Handleidingen
Handleidingen overzicht
Agenda voor meerdere middelen

Een online reserveringssysteem voor vergaderruimtes

U kunt de stappen in deze handleiding volgen om een reserveringssysteem te creëren voor meerdere vergaderruimtes. Indien nodig kunt u bepaalde stappen overslaan of stappen toevoegen om het beste systeem te krijgen voor uw situatie.

In deze handleiding zullen we een resource agenda maken met meerdere middelen, in dit geval vergaderruimtes. Uw gebruikers kunnen de agenda gebruiken om één van de beschikbare ruimtes te reserveren.

Als u meerdere middelen beheert, zoals bijvoorbeeld meerdere ruimtes maar ook beamers, flipboards en andere apparatuur, dan kunt u werken met meerdere resource agenda’s. Als u voor elk middel namelijk een aparte resource agenda opmaakt, kunt u deze koppelen in een service agenda. Hoe u dit kunt opzetten kunt u lezen op “Service agenda” handleiding. Indien u ruimtes wilt aanbieden die door meerdere personen tegelijkertijd zijn te reserveren, bijvoorbeeld handig voor trainingen of workshops, dan kunt u het beste werken met de “Capaciteitsagenda” handleiding

Een agenda voor vergaderruimtes

In dit voorbeeld zullen we een online agenda maken voor het reserveren van 3 vergaderruimtes. Naast het reserveren van de ruimtes kan de gebruiker ook extra opties boeken, zoals een beamer, whiteboards en catering.

De volgende punten zullen we uitgebreid uitleggen:

  • Het gebruik van SuperSaaS voor het reserveren van een ruimte
  • Automatisch versturen van bevestigings- en herinneringsberichten
  • De toegang tot de agenda bepalen voor bepaalde teams
  • Een buffertijd toevoegen tussen reserveringen

Om een idee te krijgen van hoe de agenda er uit ziet, kunt u naar de pagina demo agenda voor vergaderzalen gaan.

De agenda opzetten in 6 eenvoudige stappen

We adviseren u om de agenda zelf te testen als gebruiker zodat u precies krijgt te zien wat uw gebruikers zien. Op deze manier weet u zeker dat alles naar behoren functioneert.

Een basisagenda opzetten met begeleiding van de Opstarthulp

Voordat u begint

Om een agenda op te kunnen zetten heeft u een account nodig. U kunt een gratis account aanmaken waar u alleen een geldig e-mailadres voor nodig heeft. Log in op uw account om op de Dashboardpagina terecht te komen. Als u in dit account al eens een agenda heeft aangemaakt zal deze zichtbaar zijn op het dashboard. Als dit niet het geval is, zal de pagina er vrijwel leeg uitzien.

Selecteer het type agenda

Klik op de optie Nieuwe agenda in het menu aan de rechterkant van het Dashboard om de Opstarthulp op te starten. De Opstarthulp zal u nu enkele vragen stellen en met behulp van uw antwoorden een basisagenda met logische standaardinstellingen voor uw situatie aanmaken.

Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “resource agenda”, de “capaciteitsagenda” of de “service agenda”.

Let op: in tegenstelling tot de overige instellingen kunt u deze instelling alleen wijzigen door een nieuwe agenda op te zetten. U kunt van deze specifieke resource agenda later dus niet alsnog bijvoorbeeld een capaciteitsagenda of een service agenda maken. Bekijk deze korte video of klik hier voor meer informatie over de agenda types.

Selecteer Resource agenda om een agenda op te stellen voor vergaderruimtes.

Bepaal wie toegang heeft tot de agenda

In de tweede stap van het inrichtingsproces bepalen we wie er veranderingen kan maken in de agenda. In ons voorbeeld selecteren we de tweede optie, Gedeelde agenda, waarbij iedereen binnen een vertrouwde groep gebruikers afspraken in de agenda kan maken. Als u de eerste optie, Boeking- of reserveringssysteem zou kiezen, kan iedereen de beschikbaarheid in de agenda bekijken maar moet men zich inschrijven om een afspraak te kunnen maken. Deze optie zou bijvoorbeeld van toepassing zijn als u ruimtes voor iedereen beschikbaar wil hebben. Bij de derde optie, de Evenementenkalender, kan iedereen de agenda bekijken maar kan alleen de beheerder wijzigingen maken.

