Documentatie
Afdrukken

Betalingen beheren

Afhankelijk van het type betaling dat u heeft ingesteld – handmatig, online en/of krediet – zijn er verschillende opties beschikbaar om betalingen te beheren en uitzonderingen of restituties af te handelen.

Betalingsoverzicht en beheer

Als u met betaling werkt, ziet u de P en + iconen weergeven de status van de betaling; P duidt op de status “in afwachting van betaling” + geeft aan dat de betaling voltooid is en de reservering daarmee ook is goedgekeurd. Een geeft aan dat de betaling (deels) met krediet is voldaan. Verder geeft aan dat de betaling nog verwerkt wordt en geeft L aan dat de gebruiker ervoor heeft gekozen om later te betalen.

Overzicht van afspraken

Als u ervoor heeft gekozen om met handmatige betaling te werken via bankoverschrijving of creditcard, zullen reserveringen de status P, in afwachting van betaling, hebben. Zodra u de betaling heeft ontvangen of de creditcardinformatie heeft geverifieerd, dient u de reservering handmatig goed te keuren (zie ook Afspraken en klanten beheren).

Als u de winkeloptie heeft geactiveerd in SuperSaaS, dan is er een overzicht van de betalingen in de winkel beschikbaar in uw PayPal account.

De betalingsstatus overschrijven

Er kunnen momenten zijn dat u de betalingsstatus handmatig wilt overschrijven. U zou bijvoorbeeld een reservering als betaald kunnen aanmerken als u deze gratis weg wilt geven of als u al een betaling heeft ontvangen via een ander kanaal. Als u de details van de reservering als beheerder bekijkt, dan ziet u een Goedkeuren of Intrekken knop, waarmee u de status kunt overschrijven of terugdraaien.

Goedkeuringsscherm

Het herstellen van reserveringen met een time-out

Als een gebruiker een reservering maakt maar het volledige betalingsproces niet afrondt, zal de reservering na 5-10 minuten in de prullenbak belanden met het time-out status icoon T. Op deze manier kan iemand anders de plaats op de agenda weer innemen. Om een reservering uit de prullenbak weer te herstellen, gaat u naar Beheren > Overzicht > Toon prullenbak en klikt u op het aanpassen icoon rechts van de betreffende reservering. Vervolgens klikt u op Afspraak terugzetten.

Afspraken terugzetten na een time-out

Als een betaling na een time-out toch nog binnen komt, wordt de gerelateerde reservering automatisch teruggezet uit de prullenbak. In dat geval is er een kleine kans dat een andere klant de plek al heeft ingenomen waardoor er geen plek meer is. Als dat gebeurt zal de klant automatisch op de wachtlijst gezet worden (bij een capaciteitsagenda) of gemarkeerd worden als een overboeking, afhankelijk van uw instellingen onder Configureren > Middelen (zie ook Beperkingen instellen).

Teruggaven

Als u met online betalingen werkt en u een klant een betaling terug wilt geven, dan dient u dit via PayPal te doen. Een paar minuten nadat u de teruggave heeft gedaan, zal de gekoppelde reservering automatisch als teruggave worden aangemerkt en naar de prullenbak worden verplaatst. Let er wel op dat als gebruikers zelf een reservering annuleren, de betaling niet automatisch teruggestort wordt.

Als u met het kredietsysteem werkt en gebruikers toestaat om hun reserveringen te annuleren, wordt het krediet automatisch teruggegeven aan de gebruiker als deze een afspraak annuleert. Als u echter ingelogd bent als beheerder en de reservering annuleert, wordt het krediet niet automatisch teruggegeven. Mocht dit wel wenselijk zijn dat kunt u namens de gebruiker handelen.

Toegang tot creditcardinformatie

Als u klanten vraagt om creditcardgegevens in te voeren op het betalingsscherm wilt u deze gegevens ook in kunnen zien. Om beveiligingsredenen is het niet mogelijk om creditcardgegevens via e-mail te versturen. U zult daarom in moeten loggen in uw SuperSaaS account om deze informatie te bekijken. Om dit proces eenvoudiger te maken kunt u een e-mailnotificatie ontvangen voor elke transactie. Dit kunt u instellen via Configureren > Proces. Deze e-mail bevat een link naar een beveiligde server, waar u in kunt loggen met uw accountnaam en wachtwoord.

creditcardgegevens

Het betaalstatusicoon P voor reserveringen die creditcardinformatie bevatten, linkt door naar deze informatie. Alleen de beheerder en superusers kunnen deze informatie bekijken als ze zijn ingelogd. Om het volledige creditcardnummer te bekijken klikt u op de Tonen link. Hiermee bekijkt u via een beveiligde verbinding de creditcardgegevens.

Krediet beheren

Via Gebruikerbeheer kunt u het krediet van individuele gebruikers aanpassen. Als u grootschalige wijzigen wilt maken kunt u dit doen door de klantdata via Exporteren te exporteren naar bijvoorbeeld een (door komma’s gescheiden) CSV-bestand, vervolgens de wijzigingen door te voeren, het bestand op te slaan en weer te uploaden via Importeren. Let erop dat u alleen CSV-bestanden kunt uploaden.

Maandelijks het krediet resetten

Onder Toegangsbeheer kunt u ervoor kiezen om het kredietniveau van gebruikers maandelijks op de eerste dag van de maand te resetten naar een bepaalde hoeveelheid.