Afdrukken

Vouchers en kortingsbonnen

Er zijn verschillende manieren waarop u kortingen en aanbiedingen kunt instellen. Deze variëren van eenmalige kortingen tot standaard kortingen voor specifieke gebruikers en het accepteren van coupons (of vouchers) als onderdeel van een promotionele actie. Door gebruik te maken van de prijsregels kunt u een korting geven aan een groep gebruikers of tijdsgebonden kortingen instellen, zoals een weekend korting. Verder is het mogelijk om een kredietpakket te verkopen voor een lagere prijs, wat nuttig kan zijn met het oog op klantloyaliteit.

Korting voor individuele klanten

In principe zijn er twee manieren waarop u individuele klanten korting kunt geven; een eenmalige korting of een doorlopende korting. Eenmalige kortingen zijn toe te passen met automatische betaling en met het kredietsysteem. Doorlopende kortingen kunt u alleen toepassen via automatische betaling. U kunt eenmalige kortingen eventueel ook gebruiken als terugbetaling aan uw klanten.

Eenmalige kortingen

Om eenmalige kortingen en/of teruggaven te kunnen toepassen, dient u het kredietsysteem te activeren. Dit kunt u doen onder ‘Betaalinstellingen’. Meer informatie vindt u hier
  1. Aan de rechterkant van uw ‘Dashboard’, onder de rode sectie ‘Gebruikers’, klikt u op Gebruikerbeheer
  2. Zoek naar de gebruiker die u korting wilt geven door te scrollen of via de zoekfunctie en klik op het Aanpassen icoontje rechts van de details van de gebruiker
  3. Vul nu de korting in als waarde in het kredietveld. De korting dient in hetzelfde formaat ingevuld te worden als de huidige betaalinstellingen, dus ofwel in een valuta ofwel in krediet. Eenmalige korting Als u een klant met een krediet van €20 bijvoorbeeld een korting van €10 wilt geven, dan verandert u de waarde in het kredietveld van €20 naar €30 (= €20 bestaand krediet + €10 korting). Voor klanten die met kredietpunten betalen geldt hetzelfde; als u iemand 2 kredietpunten terug wilt geven voor bijvoorbeeld een gemiste les, dan voegt u deze toe aan de huidige kredietwaarde.
  4. Klik Gebruiker Wijzigen

Doorlopende korting instellen

  1. Om specifieke gebruikers een doorlopende korting te geven, dient u eerst een supervisor-veld toe te voegen aan het profiel van gebruikers. Aan de rechterkant van uw ‘Dashboard’, onder ‘Gebruikers’, klikt u op Toegangsbeheer.
  2. Onder het kopje Wilt u gebruik maken van een supervisor-veld? verandert u de instelling van ‘Geen’ naar ‘Zichtbaar’ of ‘Verborgen’ en geeft u het veld een naam zoals Doorlopende korting. Als u heeft gekozen voor de optie ‘Zichtbaar’, dan ziet de gebruiker dit veld ook, maar hij of zij kan hier geen veranderingen in aanbrengen. supervisor-veld
  3. Klik op Wijzigingen Opslaan. U wordt nu teruggestuurd naar de ‘Dashboard’ pagina
  4. Aan de rechter kant van uw ‘Dashboard’, onder de sectie ‘Gebruikers’, klikt u op Gebruikerbeheer
  5. Zoek de gebruiker op door te scrollen of via de zoekfunctie en klik op het ‘aanpassen’ icoon rechts van de details van de gebruiker
  6. Ga naar het supervisor-veld dat nu de naam heeft gekregen die u in stap 2 heeft ingevuld
  7. Voer –x% in, waarbij x staat voor het kortingspercentage. Let er op dat de gebruiker de korting pas op het betaalscherm ziet en dat deze niet geldt als een gebruiker met kredietpunten een reservering maakt. Doorlopende korting

Korting op kredietpakketten

Het aanbieden van kredietpakketten tegen een lagere prijs kan een effectieve manier zijn om uw klantloyaliteit te verhogen. Het enige wat u hiervoor hoeft te doen is dergelijke pakketten aanbieden via de winkelfunctie.

