Tips
Onze documentatie is er op gericht voor de meeste mensen van toepassing te zijn. In deze sectie zullen we echter een aantal mogelijke, meer specifieke aanvullingen op uw agendaproces bespreken. Uw specifieke workflow kan zo nóg beter worden.
- Dropdown-menu’s maken voor (betaalde) toevoegingen aan de reserveringsgegevens
- Efficiënter werken met behulp van repeterende reserveringen
- Een supervisor-veld gebruiken voor het opslaan van extra informatie
- URL-extensies gebruiken om verborgen opties te activeren
- Autotekst gebruiken om bevestigingen en meldingen aan te passen
- Automatische koppelingen met andere websites via Zapier of Make
- Een e-mail sturen naar alle deelnemers van een les
Uw eigen dropdown-menu toevoegen aan het reserveringsproces
De aanpasbare velden op het tabblad “Proces” (Configureren) kunnen worden gebruikt om uw eigen dropdown-menu’s te maken. Hiermee kunt u gebruikers keuzes laten maken in het reserveringsproces. De dropdown-keuzes kunnen additionele kosten bevatten, die opgepakt kunnen worden door de prijsregels. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als u extra diensten aanbiedt tegen een hogere prijs. Als u meer dan twee dropdown-menu’s nodig hebt, kunt u hiervoor een formulier gebruiken dat kan worden toegevoegd aan het reserveringsproces.
Een dropdown-menu maken
- Ga naar “Configureren” en klik op het tabblad “Proces”. De onderste twee aanpasbare velden kunt u gebruiken om een dropdown-menu te maken
- Geef het dropdown-veld een naam, maak het verplicht of optioneel en voer de keuze-opties in. Om gegevens op te slaan die verschillen van wat gebruikers zien in het drop-down keuzemenu, gebruik je vierkante haken [] achter elke optie. De waarde tussen de haken wordt vervolgens in de database opgeslagen. U kunt een prijs per optie toevoegen. Deze prijs wordt alleen door de prijsregels toegepast als hij binnen vierkante haken [] wordt geplaatst. Sla de wijzigingen op
- Als u een nieuwe reservering maakt, ziet u het dropdown-menu verschijnen in het dialoogvenster van nieuwe reserveringen
Een prijs toevoegen aan de dropdown-opties
Zorg ervoor dat u een prijs heeft gedefinieerd bij de dropdown-opties die u zojuist heeft aangemaakt. Als u [ ] om de prijs heen zet zal de prijs niet zichtbaar zijn voor gebruikers als ze de opties bekijken, maar wordt deze wel in acht genomen bij de prijsberekening op het dialoogvenster voor een nieuwe reservering (nadat u de volgende stappen heeft doorlopen).
Resource agenda
- Ga naar het tabblad Configureren > Middelen. Selecteer de optie “Hangt af van het tijdstip of de lengte” en sla de wijzigingen op. Klik nu op “Prijs instellen”
- Standaard zijn de prijsregels ingesteld op een basisprijs per reservering. Hiermee kunt u de mogelijkheid “Verhoog prijs met veld” kiezen. Deze optie voegt simpelweg de prijs die u in de dropdown-keuze hebt toegevoegd toe aan het totaalbedrag. Klik op “Wijzigingen opslaan”
- U kunt nu de verschillende dropdown-opties uitproberen om te zien of de prijs correct berekend wordt
- Als u werkt met afspraken die een verschillende duur kunnen hebben, wilt u waarschijnlijk met een prijs per uur werken in plaats van met een prijs per reservering. Als u de additionele prijs niet per uur wilt berekenen, maar wel bij het totaal wilt optellen kunt u de optie “Verhoog totaal met veld” kiezen. Klik op “Wijzigingen opslaan”
- Om deze optie te testen wilt u waarschijnlijk de duur van de reservering combineren met de dropdown-keuzes
- Als er een nieuwe reservering wordt gemaakt en een dropdown-keuze geselecteerd wordt, dan wordt de prijs in het dialoogvenster automatisch bijgewerkt
Capaciteitsagenda
- Ga naar het tabblad Configureren > Middelen. Selecteer onder “Prijs” de optie “Voeg een “Prijs” veld toe aan het “opening toevoegen” venster” en sla de wijzigingen op. Klik nu op “Prijs instellen”
