Creëer een agenda voor een schoonheidssalon
Deze handleiding geeft uitleg over hoe u een agenda kan opzetten voor een bedrijf in de beauty en wellness. In de handleiding zullen we een type agenda gebruiken die verschillende diensten kan aanbieden door services en resources (middelen) te koppelen. Deze diensten, of behandelingen, zijn dan te boeken door de klant op basis van de beschikbaarheid en de verschillende middelen. Als u een eigen bedrijf heeft zoals een kapsalon, beauty salon, wellness centrum, yoga studio, barbier of diensten aanbiedt zoals massages, trainingen, therapieën en dergelijke, dan kunt u de stappen van deze handleiding volgen en aanpassen naar uw eigen wensen.
We noemen het een service agenda omdat dit type agenda verschillende services kan aanbieden op basis van de beschikbaarheid van andere middelen. Kortom, als u een behandeling aanbiedt die op een bepaalde locatie is, alleen door 1 werknemer gedaan kan worden en verschillende middelen nodig heeft zoals een ligbed of een tondeuse, dan is de service agenda ideaal. In deze handleiding zullen we de service agenda opstellen op basis van verschillende resource agenda’s. Een resource agenda is een agenda die gebruikt kan worden om een reservering te plaatsen voor een bepaald middel, zoals een kamer, persoon of bepaalde apparatuur. De service agenda controleert de beschikbaarheid van medewerkers in de gekoppelde resource agenda’s.
Als u klassen of groepsevenementen wilt aanbieden is de handleiding voor een “Capaciteitsagenda” misschien beter om door te nemen. Een capaciteitsagenda is namelijk handig om groepen te laten reserveren voor een bepaalde opening. Als u maar één medewerker heeft en wilt opnemen in de agenda, dan kunt u ook kijken naar de handleiding voor een “Resource agenda”. Dit type agenda zou ook kunnen werken voor uw situatie.
Er zijn een aantal verschillen in de drie agendatypes die wij aanbieden. Sommige klanten hebben de voorkeur voor het uiterlijk en de mogelijkheden van een service agenda. De resource agenda kan herhaalafspraken inplannen en afspraken van elk willekeurige tijdsduur accepteren. De capaciteitsagenda is goed in te zetten als u meerdere afspraken op hetzelfde tijdstip kan hebben, zoals bijvoorbeeld een dansles. De service agenda besproken in deze handleiding kan rekening houden met gekoppelde resources waarmee ingewikkelde afhankelijkheden ingesteld kunnen worden.
Een service reserveren
Als u een aantal services of behandelingen aanbiedt, kunt u uw klanten een keuze laten maken uit een lijst met alle mogelijke opties. Volg de volgende stappen om een agenda te maken waarmee verschillende behandelingen geboekt kunnen worden die afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van meerdere medewerkers. De medewerkers noemen we hier “resources” en worden onderverdeeld in ieder een eigen resource agenda.
Deze handleiding toont de volgende mogelijkheden:
- Het aanbieden van meerdere diensten die uw klanten kunnen boeken
- Het koppelen van de service agenda met meerdere resource agenda’s
- Uw klanten direct laten afrekenen voor elke afspraak
- Automatische bevestigings-, herinnerings- en follow-up berichten versturen
De agenda opzetten in 5 stappen
De beste manier om een SuperSaaS-agenda op te zetten is door steeds kleine aanpassingen te maken aan de instellingen, en die daarna meteen uit te proberen.
Een agenda voor uw medewerkers én klantenStap
Zodra u bent ingelogd in uw SuperSaaS account kunt u een resource agenda maken waarin de beschikbaarheid van alle medewerkers kunt verwerken (als de beschikbaarheid voor elke medewerker hetzelfde is). Indien elke medewerker verschillende werktijden heeft, kunt u per medewerker een aparte resource agenda opstellen.
Een resource agenda is perfect voor als u de beschikbaarheid van uw medewerkers wilt inplannen en er geen overlapping kan zijn van afspraken. In deze handleiding zullen we individuele resource agenda’s opstellen voor elke medewerker. Deze agenda’s zullen daarna gekoppeld worden in een service agenda waarin de klant meerdere diensten kan boeken.
