Handleidingen
Handleidingen overzicht

Creëer een online agenda voor een therapeut

In deze handleiding zullen we een online agenda opzetten voor een therapeut. U kunt deze instructies ook volgen als u bijvoorbeeld vergaderzalen, fotosessies of rijlessen wilt inplannen. Na het aanmaken van de agenda kunt u daarvoor de benodigde aanpassingen doorvoeren.

Een-op-een afspraken inplannen

In dit voorbeeld creëren we een “resource agenda” waarin uw klanten een-op-een afspraken kunnen maken met een persoon, een ding of een ruimte. Het is ook mogelijk om meerdere middelen (resources) in de agenda te zetten. Klanten kunnen dan bij verschillende therapeuten een afspraak inplannen. Als u een agenda wilt opzetten waarin meerdere mensen een afspraak kunnen maken op hetzelfde tijdstip, bijvoorbeeld voor groepslessen, dan sluit de handleiding voor de capaciteitsagenda waarschijnlijk beter bij uw wensen aan. Als u wilt dat klanten uit een aantal diensten, eventueel met één of meerdere middelen, kunnen kiezen, past de service agenda mogelijk beter.

Deze handleiding bevat de volgende toepassingen:

  • Het aanmaken en instellen van een agenda voor één individuele therapeut
  • Verscheidene afspraaktypes bieden in een dropdown-menu
  • Betalingen accepteren bij iedere afspraak

U kunt het eindresultaat bekijken op de voorbeeldpagina. Het is mogelijk om het uiterlijk van de pagina aan te passen, zodat deze aansluit bij uw website. Ook kunt u de SuperSaaS agenda integreren in uw eigen site met onze “widget”. De widget kan uw agenda in een klein frame tonen of een knop naar uw agenda weergeven, zoals hier:

De agenda opzetten in 5 simpele stappen

De meest efficiënte manier om een SuperSaaS agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:

Een basisagenda opzetten met begeleiding van de OpstarthulpStap

Voordat u begint

Om een agenda op te kunnen zetten maakt u een account aan. Een account is gratis en u heeft alleen een geldig e-mailadres nodig. Log in op uw account om op de Dashboardpagina terecht te komen.

Het juiste agendatype selecteren

Klik op de optie Nieuwe agenda in het menu aan de rechterkant van het Dashboard om de Opstarthulp op te starten. U kiest eerst het gewenste agendatype: de “resource agenda”, de “capaciteitsagenda” of de “service agenda”.

Let op: dit is een belangrijke keuze. In tegenstelling tot de overige instellingen kunt u het agendatype hierna niet meer wijzigen. U kunt echter zo veel agenda’s aanmaken als u wilt. Probeer ze daarom gerust allemaal eens uit.

Voor deze handleiding kiezen we een resource agenda waarbij iemands tijd, een object of een ruimte maar één keer per tijdseenheid geboekt kan worden. Deze keuze is ideaal voor een therapeut waarbij twee afspraken niet mogen overlappen.

Toegang tot de agenda

In ons voorbeeld selecteren wij de optie Geen inlog nodig, zodat iedereen de agenda kan inzien en een afspraak kan maken.

Aantal middelen

Een therapeut is het enige middel dat geboekt kan worden, dus kiezen we de eerste optie, Eén: Een enkel persoon, object of locatie. Selecteer de tweede optie als u meer dan één middel wilt inplannen. U wordt dan gevraagd de middelen in een lijstje te plaatsen.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Deze naam vormt samen met de accountnaam het webadres van uw agenda. De naam van de agenda kan later nog gewijzigd worden, maar let wel dat het webadres van de agenda dan ook zal veranderen. U zou de agenda simpelweg “Agenda” kunnen noemen, maar het is voor eindgebruikers vaak behulpzamer om de agenda een inhoudelijk beschrijvende titel te geven.

Beschikbaarheid instellen

Deze instellingen voor beschikbaarheid bieden een basisinrichting. We zullen deze in de volgende stappen, nadat de Opstarthulp is afgerond, verfijnen. Als afspraken geconfigureerd zijn om op specifieke tijden te beginnen en eindigen kan het systeem een duidelijke gebruikersinterface creëren door zichtbare “vlakjes” te laten zien waar de bezoeker op kan klikken om een afspraak te maken. De demo laat een dergelijke inrichting zien. We hebben “9:00, 12:00, 15:00” ingevoerd om het systeem op drie vaste tijden zulke “vlakjes” te laten tekenen.

Door op de knop Voltooien te klikken wordt de agenda gecreëerd en direct online gezet. We hebben nu een volledig functionele agenda. Ga door naar stap 2 om uit te proberen of de agenda goed werkt.