Voeg alle ruimtes en extra middelen toe

Voor dit voorbeeld zullen we 3 vergaderruimtes toevoegen aan de agenda. U kunt altijd meerdere ruimtes en middelen toevoegen of verwijderen uit de lijst. Selecteer Meer dan één als u meerdere ruimtes aanbiedt. Indien u 1 ruimte wilt aanbieden kunt u de bovenste optie selecteren.

Zodra u de optie Meer dan één selecteert, verschijnt er een extra tekstveld. Dit veld kunt u gebruiken om alle ruimtes te benoemen. Voer “Zaal 1” in en klik op Toevoegen. Herhaal deze stap voor elke ruimte die u aanbiedt. Zodra u alle beschikbare ruimtes heeft ingevoerd kunt u klikken op Volgende stap.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Deze naam vormt samen met de accountnaam het webadres van uw agenda (bijvoorbeeld: www.supersaas.nl/accountnaam/agenda_1). U zou de agenda simpelweg “Agenda” kunnen noemen, maar het is voor eindgebruikers vaak behulpzamer om de agenda een inhoudelijk beschrijvende titel te geven. De naam van de agenda kan later nog gewijzigd worden maar let wel dat het webadres van de agenda dan ook zal veranderen.

Klik nu op Volgende stap om naar de laatste stap te gaan.

Wie kan de agenda inzien en wie kan er afspraken maken?

In de laatste stap van proces kunt u een keuze maken in wie de agenda kan bekijken en wie er afspraken kan maken. Selecteer Inloggen om aan te passen zodat iedereen met het webadres van de agenda de agenda wel kan zien, maar dat de persoon moet inloggen (en een gebruikersaccount moet aanmaken) om een afspraak te kunnen maken. De bovenste optie kan gekozen worden zodat iedereen de agenda kan inzien en niet hoeft in te loggen. Dit kan ook een aantal nadelen hebben, bijvoorbeeld dat elke persoon eenvoudig afspraken kan maken en de agenda kan “misbruiken” door alles vol te boeken. Voor een betere controle over wie de agenda kan inzien en afspraken kan maken, kunt u de optie Altijd inloggen selecteren. Zodra iemand dan naar het webadres van de agenda gaat zal er een loginscherm getoond worden. In de Configuratie van de agenda zijn nog een aantal opties beschikbaar voor een betere beveiliging van de agenda.

De agenda uitproberen

Om uw agenda te gebruiken als beheerder klikt u op de knop Gebruiken die in het menuvenster staat. Deze is alleen zichtbaar als u als beheerder bent ingelogd.

De bezoekers van uw agenda zien de agenda zoals u die ziet, maar u heeft als beheerder meerdere opties beschikbaar en mogelijkheden. U kunt de knop Gebruiken ook vinden op het Dashboard.

U kunt altijd naar uw Dashboard terugkeren door op de dashboard link rechtsboven in uw scherm te klikken. Om de agenda makkelijk toegankelijk te maken op een mobiele telefoon kunt u een korte film bekijken over hoe u een snelkoppeling op uw telefoon zet.

Als u voor het eerst de agenda gaat gebruiken ziet de agenda er vrij leeg uit. Indien u al direct aanpassingen wil maken in de layout van de agenda, of andere opties wilt ontdekken, kunt u op Configureren klikken. U zult in de configuratie nog veel andere opties zien die u kunnen helpen om het beste systeem te maken voor uw situatie.

Uw eerste reservering

Door op een willekeurige plek in de agenda te klikken zal er een pop-up venster verschijnen die u kunt gebruiken om een test reservering te maken. Vrijwel alle opties in het pop-up venster zijn aan te passen. Zo kunt u bijvoorbeeld klikken in het veld met de datum en tijd om deze details te wijzigen. In de configuratie van de agenda kunt u instellen welke gegevens er gevraagd moeten worden bij elke nieuwe reservering. Als u bijvoorbeeld een telefoonnummer wilt hebben van de persoon die geboekt heeft, kunt u deze optie aanzetten. Er zijn tevens nog twee extra tekstregels die u zelf kunt invullen om te gebruiken voor extra informatie. Daarnaast is het ook mogelijk om een formulier aan te maken en deze toe te voegen aan het reserveringsproces zodat u meer informatie kan opvragen. Dit is ook handig om uw algemene voorwaarden in te benoemen.