Selecteer het type agenda
Klik Nieuwe Agenda rechts in het menu van het Dashboard om de configuratie op te starten. U zult nu in het Starthulp terechtkomen waar u alle standaard instellingen van de agenda kan gaan invoeren.
In de eerste stap kunt u kiezen of u een resource agenda, capaciteitsagenda of service agenda wilt maken.
Selecteer de optie Resource agenda. Dit type agenda is ideaal voor een medewerker die niet twee afspraken tegelijkertijd kan hebben.
Kies wie er veranderingen kan maken in de agenda
In deze eerste stap van het inrichtingsproces bepalen we wie toegang krijgt tot de agenda. In ons voorbeeld selecteren wij “inloggen om te reserveren” waarbij iedereen de agenda kan inzien, maar om een afspraak te maken ingelogd moet worden.
De optie Gedeelde agenda kan gebruikt worden als alleen een bepaalde groep gebruikers wijzigingen mag maken in de agenda. Dit is bijvoorbeeld handig als u bepaalde werknemers alleen toegang wil geven tot hun eigen agenda.
De laatste optie is de Evenementenkalender. Deze agenda is voor iedereen toegankelijk maar alleen de beheerder of superusers kunnen wijzigingen maken in de agenda.
Selecteer de hoeveelheid middelen
In dit voorbeeld is een medewerker het enige middel dat in de agenda wordt opgenomen. We zullen voor elke medewerker een aparte agenda maken zodat zij flexibel hun eigen beschikbaarheid en vakantiedagen kunnen opgeven. Indien u meerdere medewerkers of middelen heeft die dezelfde beschikbaarheid hebben kunt u de tweede optie selecteren: Meer dan één.
Naam van de agenda
U kunt een naam voor de agenda invoeren. Die naam, evenals de naam van uw account, zullen onderdeel zijn van de URL die uw gebruikers kunnen bezoeken om de agenda te benaderen. Het is daarom handig om een eenvoudige naam te gebruiken.
U kunt de naam van de agenda en van uw account altijd nog wijzigen, maar zodra u dat doet zal de URL van de agenda ook gewijzigd worden. Onze eerste agenda zullen we de naam “Agenda Lisa” geven.
De beschikbaarheid instellen
De instellingen op deze pagina zijn voor de beschikbaarheid en restricties die u in de agenda wilt opnemen. U kunt de openingstijden voor elke dag, of voor elk middel, aanpassen. Indien u vaste starttijden en een vaste duur van een afspraak invult, zal het systeem dit goed kunnen visualiseren in de agenda. De gebruiker ziet dan blokjes die aangeklikt kunnen worden om de afspraak te maken. Op die manier zal de gebruiker niet handmatig tijden hoeven in te voeren, maar kan er simpelweg geklikt worden op de beschikbare blokken die u heeft opgegeven.
U kunt alle afspraken een standaard lengte geven van 30 minuten en de mogelijke starttijden op elk heel en half uur laten plaatsvinden door “*:00, *:30” in te voeren in de tekstbalk achter Er zijn specifieke begintijden, namelijk:. Hierdoor zal het systeem automatisch blokken maken voor elk half uur die aangeklikt kunnen worden om een afspraak toe te voegen. Als u behandelingen aanbiedt met verschillende lengtes kunt u het beste uw gebruikers de mogelijkheid geven om zelf hun tijd in te voeren van de gewenste afspraak.
Zodra u op Voltooien klikt zal de agenda opgeslagen worden en direct online bereikbaar zijn. U heeft nu een volledig functionerende agenda voor medewerker Lisa. U kunt het bovenstaande proces herhalen voor elke andere medewerker, zoals in dit voorbeeld voor “John” en “Marieke”. Als u al een agenda heeft in uw account en u klikt op Nieuwe agenda dan zult u onderaan de volgende pagina een extra optie zien waarmee u een bestaande agenda kunt kopiëren. Hiermee kunt u snel meerdere agenda’s aanmaken die dezelfde instellingen hebben maar die u nog wel kunt aanpassen.
Zodra alle individuele agenda’s zijn opgezet kunt u doorgaan naar de volgende stap.