- Standaard zijn de prijsregels ingesteld op een basisprijs per reservering. Hiermee kunt u de mogelijkheid “Verhoog prijs met veld” kiezen. Deze optie voegt simpelweg de prijs die u in de dropdown-keuze hebt toegevoegd toe aan het totaalbedrag. Klik op “Wijzigingen opslaan”
- U kunt nu de verschillende dropdown-opties uitproberen om te zien of de prijs correct berekend wordt
- Als u meerdere boekingen per gebruiker toestaat en de additionele prijs niet per boeking wilt berekenen, maar wel eenmalig bij het totaal wilt optellen kunt u de optie “Verhoog totaal met veld” kiezen. Klik op “Wijzigingen opslaan”
- Om deze optie te testen wilt u waarschijnlijk het aantal reserveringen aanpassen in combinatie met de dropdown-keuzes
- Als er een nieuwe reservering wordt gemaakt en een dropdown-keuze geselecteerd wordt, dan wordt de prijs in het dialoogvenster automatisch bijgewerkt
Service agenda
- Ga naar het tabblad Configureren > Diensten. Klik nu op “Prijs instellen”
- Standaard zijn de prijsregels ingesteld op een basisprijs per reservering. Hiermee kunt u de mogelijkheid “Verhoog prijs met veld” kiezen. Deze optie voegt simpelweg de prijs die u in de dropdown-keuze hebt toegevoegd toe aan het totaalbedrag. Klik op “Wijzigingen opslaan”
- U kunt nu de verschillende dropdown-opties uitproberen om te zien of de prijs correct berekend wordt
- Als er een nieuwe reservering wordt gemaakt en een dropdown-keuze geselecteerd wordt, dan wordt de prijs in het dialoogvenster automatisch bijgewerkt
Efficiënter werken met behulp van repeterende reserveringen
U kunt uw klanten de mogelijkheid geven om gebruik te maken van repeterende afspraken zodat ze meerdere afspraken tegelijk kunnen inplannen.
- Ga naar het Configureren > Proces tabblad. Selecteer de optie “Voeg een herhaalmogelijkheid toe bij het maken van nieuwe reserveringen”. Klik op “Wijzigingen opslaan”
- Ga naar de agenda (“Gebruiken”) en voer een nieuwe reservering in. U ziet nu de optie om de reservering dagelijks, wekelijks, tweewekelijks en maandelijks op dezelfde dag of datum te herhalen
- Als u werkt met een capaciteitsagenda ziet u dezelfde optie als u een nieuwe opening aanmaakt. Als een opening herhaald wordt, ziet het systeem dit als een serie. Op het tabblad “Proces” van een capaciteitsagenda heeft u een extra optie waarmee u klanten kunt verplichten om zich voor de hele serie in te kunnen schrijven
Een serie reserveringen of openingen kan maximaal 52 keer herhaald worden. Dit voorkomt dat klanten eindeloos toekomstige afspraken kunnen inplannen, waardoor u over de limiet van uw pakket heen zou kunnen gaan. Een bijkomend voordeel is dat u bij een eventuele fout geen oneindige serie openingen een voor een hoeft te verwijderen.
Om reserveringen meer dan 52 keer te herhalen kunnen klanten simpelweg op de laatste reservering in een serie klikken en deze opnieuw laten herhalen. Om openingen in een capaciteitsagenda vaker te laten herhalen gaat u naar de laatste opening in de serie en klikt u op “Opening wijzigen”. U ziet nu opnieuw de optie om de opening te herhalen.
Een supervisor-veld gebruiken voor het opslaan van extra informatie
Om extra informatie over gebruikers op te slaan, zoals het aantal no-shows of een lidmaatschapsnummer, kunt u een supervisor-veld gebruiken. Een supervisor-veld kan verborgen worden voor normale gebruikers.
- Activeer het supervisor-veld op de pagina Toegangsbeheer op het menu op uw dashboard
- Het veld verschijnt nu in de gebruikersgegevens onder “Gebruikerbeheer” op het menu op uw dashboard en wordt zichtbaar bij reserveringen van geregistreerde gebruikers
U kunt dit veld ook gebruiken om een korting te geven aan een individuele klant. Door de tekst “-10%” in te voeren in het veld zal deze korting automatisch berekend worden en zichtbaar zijn voor uw klant op het betalingsscherm.
