Een online reserveringssysteem voor vergaderruimtes

Selecteer het type agenda

Klik op de optie Nieuwe agenda in het menu aan de rechterkant van het Dashboard om de Opstarthulp op te starten. De Opstarthulp zal u nu enkele vragen stellen en met behulp van uw antwoorden een basisagenda met logische standaardinstellingen voor uw situatie aanmaken.

Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “resource agenda”, de “capaciteitsagenda” of de “service agenda”.

Selecteer Resource agenda om een agenda op te stellen voor vergaderruimtes.

Bepaal wie toegang heeft tot de agenda

In de tweede stap van het inrichtingsproces bepalen we wie er veranderingen kan maken in de agenda. In ons voorbeeld selecteren we de tweede optie, Intern Gebruik, waarbij iedereen binnen een vertrouwde groep gebruikers afspraken in de agenda kan maken. Als u de eerste optie, Inloggen om te reserveren zou kiezen, kan iedereen de beschikbaarheid in de agenda bekijken maar moet men zich inschrijven om een afspraak te kunnen maken. Deze optie zou bijvoorbeeld van toepassing zijn als u ruimtes voor iedereen beschikbaar wil hebben.

Voeg alle ruimtes en extra middelen toe

Voor dit voorbeeld zullen we 3 vergaderruimtes toevoegen aan de agenda. U kunt altijd meerdere ruimtes en middelen toevoegen of verwijderen uit de lijst. Selecteer Meer dan één als u meerdere ruimtes aanbiedt. Indien u 1 ruimte wilt aanbieden kunt u de bovenste optie selecteren.

Zodra u de optie Meer dan één selecteert, verschijnt er een extra tekstveld. Dit veld kunt u gebruiken om alle ruimtes te benoemen. Voer “Zaal 1” in en klik op Toevoegen. Herhaal deze stap voor elke ruimte die u aanbiedt. Zodra u alle beschikbare ruimtes heeft ingevoerd kunt u klikken op Volgende stap.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Deze naam vormt samen met de accountnaam het webadres van uw agenda (bijvoorbeeld: www.supersaas.nl/accountnaam/agenda_1). U zou de agenda simpelweg “Agenda” kunnen noemen, maar het is voor eindgebruikers vaak behulpzamer om de agenda een inhoudelijk beschrijvende titel te geven. De naam van de agenda kan later nog gewijzigd worden, maar let wel dat het webadres van de agenda dan ook zal veranderen.

Klik nu op Volgende stap om naar de laatste stap te gaan.

Wie kan de agenda inzien en wie kan er afspraken maken?

In de laatste stap van het proces kunt u een de beschikbaarheid aangeven het gaat hier om openingsdagen en openingstijden. Ook de lengte van de afspraak wordt hier aangegeven. Je kan aangeven welke begintijden mogelijk zijn voor afspraken voor dit voorbeeld kiezen we voor “Ieder heel uur”.

De bezoekers van uw agenda zien de agenda zoals u die ziet, maar u heeft als beheerder meerdere opties beschikbaar en mogelijkheden. U kunt de knop Gebruiken ook vinden op het Dashboard.

Als u voor het eerst de agenda gaat gebruiken ziet de agenda er vrij leeg uit. Indien u al direct aanpassingen wil maken in de layout van de agenda, of andere opties wilt ontdekken, kunt u op Configureren klikken. U zult in de configuratie nog veel andere opties zien die u kunnen helpen om het beste systeem te maken voor uw situatie.

Uw eerste reservering

Door op een willekeurige plek in de agenda te klikken zal er een pop-up venster verschijnen die u kunt gebruiken om een test-reservering te maken. Vrijwel alle opties in het pop-up venster zijn aan te passen. Zo kunt u bijvoorbeeld klikken in het veld met de datum en tijd om deze details te wijzigen. In de configuratie van de agenda kunt u instellen welke gegevens er gevraagd moeten worden bij elke nieuwe reservering. Als u bijvoorbeeld een telefoonnummer wilt hebben van de persoon die geboekt heeft, kunt u deze optie aanzetten. Er zijn tevens nog twee extra tekstregels die u zelf kunt invullen om te gebruiken voor extra informatie. Daarnaast is het ook mogelijk om een formulier aan te maken en deze toe te voegen aan het reserveringsproces zodat u meer informatie kan opvragen. Dit is ook handig om uw algemene voorwaarden in te benoemen.