Creëer de online agenda met al uw diensten
U kunt nu een service agenda maken waar uw gebruikers alle diensten (behandelingen) kunnen reserveren. De service agenda kan rekening houden met alle beschikbare middelen uit meerdere resource agenda’s. Indien er meerdere middelen nodig zijn voor een afspraak, zal elk middel beschikbaar moeten zijn om een daadwerkelijke afspraak te kunnen maken. Als u meerdere middelen aanbiedt die gelijk staan aan elkaar, zoals meerdere ruimtes die voor elke behandeling gebruikt kunnen worden, dan kunt u die middelen simpelweg in één resource agenda benoemen. Indien elke ruimte een aparte beschikbaarheid heeft of een bepaald attribuut, zoals grootte, dan kunt u het beste voor elke ruimte een aparte resource agenda maken.
Klik op Nieuwe agenda rechts in het menu op uw dashboard. Selecteer de derde optie, Service agenda, om een agenda te maken waarin u alle behandelingen of diensten kunt benoemen die u heeft aan te bieden. De naam voor deze agenda zal “De Kapsalon” worden.
Diensten aanmaken
Omdat er al meerdere resource agenda’s zijn gemaakt voor elke medewerker zullen we bij diensten een keuze kunnen maken uit die verschillende resources. U kunt de naam invullen van de dienst, een lengte van de afspraak en dan een keuze maken uit de verschillende resources.
Voor dit voorbeeld zullen we 3 diensten aanbieden: een knipbeurt voor mannen, een knipbeurt voor vrouwen en haren verven. Elke medewerker kan toegewezen worden aan een van deze diensten.
Als meerdere medewerkers nodig zijn voor een bepaalde dienst kunt u simpelweg alle medewerkers selecteren bij die dienst. De dienst zal dan alleen geboekt kunnen worden als beide medewerkers beschikbaar zijn. Het is ook mogelijk meerdere medewerkers individueel een dienst uit te laten voeren. Dit kunt u instellen in de configuratie nadat de agenda is aangemaakt.
De beschikbaarheid van uw salon
U kunt nu de algemene openingstijden instellen voor elke dag of voor de dienst. Als u de afspraken een vaste lengte geeft zal, het systeem een handige visualisatie maken van de beschikbare afspraken. De agenda zal dan blokken tonen die aangeklikt kunnen worden om een afspraak te maken in plaats van dat de gebruiker handmatig een tijd moet invoeren. De beauty salon demo laat dit goed zien.
Klik op Voltooien om de agenda op te slaan en online te zetten. In stap 2 zullen we uitleg geven over het testen van de agenda.
De agenda uitproberenStap
Normale gebruikers zullen de agenda vrijwel hetzelfde zien als de beheerder, echter zijn er voor de beheerder meerdere functies en opties zichtbaar.
Een afspraak maken
Als u meerdere diensten heeft toegevoegd, zoals we hebben gedaan in de voorgaande stappen, zullen deze zichtbaar zijn in de balk aan de linkerzijde van de agenda. Om een afspraak te maken klikt u op de dienst en daarna op een van de blokken in de agenda. Er zal nu een pop-up venster verschijnen. Dit venster kunt u verslepen door er met de muis op te klikken, vast te houden en vervolgens te verplaatsen.
Om de afspraak te maken kunt u simpelweg de tijd gebruiken die door het systeem is ingevuld of de tijd en datum handmatig aanpassen. SuperSaaS zal standaard om een naam en telefoonnummer vragen, maar u kunt deze velden wijzigen of meerdere velden toevoegen om gegevens te verzamelen.
Zodra u klikt op Maak Reservering zal de agenda de afspraak opslaan en de pagina verversen. U zult dan de reservering zien staan in de agenda. Als u een afspraak wilt wijzigen kunt u er op klikken om het pop-up venster te openen. Vergeet niet om op Reservering Aanpassen te klikken nadat u wijzigingen heeft gemaakt.