maak een reservering voor een vergaderzaal

Zodra u op Maak reservering klikt, wordt de reservering opgeslagen en zult u deze zien verschijnen in de agenda. Als u een reservering wilt verwijderen of wijzigen kunt u op de desbetreffende reservering klikken in de agenda. In het pop-up venster dat dan verschijnt kunt u de details aanpassen, zoals de tijd en datum of kunt u op het icoon van de prullenbak klikken om de reservering te verwijderen. Indien u een afspraak heeft gewijzigd kunt u klikken op Reservering wijzigen om de wijzigingen op te slaan.

De instellingen aanpassen

U heeft nu een basis agenda die u al zou kunnen gebruiken voor het boeken van uw beschikbare ruimtes.

Op het dashboard zult u het menu vinden waarmee u de instellingen van uw account kan wijzigen. Tevens kunt u vanaf het dashboard ook naar de configuratie gaan van elke agenda door op de Configureer knop te drukken. In het Overzicht van de agenda kunt u de agenda (tijdelijk) blokkeren of in zijn geheel verwijderen.

de online agenda configureren

De middelen aanpassen

In het tabblad Middelen in de configuratie van de agenda kunt u meer middelen toevoegen, in dit geval vergaderruimtes. U kunt hier ten allen tijden ruimtes toevoegen of ruimtes verwijderen indien er bijvoorbeeld een bepaalde ruimte niet meer beschikbaar is. Het Middelen tabblad ziet er trouwens anders uit in een capaciteitsagenda of een service agenda.

Voor dit voorbeeld willen we drie vergaderruimtes aanbieden in de agenda. Het is mogelijk om andere middelen toe te voegen, zoals een beamer, flipboard, whiteboard of andere zaken. Indien dit het geval is adviseren wij u om met meerdere resource agenda’s te werken zodat alle beschikbare ruimtes en materialen gecombineerd kunnen worden voor een reservering. Voor meer informatie en uitleg over het werken met meerdere resource agenda’s kunt u kijken op de handleiding voor een service agenda.

Als u een resource, of middel, zou verwijderen uit de agenda worden alle bijhorende reserveringen van dat middel ook verwijderd. Indien u deze gegevens wilt bewaren kunt u een uitdraai maken via het tabblad Download in het Beheer van de agenda.
download alle reserveringen

De woorden in het systeem aanpassen

Bovenaan het tabblad Middelen heeft u de optie om de woorden in het systeem aan te passen. Deze woorden zijn de benaming voor een reservering in de agenda. Er staan een paar standaard opties, maar u kunt ook een eigen benaming invullen. Voor dit voorbeeld is de benaming “meeting” het meest van toepassing, dus selecteren wie die optie.

U kunt de term voor uw gebruikers ook aanpassen. Zo staan er wederom een aantal standaard opties, maar heeft u ook de mogelijkheid om een eigen woord in te voeren. Deze instelling kunt u terugvinden in de “Layout instellingen” op het dashboard.

Het limiet per gebruiker

Om er voor te zorgen dat een bepaald persoon niet alle beschikbare ruimtes reserveert, kunt u een limiet per gebruiker instellen. Er zijn een tweetal opties beschikbaar waarbij de ene optie een limiet is op het totaal aantal reserveringen per tijdsperiode en de andere optie kan gebruikt worden om een limiet in te stellen op het aantal reserveringen per gebruiker in totaal of in de toekomst. Hiermee kunt u er ook voor zorgen dat een gebruiker maar een aantal afspraken in totaal kan maken. Indien een gebruiker op het limiet zit en een nieuwe afspraak probeert te maken, zal er een bericht getoond worden waarin de gebruiker wordt gevraagd om een reservering te verwijderen.

