Documentatie
Afdrukken

Synchroniseren met andere agenda’s

De features die op deze pagina worden beschreven zijn alleen beschikbaar voor abonnees. U kunt de functionaliteit met de gratis agenda wel een week uitproberen via Beheren > Synchroniseren.

Los van SuperSaaS werkt u hoogst waarschijnlijk met een andere agenda om uw persoonlijke of werk gerelateerde afspraken in vast te leggen. Er zijn twee manieren waarop u informatie kunt ‘synchroniseren’ tussen uw SuperSaaS agenda en een andere agenda zoals Google agenda of Outlook:
  • De beschikbaarheid van uw persoonlijke agenda kan worden gebruikt om de beschikbaarheid van uw SuperSaaS agenda te bepalen. Afhankelijk van het soort agenda kan het nodig zijn om de synchronisatie via een ander programma te laten verlopen.
  • Uw SuperSaaS agenda kan worden weergegeven op uw persoonlijke agenda.

Mocht u meer geavanceerde synchronisatie-opties nodig hebben, kunt u overwegen om deze zelf te ontwikkelen via de SuperSaaS API.

Laat uw SuperSaaS beschikbaarheid afhangen van een Google agenda
Weergeef uw SuperSaaS reserveringen op een externe agenda

Laat uw SuperSaaS beschikbaarheid afhangen van de beschikbaarheid van een persoonlijke agenda

SuperSaaS kan direct met Google agenda synchroniseren en de beschikbaarheidsinformatie gebruiken om de beschikbaarheid in uw SuperSaaS agenda te bepalen. Andere agendaprogramma’s zoals Outlook hebben hiervoor een omweg nodig via ander synchronisatieprogramma’s. In dat geval werkt Google agenda in feite als schakel tussen bijvoorbeeld de Outlook agenda en SuperSaaS. Daarom bespreken we hier eerst de synchronisatie tussen Google agenda en SuperSaaS.

Google agenda

Als u een Google agenda koppelt aan SuperSaaS, dan worden alle afspraken in uw Google agenda weergegeven als bezette plekken in uw SuperSaaS agenda. Dit is bijvoorbeeld handig als u klanten alleen wilt laten boeken op momenten dat u tijd vrij heeft in uw persoonlijk agenda. De gebruikers in SuperSaaS zien (uiteraard) niet de details van u privé agenda, er is alleen zichtbaar of u al dan niet beschikbaar bent. Het omgekeerde is ook mogelijk, een SuperSaaS agenda in uw Google agenda laten zien.

U kunt in de SuperSaaS agenda ook nog openingstijden instellen, zodat het systeem met beide variabelen rekening houdt. Als u zelf nog afspraken wilt kunnen maken in SuperSaaS die overlappen met uw Google afspraken dan selecteert u de optie Superusers en de beheerder hoeven zich niet te houden aan tijdsbeperkingen…

De volgende stappen zijn nodig om de koppeling op te zetten:

  1. Klik in uw Google agenda op de naam van de kalender die u wilt synchroniseren en vervolgens op het pijltje dat naast de naam van de agenda verschijnt.
  2. Kies de optie Deze agenda delen.
    Klik op delen
  3. Selecteer de optie Deze agenda openbaar maken en vervolgens Alleen mijn status delen.
  4. Klik op Agenda gegevens en kopieer het agenda-id onder het kopje Adres voor agenda, zoals aangegeven in het plaatje hiernaast. Als u maar één agenda heeft is de agenda-id meestal gelijk aan uw e-mailadres. Google Calendar ID
  5. In uw SuperSaaS agenda navigeert u naar Beheren > Synchroniseren. Hier vult u het agenda-id in. Zodra u op Wijzigingen Opslaan klikt wordt de verbinding gecontroleerd en geeft een status bericht aan of de verbinding succesvol tot stand is gebracht.

Als de verbinding tot stand is gebracht leest het systeem met enige regelmaat uw Google agenda uit om te controleren of er wat is veranderd. De frequentie waarmee dat gebeurt is afhankelijk van hoe vaak mensen in uw SuperSaaS agenda kijken. Iedere keer als uw agenda gebruikt wordt bekijkt het systeem of de informatie ouder is dan 15 minuten. Als dat het geval is wordt door een andere server de informatie bijgewerkt. Omdat die andere server daar een paar seconden over kan doen moet u soms even de pagina verversen. Aangezien een gebruiker altijd meer dan één bladzijde opvraagt voordat hij een boeking kan maken gaat dat goed. Maar als u zelf een venster met uw SuperSaaS agenda open heeft, en eentje met uw Google agenda, dan kan het nodig zijn om het venster met SuperSaaS te verversen voordat u de wijziging ziet. Afspraken worden tot 5 maanden in de toekomst opgehaald, dus als dat een beperking vormt kan het verstandig zijn om te zorgen dat gebruikers niet langer in de toekomst mogen boeken.

Als u een afspraak in uw Google agenda niet wilt weergeven als bezet tijdstip in SuperSaaS kunt u in Google klikken op Afspraakdetails bewerken en de optie kiezen Mij weergeven als: Beschikbaar.

Een andere manier waarop de synchronisatie handig te gebruiken is, is als u complexe openingstijden heeft die lastig zijn te definiëren in SuperSaaS. U kunt ze dan in een gratis Google agenda zetten en op die manier aan SuperSaaS doorgeven.

Problemen oplossen

Zorg er voor dat de tijdzone-instellingen in uw Google agenda en in SuperSaaS goed zijn ingesteld. De tijdzones hoeven niet hetzelfde te zijn in beide agenda’s, maar de tijden worden automatisch aangepast als de tijdzones verschillen. Zorg er daarom voor dat dit alleen gebeurt als dat ook daadwerkelijk de bedoeling is.