Zodra u op Maak reservering klikt, wordt de reservering opgeslagen en zult u deze zien verschijnen in de agenda. Als u een reservering wilt verwijderen of wijzigen kunt u op de desbetreffende reservering klikken in de agenda. In het pop-up venster dat dan verschijnt kunt u de details aanpassen, zoals de tijd en datum of kunt u op het icoon van de prullenbak klikken om de reservering te verwijderen. Indien u een afspraak heeft gewijzigd kunt u klikken op Reservering wijzigen om de wijzigingen op te slaan.

Op het dashboard zult u het menu vinden waarmee u de instellingen van uw account kan wijzigen. Verder kunt u vanaf het dashboard ook naar de configuratie gaan van elke agenda door op de Configureer knop te drukken. In het Overzicht van de agenda kunt u de agenda (tijdelijk) blokkeren of in zijn geheel verwijderen.

De middelen aanpassen

In het tabblad Middelen in de configuratie van de agenda kunt u meer middelen toevoegen, in dit geval vergaderruimtes. U kunt hier ten allen tijden ruimtes toevoegen of ruimtes verwijderen indien er bijvoorbeeld een bepaalde ruimte niet meer beschikbaar is. Het Middelen tabblad ziet er trouwens anders uit in een capaciteitsagenda of een service agenda.

Voor dit voorbeeld willen we drie vergaderruimtes aanbieden in de agenda. Het is mogelijk om andere middelen toe te voegen, zoals een beamer, flipboard, whiteboard of andere zaken. Indien dit het geval is adviseren wij u om met meerdere resource agenda’s te werken zodat alle beschikbare ruimtes en materialen gecombineerd kunnen worden voor een reservering. Voor meer informatie en uitleg over het werken met meerdere resource agenda’s kunt u kijken op de handleiding voor een service agenda.

De woorden in het systeem aanpassen

Bovenaan het tabblad Middelen heeft u de optie om de woorden in het systeem aan te passen. Deze woorden zijn de benaming voor een reservering in de agenda. Er staan een paar standaard opties, maar u kunt ook een eigen benaming invullen. Voor dit voorbeeld is de benaming “meeting” het meest van toepassing, dus selecteren wie die optie.

U kunt de term voor uw gebruikers ook aanpassen. Zo staan er wederom een aantal standaard opties, maar heeft u ook de mogelijkheid om een eigen woord in te voeren. Deze instelling kunt u terugvinden in de “Layout instellingen” op het dashboard.

Het limiet per gebruiker

Om er voor te zorgen dat een bepaald persoon niet alle beschikbare ruimtes reserveert, kunt u een limiet per gebruiker instellen. Er zijn een tweetal opties beschikbaar waarbij de ene optie een limiet is op het totaal aantal reserveringen per tijdsperiode en de andere optie kan gebruikt worden om een limiet in te stellen op het aantal reserveringen per gebruiker in totaal of in de toekomst. Hiermee kunt u er ook voor zorgen dat een gebruiker maar een aantal afspraken in totaal kan maken. Indien een gebruiker op het limiet zit en een nieuwe afspraak probeert te maken, zal er een bericht getoond worden waarin de gebruiker wordt gevraagd om een reservering te verwijderen.

De standaard lengte van een nieuwe reservering

Om er voor te zorgen dat elke afspraak een minimum lengte heeft in tijdsduur, kunt u een standaard lengte opgeven. Het systeem ondersteunt daarin 3 opties:

De agenda uit dit voorbeeld kan gebruikt worden voor meerdere doeleinden, vandaar dat we de gebruiker zelf de tijdsduur laten opgeven. Om geen rare begin- en eindtijden te krijgen kunt u onder de optie Begrenzing van tijdskeuze nog een aantal opties invullen. Meer informatie over deze instellingen vindt u onder de volgende alinea.

De prijs instellen

Als u een vergaderzaal beheert, of over een andere ruimte beschikt die u graag wilt gaan verhuren, dan kunt u ook de verschillende prijzen invullen in SuperSaaS. Bovendien kan SuperSaaS de betaling behandelen. Voor de betalingen zijn er een aantal belangrijkste opties, namelijk het gebruik van handmatige betalingen, betalingen via iDEAL of PayPal, het opzetten van een kredietsysteem, prijsregels instellen, en kortingen en aanbiedingen instellen.

