Facturering en handmatige betaling

Als u wel wilt laten betalen, maar niet op het moment dat de afspraak gemaakt wordt, dan kunt u facturering of handmatige afhandeling gebruiken. Het is ook mogelijk om alleen een prijs te tonen en de rest van het proces buiten SuperSaaS om te doen.

In tegenstelling tot automatische betaling, kan het systeem in dat geval niet tonen of een betaling daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. In het geval van facturering kunt u dat zien bij uw factureringsprovider. Als u de betaling handmatig afhandelt kunt u wel handmatig bij iedere afspraak opslaan of er betaald is.

Als u het proces geheel buiten SuperSaaS wilt houden, dan selecteert u op het tabblad Proces, onder Betaling of goedkeuring vereist?, de optie Geen betaling of goedkeuring nodig. Als u facturering wilt gebruiken, of met de hand de betaling wilt bijhouden dan kiest u de optie Betaling voltooien voor verder gegaan wordt. In dit geval betekent “Betaling voltooien” dat er een factuur wordt gestuurd, niet dat er daadwerkelijk een betaling plaatsvindt.

Facturering

Om facturering te kunnen gebruiken heeft u een account nodig bij één van de providers die wij ondersteunen. Op dit moment kunt u kiezen uit Stripe of Moneybird. U moet eerst een account aanmaken op hun site voordat u facturering bij SuperSaaS kunt instellen.

Hoe factureren in zijn werk gaat

Wanneer factureren is ingesteld en een gebruiker maakt een afspraak, dan krijgen ze bij het afrekenen een knop “Maak factuur aan” te zien. Nadat de gebruiker hierop heeft geklikt wordt de factuur opgeslagen totdat het tijd is om hem te verzenden. Als het zover is, wordt de factuur naar de factureringsprovider gestuurd, die hem vervolgens naar de eindgebruiker stuurt. Bij de factureringsprovider wordt bijgehouden of de factuur al betaald is. In SuperSaaS ziet u alleen of hij verstuurd is.

Op het scherm Betaalinstellingen kunt u aangeven hoe lang na (of voor) de afspraak de factuur verstuurd moet worden. Als u een afspraak verplaatst dan wordt de bijbehorende factuur ook aangepast (als die nog niet verstuurd is). En als u een afspraak verwijderd voordat de factuur verstuurd is, dan wordt de factuur niet meer verstuurd. Met de link Toon geplande facturen op het scherm Betaalinstellingen kunt u een lijst zien van alle facturen die klaar staan. Daar kunt u ze ook direct versturen, of ze verwijderen. Afspraken waarvoor een factuur verzonden gaat worden staan met het symbool I in de agenda.

Door een hoog negatief getal op te geven bij het aantal dagen, zeg −200, ligt de verzenddatum in het verleden, en wordt de factuur meteen verstuurd. Door juist een hoog positief getal op te geven ligt de verzenddatum in de verre toekomst. Dat kan handig zijn als u ze handmatig wilt aanklikken om te versturen van het scherm met geplande facturen.

Het kan even duren voordat de factuur door het systeem wordt aangemaakt, het kan dus even duren voordat een factuur ook daadwerkelijk bij de eindgebruiker is. U kunt in de agenda, of op het beheerscherm, zien of de factuur al verstuurd is. In dat geval heeft de afspraak namelijk het symbool +I en de tekst “Factuur verstuurd”.

Facturering instellen

Op het tabblad Proces, onder het kopje Betaling of goedkeuring vereist?, selecteert u Betaling voltooien voordat verder gegaan wordt en klik Wijzigingen opslaan onderaan de pagina. Hierdoor komt u op de overzichtspagina.
Ga nogmaals naar het tabblad Proces en klik daar op de link Betaalinstellingen.

Bij ‘Algemene Instellingen’, selecteert u: Automatische facturering …
Onderaan de pagina vult u bij het kopje “Facturatie instellingen” de gevraagde informatie in.
- Stripe
- PayPal
- Moneybird
- Paystack

Stripe

Om Stripe te gebruiken met uw SuperSaaS account navigeert u naar de "API keys" pagina in uw Stripe account om de benodigde API-codes te verkrijgen:

Creëer een nieuwe “Restricted key” en geeft het de “write permission” bevoegdheid voor de “Invoices” resource.
Kopieer deze nieuwe “Restricted key”.
Klik nu op “Viewing Test Data” links op de pagina, en herhaal deze stappen om een test “Restricted key” te verkrijgen. De test key kan worden gebruikt om het aanmaken van facturen uit te proberen zonder ze daadwerkelijk naar de klant te sturen.
Voeg deze vier keys toe aan uw SuperSaaS account op de ‘Betaalinstellingen’ pagina en klik Wijzigingen opslaan
Zorg ook dat minstens één betaalmethode is ingesteld bij Payment Methods in uw Stripe account. Hiermee geeft u aan welke betaalmethodes uw klant kan gebruiken om de factuur te betalen.

