Documentatie

Verbind SuperSaaS met Zoom of Google Meet

Er zijn meerdere manieren om (video) tools te gebruiken binnen SuperSaaS. Zo koppelt u bijvoorbeeld Google Meet, Zoom, Jitsi Meet of Microsoft Teams. Het systeem kan automatisch meetings aanmaken in Google Meet en Zoom. Als alternatief kunt u handmatig meeting links toevoegen.

Meeting links blijven verborgen voor de gebruiker tot ze zich hebben aangemeld voor een les of een afspraak hebben gemaakt. De links worden toegevoegd aan de bevestigingsmails en herinneringen.

Maak video meetings aan in Google Meet

SuperSaaS kan automatisch meetings aanmaken wanneer de SuperSaaS agenda wordt gekoppeld aan een Google agenda.

Google Meet instellen:

  1. Koppel eerst een Google Agenda
  2. Ga naar Configureren > Proces in de agenda waar u deze functie wilt gebruiken
  3. Zoek het kopje ‘Voeg online meetings toe aan reservering?’
  4. Selecteer de optie ‘Maak Google Meet meetings aan’ en sla het op

Zodra dit is ingesteld, voegt het systeem bij nieuwe afspraken automatisch video meetings toe aan uw Google Agenda en meeting links in SuperSaaS.

Maak video meetings in Zoom

SuperSaaS kan automatisch een Zoom link genereren wanneer een gebruiker een afspraak maakt. Deze wordt vervolgens toegevoegd aan de afspraak in de agenda.

De gratis ‘Basic’ versie van Zoom staat meetings toe tot 40 minuten. Ons systeem voorkomt niet dat u een meeting kunt inplannen die langer is dan uw Zoom versie toestaat. Als u langere meetings wilt inplannen kunt u overwegen om te upgraden naar de ‘Pro’ versie.

Uw agenda aan Zoom koppelen:

  1. Ga naar de Zoom integratie pagina
  2. Voor iedere agenda die u wilt koppelen, klikt u op de Verbind met Zoom knop
  3. Als het de eerste keer is dat u Zoom koppelt, wordt er eerst nog om toestemming gevraagd

Wanneer een afspraak is ingepland in een gekoppelde agenda, maakt het systeem automatisch een meeting aan in Zoom. Dit kan ongeveer een minuut duren.

Zodra gegevens over de Zoom meeting beschikbaar zijn, wordt de meeting link zichtbaar in SuperSaaS voor zowel superusers als de gebruiker die de afspraak heeft gemaakt.

In het geval van een “Capaciteits-type” agenda wordt de meeting link opgeslagen in het “Locatie”-veld van de les zodra je deze aanmaakt. Deze link wordt pas zichtbaar voor de gebruikers wanneer ze zich voor de les hebben aangemeld.

Houd er rekening mee dat u met Zoom maximaal 100 meetings per dag kunt aanmaken. Als u van plan bent om meer meetings van tevoren te plannen, kunt u dat het beste over meerdere dagen spreiden.

De Zoom integratie maakt voor iedere vergadering een nieuwe Meeting ID aan. Als u in plaats daarvan de “Personal Meeting ID” (PMI) wilt gebruiken, die voor iedere meeting hetzelfde is, dan kunt u de Zoom integratie uitzetten en de meeting link toevoegen aan de bevestigings-email. De bevestigings-email past u aan op de pagina Configureren > Uiterlijk.

Zoom koppeling verwijderen:

  1. Ga naar de Zoom integratie pagina
  2. Klik op Uitschakelen naast elke agenda waarvan u de koppeling wilt verwijderen

Als u de Zoom koppeling van al uw agenda’s verwijderd, worden uit Zoom credentials uit SuperSaaS verwijderd.

Voeg handmatig links toe

Als u een andere service wilt gebruiken dan Google Meet of Zoom, of als u handmatig de meetings wilt aanmaken, dan kunt u de links handmatig toevoegen.

Om zelf links toe te voegen:

  1. Voor een ‘Resource’ of ‘Service’ agenda, agenda moet u eerst in Toegangsbeheer het supervisor-veld activeren
  2. Ga naar Configureren > Proces in de agenda waar u deze functie wilt instellen
  3. Vind het kopje ‘Voeg online meetings toe aan reservering?’
  4. Selecteer de optie ‘Voeg handmatig een link toe in het … veld’ en sla de wijziging op

De meeting links worden alleen getoond aan gebruikers die geregistreerd zijn voor de les of afspraak.