Onder de optie Prijs kunt u een keuze maken dat elke afspraak een vaste prijs heeft, of de prijs wordt bepaald door een keuzelijst, of dat de prijs afhangt van de lengte uit een keuzelijst. Daarnaast heeft u natuurlijk ook de mogelijkheid om geen prijs toe te voegen zodat uw gebruikers niets hoeven af te rekenen. De daadwerkelijke betalingsmethode die u wilt gaan gebruiken kunt u selecteren in de Betaalinstellingen op het dashboard van uw account. Voor meer informatie over de betaalinstellingen kunt u kijken op betaling toevoegen aan uw agenda.

In dit voorbeeld gebruiken we de agenda voor intern gebruik en zullen we onze gebruikers niet vragen om een betaling. We zullen daardoor de prijs leeg laten.

De tijdskeuze beheren

Onder het kopje Begrenzing van tijdskeuze kunt u de standaard lengte van een nieuwe reservering invullen, een buffertijd tussen twee reserveringen instellen en de mogelijke starttijden van een nieuwe afspraak beperken.

Daarnaast kunt u ook de minimale en maximale tijdsduur van een afspraak bepalen. Door deze opties in te vullen zorgt u ervoor dat een verkeerde boeking niet de gehele agenda blokkeert voor andere gebruikers. In dit voorbeeld zullen we een minimale tijdsduur van 15 minuten invullen en een maximale tijdsduur van 120 minuten.

Als u de buffertijd op 0 heeft staan, kunnen alle afspraken achtereenvolgend ingepland worden. Een buffertijd kan handig zijn als u bijvoorbeeld na elke afspraak de ruimte wil opruimen, of als u tijd nodig heeft om spullen klaar te zetten voor de volgende afspraak. Deze buffertijd wordt automatisch ingevoegd na elke afspraak.

Onder de optie Beperk de keuze mogelijke starttijden tot ziet u een leeg tekstveld. Als u dit veld leeg laat kan, elke afspraak op een willekeurige tijd beginnen, zoals 15:09 of 11:32. Dit kan er voor zorgen dat er behoorlijk wat rare gaten in uw agenda komen. Het kan handig zijn om deze gaten te voorkomen door het volgende in het tekstveld te zetten: *:15, *:30, *:45, *:00. Zo kan elke afspraak alleen starten op elk kwartier in het uur. U kunt ook andere waardes in het veld invullen die beter bij uw wensen passen.

Daarnaast kunt de eindtijd van elke afspraak ook nog afronden. In dit geval selecteren we de optie om af te ronden op het kwartier, zodat een afspraak die bijvoorbeeld eindigt op 15:52 automatisch wordt afgerond naar 16:00.

U kunt andere tijdsrestricties invoeren door in de agenda naar Beheren te gaan. In het tabblad Openingstijden heeft u de mogelijkheid om de algemene openingstijden van de agenda, en dus de tijden waarop afspraken gemaakt kunnen worden, in te vullen. Verder vindt u in het beheer ook het tabblad Vakantiedagen. Dit kunt u gebruiken om bepaalde dagen in de agenda te blokkeren voor andere gebruikers. Naast het feit dat u daar de feestdagen, zoals Kerstmis en Hemelvaart kunt invullen, kunt u ook een dag invoeren waarbij er andere openingstijden worden gehanteerd dan de normale openingstijden. Als voorbeeld kunt een dag invoeren waarop het kantoor eerder dicht gaat voor een bedrijfsuitje zonder dat u de algemene openingstijden hoeft te wijzigen.

Het is mogelijk om de openingstijden per resource, of vergaderruimte, in de agenda aan te passen.

Het reserveringsproces

Als u in de configuratie van de agenda naar het tabblad Proces gaat, zult u eerst een overzicht zien van het huidige proces. Daaronder vindt u de eerste instellingen die u kunt wijzigen. Het betreft hier de gegevens die elke gebruiker moet invoeren om een afspraak te kunnen maken. Naast de standaard opties heeft u ook de mogelijkheid om twee eigen velden in te voeren en aan te passen. Deze kunnen handig zijn om bijvoorbeeld extra opties aan te bieden, zoals het bijboeken van bepaalde apparatuur of om een specifiek detail te vragen van de gebruiker, bijvoorbeeld een lidmaatschapsnummer.
Het is ook mogelijk om een formulier toevoegen aan het reserveringsproces, bijvoorbeeld om de algemene voorwaarden te benoemen of om extra informatie op te vragen. Daarnaast kunt u het toestaan dat gebruikers herhaalafspraken kunnen maken.

