainingen á 120 minuten dus wij kiezen het dropdown-menu.

Prijs

Onder het kopje “Prijs” kunt u specificeren wat een afspraak kost. Of u ook daadwerkelijk geld via de site in rekening brengt of dat u de betaling zelf regelt stelt u later in op de “Proces” tab. Ook hier heeft u weer een aantal keuzes. Naast een vaste prijs kunt de prijs ook afhankelijk maken van de lengte van de afspraak, de dag van de week en nog diverse andere factoren.

Prijs

SuperSaaS biedt een breed scala aan betaalmogelijkheden, variërend van het tonen van prijzen tot het verzamelen van creditcardgegevens, betalingen via iDeal of PayPal of door gebruik te maken van ons krediet systeem. Hiernaast kunt u werken met verschillende vormen van kortingen en vouchers. Zie de uitgebreide documentatie over betalingen voor meer informatie.

Begrenzing van tijdskeuze

Onder het kopje “Beperk de keuze van mogelijke starttijden” kunt u een standaard afspraaklengte en mogelijke buffertijd instellen. Ook kunt u hier een reeks tijdstippen opgeven die als begintijd voor een afspraak kunnen worden gekozen. Het systeem kan met behulp van vaste tijden zichtbare vlakjes beschikbare tijd maken. Als u geen vaste starttijden gebruikt kan een reservering in principe op ieder willekeurig tijdstip beginnen. In dat geval is het raadzaam de ingevoerde tijden af te ronden op, bijvoorbeeld, halve uren. Zo kunt u voorkomen dat een gebruiker bijvoorbeeld een afspraak maakt van 11:07 tot 11:23 en er onregelmatige gaten in de agenda ontstaan.

Als u een “buffertijd” instelt dan zorgt het systeem dat er altijd een minimumtijd vrij blijft tussen twee afspraken. Dit kan handig zijn als er bijvoorbeeld schoongemaakt moet worden tussen twee reserveringen. De buffertijd wordt overigens niet toegepast tussen openingstijd en de eerste afspraak of tussen de laatste afspraak en sluitingstijd.

Wanneer u ervoor kiest om tijden af te ronden op hele dagen verdwijnen de uren en minuten uit de gebruikersinterface. Dit is nuttig voor zaken die meerdere dagen in beslag nemen zoals de verhuur van een vakantiehuisje, waarbij het niet handig is om de lengte in minuten te specificeren. U kunt de tijdstippen waarop mensen kunnen boeken verder verfijnen door verder te klikken naar het tabje “Openingstijden”. Ook kunt u op dit tabje instellen dat de beheerder of superusers alle tijdsbegrenzingen inclusief openingstijden kunnen negeren.

Begrenzing van tijdskeuze

De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoeker

Het is belangrijk om het reserveringsproces uit te proberen vanuit het perspectief van een bezoeker om er zeker van te zijn dat de agenda functioneert zoals u verwacht. Er zijn drie manieren om te schakelen tussen de beheerders- en gebruikerstoegang tot de agenda. Deze worden uitgelegd op de pagina Uw reserveringsproces uitproberen.

Als u iemand rechtstreeks naar een specifieke agenda wilt verwijzen kunt u de link naar die agenda vinden op het Configuratiescherm van de agenda, onder de tab “Overzicht”. Indien nodig kunnen bezoekers rechts bovenin de pagina inloggen.

De agenda uitproberen

De agenda integreren in uw website

Wanneer u tevreden bent over het uiterlijk van uw agenda en de agenda getest hebt om er zeker van te zijn dat deze naar verwachting functioneert vanuit het perspectief van de gebruiker, kan de agenda door de doelgroep in gebruik genomen worden.

Er zijn in essentie twee manieren om mensen naar uw agenda te verwijzen.

  1. Plaats een link of knop naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
  2. Zet de agenda in een iframe op uw website

Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.

Resultaat

Bovenstaande afbeelding illustreert hoe uw SuperSaaS agenda op verschillende manieren en op allerlei al dan niet mobiele apparaten kan worden weergegeven. Geïntegreerd in uw website met behulp van een iframe, op een mobiel apparaat of via een link naar SuperSaaS.

Uiterlijk

SuperSaaS biedt vele opties om het uiterlijk van uw agenda aan te passen aan uw specifieke wensen. Naast het formaat van de agenda kunt u ook de kleuren en de inhoud van berichten in het systeem of automatische bevestigingen aanpassen. Ook kunt u een beschrijving, afbeeldingen of instructies in de ruimte boven de agenda plaatsen.

Dagelijks gebruik

De sectie Het dagelijks gebruik van uw SuperSaaS agenda legt uit hoe u uw agenda dagelijks beheert. Ondanks de vele mogelijke toepassingen en procesvariaties stippen we in dit hoofdstuk een aantal veelvoorkomende operationele processen aan die voor het merendeel van onze klanten relevant zullen zijn.