Outlook en andere agendaprogramma’s

Om de beschikbaarheid in een SuperSaaS agenda af te laten hangen van een Outlook agenda moet een omweg gemaakt worden via Google Agenda. Outlook biedt uit zichzelf namelijk geen mogelijkheid om uitgelezen te worden door onze site. Er dient dus eerst een synchronisatie tussen uw Outlook agenda en een Google agenda gemaakt worden. Hiertoe dient u een extern synchronisatieprogramma te gebruiken. Een Google Agenda is gratis en het is eenvoudig om er een account voor aan te maken. U hoeft de Google agenda verder niet actief te gebruiken om de beschikbaarheid van uw SuperSaaS agenda te beheren, u kunt de Google agenda simpelweg als omweg tussen Outlook en SuperSaaS gebruiken.

Er zijn diverse synchronisatieprogramma’s beschikbaar:

  • gSyncit (gratis synchronisatie van 1 agenda)
  • Sync2
  • Sync Mac (voor Mac gebruikers, gratis agenda synchronisatie)

U hoeft bij het synchroniseren niet de contacten en taken mee te nemen, de agenda volstaat. Via de geavanceerde instellingen kunt u aangeven hoe frequent er gesynchroniseerd moet worden. Dit kunt u op iedere 5 minuten instellen of zelfs minder.

Nadat u de synchronisatie heeft voltooid, kunt u de synchronisatie tussen SuperSaaS en Google, zoals in stap 1 van deze handleiding beschreven, bewerkstelligen. Hierna zullen de bezette tijden uit uw Outlook agenda als niet beschikbaar worden weergegeven op uw SuperSaaS agenda.

Een SuperSaaS agenda in andere agenda software weergeven

U kunt een SuperSaaS agenda weergeven in ieder programma dat overweg kan met een standaard (RFC 2445) iCal adres, zoals Microsoft Outlook, Apple’s iCal of Google agenda. De iCal koppeling werkt maar één kant op: als u iets verandert in uw SuperSaaS agenda dan ziet u dat in (bijvoorbeeld) Outlook zodra er weer gesynchroniseerd is. Maar u kunt de afspraken niet wijzigen in Outlook. U kunt de webcal-link ook gebruiken om uw afspraken weer te geven op een mobiele telefoon zoals een iPhone, maar in veel gevallen is het dan handiger om de mobiele versie van onze site te gebruiken (m.supersaas.nl), want dan kunt u afspraken daar ook op wijzigen.

De volgende stappen zijn nodig om de koppeling op te zetten:

  1. Om de link te bewerkstelligen heeft u de “webcal” link van uw SuperSaaS agenda nodig. Ga naar Beheren > Synchroniseren. Hier vindt u de webcal-link die u toe moet voegen aan uw persoonlijke agenda.
  2. Als u gebruik maakt van een Google agenda gaat u naar de agenda pagina en klikt u op het dropdown-icoontje naast Andere agenda’s.
  3. Vervolgens selecteert u Toevoegen via URL en voegt u de webcal-link toe.
Kies toevoegen via URL Voer het adres in
De frequentie waarmee de gegevens in uw agenda worden opgehaald hangt af van het agenda programma dat u gebruikt (dus niet van SuperSaaS). Updates naar Microsoft Outlook duren met de standaard instellingen zo’n 30 minuten, updates naar Google Agenda kunnen erg lang duren.

Bij een webcal-link worden de gegevens apart gehouden van uw andere afspraken; in een Google agenda onder Andere agenda’s, ze worden niet daadwerkelijk in uw agenda opgenomen. Dus als u de webcal-link weer weghaalt verdwijnen de afspraken ook weer uit uw agenda zonder dat dit effect heeft op andere afspraken.

Als u wel wilt dat de afspraken echt in uw agenda komen te staan kunt u ze downloaden via Beheren > Download en vervolgens importeren in uw agendaprogramma. Maar in dat geval is er geen koppeling en worden wijzigingen dus niet automatisch bijgewerkt. Een tussenvorm is om bij iedere gewijzigde afspraak een mailtje met een “iCal” bijlage aan uzelf te laten sturen door het systeem, zodat u op die manier uw agenda kunt bijhouden. U voegt een iCal bijlage toe door de autotekst $ical toe te voegen aan de sectie voor e-mail bevestigingen via Configureren > Uiterlijk.

De frequentie waarmee de gegevens in uw agenda worden bijgewerkt hangt af van het programma dat u gebruikt (dus niet van SuperSaaS). Het standaard iCal protocol is erg inefficiënt, uw hele agenda moet overgestuurd worden bij iedere update, dus meestal houden die programma’s de frequentie laag om uw internet verbinding niet te veel te belasten. Het iCal protocol heeft ook maar een beperkt aantal velden voor gegevens. Dat betekent dat de velden die u zelf in SuperSaaS heeft gedefinieerd niet over kunnen worden gestuurd.

Als u een programmeur bent kunt u eventueel zelf een interface met onze site bouwen die deze beperkingen niet heeft. Meer informatie daarover vindt u in de API documentatie.

De iCal interface heeft ook geen beveiliging met een wachtwoord, dus als u bezorgd bent dat iemand de link gebruikt om de gegevens uit uw agenda uit te lezen kunt u de interface blokkeren. Via Configureren > Toegang selecteert u de optie Blokkeer toegang voor programma’s zoals Outlook en Google Agenda. Let er op dat de synchronisatie wordt beëindigd zodra u deze optie heeft geselecteerd.

De features die op deze pagina worden beschreven zijn alleen beschikbaar voor betalende klanten. U kunt de functionaliteit met de gratis agenda wel een week uitproberen via Beheren > Synchroniseren.