Nieuwe kredietpakketten toevoegen met korting

  1. Ervan uitgaande dat u al een aantal items heeft ingevoerd in uw SuperSaaS winkel, gaat u naar uw ‘Dashboard’ en selecteert u de optie Winkelbeheer onder de blauwe sectie ‘Applicaties’. U wordt nu naar het ‘Winkelbeheer’ scherm gestuurd
  2. Klik op Nieuw product en vul de relevante velden in. Om bijvoorbeeld een 9+1 ‘pakket’ van 10 kredietpunten aan te bieden, wat normaal gesproken €10 per kredietpunt zou zijn, geeft u dit een prijs van €90 door 90.00 in te vullen in het prijsveld en 10 in het kredietveld. Kredietpakketten met korting
  3. Klik op Maak Product

Korting op basis van gebruikersgroep

U kunt gebruikers toewijzen aan gebruikersgroepen. Met gebruikersgroepen kunt u de toegang tot een agenda instellen, maar ze kunnen ook gebruikt worden om een korting te geven aan een bepaalde groep.

Ten eerste is het mogelijk om een prijsregel te maken die een korting geeft aan een bepaalde groep (of juist een toeslag voor mensen die niet in een groep zitten).

Ten tweede kan een aparte agenda gemaakt worden voor een gebruikersgroep. Op de agenda kan dan een aparte prijs ingesteld worden, maar andere instellingen kunnen ook aangepast worden. Bijvoorbeeld hoe lang van tevoren er geboekt mag worden. Om dit te laten werken is het nodig om de agenda’s met elkaar te verbinden zodat er geen dubbele boekingen optreden. Dit betekent dat u een resource agenda in combinatie met een service agenda nodig heeft.

Tijdsgebonden kortingen

Door prijsregels te gebruiken kunt u een breed scala aan tijdsgebonden kortingen instellen, zoals “happy hour” prijzen, weekend kortingen of seizoensgebonden kortingen. Het instellen van tijdsgebonden kortingen verschilt niet veel van het gebruik van de prijsregels bij het instellen van berekende prijzen. Het voorbeeld hieronder laat zien hoe u prijsregels kunt gebruiken om een weekendkorting in te stellen.

Voorbeeld: Het instellen van een weekendkorting

Laten we ervan uitgaan dat u 3 beschikbare kamers heeft die gebruikt kunnen worden voor vergaderingen, bruiloften, partijen, enzovoort. Van maandag tot en met vrijdag is kamer 1 beschikbaar voor €75 per uur en kamer 2 en 3 voor €50 per uur. Tijdens het weekeinde wordt de prijs van kamer 1 verhoogd tot €100 per uur en worden kamer 2 en 3 aangeboden met 10% korting. Om het prijsschema in te stellen heeft u 4 prijsregels nodig zoals hieronder zichtbaar is.

Voorbeeld van tijdsgebonden kortingen

Promotionele vouchers

Vouchers (of coupons) zijn een effectieve manier om kortingen aan te bieden als onderdeel van een online of offline promotionele campagne. U kunt de optie om tijdens het reserveringsproces vouchers te accepteren eenvoudig instellen in SuperSaaS. Het systeem controleert automatisch of de aanbieding geldig is op de reservering die wordt gemaakt en houdt bij welke codes al gebruikt zijn. U kunt SuperSaaS ook gebruiken om een reeks (eenmalige) vouchers te genereren. Die kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden voor Groupon acties.

Het instellen van promotionele aanbiedingen

  1. Om met promotionele aanbiedingen te kunnen werken, dient u eerst een veld aan te maken in de reserveringsdetails waarin de vouchercode ingevuld kan worden. Op het ‘Configuratiescherm’ van de betreffende agenda klikt u op het tabblad ‘Proces’.
  2. Klik op de eerste van de twee Aanpassen, rechts van de Extra tekstregel onder het kopje Welke gegevens moet de gebruiker invoeren bij het maken van een reservering? Aanpasbaar tekstveld
  3. In het ‘Vrije veld aanpassen’ scherm dat nu verschijnt, maakt u de volgende aanpassingen:

    • Onder ‘Naam van het vrije veld’ vult u iets in als Kortingscode
    • Selecteer Optioneel als u het als optie wil aanbieden. Als een kortingscode vereist is voor het maken van een reservering selecteer dan Verplicht.
    • Vink de optie aan Dit veld bevat een kortingscode
    • Onder ‘Element type’ selecteert u de optie Tekstregel (1 regel)
    • Klik nu op Wijzigingen Opslaan. U wordt nu teruggestuurd naar het Configuratiescherm
    Vrij veld aanpassen
  4. Op het ‘Configuratiescherm’, bij tabblad ‘Overzicht’, klikt u op de link Aanbieding instellen naast het Prijs veld. Let er op dat deze link alleen zichtbaar is als u het voucherveld heeft ingesteld.
  5. Op het ‘Aanbiedingen’ scherm klikt u op Nieuwe aanbieding om een nieuwe korting of vouchercode in te stellen.
  1. In de pop-up die verschijnt vult u de vouchercode in die u wilt gebruiken voor deze specifieke promotionele actie. Elke combinatie van getallen, letters en spaties is toegestaan en de code is niet hoofdletter gevoelig.
  2. Alle overige velden in de pop-up zijn optioneel. Het Omschrijving veld is niet zichtbaar voor uw klanten. U kunt het gebruiken voor aantekeningen en om code woorden in te zetten die de geldigheid van de voucher inperken (zie hieronder).
Nieuwe aanbieding toevoegen

Om te zorgen dat een voucher alleen te gebruiken is voor een specifieke agenda, dienst of klas kunt u in het veld ‘Omschrijving’ het codewoord $limit abc zetten. De voucher is dan alleen geldig als er “abc” voorkomt in de agendanaam, of, afhankelijk van het agendatype, in de naam van de dienst, het middel, de titel van de klas of de locatie van de klas. Het codewoord kan ook gebruikt worden om de geldigheid in te perken op een Resource agenda met een keuzelijst voor de lengte. Als u de keuzelijst gebruikt met vierkante haken, let er dan op dat $limit alleen kijkt naar de waarde die binnen de haken staat.

Twee halen, één betalen

U kunt de voucher beperken tot klanten die voorheen precies twee afspraken hebben gemaakt met het codewoord $limit=2. Met $limit>1 $limit<3 geeft u aan dat de couponcode alleen gebruikt kan worden als er meer dan 1 en minder dan 3 afspraken zijn gemaakt. De $limit wordt overigens alleen toegepast op afspraken in de agenda waarop de couponcode wordt gebruikt. Dit in tegenstelling tot de overige opties, zoals “Kan alleen de eerste keer gebruikt worden”, die alle agenda’s controleren.

Om een codewoord met spaties te kunnen gebruiken kunt u de spaties vervangen door lage streepjes. Dus om een coupon alleen te laten gelden voor de klas “Intro les”, gebruikt u $limit Intro_les (de code is hoofdlettergevoelig). U kunt ook meerdere malen $limit gebruiken bij dezelfde coupon, bijvoorbeeld om te zorgen dat die alleen geldig is voor een klas op een specifieke locatie.

  1. De Geldig vanaf/tot velden worden gebruikt om de geldigheid van een voucher te valideren. Vouchers kunnen dan alleen gebruikt worden op reserveringen tussen deze datums. Er kan dan nog wel gereserveerd worden buiten die datums om. Om hier ook een restrictie op te zetten kunt u de tweede serie datavelden gebruiken onder ‘Bruikbaarheid’, Kan alleen gebruikt worden voor afspraken tussen. Dit maakt het mogelijk om een voucher te maken die bijvoorbeeld alleen geldig is voor een evenement op een specifieke dag.

    Naast een datum kan het veld ook een tijd bevatten. Hiermee kunt u de geldigheid van een aanbieding ook limiteren tot een bepaalde tijd. Bijvoorbeeld 23/1/2018 09:00 en 23/1/2018 18:00 in het Geldig vanaf/tot veld zou er voor zorgen dat de aanbieding alleen geldig is tijdens kantooruren op 23 januari 2018. Door alleen een tijd in te vullen in deze velden kunt u een coupon maken die op elke dag geldig is tussen de door u ingevoerde uren. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor het instellen van een happy hour.