URL-extensies gebruiken om verborgen opties te activeren
Naast de standaard layout-opties in het systeem zijn er een aantal “URL-parameters” die gebruikt kunnen worden voor verschillende toepassingen.
| Parameter | Effect |
|---|---|
year=x, month=x, | Gaat naar jaar, maand, week of dag met nummer x. Ook te combineren, bijvoorbeeld: https://supersaas.nl/schedule/Kerstfeest?day=24&month=12 Als u geen jaar of dag invult, gaat het systeem uit van het huidige jaar of de huidige dag. |
today=true | Gaat automatisch naar vandaag. Dit kan nuttig zijn als de initiële datum automatisch verschuift door een andere instelling. |
view=x | Forceert een bepaald overzicht, zoals view=month of view=week (de klant moet wel toegang hebben tot dit overzicht; in te stellen op het tabblad “uiterlijk”). |
view=widget | Speciale versie van de vorige optie die een pagina geeft met de “widget” variant van de agenda. |
view=new | Gaat direct naar een het dialoogvenster voor een nieuwe reservering, bijvoorbeeld handig om een klant direct naar een bepaalde les te verwijzen. |
lang=x | Zet de taal automatisch op x, waarin x de standaard ISO-waarden aan kan nemen. |
per_page=x | In overzichten met een lijst verandert dit het aantal zichtbare regels naar x. |
per_slot=x | Bepaalt het aantal items dat zichtbaar is in een pop-up op een capaciteitsagenda. |
refresh=x | Controleert iedere x seconden of er wijzigingen zijn en herlaadt indien nodig. Kies een waarde voor x van minstens 300 (5 minuten). |
dir=v, dir=h | Geeft reserveringen verticaal of horizontaal weer op het maandoverzicht. |
name=x, password=x | Kan gebruikt worden op het loginscherm om een naam of wachtwoord automatisch in te vullen. |
color=x | Laat op een capaciteitsagenda alleen openingen van een bepaalde kleur zien (blauw is 0, rood is 1, etc.). |
d.supersaas.nl | Door d.supersaas.nl te gebruiken in plaats van www.supersaas.nl laat het systeem standaard de desktop versie zien op mobiel en tablet. |
m.supersaas.com | Door m.supersaas.com te gebruiken laat het systeem standaard de mobiele versie zien op desktop. |
Om een URL-parameter te kunnen toevoegen zet u eerst een vraagteken (?) aan het einde van de link naar de agenda, en daarna de parameter, een gelijkteken (=) en dan de waarde er van. Als de link al een vraagteken bevat kunt u de parameter aan het einde toevoegen door er een ampersand (&) achter te zetten. Als u meerdere parameters wilt toevoegen dan kunt u ze aan elkaar plakken met een ampersand (&).
Voorbeeld met een enkele parameter:
https://www.supersaas.nl/schedule/account_naam/agenda_naam?month=10
Voorbeeld met meerdere parameters:
https://www.supersaas.nl/schedule/account_naam/agenda_naam?year=2026&month=10&lang=de
Autotekst gebruiken om bevestigingen en meldingen aan te passen
U kunt de standaard bevestigingen aanpassen door middel van “autotekst”. Dit doet u via het tabblad “Uiterlijk” (Configureren).
Met “$if …” past u de standaard bevestiging aan.
Er zijn echter meer automatische berichten beschikbaar die u kunt aanpassen met de volgende “$if” bepalingen: created, changed, deleted, approved, refunded, placed_on_the_waiting_list, changed_on_the_waiting_list of removed_from_the_waiting_list.
Met “$replace” vervangt u de inhoud van alle berichten. Zorg er in dat geval wel voor dat u door middel van de “$if” commando’s alle mogelijke automatische berichten herdefinieert.
Veel gebruikte autotekst-elementen zijn:
| Het woord… | Effect: |
|---|---|
$name | De naam van degene aan wie het bericht gestuurd wordt, indien beschikbaar |
$dear | “Geachte $name,” tenzij $name niet beschikbaar is |
$subject | De rest van deze regel wordt gebruikt als titel van de e-mail. Er mogen nog andere autotekstwoorden in voorkomen |
$action | Een beschrijving van de actie die deze mail tot gevolg heeft gehad. Bijvoorbeeld: “Uw reservering is $action” → “Uw reservering is verwijderd” |
$details | Detailinformatie over de reservering zoals tijdstip en andere invulvelden |
$replace | Verwijdert alle standaardteksten, alleen uw eigen teksten blijven zichtbaar |
$modurl | Een link die een code bevat waarmee de afspraak aangepast kan worden zonder in te loggen |
$ical | De reservering wordt als een iCalendar bestand toegevoegd aan het bericht |
$form | Als er een formulier aan dit object vast zit dan wordt het aan de e-mail toegevoegd als bijlage |
Een uitgebreid overzicht van alle autoteksttoepassingen vindt u in deze handleiding
Autotekst om automatisch gegenereerde teksten in de agenda aan te passen
U kunt de autotekst ook gebruiken om verschillende teksten op de agenda aan te passen, bijvoorbeeld boven de agenda of op het inlogscherm. Dit doet u via het tabblad “Uiterlijk” (Configureren).