De standaard lengte van een nieuwe reservering

Om er voor te zorgen dat elke afspraak een minimum lengte heeft in tijdsduur, kunt u een standaard lengte opgeven. Het systeem ondersteunt daarin 3 opties:

  1. De gebruiker bepaalt de lengte door een begin- en eindtijd op te geven: Bij deze optie kan de gebruiker zelf een tijdsduur opgeven in het tekstveld met de datum en tijd. Zo kan een gebruiker bijvoorbeeld een afspraak maken van 12 minuten of 56 minuten. Dit kan misschien voor andere gebruikers wat vreemd over komen. Daarom adviseren wij u om een minimale tijdsduur en een maximale tijdsduur in te vullen. Op deze manier heeft u controle over de tijden die geboekt worden in de agenda.
  2. Alle reserveringen hebben dezelfde vaste lengte: U kunt ook een vaste tijdsduur invullen waardoor elke afspraak bijvoorbeeld 1 uur is.
  3. De gebruiker kiest de lengte uit een keuzelijst: Het is mogelijk om een keuzelijst toe te voegen. In deze lijst staan alle mogelijke lengtes van een afspraak. Als u deze optie selecteert zal er een extra tekstveld verschijnen die u kunt gebruiken om alle mogelijkheden in op te nemen.

De agenda uit dit voorbeeld kan gebruikt worden voor meerdere doeleinden, vandaar dat we de gebruiker zelf de tijdsduur laten opgeven. Om geen rare begin- en eindtijden te krijgen kunt u onder de optie Begrenzing van tijdskeuze nog een aantal opties invullen. Meer informatie over deze instellingen vindt u onder de volgende alinea.

selecteer de tijdsduur van een reservering

De prijs instellen

Als u een vergaderzaal beheert, of over een andere ruimte beschikt die u graag wilt gaan verhuren, dan kunt u ook de verschillende prijzen invullen in SuperSaaS. Tevens kan SuperSaaS de betaling behandelen. Voor de betalingen zijn er een aantal belangrijkste opties, namelijk het gebruik van handmatige betalingen, betalingen via iDeal of PayPal, het opzetten van een kredietsysteem, prijsregels instellen, en kortingen en aanbiedingen instellen.

Onder de optie Prijs kunt u een keuze maken dat elke afspraak een vaste prijs heeft, of de prijs wordt bepaald door een keuzelijst, of dat de prijs afhangt van de lengte uit een keuzelijst. Daarnaast heeft u natuurlijk ook de mogelijkheid om geen prijs toe te voegen zodat uw gebruikers niets hoeven af te rekenen. De daadwerkelijke betalingsmethode die u wilt gaan gebruiken kunt u selecteren in de Betaalinstellingen op het dashboard van uw account. Voor meer informatie over de betaalinstellingen kunt u kijken op betaling toevoegen aan uw agenda.

In dit voorbeeld gebruiken we de agenda voor intern gebruik en zullen we onze gebruikers niet vragen om een betaling. We zullen daardoor de prijs leeg laten.

De tijdskeuze beheren

Onder het kopje Begrenzing van tijdskeuze kunt u de standaard lengte van een nieuwe reservering invullen, een buffertijd tussen twee reserveringen instellen en de mogelijke starttijden van een nieuwe afspraak beperken.

Daarnaast kunt u ook de minimale en maximale tijdsduur van een afspraak bepalen. Door deze opties in te vullen zorgt u ervoor dat een verkeerde boeking niet de gehele agenda blokkeert voor andere gebruikers. In dit voorbeeld zullen we een minimale tijdsduur van 15 minuten invullen en een maximale tijdsduur van 120 minuten.

tijdsrestricties toevoegen

Als u de buffertijd op 0 heeft staan, kunnen alle afspraken achtereenvolgend ingepland worden. Een buffertijd kan handig zijn als u bijvoorbeeld na elke afspraak de ruimte wil opruimen, of als u tijd nodig heeft om spullen klaar te zetten voor de volgende afspraak. Deze buffertijd wordt automatisch ingevoegd na elke afspraak.

Integreer met andere software en verstuur bijvoorbeeld een notificatie naar de telefoon van een medewerker om de ruimte klaar te zetten. U kunt ook geautomatiseerde herinneringsberichten via mail instellen.

