Afdrukken

Synchroniseer uw agenda met andere agenda’s

De functies die op deze pagina worden beschreven zijn alleen beschikbaar voor abonnees.
U kunt het een week uitproberen door te gaan naar “Beheren”, “Synchroniseren” en dan op de knop “Start gratis proefabonnement” te klikken.

SuperSaaS heeft verschillende manieren om de agenda te koppelen aan andere online agenda’s. Daarmee wordt het bijvoorbeeld mogelijk dat de beschikbaarheid in SuperSaaS aangepast wordt op basis van de afspraken in uw Google agenda. Daarnaast kunnen de afspraken uit SuperSaaS weergegeven worden in de agenda van onder andere Google of Outlook.

Laat uw beschikbaarheid in SuperSaaS afhangen van een Google agenda
Toon uw SuperSaaS afspraken in een externe agenda

Laat uw Google agenda uw beschikbaarheid in SuperSaaS bepalen

SuperSaaS geeft u de mogelijkheid om te verbinden met uw Google agenda. Daarmee worden de afspraken uit Google meegenomen in de beschikbaarheid in uw SuperSaaS agenda. Als u de informatie uit een andere agenda wil gebruiken, zoals Outlook, dan dient u Outlook eerst te synchroniseren met Google agenda, maar daar komen we hieronder op terug.

Zodra u de synchronisatie heeft gestart, worden de afspraken in Google als niet beschikbaar getoond in SuperSaaS. Op deze manier zullen uw klanten alleen afspraken kunnen maken tijdens uw openingstijden èn als er geen afspraken in Google staan

Tevens wordt alleen de informatie weergegeven dat u beschikbaar, of juist niet beschikbaar bent, maar er worden geen details getoond.

Met deze Google synchronisatie is het mogelijk om complexe “openingstijden” te hanteren. Handig voor als u bijvoorbeeld een erg volle agenda heeft. U kunt uw herhaalafspraken in Google inplannen waardoor uw beschikbaarheid in SuperSaaS aangepast wordt. Zo zit uw persoonlijke agenda niet in de weg van uw zakelijke, maar zullen ze juist samenwerken.

U kunt de volgende stappen volgen om te synchroniseren met Google.
Let op: voor de volgende stappen is gebruik gemaakt van de meest recente versie van Google Calendar. U kunt de agenda updaten, of deze uitleg gebruiken als u de oude versie nog gebruikt.

  1. In Google Calendar gaat u met de muis over de naam van de gewenste agenda staan en klikt u op de drie puntjes die achter de naam verschijnen. Google Calendar
  2. U kunt nu klikken op Instellingen en delen
    Click on share
  3. Selecteer Toegangsrechten in het menu aan de linkerkant. Klik het vakje aan Openbaar beschikbaar maken en selecteer dan Alleen statusinformatie beschikbaar/bezet weergeven in het menu erachter. Google Calendar access permissions
  4. Scroll naar beneden voor Agenda integreren en kopieer daar het Agenda-ID zoals hieronder wordt getoond. Als u een enkele Google agenda heeft, zal het ID hoogstwaarschijnlijk gelijk zijn aan uw e-mailadres. Google Calendar ID
  5. In uw SuperSaaS dashboard kunt gaan naar Beheren > Synchroniseren. Hier kunt u uw Agenda-ID invullen. Zodra u op Wijzigingen opslaan klikt zal het systeem gaan controleren of er een goede verbinding is. Als de verbinding voltooid is zal er bovenaan het scherm een bevestigingsbericht verschijnen.

Uw Google agenda is nu gesynchroniseerd met SuperSaaS. De afspraken die u heeft staan in de Google agenda zullen als ‘bezet’ worden getoond in SuperSaaS zodat u geen dubbele afspraken zal krijgen.