PayPal

Om PayPal te gebruiken navigeert u naar de "My Apps & Credentials" pagina in uw PayPal developer Dashboard.

Voeg een nieuwe “App” toe.
Geef deze App een naam als “SuperSaaS” zorg er voor dat het “App Type” is ingesteld op “Merchant”.
Selecteer het juiste Business Account en druk op “Create App”.
Op het volgende scherm kopieert u het “Client ID” en “Secret”.
Op hetzelfde scherm kunt u ook de rechten limiteren voor deze App, wij adviseren alleen “Invoicing” aan te laten staan.
Druk op “Save” en ga terug naar het “My Apps & Credentials” scherm.
Schakel nu naar “Live” modus bovenaan de pagina en herhaal de stappen om de “Live Client ID” en “Live Secret” te verkrijgen. De test key kan worden gebruikt om het aanmaken van facturen uit te proberen zonder ze daadwerkelijk naar de klant te sturen.

Moneybird

U kunt gewoon op de “Verbind met Moneybird” knop klikken. In een nieuw venster wordt u vervolgens geholpen de verbinding met Moneybird op te zetten.
Moneybird zal u vragen met welke administratie u SuperSaaS wil koppelen.
SuperSaaS zal de standaard “Workflow” en “Huisstijl” gebruiken van de geselecteerde administratie. U kunt de Workflow en Huisstijl binnen Moneybird wijzigen om de facturering zo aan uw wensen aan te passen.

Paystack

Om Paystack te gebruiken met uw SuperSaaS account navigeert u naar de "Developers" pagina in uw Paystack account om de benodigde API-codes te verkrijgen:

Kopieer de “Live Secret Key”.
Kopieer de “Test Secret Key”. De test key kan worden gebruikt om het aanmaken van facturen uit te proberen zonder ze daadwerkelijk naar de klant te sturen.
Voeg deze twee keys toe aan uw SuperSaaS account op de ‘Betaalinstellingen’ pagina en klik Wijzigingen opslaan

Handmatige betaling

Als u wel vooraf betalingen wilt ontvangen, maar geen automatische betaling wilt integreren in het reserveringsproces, dan zijn hier twee opties voor. Welke optie u kiest, hangt ervan af of u creditcards accepteert.

De eerste optie, zonder creditcards, is het eenvoudigst. Op het betaalscherm kunt u zelf instructies voor betaling invoeren. Hier kunt u een bankrekeningnummer of Tikkie link laten zien. Zodra u de betaling ontvangt keurt u de betaling handmatig goed op de agenda. Let op: Het kan lastig zijn om op uw bankrekening te zien welke afspraak bij een betaling hoort, dus deze methode is alleen geschikt als u weinig afspraken heeft.

De tweede optie biedt u de mogelijkheid om creditcardgegevens te verzamelen van uw klanten. Om veiligheidsredenen is het niet mogelijk om creditcardinformatie via e-mail te verzenden. Daarvoor zult u naar de agenda toe moeten gaan om de informatie in te zien. U kunt wel instellen dat er voor iedere nieuwe creditcard een waarschuwing naar de beheerder wordt gestuurd.

Houd er rekening mee dat creditcardaanbieders het niet toestaan om de CVC-code op te slaan (de veiligheidscode op de achterkant van de kaart). Deze code mag alleen opgeslagen worden als de betaling direct plaatsvindt. Zonder CVC-code kunt u alleen betalingen verwerken als uw aanbieder de mogelijkheid heeft om dit zonder CVC-code te doen.

Betaalinstructies instellen

Op het tabblad Proces, onder Betaling of goedkeuring vereist?, selecteert u de optie Betaling voltooien voordat verder gegaan wordt en klikt u op Wijzigingen Opslaan onderaan de pagina. U wordt nu teruggestuurd naar het tabblad Overzicht op het configuratiescherm
Selecteer nogmaals het tabblad Proces en klik op de Betaalinstellingen link rechts van het kopje Betaling of goedkeuring vereist?

