Afdrukken

E-mail en SMS berichten aanpassen

De e-mail en SMS berichten die door het systeem gegenereerd worden als onderdeel van het reserveringsproces kunnen worden aangepast of vervangen door uw eigen berichten. Hetzelfde geld voor herinnerings- en follow-up berichten. Bijna alle berichten kunnen zogeheten ‘autotekst’ bevatten. Autoteksten zijn speciale woorden die op het moment dat het bericht gegenereerd wordt worden vervangen door iets anders. De tekst die op het scherm getoond wordt tijdens het reserveren kan ook aangepast worden. Zie hier voor de pagina Teksten op het scherm aanpassen.

Aangepaste e-mailnotificaties en herinneringen

Onder Configureren > Proces kunt u er voor kiezen om afspraken te bevestigen per e-mail en/of gebruikers voor een afspraak een herinnering te sturen. Standaard bevat de tekst voor bevestigingen de volgende informatie:

Beste Naam,

Dit bericht is ter bevestiging dat uw reservering* is ingepland.

Gegevens van de nieuwe reservering*:

  …overzicht van reserveringsdetails zoals geconfigureerd op het tabblad “Proces”…

Hier kunt u de agenda inzien:
http://www.supersaas.nl/schedule/account_naam/agenda_naam?day=…


Dit bericht is automatisch gegenereerd en kan niet beantwoord worden.
* De term “reservering” kan worden gewijzigd via Configureren > Middelen

Afspraakbevestigingen en herinneringen kunnen worden gewijzigd via Configureren > Uiterlijk. De tekst van registratiebevestigingen kan worden gewijzigd via Layout Instellingen. Als u extra tekst toe wilt voegen aan dit bericht of het in zijn geheel wilt vervangen door uw eigen tekst, dan kunt u dit doen met een combinatie van gewone tekst en autotekst.

Dynamische berichten met autotekst

Autotekst kan gebruikt worden om berichten dynamisch te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld gebruikers bij hun naam aanspreken of berichten af laten hangen van de taal die door de gebruiker is ingesteld. Een autotekst woord is simpelweg een woord met een $ ervoor geplaatst: $name.

Autotekstwoorden voor e-mailberichten en (SMS-)herinneringen
Het woord……wordt vervangen door
$nameDe naam van degene aan wie het bericht gestuurd wordt, indien beschikbaar
$dearToont "Beste $name," tenzij $name niet beschikbaar is. In dat geval wordt de loginnaam gebruikt
$loginDe login naam van degene die de afspraak maakte (blanco voor beheerder of indien niet ingelogd)
$subjectDe tekst na $subject wordt gebruikt als titel van de e-mail. Er mogen nog andere autotekst woorden in voorkomen
$urlToont een link die wijst naar de plek in de agenda waar de afspraak staat
$modurlEen link die een code bevat waarmee de afspraak aangepast kan worden zonder in te loggen
$actionBeschrijft de actie die deze mail tot gevolg heeft gehad. Bijvoorbeeld:
"Uw reservering is $action" → “Uw reservering is verwijderd”
$replaceVerwijdert alle standaardteksten, alleen uw eigen teksten blijven zichtbaar
$nourlVerwijdert alleen de URL uit de standaardtekst
$detailsToont alle reserveringsdetails, handig om te gebruiken als die door $replace gewist zijn
$idHet interne identificatienummer van de reservering, handig om hem snel mee op te zoeken
$slot_idHet identificatienummer van de opening waar de boeking toe behoort (alleen bij capaciteitsagenda’s)
$form_idHet identificatienummer van het formulier indien er een formulier is toegevoegd
$start
$finish
$created
De begin- en eindtijd, en het tijdstip waarop de boeking gemaakt is. Als u alleen het tijdstip zonder datum wilt laten zien kunt u respectievelijk $start_time en $finish_time gebruiken
$previous_startToont de voorgaande begintijd als de afspraak is aangepast
$lengthDe lengte van de afspraak weergegeven als U:MM of DD:UU:MM
$icalDe reservering wordt als een iCal bestand toegevoegd aan het bericht, op de meeste computers kan die daarmee automatisch aan de agenda worden toegevoegd
$formAls er een formulier aan deze reservering of registratie vast zit dan wordt het aan de e-mail toegevoegd als bijlage
$field_1
$field_2
Toont de waarde van de aanpasbare velden gedefinieerd op het configuratiescherm in het tabblad “Proces”.
$field_1a
$field_2a
Toont de waarde van de aanpasbare velden gedefinieerd op het scherm “Toegangsbeheer”.
$pricePrijs van de afspraak. Bij repeterende afspraken geeft het de prijs van de eerste afspraak aan
$resourcesToont namen van gekoppelde middelen (alleen bij serviceagenda’s)
$if "actie"De rest van de zin wordt alleen getoond indien actie gelijk is aan de huidige handeling. De conditie kan worden toegepast op meerdere regels door ze tussen { en } te zetten. Zie hieronder een lijst geldige waarden voor actie
$else {bericht}De $else kan alleen direct na een $if komen. Het bericht moet tussen accolades staan en wordt alleen getoond als de $if conditie die ervoor komt niet waar is.
$title
$location
$quantity
$description
De titel, locatie, hoeveelheid en beschrijving (bij een capaciteitsagenda). Bij resource agenda’s met meerdere resources bevat $description de naam van het geselecteerde middel

Normaal gesproken wordt uw eigen tekst aan het einde van het standaard gegenereerde e-mailbericht geplakt. Maar als u het woord $replace ergens in de tekst gebruikt dan wordt alleen uw eigen tekst getoond.