Zodra uw agenda gebruikt wordt, door uzelf of door iemand anders, zal het systeem gaan kijken of er in het laatste kwartier een verandering heeft plaatsgevonden. Indien dit het geval is, zal het ook automatisch updaten. Houd er rekening mee dat dit een aantal seconden kan duren. Als een nieuwe afspraak nog niet zichtbaar is kunt u de pagina even handmatig verversen. Afspraken worden tot 5 maanden in de toekomst opgehaald, dus als dat een beperking vormt kan het verstandig zijn om te zorgen dat gebruikers niet langer in de toekomst mogen boeken.

Als u een afspraak in Google heeft staan waarvan de tijden ook als beschikbaar kunnen staan in SuperSaaS, dan kunt u in de Google agenda klikken op de afspraak en dan op “Bewerken”. Daar kunt u achter het koffertje de optie “Vrij” en “Openbaar” aanklikken. Als u zelf nog afspraken wilt maken in SuperSaaS terwijl u op bezet staat in Google, dan kunt u bij de “Openingstijden” in SuperSaaS de optie “Superusers en de beheerder hoeven zich niet te houden aan tijdsbeperkingen zoals de openingstijden” aanvinken.

Zorg dat de tijdzones correct zijn ingesteld

Indien u met klanten en/of afspraken werkt in andere tijdzones, kan het verstandig zijn om de tijdzones aan te passen. De tijdzones hoeven niet in beide agenda’s gelijk te zijn, maar bij het maken van afspraken wordt dan wel de tijdzone gebruikt die is ingesteld in de agenda.

Laat uw Outlook agenda uw beschikbaarheid in SuperSaaS bepalen

Om de beschikbaarheid in SuperSaaS aan te laten passen op de afspraken die u heeft staan in Outlook dient u eerst de Outlook agenda te koppelen met een Google agenda. Dit kan door middels van een extern synchronisatie programma. Als u geen Google agenda heeft kunnen we adviseren om er een aan te maken. Het is gratis en eenvoudig op te zetten, en in dit geval zou u het alleen kunnen gebruiken voor de verbinding van Outlook en SuperSaaS.

Er zijn een aantal synchronisatie programma’s op de markt:

  • gSyncit (gratis synchroniseren van één agenda)
  • Sync2
  • Sync Mac (gratis programma voor Mac gebruikers)

U hoeft alleen maar de agenda van Outlook te synchroniseren met Google, dus u kunt de contactpersonen en taken achterwege laten. Zodra de synchronisatie tussen Outlook en Google is gelukt kunt u de stappen volgen die hierboven worden uitgelegd.

Deel uw SuperSaaS agenda met een ander programma

Het is mogelijk om uw SuperSaaS agenda te delen met een ander programma, indien dat programma het mogelijk maakt om een “iCalender feed” toe te voegen. Deze iCalendar feed wordt ook wel een “webcal” link genoemd en die kunt u in SuperSaaS vinden in de agenda bij “Beheren” onder het tabblad “Synchroniseren”. Door simpelweg te klikken op de link, zal uw computer of laptop automatisch de verbinding leggen met het programma voor uw agenda op de computer of laptop. Daarnaast is het ook mogelijk om de webcal link te kopiëren en handmatig te plakken in een ander programma.

Dit zelfde principe geldt voor het synchroniseren van de SuperSaaS agenda op uw mobiele telefoon. Deze instellingen verschillen echter per telefoon en per applicatie dat er gebruikt wordt, dus als u daar vragen over heeft kunt u ons het beste een sturen. We kunnen echter adviseren om de mobiele versie van de SuperSaaS agenda te gebruiken (m.supersaas.com) aangezien u dan ook de mogelijkheid heeft om afspraken te wijzigen en te verwijderen via uw telefoon.

