Documentatie
Aan de slag
Afdrukken

3 soorten agenda’s: welke te gebruiken?

De eerste keuze bij het opzetten van een nieuwe SuperSaaS agenda is welk type agenda u wilt gebruiken. Het reserveringsproces kan enorm verschillen per toepassing of bedrijf. Daarom biedt SuperSaaS drie verschillende soorten agenda’s, zodat u het reserveringsproces altijd aan kunt laten sluiten op uw specifieke behoefte. De drie agendatypes zijn de Capaciteitsagenda, resource agenda en de service agenda. De agendatypes overlappen in functionaliteit en voor bepaalde toepassingen zijn verschillende types geschikt. Uw gebruikservaring zal echter beter zijn als u het type agenda selecteert dat het beste aansluit op uw toepassing.

Gebruik een Capaciteitsagenda om groepen in te plannen

Om de verschillende types agenda’s te onderscheiden kunt u eerst de volgende vraag beantwoorden: "Hoeveel mensen moeten een plaats kunnen reserveren voor deze gelegenheid?" Als het antwoord op deze vraag meer dan 1 is, kunt u het beste gebruik maken van een capaciteitsagenda.

Voorbeelden van situaties waarin meerdere gebruikers reserveringen kunnen maken voor een evenement op hetzelfde moment en waarbij een capaciteitsagenda het meest toepasselijk is zijn:

  • Studenten die zich inplannen voor een les
  • Deelnameregistraties voor een conferentie

Voorbeelden van situaties waarin een capaciteitsagenda niet de beste keuze is, maar waarbij u beter gebruik kunt maken van een resource- of service agenda zijn:

  • Een afspraak maken met een consultant (één klant per afspraak)
  • Een salon met meerdere therapeuten (klanten kunnen gelijktijdige afspraken maken, maar niet met dezelfde therapeut)
  • Bootverhuur met meerdere boten (waarschijnlijk wilt u gebruikers in dit geval verschillende lengte-opties van de reservering bieden)
Voorbeeld capaciteitsagenda Een capaciteitsagenda met meerdere afspraken op een opening

De resource agenda zal in de meeste andere gevallen van toepassing zijn

Het verschil tussen een resource- en een service agenda zit voornamelijk in het reserveringsproces. Zoals de naam al verraadt, is een resource agenda gericht op middelen — docenten, boten, ruimtes — die slechts één keer per tijdseenheid gereserveerd kunnen worden. De agenda toont de beschikbaarheid van het middel en de gebruiker kiest een beschikbare plek. De service agenda daarentegen, is gericht op het aanbieden van diensten. Hierbij selecteert de gebruiker eerst de dienst die van toepassing is — een les, een ritje, een schoonheidsbehandeling — waarna de agenda alle plekken toont die beschikbaar zijn voor deze service (dit kan eventueel afhankelijk zijn van gekoppelde middelen die beschikbaar dienen te zijn voor deze service).

We raden aan om te beginnen met het aanmaken van een resource agenda. De resource agenda is in de meeste gevallen van toepassing, hoewel een service agenda voor specifieke toepassingen beter werkt. De resource agenda moet alle schaarse middelen bevatten die betrokken zijn bij het reserveringsproces. Schaarse middelen zijn bijvoorbeeld kamers, boten, consultants, apparatuur, etc. Als u een agenda maakt om mensen een afspraak te laten maken met uzelf dan bent u het schaarse middel. Middelen die niet schaars zijn kunt u weglaten. Als bij een afspraak bijvoorbeeld een vergaderkamer nodig is, maar er zijn altijd genoeg vergaderkamers, dan is er geen reden om die op te nemen.

Voorbeeld resource agenda Een resource agenda met drie middelen, die alle drie op hetzelfde moment geboekt kunnen worden

De service agenda biedt een aantal unieke functionaliteiten

De onderscheidende eigenschap van de service agenda is dat deze rekening kan houden met de beschikbaarheid van middelen in andere agenda’s. Indien de beschikbaarheid van een service afhankelijk is van de beschikbaarheid van een aantal middelen, controleert dit type agenda of alle benodigde middelen beschikbaar zijn alvorens een opening te creëren. Let wel: een service agenda kan geen reserveringen van variabele tijden of repeterende reserveringen accommoderen, zoals dit bij een resource agenda wel het geval is.