    Als u niet wilt dat het systeem een specifieke datumreeks controleert, dan kunt u het datumveld leeg laten. Hiermee kunt u een doorlopende promotionele aanbieding instellen zonder beperkingen op wanneer de aanbieding geldig is.

  2. De opties onder ‘Bruikbaarheid’ specificeren hoe de aanbieding gebruikt kan worden. Zo kunt u specificeren hoe vaak deze gebruikt kan worden: onbeperkt, eenmalig of een x aantal keer. Er is een subtiel verschil tussen aanbiedingen die ‘eenmalig’ gebruikt kunnen worden en aanbiedingen die ‘1 keer’ gebruikt kunnen worden. De aanbieding die ‘eenmalig’ gebruikt kan worden, kan ook toegepast worden op herhalende afspraken. Hierdoor is het op meerdere datums van toepassing is. Dit is handig als u met herhalende reserveringen werkt. Als een aanbieding op ‘1 keer’ is ingesteld zorgt het systeem ervoor dat de aanbieding ook echt maar 1 keer gebruikt kan worden. In het geval van herhalende reserveringen zal een aanbieding die is ingesteld op ‘1 keer’ alleen op de eerste reservering van toepassing zijn.

    De volgende drie opties maken het mogelijk om verdere restricties in te stellen met betrekking tot het gebruik van de aanbieding. De eerste optie zorgt er voor dat elke gebruiker de aanbieding maar één keer mag gebruiken. De tweede optie beperkt het gebruik tot de eerste afspraak van een nieuwe gebruiker. Met de laatste optie kunt u instellen dat de code alleen gebruikt kan worden door superusers en de beheerder.

    Zoals eerder genoemd, onder punt 8, kan het veld Kan alleen worden gebruikt voor afspraken tussen gebruikt worden om het gebruik van een voucher te limiteren tot afspraken tussen bepaalde datums.

    Tenslotte kunt u de dagen gebruiken dat de korting alleen geldig is voor afspraken op specifieke dagen.

  3. Het veld Korting kunt u gebruiken om automatisch een korting toe te passen van een percentage of een bedrag. Om een gebruiker een gratis afspraak te geven vult u hier ‘100%’ in. Het betaalscherm wordt in dit geval overgeslagen. Als u een vouchercode wilt instellen die geen korting geeft maar een andere functie heeft buiten SuperSaaS om, dan vult u hier 0% in.
  4. Klik op Maak aanbieding. De nieuwe aanbieding verschijnt nu in de lijst van aanbiedingen. Elke ongeldige aanbieding/vouchercode zal in het grijs weergeven worden om aan te geven dat deze verlopen is of, in het geval van eenmalige aanbiedingen, deze al gebruikt is.

Meerdere vouchers tegelijkertijd aanmaken

Er is een aparte functionaliteit om meerder vouchers met dezelfde instellingen voor geldigheid en gebruik in een keer aan te maken. Dit is bijvoorbeeld handig als u via Groupon een aanbieding hebt lopen en een serie vouchers voor eenmalig gebruik aan wilt maken die allemaal een unieke code hebben.

Een serie eenmalige vouchercodes zou in principe gebruikt kunnen worden als cadeaubonnen, maar we adviseren u om hiervoor de specialistische cadeaubon functionaliteit van PayPal te gebruiken. In de documentatie van PayPal vindt u meer informatie hierover.
  1. Op het ‘Configuratiescherm’ selecteert u het tabblad ‘Overzicht’ en klikt u op de link Aanbiedingen instellen, naast het Prijs veld. Let er op dat deze link alleen zichtbaar is als u een voucherveld heeft ingesteld.
  2. Op het ‘Aanbiedingen’ scherm klikt u op Nieuwe aanbieding om een nieuwe aanbieding/vouchercode in te stellen
  1. Klik op de link Meerdere in één keer toevoegen naast het Kortingscode veld. Er verschijnt nu een tekstveld waar u een lijst van vouchercodes kunt invullen. U kunt ze ook kopiëren vanuit een programma zoals Excel. Alle opties en restricties die u invult in de pop-up zijn van toepassing op elke vouchercode.
  2. Klik op Maak aanbieding. Alle nieuwe gegenereerde codes verschijnen nu in de lijst met beschikbare aanbiedingen.
Meerdere aanbiedingen
Zodra u meerdere aanbiedingen heeft verschijnt er een nieuwe Meerdere verwijderen optie naast de Nieuwe aanbieding knop. Als u op deze link klikt ziet u drie opties; “Verwijder alle codes”, “Verwijder alle gebruikte codes” en “Verwijder alle verlopen codes”. Houd er rekening mee dat het verwijderen van alle codes geen effect heeft op bestaande reserveringen waarvoor deze codes gebruikt zijn.