Onder de optie Beperk de keuze mogelijke starttijden tot ziet u een leeg tekstveld. Als u dit veld leeg laat kan, elke afspraak op een willekeurige tijd beginnen, zoals 15:09 of 11:32. Dit kan er voor zorgen dat er behoorlijk wat rare gaten in uw agenda komen. Het kan handig zijn om deze gaten te voorkomen door het volgende in het tekstveld te zetten: *:15, *:30, *:45, *:00. Zo kan elke afspraak alleen starten op elk kwartier in het uur. U kunt ook andere waardes in het veld invullen die beter bij uw wensen passen.

Daarnaast kunt de eindtijd van elke afspraak ook nog afronden. In dit geval selecteren we de optie om af te ronden op het kwartier, zodat een afspraak die bijvoorbeeld eindigt op 15:52 automatisch wordt afgerond naar 16:00.

U kunt andere tijdsrestricties invoeren door in de agenda naar Beheren te gaan. In het tabblad Openingstijden heeft u de mogelijkheid om de algemene openingstijden van de agenda, en dus de tijden waarop afspraken gemaakt kunnen worden, in te vullen. Tevens vindt u in het beheer ook het tabblad Vakantiedagen. Dit kunt u gebruiken om bepaalde dagen in de agenda te blokkeren voor andere gebruikers. Naast het feit dat u daar de feestdagen, zoals Kerstmis en Hemelvaart kunt invullen, kunt u ook een dag invoeren waarbij er andere openingstijden worden gehanteerd dan de normale openingstijden. Als voorbeeld kunt een dag invoeren waarop het kantoor eerder dicht gaat voor een bedrijfsuitje zonder dat u de algemene openingstijden hoeft te wijzigen.

de openingstijden aanpassen

Het is mogelijk om de openingstijden per resource, of vergaderruimte, in de agenda aan te passen.

Het reserveringsproces aanpassen

In de configuratie van de agenda vindt u nog een aantal andere pagina’s met opties die u kunt gebruiken om de agenda aan te passen. Zo kunt u controleren wie er toegang heeft tot de agenda, automatische e-mail en SMS berichten versturen en het uiterlijk van de agenda aanpassen. Informatie en uitleg over deze instellingen kunt u vinden in onze uitgebreide support.

Het reserveringsproces

Als u in de configuratie van de agenda naar het tabblad Proces gaat, zult u eerst een overzicht zien van het huidige proces. Daaronder vindt u de eerste instellingen die u kunt wijzigen. Het betreft hier de gegevens die elke gebruiker moet invoeren om een afspraak te kunnen maken. Naast de standaard opties heeft u ook de mogelijkheid om twee eigen velden in te voeren en aan te passen. Deze kunnen handig zijn om bijvoorbeeld extra opties aan te bieden, zoals het bijboeken van bepaalde apparatuur of om een specifiek detail te vragen van de gebruiker, bijvoorbeeld een lidmaatschapsnummer.
Het is ook mogelijk om een formulier toevoegen aan het reserveringsproces, bijvoorbeeld om de algemene voorwaarden te benoemen of om extra informatie op te vragen. Daarnaast kunt u het toestaan dat gebruikers herhaalafspraken kunnen maken.

gegevensvelden aanpassen

Annuleringsvoorwaarden toevoegen

Het is natuurlijk altijd vervelend om annuleringen te krijgen, zeker als het kort van te voren is. U kunt onderaan de pagina uw keuze maken bij de optie "Hoe lang van tevoren kan een gebruiker een afspraak toevoegen of veranderen?". Zo kunt u er voor zorgen dat gebruikers een bepaalde tijd van te voren een afspraak kunnen maken, annuleren of wijzigen.

uw eigen annuleringsvoorwaarden

Deze regels gelden niet voor de beheerder, kortom u kunt altijd nog afspraken maken, wijzigen of verwijderen.

