De e-mail en sms-berichten die door het systeem gegenereerd worden als onderdeel van het reserveringsproces kunnen worden aangepast of vervangen door uw eigen berichten. Hetzelfde geldt voor herinnerings- en follow-up berichten. Bijna alle berichten kunnen zogeheten ‘autotekst’ bevatten. Autoteksten zijn speciale woorden die op het moment dat het bericht gegenereerd wordt worden vervangen door iets anders. De tekst die op het scherm getoond wordt tijdens het reserveren kan ook aangepast worden. Zie hier voor de pagina Teksten op het scherm aanpassen.
Onder Configureren > Proces kunt u er voor kiezen om afspraken te bevestigen per e-mail en/of gebruikers voor een afspraak een herinnering te sturen. Standaard bevat de tekst voor bevestigingen de volgende informatie:
Afspraakbevestigingen en herinneringen kunnen worden gewijzigd via Configureren > Uiterlijk. De tekst van registratiebevestigingen kan worden gewijzigd via Layout Instellingen. Als u extra tekst toe wilt voegen aan dit bericht of het in zijn geheel wilt vervangen door uw eigen tekst, dan kunt u dit doen met een combinatie van gewone tekst en autotekst.
Alle mail die verstuurd wordt, wordt nog een uur bewaard in de database. De e-mail die door uw account verstuurd is, kunt u gedurende die tijd bekijken op het recent verstuurde e-mail scherm. Hier kunt u zien welke berichten er naar wie zijn gestuurd, en welke inhoud ze hadden.
@test.com, maar deze mails verschijnen wel in de lijst met recent verstuurde berichten.
Op die manier kunt u makkelijk verschillende dingen uitproberen zonder echt e-mails te versturen.
Autotekst kan gebruikt worden om berichten dynamisch te maken.
Zo kunt u bijvoorbeeld gebruikers bij hun naam aanspreken of berichten af laten hangen van de taal die door de gebruiker is ingesteld.
Een autotekst-woord is simpelweg een woord met een $ ervoor geplaatst: $name.
| Het woord… | …wordt vervangen door |
|---|---|
$name | De naam van degene aan wie het bericht gestuurd wordt, indien beschikbaar |
$dear | Toont “Beste $name,” tenzij $name niet beschikbaar is. In dat geval wordt de loginnaam gebruikt |
$login | De loginnaam van degene die de afspraak maakte (blanco voor beheerder of indien niet ingelogd) |
$subject | De tekst na $subject wordt gebruikt als titel van de e-mail. Er mogen nog andere autotekst-woorden in voorkomen |
$url | Toont een link die wijst naar de plek in de agenda waar de afspraak staat |
$modurl | Een link die een code bevat waarmee de afspraak aangepast kan worden zonder in te loggen |
$action | Beschrijft de actie die deze mail tot gevolg heeft gehad. Bijvoorbeeld: “Uw reservering is $action” → “Uw reservering is verwijderd” |
$replace | Verwijdert alle standaardteksten, alleen uw eigen teksten blijven zichtbaar |
$nourl | Verwijdert alleen de URL uit de standaardtekst |
$details | Toont alle reserveringsdetails, handig om te gebruiken als die door $replace gewist zijn |
$id | Het interne identificatienummer van de reservering, handig om hem snel mee op te zoeken |
$slot_id | Het identificatienummer van de opening waar de boeking toe behoort (alleen bij capaciteitsagenda’s) |
$form_id | Het identificatienummer van het formulier indien er een formulier is toegevoegd |
$start | De begin- en eindtijd van de reservering. Als u alleen het tijdstip zonder datum wilt laten zien kunt u $start_time of $finish_time gebruiken |
$created | Het tijdstip waarop de boeking gemaakt of gewijzigd is |
$when | Toont begin- en eindtijd, en voegt tijdzone-informatie toe afhankelijk van de instellingen |
$previous_start | Toont de voorgaande begintijd als de afspraak is aangepast |
$length | De lengte van de afspraak weergegeven als U:MM of DD:UU:MM |
$ical | De reservering wordt als een iCal bestand toegevoegd aan het bericht, op de meeste computers kan die daarmee automatisch aan de agenda worden toegevoegd |
$meeting_url | Toont de link naar de Google Meet of Zoom vergadering als die er is |
$doorcode | Toont een 6-cijferige code, die gebruikt kan worden voor elektronische sloten van het merk Nuki |
$form | Als er een formulier aan deze reservering of registratie vast zit dan wordt het aan de e-mail toegevoegd als bijlage |
$field_1 | Toont de waarde van de aanpasbare velden gedefinieerd op het configuratiescherm in het tabblad “Proces” |
$field_1a | Toont de waarde van de aanpasbare velden gedefinieerd op het scherm “Toegangsbeheer” |
$su | Toont de waarde van het supervisor-veld, als dat beschikbaar is |
$price | Prijs van de afspraak. Bij repeterende afspraken geeft het de prijs van de eerste afspraak aan |
$credit | Huidig kredietniveau van de gebruiker (nadat de afspraak is gemaakt) |
$resources | Toont namen van gekoppelde middelen (alleen bij serviceagenda’s) |
$position | Toont de positie op de wachtlijst (alleen bij capaciteitsagenda’s) |
$if "actie" | De rest van de zin wordt alleen getoond indien actie gelijk is aan de huidige handeling. De conditie kan worden toegepast op meerdere regels door ze tussen { en } te zetten. Zie hieronder een lijst geldige waarden voor actie |
$else {bericht} | De $else kan alleen direct na een $if komen. Het bericht moet tussen accolades staan en wordt alleen getoond als de $if conditie die ervoor komt niet waar is |
$skip | Verstuur deze mail niet. Gebruik dit samen met $if en $else om alleen bij specifieke gebeurtenissen een mail te sturen |
$title | Bij een capaciteitsagenda: de titel, locatie, hoeveelheid en beschrijving. Bij resource agenda’s met meerdere resources bevat $description de naam van het geselecteerde middel |
Normaal gesproken wordt uw eigen tekst aan het einde van het standaard gegenereerde e-mailbericht geplakt.
