Online reserveringssysteem voor vergaderruimtes en zalen
Gratis abonnementen zijn blijvend gratis.
Vergaderruimtes reserveren zonder onnodig regelwerk
Beheer beschikbaarheid, capaciteit, opstellingen en middelen per ruimte vanuit één centrale agenda. Dat werkt prettig voor kantoren, vergaderlocaties en flexibele werkplekken met meerdere ruimtes of middelen.
Laat gebruikers zelf boeken, verstuur automatische bevestigingen en herinneringen en combineer online betalingen met buffertijd, extra middelen en terugkerende reserveringen zonder extra handmatig werk.
Een gebruiksgericht abonnement dat eenvoudig meegroeit met uw ruimtes, middelen en aantal boekingen, zonder extra kosten per agenda op betaalde pakketten.
“Ik heb meer dan 200 planningssystemen diepgaand onderzocht. Niets is vergelijkbaar met SuperSaaS. De gemoedsrust die ik krijg van het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid is zijn gewicht waard in goud.”
Waarom organisaties online ruimtes reserveren
Laat gebruikers 24/7 ruimtes en zalen reserveren
Met een reserveringssysteem voor vergaderruimtes en zalen kunnen gebruikers op elk moment zelf een ruimte, zaal of werkplek reserveren. Dat bespaart administratie, voorkomt dubbele boekingen en maakt uw beschikbare capaciteit beter zichtbaar.
- Gebruiksgemak: laat gebruikers zelf reserveren en wijzigen wanneer het hen uitkomt.
- Bevestigingen en herinneringen: verstuur automatisch bevestigingen en herinneringen voor iedere reservering.
- Buffertijd: voeg automatisch buffertijd toe voor voorbereiding, schoonmaak of ombouw.
- Annuleringsbeleid: stel duidelijke regels in via uw annuleringsbeleid.
Werk met betalingen, prijsregels en extra middelen
Laat het reserveringssysteem betalingen vooraf regelen en gebruik prijsregels, promoties en extra middelen zonder extra handmatig werk.
- Prijsregels: gebruik prijsregels voor leden, niet-leden, piekuren of verschillende ruimtetypes.
- Promoties: gebruik promoties voor een eerste boeking of voordelige daluren.
- Extra middelen: laat gebruikers eenvoudig een beamer, catering of vergadertelefoon toevoegen aan hun reservering.
- Evenementen: gebruik SuperSaaS ook als registratieplatform voor bijeenkomsten en interne evenementen.
Geschikt voor ruimten, middelen en facilitair beheer
SuperSaaS ondersteunt vergaderruimtes, zalen en werkplekken met verschillende opstellingen, middelen en interne processen. Daardoor blijft uw planning overzichtelijk, ook als uw locatie of kantoor groeit.
- Terugkerende afspraken: gebruik terugkerende afspraken voor vaste vergaderingen of lesmomenten.
- Interne meldingen: stuur automatische berichten naar schoonmaak, receptie of facilitair beheer na een boeking.
- QR-codes: gebruik QR-codes of tablets bij ruimtes voor snelle reserveringen of check-in.
- Gesplitste ruimtes: verdeel een vergaderruimte in twee afzonderlijke delen met een scheidingswand en laat toe dat de hele ruimte of elk deel afzonderlijk gereserveerd wordt.
- Onbeperkt: voeg zonder extra kosten een onbeperkt aantal ruimtes of middelen toe. De prijs is enkel afhankelijk van het aantal boekingen.