Automatische berichten via e-mail of SMS

Het systeem kan automatisch bevestigings- en herinneringsberichten versturen. Het is zelfs mogelijk om een follow-up bericht te versturen als de afspraak al een tijd terug heeft plaatsgevonden. Er zijn een aantal opties die u heeft bij het versturen van berichten, maar in dit voorbeeld willen we dat elke gebruiker een bevestigingsbericht ontvangt van de gemaakte afspraak.

verstuur automatische herinneringsberichten

Indien gewenst kunt u uw gebruikers naar een specifieke website doorsturen nadat ze een afspraak hebben gemaakt. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken om de agenda van de gebruiker te laten zien of om een pagina te tonen met extra informatie met betrekking tot de afspraak of organisatie.

stuur uw gebruikers naar een specifieke website

Bij de volgende stap kunt u ten eerste selecteren of er een herinnering verstuurd wordt en kunt u een waarde selecteren uit het dropdown-menu. Daaronder ziet u ook de mogelijkheid om een herinnering te versturen via SMS, alleen hiervoor moet u een SMS gateway instellen. U kunt een herinneringsbericht gebruiken om natuurlijk ten eerste de gebruiker te herinneren van de afspraak, maar u kunt ook extra informatie in het bericht toevoegen, zoals een routebeschrijving naar het gebouw.

Daarnaast kunt u ook een follow-up bericht versturen. Dit wordt veelal gebruikt om een aantal dagen na de afspraak een bedankje te sturen of om de gebruiker te vragen om nog een afspraak te maken. Maar het is ook mogelijk om tijdens de huidige afspraak nog een follow-up bericht te versturen. Als u de optie voor de follow-up bericht aanvinkt, kunt u in het tekstveld een negatieve waarde invullen, bijvoorbeeld -10 en dan “minuten” selecteren. Het bericht zal dan 10 minuten voor het eind van de afspraak verstuurd worden. In het tabblad Uiterlijk van de configuratie kunt u alle tekst van de bevestigingsberichten, herinneringsberichten en follow-up berichten aanpassen.

automatische herinneringsberichten

Bij de optie Moeten we nog iemand anders op de hoogte stellen van een nieuwe of gewijzigde afspraak? kunt u een e-mail adres invullen en een waarde selecteren. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om een dagelijks overzicht te sturen naar de beheerder, of misschien zelfs naar de office manager zodat die elke dag een complete uitdraai heeft.

overzicht van alle afspraken versturen

De rapportage bekijken

Om een betere kijk te krijgen op het aantal reserveringen, en misschien wel belangrijker welke ruimte het meest geboekt wordt, kunt u kijken in het tabblad Rapportage in het beheer van uw agenda. Via het Download tabblad kunt u ook nog bepaalde inzichten krijgen door een uitdraai te downloaden met alle gegevens van een bepaalde periode.

bekijk de statistieken

Bepaal wie er toegang heeft tot de agenda

Op uw dashboard ziet u het Toegangsbeheer waarin u de globale toegangsregels voor uw account kan instellen. Daarnaast kunt u in de configuratie van elke agenda het tabblad Toegang selecteren om extra regels in te stellen voor de specifieke agenda.

Superusers & mogelijkheden

U kunt speciale toegang verlenen aan bepaalde gebruikers, bijvoorbeeld directe collega’s, door ze toe te voegen als superuser. In het Toegang tabblad kunt u verder bepalen wie de agenda kan bekijken, welke details er zichtbaar zijn van andere gebruikers, wie er afspraken kan maken en wie er afspraken kan wijzigen of verwijderen.

toegangsregels instellen

In het Toegangsbeheer kunt u bepalen wie er in de agenda’s kan inloggen. Als de agenda bijvoorbeeld alleen voor intern gebruik is, kunt u ervoor kiezen om alleen gebruikers met uw eigen domeinnaam te laten registreren. Alleen gebruikers met een e-mail adres eindigend op het eigen domein kunnen dan inloggen.

toegangsbeheer voor uw agenda

Gebruikersgroepen

Het is ook mogelijk om gebruikersgroepen aan te maken. Daarmee kunt u gebruikers in een bepaalde groep plaatsen, waarna u de groep weer kunt toewijzen aan een bepaalde agenda. Op die manier kunt u bijvoorbeeld een groep maken voor de marketing afdeling, de ICT afdeling en ga zo maar door. Zodra de groepen zijn aangemaakt kunt u ze toevoegen aan een specifieke agenda. Deze optie is handig als u bijvoorbeeld bepaalde ruimtes alleen maar beschikbaar zijn voor bepaalde afdelingen, terwijl andere afdelingen wel weer elke ruimte kunnen boeken.