De agenda uitproberenStap

Om uw agenda te gebruiken als beheerder klikt u op de Gebruiken knop. Deze is alleen zichtbaar als u als beheerder bent ingelogd.

De bezoekers van uw agenda zien dezelfde agenda, maar krijgen minder mogelijkheden. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op het Dashboard. U kunt altijd naar uw Dashboard terugkeren via de menubalk rechtsboven in uw scherm. U kunt de agenda ook toevoegen aan uw favorieten in uw browser.

Lege agenda

Een afspraak maken

Klik op een “vlakje” zodat er een venstertje met de titel Reservering toevoegen verschijnt. Indien gewenst kunt u dit venstertje aan de titelbalk ergens anders naartoe slepen.

Maken van een afspraak

Vul de gewenste afspraakdatum in naast “Tijdstip”. Dit kan handmatig, of door de datum te selecteren in de kalender popup. Het systeem vraagt standaard om naam en telefoonnummer, maar u kunt aanvullende velden toevoegen om extra gegevens te verzamelen.

Wanneer u op Maak reservering klikt wordt de agenda bijgewerkt en wordt zichtbaar dat het vakje gereserveerd is. Om de afspraak te wijzigen klikt u op de afspraak. Klik ten slotte op Reservering aanpassen om de wijziging op te slaan.

Maak reservering
De instellingen aanpassenStap

U kunt de standaardinstellingen van uw agenda bekijken en wijzigen door op de knop Configureren te klikken. Hiermee wordt u naar het Overzicht geleid met alle opties die u kunt aanpassen. Op deze pagina kunt u de agenda tijdelijk blokkeren of zelfs helemaal verwijderen.

De instellingen aanpassen

Middelen configureren

De Configureren > Middelen tab bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen (Engels: resources), ofwel de mensen, objecten of ruimtes die in uw agenda staan. Deze pagina ziet er overigens anders uit wanneer u een ander agendatype gebruikt.

In het geval van deze voorbeeldagenda is het middel één persoon, de therapeut. U kunt op ieder moment middelen toevoegen, bijvoorbeeld als u later een tweede therapeut in dienst neemt. Let op dat als u een middel verwijdert, alle bijbehorende afspraken ook verwijderd worden.

Informatie over verscheidene instellingen onder de tabbladen Toegang, Proces en Uiterlijk kunt u vinden in onze support documentatie.

Uw eigen bewoording

Onder het kopje “Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak” kunt u een term selecteren uit een lijst, of handmatig invoeren ter vervanging van de standaardterm “reservering”. In het geval van een therapeut zou u bijvoorbeeld “sessie” of “behandeling” kunnen kiezen. Deze term zal in alle teksten op het scherm en in e-mails gebruikt worden waar anders “reservering” zou staan.

Het systeem kiest zelf de meervoudsvorm waar toepasselijk. (Standaard wordt overigens het lidwoord “de” gebruikt, maar als u het woord begint met het symbooltje ª dan wordt “het” gebruikt).

Het is ook mogelijk om een term te kiezen die gebruikt wordt in plaats van “gebruiker”, bijvoorbeeld “klant”. Die instelling is te vinden op de pagina Layout Instellingen die bereikbaar is vanaf Dashboard.

Beperkingen per gebruiker

Onder het kopje Limiet per gebruiker kunt u instellen hoeveel afspraken een gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen.

U kunt kiezen of afspraken die al gepasseerd zijn nog meetellen in het totaal. U kunt een aparte limiet aangeven voor het aantal afspraken dat op dezelfde dag of in dezelfde week mag plaatsvinden.

Lengte

Er zijn drie keuzes om te bepalen hoe lang een reservering duurt:

  1. De gebruiker bepaalt de lengte door een begin- en eindtijd op te geven. U geeft hierbij een minimum- en een maximumlengte op waarbinnen men kan reserveren.
  2. Alle afspraken hebben dezelfde vaste lengte. Hierbij hoeft u alleen de gewenste lengte van een afspraak op te geven.
  3. De gebruiker kiest de lengte uit een keuzelijst. Er verschijnt een tekstveld waar u de mogelijkheden in kunt zetten, één per regel. Bekijk het voorbeeld dat naast het tekstveld staat om te begrijpen hoe de opties gespecificeerd worden

In de demo hebben we gekozen voor het dropdown-menu, waarin we drie behandelingen noteren: “Introductiegesprekken” (60 minuten), “Voortgangsmeetings” (90 minuten) en “Extra trainingen” (120 minuten).

Prijs

Bepaal de kosten van een afspraak. Of u deze kosten ook daadwerkelijk via de agenda in rekening brengt of dat u de betaling zelf regelt stelt u later in op de Configureren > Proces tab. De betaalmethode kan worden geconfigureerd via de knop Betaalinstellingen in het menu op uw Dashboard.