Annuleringsvoorwaarden toevoegen

Het is natuurlijk altijd vervelend om annuleringen te krijgen, zeker als het kort van tevoren is. U kunt onderaan de pagina uw keuze maken bij de optie “Hoe lang van tevoren kan een gebruiker een afspraak toevoegen of veranderen?”. Zo kunt u er voor zorgen dat gebruikers een bepaalde tijd van tevoren een afspraak kunnen maken, annuleren of wijzigen.

Deze regels gelden niet voor de beheerder, kortom u kunt altijd nog afspraken maken, wijzigen of verwijderen.

Automatische berichten via e-mail of SMS

Het systeem kan automatisch bevestigings- en herinneringsberichten versturen. Het is zelfs mogelijk om een follow-up bericht te versturen als de afspraak al een tijd terug heeft plaatsgevonden. Er zijn een aantal opties die u heeft bij het versturen van berichten, maar in dit voorbeeld willen we dat elke gebruiker een bevestigingsbericht ontvangt van de gemaakte afspraak.

Indien gewenst kunt u uw gebruikers naar een specifieke website doorsturen nadat ze een afspraak hebben gemaakt. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken om de agenda van de gebruiker te laten zien of om een pagina te tonen met extra informatie met betrekking tot de afspraak of organisatie.

Bij de volgende stap kunt u ten eerste selecteren of er een herinnering verstuurd wordt en kunt u een waarde selecteren uit het dropdown-menu. Daaronder ziet u ook de mogelijkheid om een herinnering te versturen via SMS, alleen hiervoor moet u een SMS gateway instellen. U kunt een herinneringsbericht gebruiken om natuurlijk ten eerste de gebruiker te herinneren van de afspraak, maar u kunt ook extra informatie in het bericht toevoegen, zoals een routebeschrijving naar het gebouw.

Daarnaast kunt u ook een follow-up bericht versturen. Dit wordt veelal gebruikt om een aantal dagen na de afspraak een bedankje te sturen of om de gebruiker te vragen om nog een afspraak te maken. Maar het is ook mogelijk om tijdens de huidige afspraak nog een follow-up bericht te versturen. Als u de optie voor de follow-up bericht aanvinkt, kunt u in het tekstveld een negatieve waarde invullen, bijvoorbeeld -10 en dan “minuten” selecteren. Het bericht zal dan 10 minuten voor het eind van de afspraak verstuurd worden. In het tabblad Uiterlijk van de configuratie kunt u alle tekst van de bevestigingsberichten, herinneringsberichten en follow-up berichten aanpassen.

Bij de optie Moeten we nog iemand anders op de hoogte stellen van een nieuwe of gewijzigde afspraak? kunt u een e-mailadres invullen en een waarde selecteren. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om een dagelijks overzicht te sturen naar de beheerder, of misschien zelfs naar de office manager zodat die elke dag een complete uitdraai heeft.

De rapportage bekijken

Om een betere kijk te krijgen op het aantal reserveringen, en misschien wel belangrijker welke ruimte het meest geboekt wordt, kunt u kijken in het tabblad Rapportage in het beheer van uw agenda. Via het Download tabblad kunt u ook nog bepaalde inzichten krijgen door een uitdraai te downloaden met alle gegevens van een bepaalde periode.

Bepaal wie er toegang heeft tot de agenda

Op uw dashboard ziet u het Toegangsbeheer waarin u de globale toegangsregels voor uw account kan instellen. Daarnaast kunt u in de configuratie van elke agenda het tabblad Toegang selecteren om extra regels in te stellen voor de specifieke agenda.

Superusers & mogelijkheden

U kunt speciale toegang verlenen aan bepaalde gebruikers, bijvoorbeeld directe collega’s, door ze toe te voegen als superuser. In het Toegang tabblad kunt u verder bepalen wie de agenda kan bekijken, welke details er zichtbaar zijn van andere gebruikers, wie er afspraken kan maken en wie er afspraken kan wijzigen of verwijderen.

In het Toegangsbeheer kunt u bepalen wie er in de agenda’s kan inloggen. Als de agenda bijvoorbeeld alleen voor intern gebruik is, kunt u ervoor kiezen om alleen gebruikers met uw eigen domeinnaam te laten registreren. Alleen gebruikers met een e-mailadres eindigend op het eigen domein kunnen dan inloggen.