Mogelijkheden van ons reserveringssysteem voor vergaderruimtes
Laat ze zelf boeken
Bespaar tijd door vooraf te bepalen hoe en wanneer gebruikers zonder uw tussenkomst kamers of werkplekken kunnen boeken of verzetten
Past zich aan uw organisatie aan
Alle functionaliteit die u nodig hebt zoals een centraal dashboard waar u de beschikbaarheid van elke ruimte kunt definiëren, tijdslots kunt instellen en boekingen kunt beheren
Aanpasbaar uiterlijk en formulieren
Pas de layout volledig aan en vraag specifieke informatie die u nodig hebt als onderdeel van een reservering, zoals benodigde AV-apparatuur of cateringdiensten
Voeg toe aan uw website
Plaats uw reserveringssysteem op uw website of toon een agenda op een tablet bij een ruimte
Automatisch bevestigen en herinneren
Zorg dat boekingen en wijzigingen per e-mail bevestigd worden. Herinneringen per e-mail of sms voorkomen no-shows
Uw bedrijf, uw regels
Stel regels in voor annuleringsvoorwaarden, reserveringsvensters en verschillende gebruikersgroepen
Diverse betalingsmogelijkheden
Accepteer online betalingen, werk met prijsregels en bied promoties of credits aan
Koppel met andere agenda’s
Synchroniseer met uw Google of Outlook Agenda om dubbele boekingen te voorkomen
Alles is aan te passen
Voeg automatisch buffertijd tussen tijdslots voor het opzetten of opruimen van de kamer en apparatuur
Gebruikersgroepen
Geef teams of gebruikersgroepen toegang tot specifieke ruimtes, middelen of agenda’s
Rapportages en analyse
Bekijk rapportages over aantallen boekingen en gebruik per ruimte, zaal of periode
Veiligheid & betrouwbaarheid
Beheer toegangsrechten en werk met veilige opslag van gebruikers- en boekingsgegevens
Voeg online boeking eenvoudig toe aan uw website
Koppel uw ruimteplanning aan de tools die u al gebruikt
SuperSaaS werkt samen met agenda’s, betaaloplossingen en communicatiekanalen zodat reserveringen, middelen en gebruikerscommunicatie in één systeem samenkomen.
Microsoft 365 Agenda
Zoom
WordPress
Instagram
MessageBird
Dropbox
Mollie
Stripe
Vertrouwd door organisaties wereldwijd
- Vergaderruimtes
- Werkplekken
- Conferentiezalen
- Evenementenlocaties
- Co-working spaces
- Klaslokalen
- Bureaus
- Kantoormiddelen
- Flex desks
- en meer…
De ervaring van een vaste klant
Kate Dahl is een Amerikaanse carrièrecoach in Denemarken. Ze helpt mensen die op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging. Kate maakt sinds 2020 gebruik van SuperSaaS om online afspraken in te plannen.
Lees Kate’s verhaalVeelgestelde vragen
De antwoorden waarvan u niet wist dat u ze nodig had
Algemene vragen
Wat onderscheidt SuperSaaS van de concurrentie?
SuperSaaS biedt meer functionaliteit dan andere systemen voor afsprakenplanning, dankzij de voortdurende verbeteringen die we de afgelopen 15 jaar hebben doorgevoerd op basis van feedback van klanten.
Dit zorgt ervoor dat het meestal aansluit op uw huidige workflow, in plaats van dat u uw bedrijfsproces hoeft aan te passen aan het systeem.
Uit een vergelijking met het bekende alternatief Calendly blijkt bijvoorbeeld dat Calendly vooral inzet op eenvoudig en snel plannen van afspraken, terwijl SuperSaaS meer nadruk legt op flexibiliteit en maatwerk (instelbare regels, uiterlijk en workflows).
Ons grote bereik betekent ook dat we onze kosten over een groot aantal klanten kunnen spreiden, wat resulteert in een betere prijs.
Moet ik mijn eigen website hebben?
SuperSaaS is naadloos te integreren in iedere site, maar als u (nog) geen website hebt kunt u ook direct de link naar een SuperSaaS agenda gebruiken. Deze kunt u dan aan uw e-mailhandtekening toevoegen, delen via WhatsApp, of op uw Facebook of Instagram-pagina zetten.Hebben jullie een mobiele app?