Onder ‘Algemene Instellingen’ selecteert u de eerste optie bij Manier van betalen Handmatig – Bankoverschrijving, Tikkie of contant. Klik op Wijzigingen Opslaan. U wordt nu teruggestuurd naar uw Dashboard
Navigeer naar het configuratiescherm van de agenda en selecteer het tabblad Uiterlijk

Onderaan de pagina ziet u een veld Tekst die getoond wordt op het betalingsscherm. Hier kunt u zelf uw betaalinstructies invoeren, zoals: "Betaling kan voldaan worden via overschrijving op naam van MijnBedrijf, MijnStraat 1, etc." of een Tikkie link

Creditcardgegevens verzamelen

Op het tabblad Proces, onder Betaling of goedkeuring vereist?, selecteert u de optie Betaling voltooien voordat verder gegaan wordt. Als u een e-mailbevestiging wilt ontvangen van elke transactie, selecteer dan de optie die van toepassing is onder Moeten we nog iemand anders op de hoogte stellen van een nieuwe of gewijzigde reservering? en voeg een of meerdere e-mailadressen toe
Klik op Wijzigingen Opslaan onderaan de pagina. U wordt nu teruggestuurd naar het tabblad Overzicht op het configuratiescherm
Selecteer het tabblad Proces en klik op de link Betaalinstellingen rechts van het kopje Betaling of goedkeuring vereist?

Onder ‘Algemene Instellingen’ selecteert u de tweede manier van betalen: Handmatig – creditcard
Onderaan de pagina ziet u nu een nieuwe sectie ‘creditcard instellen’ verschijnen. Hier kunt u de soorten creditcards die u accepteert aanvinken. Als u geen enkele creditcard aanvinkt, vraagt het systeem klanten niet om een creditcardtype. Het voordeel van het specificeren van creditcardtypes is dat SuperSaaS een rudimentaire controle doet op het ingevoerde getal, wat tikfouten kan voorkomen.
Klik op Wijzigingen Opslaan. U wordt nu terug gestuurd naar uw Dashboard-pagina.
Navigeer weer naar het configuratiescherm van de agenda en klik op het tabblad Uiterlijk.
Onderaan de pagina ziet u een veld Tekst die getoond wordt op het betalingsscherm. Hier kunt u zelf uw betaalinstructies of condities invoeren die de klant ziet op het betalingsscherm

Door de prijs op een bedrag van €0,– in te stellen wordt de prijs weggelaten en zult u alleen de creditcardgegevens binnenkrijgen. Dit is handig als u dat voor borgstelling nodig heeft.

Het is niet mogelijk om het eigen domeinnaam te laten zien terwijl de klant de creditcardgegevens invoert. Hiervoor is namelijk een versleutelde verbinding nodig en de benodigde certificaten werken niet met een zelfgekozen domeinnaam. De software verandert vanzelf het domeinnaam als de klant op het beveiligde gedeelte komt en verandert het weer terug als de transactie klaar is.

Creditcardbetaling uitproberen

Door uit te loggen als beheerder en terug te gaan naar uw agendapagina kunt u het proces proberen zoals uw klanten het zouden zien. Als u een reservering maakt dan wordt er nu gevraagd om een creditcardnummer. U kunt een willekeurig geldige creditcard invoeren, of het namaak Visa-nummer 4111 1111 1111 1111 gebruiken. U ziet dan een P naast de reservering in de agenda staan. Als er met de muis overheen gesleept wordt, dan komt de melding ‘Betaling wacht op goedkeuring’. Door op de P te klikken worden de betalingsgegevens getoond.

Om het van de andere kant te bekijken loggen we nu weer in als beheerder. U ziet daar dezelfde P bij de reservering staan, maar u heeft nu de beschikking over de knop Goedkeuren. Als u de betaling niet wilt goedkeuren kunt u op ‘Verwijderen’ klikken. Als u zich later bedenkt, kunt u de reservering opzoeken in de prullenbak en alsnog goedkeuren via Beheren. Hier klikt u op het vergrootglas naast de verwijderde reservering. Door te klikken op het ‘bewerken’ icoon van de reservering, kunt u deze terugzetten op ‘Wacht op goedkeuring’ of deze alsnog goedkeuren.