Gebruikersgroepen

Het is ook mogelijk om gebruikersgroepen aan te maken. Daarmee kunt u gebruikers in een bepaalde groep plaatsen, waarna u de groep weer kunt toewijzen aan een bepaalde agenda. Op die manier kunt u bijvoorbeeld een groep maken voor de marketing afdeling, de ICT-afdeling en ga zo maar door. Zodra de groepen zijn aangemaakt kunt u ze toevoegen aan een specifieke agenda. Deze optie is handig als u bijvoorbeeld bepaalde ruimtes alleen maar beschikbaar zijn voor bepaalde afdelingen, terwijl andere afdelingen wel weer elke ruimte kunnen boeken.

Om er zeker van te zijn dat het systeem werkt zoals u voor ogen heeft, adviseren wij elke klant om de agenda te testen als gebruiker. De beheerder ziet namelijk andere opties in de agenda en daarnaast gelden sommige regels niet voor de beheerder. Door de agenda te testen als gebruiker zult u het systeem zien zoals al uw gebruikers het zullen zien.

De beste manier om de agenda als gebruiker te testen is om de URL van de agenda te kopiëren en te plakken in een incognito venster van uw webbrowser of in een andere webbrowser. U kunt dan beide vensters naast elkaar hebben, waarbij u in de ene bent ingelogd als beheerder en de ander als gebruiker. Zo kunt u ook direct aanpassingen maken als beheerder en de veranderingen zien voor gebruikers door de pagina te verversen.

U kunt de URL van de agenda vinden door achter de agenda op Beheren of Configureren te klikken. Bovenaan de pagina ziet u dan de weblink die u kunt kopiëren en plakken. Zodra u tevreden bent met de werking en het uiterlijk van de agenda kunt u de agenda delen met uw gebruikers.

Let op: Nieuwe gebruikers zullen waarschijnlijk eerst een gebruikersaccount moeten aanmaken, afhankelijk van de toegangsinstellingen. Zodra het account is aangemaakt kan de gebruiker altijd met die gegevens inloggen in de agenda.

Zodra u tevreden bent met de manier waarop uw agenda eruitziet, en u het heeft getest vanuit het perspectief van de gebruiker zodat u zeker weet dat het naar verwachting functioneert, dan is het tijd om de agenda te delen.

Er zijn enkele manieren om uw agenda te delen:

1. Plaats een link naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
2. Zet de agenda in een iframe op uw website
3. Voeg een ‘Nu Boeken’-knop toe op uw website en/of social-mediakanalen
4. Zet een widget op uw site waarmee afspraken gemaakt kunnen worden terwijl ze op uw site blijven

Bekijk alle mogelijkheden van het integreren van uw agenda.

De SuperSaaS agenda is altijd en overal toegankelijk via het internet op meerdere apparaten. Voor een nog betere ervaring zou u de agenda ook kunnen koppelen aan een eigen domeinnaam of kunt u de white label versie gebruiken om het systeem geheel eigen te maken.

Synchroniseer uw agenda met andere agenda’s

U kunt er voor zorgen dat gebruikers eenvoudig de afspraak in hun eigen agenda kunnen zetten door een zogeheten “iCalendar” bestand als bijlage te versturen via de bevestigingsmail. Door het autotekst-woord $ical toe te voegen aan de tekst van de bevestiging, kan de ontvanger klikken op de bijlage en zal de afspraak ingeladen worden op hun eigen kalender.

Hieronder kunt u zien hoe het bevestigingsbericht in Gmail eruit ziet:

Let op: Afhankelijk van welk e-mailprogramma er gebruikt wordt, kan het bericht er anders uitzien. Zolang de code $ical is toegevoegd zal elke mail wel een bestandje bevatten die aangeklikt kan worden om de afspraak in te laden in de eigen agenda.

Het uiterlijk van de agenda aanpassen

U kunt de ruimte boven de agenda gebruiken om bijvoorbeeld extra informatie in te vullen voor uw bezoekers.

U kunt een aantal andere dingen proberen om de layout van de agenda aan te passen. Zo kunt u de kleuren aanpassen, een eigen logo toevoegen, of de afmetingen wijzigen.

Dagelijks gebruik van SuperSaaS

Heeft u toch het idee dat er nog iets mist in uw reserveringssysteem? We hebben een speciale pagina met wat handige tips voor het gebruik van de agenda. Daar vindt u onder andere hoe u een verborgen supervisor-veld, kan toevoegen en hoe u een dropdown-menu kan toevoegen.