Wanneer u (of uw klanten) een agenda bezoekt met een mobiel apparaat, zoals een iPhone of Android, toont het systeem automatisch een versie die is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten.
U kunt op het startscherm van een iPad of iPhone ook een icoontje naar uw agenda zetten. Zo ziet het eruit als een app, maar u hoeft niet naar de App Store te gaan om deze te downloaden. Zie mobiele apparaten voor meer informatie.
Kan ik SuperSaaS koppelen met andere agenda’s?
U kunt de beschikbaarheid van uw SuperSaaS-agenda laten afhangen van uw Google- of Outlook-agenda. SuperSaaS haalt alleen gegevens over uw beschikbaarheid op, wij downloaden geen afspraken.
Op deze manier kunt u gebruikers toestaan een afspraak te plannen in uw persoonlijke agenda, zonder dat die persoon toegang heeft tot andere gegevens in uw agenda.
Abonnementen en facturering
Is de gratis versie echt gratis?
SuperSaaS is volledig gratis te gebruiken en vereist hiervoor geen creditcardgegevens. De gratis versie heeft enkele beperkingen, waaronder een limiet van 50 afspraken en advertenties op de agendapagina.Details zijn te vinden bij onze prijzen. De gratis versie is blijvend beschikbaar voor privé- en niet-commercieel gebruik.
Kan ik overstappen naar een groter of kleiner abonnement?
U kunt op elk moment upgraden of downgraden, toekomstige betalingen worden automatisch aangepast. Als u het systeem een tijdje niet nodig heeft, kunt u zelfs terugschakelen naar de gratis versie en later een nieuw abonnement opstarten. Seizoensgebonden bedrijven hoeven zich dus alleen te abonneren tijdens het hoogseizoen.Wat gebeurt er als ik mijn boekingslimiet overschrijd?
Als u het maximale aantal toegestane afspraken bij uw abonnement overschrijdt, zal het systeem u hiervan per e-mail op de hoogte stellen. U heeft dan drie dagen de tijd om het account te upgraden of het aantal afspraken te verminderen (stuur ons gerust een e-mail als u meer tijd nodig heeft).
We zullen uw toekomstige afspraken nooit verwijderen. Als u na drie dagen nog steeds uw limiet overschrijdt, accepteert het systeem geen nieuwe afspraken meer totdat de situatie is verholpen. Alle overige functionaliteit blijft ongewijzigd. U en uw gebruikers kunnen dus nog steeds afspraken bekijken en bestaande afspraken wijzigen.
Brengt u kosten in rekening als gebruikers betalen bij een afspraak?
Als u wilt dat klanten vooraf betalen voor afspraken, kunt u gebruik maken van het geïntegreerde online betalingssysteem. U kunt kiezen uit verschillende betaalproviders, zoals PayPal of Mollie of zelfs een combinatie van meerdere aanbieders tegelijk. Ze sturen betalingen rechtstreeks naar uw bankrekening, waarvan zij de kosten voor hun service vanaf trekken. Het geld gaat niet via SuperSaaS; wij rekenen hiervoor geen kosten.
Het is ook mogelijk om het ingebouwde kredietsysteem te gebruiken, waarbij klanten vooraf krediet kopen die ze vervolgens gebruiken om afspraken te boeken.
Meer informatie is te vinden in onze documentatie.
De voordelen voor uw organisatie
Verhoogde efficiëntie
Door ruimte reservering te automatiseren wordt er tijd en geld bespaard en wordt het aantal menselijke fouten, zoals dubbele boekingen, verminderd.
Betere service
Zelf op elk moment vergaderruimtes reserveren voorkomt een hoop communicatie over en weer. Self-service heeft doorgaans de voorkeur van gebruikers in de digitale wereld van vandaag.
Minder no-shows
Automatische herinneringen via e-mail of sms verminderen het aantal vergeten of gemiste boekingen aanzienlijk en zorgen ervoor dat uw bedrijf op maximale capaciteit draait.