Het reserveringsproces met kortingscodes uitproberen

Zodra u een aanbieding heeft ingesteld is het een goed idee om te kijken of het reserveringsproces precies werkt zoals u verwacht bij het gebruik van de kortingscode. Houd er rekening mee dat de specifieke opties ‘Kan slechts eenmaal gebruikt worden per gebruiker’ en ‘Kan alleen de eerste keer gebruikt worden’ alleen werken als u bent ingelogd als een gebruiker of als u namens een gebruiker handelt.

Als u geen couponcode gebruikt ziet het reserveringsproces er nog hetzelfde uit. Het proces wordt echter wel anders als een geldige voucher wordt gebruikt die een korting geeft en het betalingssysteem is geactiveerd. De korting wordt dan toegepast op de totale prijs. Als er geen bedrag meer betaald hoeft te worden, dan ziet u de status ‘Betaald met coupon’ bij de reservering en wordt het betaalscherm overgeslagen. Als de waarde van de voucher hoger is dan de prijs die betaald moet worden, dan verdwijnt het overtollige bedrag. Het verdere proces verloopt zoals gebruikelijk; als een klant nog krediet over heeft wordt dit gebruikt en als er geen bedrag meer betaald hoeft te worden dan ziet u de status ‘Betaald met krediet’ bij de reservering. Mocht er nog wel een bedrag betaald moeten worden, dan wordt de gebruiker doorgestuurd naar het betaalscherm en krijgt de reservering de status ‘Betaald’ zodra de betaling binnen is.

Als u uw klanten toestaat om herhaalde reserveringen te maken, let er dan op dat de coupon op elke afspraak in een serie toegepast wordt. Ook als deze ‘eenmalig’ gebruikt kan worden. Als dit niet de bedoeling is, dan dient u te kiezen voor de optie ‘1 keer’.

Op de ‘Aanbiedingenpagina’ geeft de ‘Gebruikt’ kolom aan hoeveel reserveringen er zijn gemaakt met een specifieke code. Als een eenmalige code bijvoorbeeld is gebruikt voor een reservering die drie keer herhaald is, ziet u hier ‘3’ staan.
Als een gebruiker een doorlopende korting krijgt, dan geldt de couponcode boven de individuele korting, ook als de waarde daarvan lager is.

Zodra een gebruiker een afspraak heeft gemaakt met een couponcode, kan deze afspraak niet meer worden aangepast. Het is voor een gebruiker ook niet mogelijk om een couponcode toe te voegen aan een reeds bestaande afspraak. Als u gebruikers toestaat om afspraken te verwijderen, dan kunnen ze een volledige afspraak met korting verwijderen, waardoor een coupon wederom als ‘ongebruikt’ wordt beschouwd. Een uitzondering hierop is het automatisch opschonen van afspraken dat ingesteld kan worden op de ‘Verbruiksgegevens’ pagina. De afspraken die op deze manier verwijderd worden hebben geen invloed op de tellers die het gebruik van coupons bijhouden.

Waarschijnlijk wilt u er voor zorgen dat gebruikers geen afspraken in het verleden kunnen verwijderen. Daarmee zou het namelijk mogelijk zijn voor gebruikers om codes opnieuw te gebruiken. U kunt dit instellen door via het ‘Configuratiescherm’ naar het tabblad ‘Proces’ te gaan en het eerste veld onder de sectie Hoe lang van tevoren kan een gebruiker een reservering toevoegen of veranderen? NIET op ‘nul’ te zetten. ‘Nul’ houdt namelijk in dat de klant ook in het verleden reserveringen aan mag passen.