De meest gebruikte aanpassingen van automatisch gegenereerde teksten zijn:
| Dit woord… | …wordt vervangen door |
|---|---|
$credit | Geeft de hoeveelheid krediet weer die de gebruiker heeft |
$shop | Toont een linkje naar uw winkelpagina. U kunt bijvoorbeeld zeggen: “Laad uw krediet eerst op in de $shop voordat u gaat reserveren” |
$name | Geeft de volledige naam weer van de huidige gebruiker, indien beschikbaar, bijvoorbeeld: “Welkom terug $name” |
$agenda | Toont een link naar een pagina met alle afspraken in alle agenda’s in het account, werkt alleen als er als gebruiker is ingelogd |
Ook kunt u gebruik maken van “$if bepalingen” om een bericht alleen onder bepaalde condities te tonen:
Zo kunt u berichten tonen afhankelijk van de taal die door de gebruiker is ingesteld.
De conditie na het woord $if kan een tweeletterige taalcode zijn zoals NL, DE of EN.
Deze kan als volgt gebruikt worden:
$if EN {Good morning $login}
$if NL {Goede morgen $login}
Een andere manier om $if te gebruiken is om een bericht te tonen afhankelijk van of iemand is ingelogd:
$if out {Wilt u alstublieft eerst inloggen}
$if user {Fijn dat u er weer bent $login!}
Meer toepassingen voor het aanpassen van automatisch gegenereerde teksten en “$if bepalingen” vindt u in deze handleiding
Automatische koppelingen met andere websites via Zapier of Make
U kunt uw SuperSaaS-account koppelen aan een groot aantal andere websites, applicaties of software via Zapier of Make. Met deze online diensten kunt u automatisch een actie laten uitvoeren in een andere app of op een andere website wanneer er iets gebeurt in uw SuperSaaS agenda.
Populaire toepassingen zijn onder andere:
- Nieuwe gebruikers toevoegen aan een MailChimp mailinglijst
- Uw agenda koppelen aan een online projectmanagementtool zoals ProjectManager.com
- Automatisch een nieuwe factuur in Stripe aanmaken wanneer er een afspraak wordt ingepland
- Voor elke afspraak een nieuwe rij in een Google spreadsheet aanmaken om eigen logica op te bouwen
- Een pushmelding sturen naar een iPhone- of Android apparaat via Pushover.net, als alternatief voor de beperkingen en kosten van sms
- U kunt meer voorbeelden bekijken op site de van Zapier of Make
Omdat Zapier en Make het mogelijk maken om triggers te filteren, kunt u zeer specifieke en op maat gemaakte processen opzetten. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen een bericht naar het management sturen ter goedkeuring van een boeking als het om een nieuwe gebruiker gaat én het bedrag hoger is dan €100. Op deze manier kunt u logica toepassen die precies aansluit bij uw bedrijfsprocessen.
Een account aanmaken voor Zapier of Make is gratis. Beide diensten bieden, net als SuperSaaS, een onbeperkt gratis instapniveau voor kleine gebruikers.
Een e-mail sturen naar alle deelnemers van een les
Als u een capaciteitsagenda gebruikt waarin meerdere gebruikers zich voor een les kunnen inschrijven, wilt u hen mogelijk allemaal dezelfde e-mail sturen. U kunt hiervoor webhooks instellen zoals hierboven beschreven, of u kunt een e-mail versturen vanuit uw eigen e-mailprogramma door de onderstaande stappen te volgen.
- Ga naar Beheren en klik op het vergrootglas naast het tijdslot. U krijgt dan een overzicht van iedereen die voor dat specifieke tijdslot is ingeschreven.
- Klik op de link ‘E-mail naar iedereen in dit tijdslot’ om een pagina te openen met twee lijsten met e-mailadressen. Eén lijst bevat alle gebruikers die voor de les zijn ingeschreven. De andere lijst bevat mogelijk gebruikers die zich hebben aangemeld voor de wachtlijst.
- Selecteer alle e-mailadressen en kopieer deze naar uw e-mailprogramma. Wij raden aan om de BCC-optie te gebruiken als u niet wilt dat gebruikers de e-mailadressen van anderen kunnen zien.