Voorbeelden van situaties waarin een service agenda nodig is:

  • Meerdere middelen zijn nodig voor een reservering. Bijvoorbeeld: voor een behandeling is de beschikbaarheid van een behandelkamer en een therapeut op hetzelfde moment nodig.
  • Verschillende diensten hebben verschillende middelen nodig. Bijvoorbeeld: een bepaalde behandeling kan alleen door een specifieke arts worden uitgevoerd.

Om een service te kunnen definiëren die afspraken maakt in andere resource agenda’s moet u eerst die andere agenda’s opzetten.

Voorbeeld service agenda Een service agenda, de linkerkolom toont alle diensten

Aangezien u onbeperkt agenda’s kunt aanmaken en verwijderen kunt u gerust meerdere agendasoorten uitproberen en achteraf de ongebruikte verwijderen. Alle instellingen van een agenda, behalve het agendatype, kunnen achteraf worden aangepast. Op de pagina Voorbeelden is van ieder type agenda een demonstratie te vinden.

Use caseAgenda type
U wilt dat leerlingen zich kunnen opgeven voor een lesCapaciteits
U wilt deelnemers zich laten inschrijven voor een evenementCapaciteits
U wilt werknemers vergaderzalen laten boekenResource
U wilt uw gebruikers de lengte van de afspraak laten bepalenResource
U wilt de beschikbaarheid tonen van uw vakantiehuisjeResource
U wilt bij iedere dienst een beschrijving kunnen tonenService
U wilt een beamer kunnen reserveren bij de vergaderkamerService

Tips voor gevorderden

Het systeem biedt buitengewoon veel flexibiliteit als het gaat om het configureren van het reserveringsproces. Hieronder vindt u een aantal tips voor gevorderden met betrekking tot de configuratiemogelijkheden van het systeem voor specifieke situaties.

Beperkte beschikbaarheid

Op een resource- of service agenda kan de gebruiker overal reserveren, behalve op de plekken waar u heeft aangegeven dat dit niet kan, terwijl op een capaciteitsagenda nergens geboekt kan worden, behalve op de plekken waar u heeft aangegeven dat dat wel kan. Als u slechts uit een beperkt aantal beschikbare data wilt laten kiezen dan kan het handig zijn om een capaciteitsagenda te nemen waarbij u de capaciteit op één instelt. Dat is minder werk dan alle niet-beschikbare ruimte te moeten blokkeren.

Losstaande service agenda

Het is mogelijk om een service agenda te maken die niet gekoppeld is aan een resource agenda. Als er geen middelen worden gekoppeld aan de beschikbaarheid van de service agenda, kunnen er theoretisch een onbeperkt aantal mensen een afspraak maken voor hetzelfde tijdstip. Dit is echter zelden nuttig. De service agenda heeft daarom een optie die er voor zorgt dat afspraken niet mogen overlappen. In dat geval gedraagt de service agenda zich eigenlijk als resource agenda. Dit kan handig zijn als u maar één middel heeft maar de weergavemogelijkheden van de service agenda u beter uitkomen.

Een groep identieke middelen als één entiteit presenteren

Een service agenda kan gebruikt worden om een groep identieke middelen als één entiteit te presenteren. Dit is bijvoorbeeld nuttig als u 20 boten te huur heeft en u wilt niet dat de klant een specifieke boot uit hoeft te kiezen. U heeft de keuze om het systeem willekeurig een boot te laten kiezen, of om de boten uit te geven in een vaste volgorde.

Eén middel in twee verschillende service agenda’s weergeven

Omgekeerd is het ook mogelijk om één middel in twee verschillende service agenda’s weer te geven. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om verschillende agenda’s te tonen aan leden en niet-leden van een club. De leden zouden bijvoorbeeld een andere prijs kunnen betalen of langer van tevoren mogen boeken. Een andere voorbeeld is een consultant die op twee verschillende plaatsen werkt. Op die manier kan hij voor iedere locatie een agenda maken toegesneden op die klant, en toch voorkomen dat twee klanten op hetzelfde tijdstip boeken.

Naar de volgende stap: Uw reserveringsproces uitproberen