Let er op dat het veld dat u kunt gebruiken om teksten van bevestigingen aan te passen betrekking heeft op alle mogelijke e-mailbevestigingen, niet alleen de bevestiging van nieuwe reserveringen. Om tekst voor een specifieke bevestiging aan te passen kunt u gebruik maken van de $if condities hieronder.

De instructies kunnen ook elkaar beïnvloeden. Het volgende fragment stelt bijvoorbeeld alleen de titel in als een nieuwe afspraak wordt gemaakt, en anders blijft de standaard titel behouden:

$if "is ingepland" {$subject U heeft een nieuwe afspraak op $start}

De toegestane waarden na het woord $if zijn: is ingepland, is aangepast, is goedgekeurd, is verwijderd, is teruggestort, op de wachtlijst is geplaatst, is veranderd op de wachtlijst of is verwijderd van de wachtlijst. (Verwijderd houdt in dat een gebruiker van de wachtlijst is geplaatst en een reguliere afspraak is geworden). Als u wilt, kunt u ook de Engelstalige codes gebruiken die hier staan. Verder kunt u ook de taalcode van twee letters, zoals NL of DE, gebruiken om die zin alleen te tonen afhankelijk van de taal die de gebruiker heeft geselecteerd.

$if "NL" {Dankuwel} $else {Thank you}

Autotekst kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden om in het e-mailbericht een link te plaatsen naar een plek waar mensen hun afspraak meteen kunnen wijzigen, bijvoorbeeld met dit fragment:

U kunt uw afspraak hier wijzigen:
$modurl

Het woord $modurl genereert een link met een code waarmee de afspraak direct kan worden aangepast zonder in te loggen. Dit is vooral handig als u mensen afspraken laat maken zonder in te loggen, omdat ze op die manier toch nog achteraf wijzigingen kunnen maken.

Houd er rekening mee dat e-mails worden gestuurd in platte tekst. Het is niet mogelijk om HTML-code toe te voegen.

E-mail afzender aanpassen

Als er bevestigingsmails worden verstuurd vanaf uw account dan hebben die standaard geen_antwoord@supersaas.nl als afzender. Het is een goed idee om dat aan te passen zodat uw gebruikers weten dat de mail van u afkomstig is en eventuele antwoorden bij u terechtkomen. Dit kunt u aanpassen op de pagina Layout Instellingen. Er is de keuze om een “Reply-to” (Antwoord naar) veld toe te voegen, of om uw eigen e-mail in te stellen als de afzender.

Als u uzelf instelt als afzender dan is er echter wel een grotere kans dat de berichten belanden in de spam folder van de ontvanger. Dit komt omdat de ontvangende mailserver ziet dat onze mailserver niet hetzelfde domein heeft als de afzender. Om aan internetstandaarden te voldoen die er op gericht zijn om spam te voorkomen wordt er wel een Resent-From: SuperSaaS veld bijgevoegd, maar deze is soms niet effectief en soms onzichtbaar voor de ontvanger.

De optie om een “Reply-to” veld toe te voegen verstuurt weliswaar nog steeds vanaf geen_antwoord@supersaas.nl, maar de meeste e-mailprogramma’s zullen wel uw accountnaam tonen en antwoorden naar uw mailadres. Omdat onze mailserver een cryptografische handtekening toevoegt aan e-mails van supersaas.nl is de kans dat het als spam aangemerkt wordt bovendien zeer klein.

Eventuele links in e-mailberichten zullen supersaas.nl laten zien, tenzij u een eigen domeinnaam heeft ingesteld.

Sommige e-mail domeinen hebben een zogenaamd SPF record ingesteld. Dit geeft aan andere mailservers aan dat ze alleen e-mail mogen accepteren van de adressen genoemd in dat SPF record. Als u uw e-mailadres instelt als afzender dan controleert ons systeem of dat SPF record bestaat en goed is ingesteld. Als u de mogelijkheid heeft om het SPF record voor uw e-maildomein aan te passen dan kunt u de volgende waarde er aan toevoegen om te zorgen dat onze servers het mogen gebruiken: include:spf.supersaas.com
Als u uw eigen afzender wilt gebruiken en uw mail domein is zo ingesteld dat een derde dat niet namens u mag sturen, dan kunt u mail via uw eigen server versturen. Op die manier kunt u ook zorgen dat SuperSaaS nergens meer zichtbaar is in de mail en kunt u zelf eventueel een cryptografische handtekening toevoegen.

Aangepaste SMS

Onder SMS Instellingen kunt u de tekst van SMS-herinneringen aanpassen. U kunt dezelfde autotekstcodes gebruiken als die gebruikt worden voor het aanpassen van e-mailberichten. Let wel dat SMS-notificaties die aan u verzonden worden om u op de hoogte te houden van gewijzigde afspraken niet kunnen worden aangepast.

De standaard tekst is:

Herinnering: (afspraak beschrijving) op (datum en tijd)

Meer informatie over het configureren van SMS-notificaties kunt u vinden onder proces.