De volgende stappen kunt u volgen om te synchroniseren via een webcal link. In dit voorbeeld hebben we gebruik gemaakt van Apple Calendar, maar bij veel andere programma’s zijn de stappen vrijwel hetzelfde:

  1. Allereerst heeft u de webcal link nodig. Deze kunt u vinden in de SuperSaaS agenda bij Beheren > Synchroniseer
  2. Als u Apple Calendar opent kunt u op “Archief” klikken en dan kiezen voor de optie “Nieuw agenda-abonnement”.
  3. Er verschijnt dan een pop-up waar u de webcal link kan inplakken. Als u dan op “Abonneer” klikt zal de SuperSaaS agenda gelijk synchroniseren en zichtbaar worden in Apple Calendar.
Kies: Invoegen via URL Adres invoeren

De SuperSaaS agenda zal zichtbaar zijn naast uw bestaande agenda. U zult in het programma voor de agenda niks kunnen wijzigen of verwijderen in de SuperSaaS afspraken. Het is in dit geval dus puur voor de zichtbaarheid. Het heeft dan ook geen impact als u de agenda weer zou verwijderen.

U kunt de SuperSaaS afspraken ook migreren in uw bestaande agenda door de agenda te downloaden. Dat kan via Beheren > Download waarna u het bestand kan uploaden in het gewenste programma. Let wel dat dat bestand alle afspraken bevat die er op dat moment in de agenda staan en niet geüpdatet zal worden. Een eventuele manier om dit op te lossen is dat u SuperSaaS automatisch een bevestigingsbericht laat sturen naar uzelf met een iCal bijlage. Dit kunt u doen door de autotekst $ical toe te voegen. Als u dan op die bijlage klikt, wordt elke nieuwe afspraak meteen toegevoegd in het programma.

Het desbetreffende programma bepaalt zelf hoe vaak er gesynchroniseerd wordt. Dit is niet iets wat in te stellen is in SuperSaaS. Het iCal protocol is daarom erg onhandig in verband met het feit dat het elke keer bij een update alles opnieuw moet synchroniseren, wat erg lang kan duren. Daarnaast is het met iCal ook niet mogelijk om alle data velden te versturen.

Wij hebben geen controle over hoe vaak Google Calendar of Apple Calendar een synchronisatie uitvoert. Dit kan soms een aantal uur duren. Er is een snellere manier om te synchroniseren met Google. De informatie vindt u hieronder. Synchronisaties met bijvoorbeeld Microsoft Outlook duren ongeveer een half uur, als de standaard instellingen zijn ingesteld.

De iCal synchronisatie beschikt niet over instellingen om de gegevens af te schermen. Als u niet wilt dat uw gegevens via een iCal link worden verstuurd, dan kunt u dat blokkeren. Dit doet u door in de SuperSaaS agenda te gaan naar Configureren > Toegang en dan een vinkje te zetten bij deze optie Blokkeer toegang voor programma’s zoals Outlook en Google Agenda.

Geavanceerde synchronisatie met Google Calendar

De reguliere iCal integratie van SuperSaaS met Google Calendar is traag en synchroniseert maar een paar keer per dag. Google heeft zelf de synchronisatie snelheid en tijden onder controle en dit is niet aan te passen.

Om dit te omzeilen kunt u een zogeheten ‘webhook’ gebruiken, waardoor uw nieuwe afspraken in SuperSaaS vrijwel direct ook in uw Google Calendar komen te staan. U kunt hiermee ook precies aanpassen welke informatie wordt weergegeven in Google Calendar, bijvoorbeeld de prijs van de afspraak. Het kan vrij ingewikkeld worden om zelf een webhook in te stellen, maar er zijn webservices waarmee het met niet al te veel moeite is in te stellen.

Via Integromat of Zapier kunt u gebruikmaken van een template die voor u is opgezet. Als u deze template gaat gebruiken worden de wijzigingen die u doorvoert in SuperSaaS,
of als iemand een nieuwe afspraak maakt, vrijwel direct gesynchroniseerd met Google Calendar. U kunt de templates gebruiken zoals ze zijn ingesteld, maar indien u wilt en er redelijk mee overweg kan, kunt u zelf ook aanpassingen invoeren.

Integromat