De agenda als gebruiker proberen

Om er zeker van te zijn dat het systeem werkt zoals u voor ogen heeft, adviseren wij elke klant om de agenda te testen als gebruiker. De beheerder ziet namelijk andere opties in de agenda en daarnaast gelden sommige regels niet voor de beheerder. Door de agenda te testen als gebruiker zult u het systeem zien zoals al uw gebruikers het zullen zien.

De beste manier om de agenda als gebruiker te testen is om de URL van de agenda te kopiëren en te plakken in een incognito venster van uw webbrowser of in een andere webbrowser. U kunt dan beide vensters naast elkaar hebben, waarbij u in de ene bent ingelogd als beheerder en de ander als gebruiker. Zo kunt u ook direct aanpassingen maken als beheerder en de veranderingen zien voor gebruikers door de pagina te verversen.

U kunt de URL van de agenda vinden door achter de agenda op Beheren of Configureren te klikken. Bovenaan de pagina ziet u dan de weblink die u kunt kopiëren en plakken. Zodra u tevreden bent met de werking en het uiterlijk van de agenda kunt u de agenda delen met uw gebruikers.

online agenda

Let op: Nieuwe gebruikers zullen waarschijnlijk eerst een gebruikersaccount moeten aanmaken, afhankelijk van de toegangsinstellingen. Zodra het account is aangemaakt kan de gebruiker altijd met die gegevens inloggen in de agenda.

De agenda delen met uw gebruikers

Er zijn een aantal mogelijkheden voor het delen van de agenda zodat gebruikers het kunnen gebruiken. Zo kunt u de URL natuurlijk delen door een e-mail te sturen naar uw collega’s of u door de link te delen via een ander programma.

Daarnaast kunt u de agenda ook integreren op uw website zodat uw bezoekers vanaf de website een afspraak kunnen maken. Een kleine greep uit de mogelijkheden zijn:

  1. De link van uw SuperSaaS agenda Toevoegen aan uw eigen website
  2. Integreer de agenda in een venster op uw eigen website
  3. De agenda koppelen met uw Facebook bedrijfspagina

Bekijk alle mogelijkheden van het integreren van uw agenda.

Apparaten

De SuperSaaS agenda is altijd en overal toegankelijk via het internet op meerdere apparaten. Voor een nog betere ervaring zou u de agenda ook kunnen koppelen aan een eigen domeinnaam of kunt u de white label van onze software gebruiken om het systeem geheel eigen te maken.

Synchroniseer uw agenda met andere agenda’s

U kunt er voor zorgen dat gebruikers eenvoudig de afspraak in hun eigen agenda kunnen zetten door een zogeheten “iCalendar” bestand als bijlage te versturen via de bevestigingsmail. Door het autotekst woord $ical toe te voegen aan de tekst van de bevestiging, kan de ontvanger klikken op de bijlage en zal de afspraak ingeladen worden op hun eigen kalender.

online vergaderruimte reserveren met bevestigingsberichten

Hieronder kunt u zien hoe het bevestigingsbericht in Gmail eruit ziet:

afspraken aan bevestigingsberichten toevoegen Let op: Afhankelijk van welk email programma er gebruikt wordt, kan het bericht er anders uitzien. Zolang de code $ical is toegevoegd zal elke mail wel een bestandje bevatten die aangeklikt kan worden om de afspraak in te laden in de eigen agenda.

Het uiterlijk van de agenda aanpassen

U kunt de ruimte boven de agenda gebruiken om bijvoorbeeld extra informatie in te vullen voor uw bezoekers.

U kunt een aantal andere dingen proberen om de layout van de agenda aan te passen. Zo kunt u de kleuren aanpassen, een eigen logo toevoegen, of de afmetingen wijzigen.

Dagelijks gebruik van SuperSaaS

Heeft u toch het idee dat er nog iets mist in uw reserveringssysteem? We hebben een speciale pagina met wat handige tips voor het gebruik van de agenda. Daar vind u onder andere hoe u een verborgen supervisor veld, kan toevoegen en hoe u een dropdown-menu kan toevoegen.

U kunt ook webhooks en API gebruiken om SuperSaaS te koppelen met andere software die u gebruikt. Zo kunt u bijvoorbeeld automatisch de deuren van de ruimte openen (indien de sloten aangesloten zijn op het internet) of u kunt de agenda tonen op een beeldscherm bij de desbetreffende ruimte.