Naast een vaste prijs kunt de prijs ook afhankelijk maken van de lengte van de afspraak, de dag van de week en nog diverse andere factoren. Indien u herhalende afspraken toestaat, wordt het totaal de som van alle afspraken.

Prijs

SuperSaaS biedt een breed scala aan betaalmogelijkheden, variërend van het tonen van prijzen tot het afhandelen van online betalingen. Hiernaast kunt u werken met verschillende vormen van kortingen en vouchers.

Zie de uitgebreide documentatie over betalingen voor meer informatie.

Begrenzing van tijdskeuze

U kunt een standaard afspraaklengte en mogelijke buffertijd instellen. Als u een buffertijd instelt dan zorgt het systeem dat er altijd een minimumtijd vrij blijft tussen twee afspraken. Dit kan handig zijn als er bijvoorbeeld schoongemaakt moet worden tussen twee reserveringen. De buffertijd wordt overigens niet toegepast tussen openingstijd en de eerste afspraak of tussen de laatste afspraak en sluitingstijd.

Onder het kopje “Beperk de keuze van mogelijke starttijden” kunt u een reeks tijdstippen opgeven die als begintijd voor een afspraak kunnen worden gekozen. Het systeem kan met behulp van vaste tijden en vaste lengtes zichtbare vlakjes maken die de gebruiker aan kan klikken om een afspraak te maken. De vaste lengte bepaalt in dat geval de grootte van het vlakje.

Als u geen vaste starttijden gebruikt kan een reservering in principe op ieder willekeurig tijdstip beginnen, wat mogelijk leidt tot gaten in uw agenda. In dat geval is het raadzaam de ingevoerde tijden af te ronden, om te voorkomen dat een gebruiker bijvoorbeeld een afspraak maakt van 14:07 tot 14:23. Indien u kiest voor vaste starttijden en de ingevoerde tijden afrondt, wordt alleen de eindtijd afgerond.

Wanneer u ervoor kiest om tijden af te ronden op hele dagen verdwijnen de uren en minuten uit de gebruikersinterface. Dit is nuttig voor zaken die meerdere dagen in beslag nemen zoals de verhuur van een vakantiehuisje, waarbij het niet handig is om de lengte in minuten te specificeren.

Begrenzing van tijdskeuze

U kunt uw beschikbaarheid verder verfijnen door openingstijden in te stellen via Beheren > Openingstijden.

De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoekerStap

Het is belangrijk om het reserveringsproces uit te proberen vanuit het perspectief van een bezoeker om er zeker van te zijn dat de agenda functioneert zoals u verwacht. U dient hiervoor te schakelen tussen de beheerders- en gebruikerstoegang tot de agenda.

Elke agenda heeft een eigen webadres, te vinden via Configureren, onder het tabblad “Overzicht”. De agenda ziet er voor uw gebruikers iets anders uit dan voor uzelf.

Uw gebruikers zullen de knoppen Beheren en Configureren niet zien, en kunnen over het algemeen geen gegevens van andere gebruikers inzien of wijzigen. Om de agenda vanuit het perspectief van een gebruiker te bekijken dient u uit te loggen als beheerder via de menubalk rechtsboven in uw scherm, en daarna terug te keren naar de agenda. U kunt dit proces versnellen door een tweede browser te gebruiken, of een privévenster te openen. Lees hier meer over op de pagina Uw reserveringsproces uitproberen.

De agenda uitproberen
De agenda integreren in uw websiteStap

Zodra u tevreden bent met de manier waarop uw agenda eruitziet en u deze heeft getest vanuit het perspectief van de gebruiker zodat u zeker weet dat het naar verwachting functioneert, is het tijd om de agenda te delen.

Er zijn enkele manieren om uw agenda te delen:

  1. Plaats een link of knop op uw website die mensen verwijst naar uw agenda
  2. Zet een widget op uw site waarmee afspraken gemaakt kunnen worden terwijl mensen op uw site blijven
  3. Voeg een “Nu Boeken”-knop toe op uw website en/of social-mediakanalen

Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.

Resultaat

Uiterlijk

SuperSaaS biedt vele opties om het uiterlijk van uw agenda aan te passen, u kunt o.a. de kleuren aanpassen en afbeeldingen toevoegen. Ook kunt u de ruimte boven de agenda gebruiken om een beschrijving of instructies te delen met uw gebruikers.

Nu de agenda klaar is voor gebruik, kunt u aanvullende (nuttige) tips lezen over hoe u uw agenda dagelijks beheert via “Het dagelijks gebruik van uw SuperSaaS agenda”.