Maar als u het woord $replace ergens in de tekst gebruikt dan wordt alleen uw eigen tekst getoond.
$if condities hieronder.
Naast het tekstveld waar de autotekst ingevoerd kan worden zit meestal een Voorbeeld knopje. Hiermee wordt een voorbeeld getoond van de e-mail voor de afspraak die als laatste is aangepast.
De autotekst instructies kunnen ook elkaar beïnvloeden. Het volgende fragment stelt bijvoorbeeld alleen de titel in als een nieuwe afspraak wordt gemaakt, en anders blijft de standaard titel behouden:
$if "is ingepland" {$subject U heeft een nieuwe afspraak op $start}
De toegestane waarden na het woord $if zijn: is ingepland, is aangepast, is goedgekeurd, is verwijderd, is teruggestort, op de wachtlijst is geplaatst, is veranderd op de wachtlijst of is verwijderd van de wachtlijst.
Gebruik placed om te detecteren dat een afspraak van de wachtlijst een reguliere afspraak is geworden.
Als u wilt, kunt u ook de Engelstalige codes gebruiken.
$if "placed_on_the_waiting_list" {U bent nummer $position op de wachtlijst}
Verder kunt u ook de taalcode van twee letters, zoals NL of DE, gebruiken om die zin alleen te tonen afhankelijk van de taal die de gebruiker heeft geselecteerd.
$if "NL" {Dankuwel} $else {Thank you}
$if "created || placed_on_the_waiting_list" {Bedankt voor de afspraak} (één moet waar zijn)$if "NL && deleted" {Afspraak verwijderd} (beide moeten waar zijn)
Autotekst kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden om in het e-mailbericht een link te plaatsen naar een plek waar mensen hun afspraak meteen kunnen wijzigen, bijvoorbeeld met dit fragment:
$modurl
Het woord $modurl genereert een link met een code waarmee de afspraak direct kan worden aangepast zonder in te loggen.
Dit is vooral handig als u mensen afspraken laat maken zonder in te loggen, omdat ze op die manier toch nog achteraf wijzigingen kunnen maken.
Standaard worden e-mails verstuurd als “platte tekst”, omdat ze zo het minste kans hebben om in een spam filter verstrikt te raken. Op de pagina Layout Instellingen kunt u dit omzetten naar HTML-formaat. De tekst editor kan dan kleuren en links toevoegen aan e-mails, maar let wel op dat als u te veel links toevoegt de kans groter wordt dat uw bericht in de spam beland.
Het is belangrijk om te weten dat de HTML die door e-mailprogramma’s wordt geaccepteerd maar een klein deel is van de HTML die een web browser begrijpt. En de HTML-ondersteuning verschilt ook nog per programma. Eenvoudige opties zoals tekstkleur en vet gedrukte tekst, zoals die met de editor kunnen worden gemaakt, gaan wel overal goed.
Als u een developer bent en meer controle wilt over de e-mail, of bijlagen wilt toevoegen, zou u kunnen overwegen om e-mail te versturen via uw eigen server.
Als er bevestigingsmails worden verstuurd vanaf uw account dan hebben die standaard geen_antwoord@supersaas.nl als afzender.
Het is een goed idee om dat aan te passen zodat uw gebruikers weten dat de mail van u afkomstig is en eventuele antwoorden bij u terechtkomen.
Dit kunt u aanpassen op de pagina Layout Instellingen.
Er is de keuze om een “Reply-to” (Antwoord naar) veld toe te voegen, of om uw eigen e-mail in te stellen als de afzender.
Als u uzelf instelt als afzender dan is er echter wel een grotere kans dat de berichten belanden in de spam folder van de ontvanger. Dit komt doordat we geen digitale handtekening kunnen toevoegen aan het bericht als het niet van SuperSaaS komt. Om aan internetstandaarden te voldoen die er op gericht zijn om spam te voorkomen moet er bovendien een zogenaamd SPF-record aan uw DNS worden toegevoegd (zie hieronder). Het aanpassen van de DNS is wellicht niet altijd mogelijk voor het domein waarvan u verstuurd.
De optie om een “Reply-to” veld toe te voegen verstuurt weliswaar nog steeds vanaf geen_antwoord@supersaas.nl, maar de meeste e-mailprogramma’s zullen wel uw accountnaam tonen en antwoorden naar uw mailadres. Omdat onze mailserver een cryptografische handtekening toevoegt aan e-mails van supersaas.nl is de kans dat het als spam aangemerkt wordt bovendien zeer klein.
Eventuele links in e-mailberichten zullen supersaas.nl laten zien, tenzij u een eigen domeinnaam heeft ingesteld.
include:spf.supersaas.com
Onder Koppelingen kunt u de knop “sms instellingen” vinden. Hier kunt u de tekst van sms-herinneringen aanpassen. U kunt dezelfde autotekstcodes gebruiken als die gebruikt worden voor het aanpassen van e-mailberichten. Let wel dat sms-notificaties die aan u verzonden worden om u op de hoogte te houden van gewijzigde afspraken niet kunnen worden aangepast.
De standaard tekst is:
Herinnering: (afspraak beschrijving) op (datum en tijd)
Meer informatie over het configureren van sms-notificaties kunt u vinden onder proces.