Afspraken die zijn gelinkt aan resources (de medewerker) zullen ook als bezet getoond worden in de bijhorende resource agenda. In de resource agenda is het niet mogelijk om de afspraak te wijzigen. Als u in die agenda op de reservering klikt zal er een pop-up verschijnen met een link naar de agenda waar u de afspraak kan wijzigen. Als een afspraak in meerdere resource agenda’s komt te staan, omdat het geboekt is met meerdere resources, zal het geteld worden als 1 reservering in uw verbruiksgegevens.
De configuratie aanpassenStap
Klik op Configureren om naar het Overzicht te gaan voor een samenvatting van alle geselecteerde opties. In dit overzicht heeft u bovendien de mogelijkheid om de agenda te blokkeren of in z’n geheel te verwijderen.
Diensten configureren
Het tabblad Diensten toont als bovenaan een lijst met alle diensten en de bijhorende resources. Als u klikt op Nieuwe dienst zal er een nieuw venster tevoorschijn komen waar u de gegevens kan invoeren. U kunt ook de dienst aanklikken en verslepen om de volgorde van diensten te wijzigen. Als u op het icoon van potlood en papier achter een bestaande dienst klikt, zal er ook een nieuw venster tevoorschijn komen. Hierin kunt u de bestaande dienst wijzigen, bijvoorbeeld door op het gekleurde vierkantje rechtsbovenin te klikken om de kleur van de dienst aan te passen.
In het tekstveld onderaan het pop-up venster kunt u een omschrijving van de dienst invullen. Deze omschrijving zal in de agenda getoond worden als een gebruiker de dienst selecteert. Dit veld kan ook gebruikt worden om een afbeelding te plaatsen. Let wel dat deze afbeelding online toegankelijk moet zijn om zichtbaar te zijn in dit tekstveld.
Wijzig het aantal resources voor elke service
Als uw account meerdere resource agenda’s bevat zullen al deze resources te koppelen zijn aan bestaande of nieuwe diensten. Dit is bijvoorbeeld handig als u voor een speciale behandeling een bepaalde medewerker nodig hebt, of speciale apparatuur. Zo hebben we voor het trimmen van een baard bijvoorbeeld medewerker “John” nodig maar ook een “tondeuse”. U kunt dan voor de tondeuse een aparte resource agenda maken. Als meerdere medewerkers de dienst kunnen uitvoeren kunt u in het pop-up venster van de dienst klikken op de “of” knop. Hiermee zal het systeem rekening houden met of er in ieder geval één van de middelen beschikbaar is voor een afspraak.
Om nieuwe resources, zoals apparatuur, toe te voegen kunt u klikken op Nieuwe agenda in het dashboard en kunt u de Resource agenda selecteren. U kunt ook resources toevoegen in een bestaande agenda door naar het tabblad “Middelen” te gaan in de resource agenda.
In het tabblad “Diensten” heeft u onderaan de pagina de mogelijkheid om alle beschikbare diensten in de agenda te tonen in een keuzelijst of om het systeem automatisch de eerste dienst in de lijst te selecteren.
In het geval dat een dienst meerdere individuele resources bevat, zoals meerdere medewerkers die de dienst kunnen uitvoeren, dan kunt u ook nog uit een drietal opties kiezen waarbij het systeem of de gebruiker een resource selecteert.
Configureer de individuele resource instellingen
In dit voorbeeld hebben we voor elke medewerker een aparte resource agenda gemaakt. Elke agenda bevat instellingen en informatie waar de medewerker op in te plannen is. Indien een medewerker bijvoorbeeld op vakantie gaat, kunt u de openingstijden in de bijhorende resource agenda aanpassen. Let op dat als u een resource agenda verwijdert, u ook alle reserveringen verwijdert die geboekt zijn met die resource.
U kunt meer informatie vinden over de vele opties die u kunt configureren in de support documentatie.
Mogelijke starttijden
In het tekstveld bij Begrenzing van tijdskeuze kunt u tijden opgeven waarop klanten een reservering kunnen plaatsen. Als de starttijden evenals de tijdsduur zijn ingesteld, zal het systeem een “blokkensysteem” tonen in de agenda. Hierdoor is het voor de gebruiker heel overzichtelijk welke tijdsblok er vrij is.
Als u geen tijdsbegrenzing opgeeft kan elke afspraak in principe op elk moment van de dag binnen de openingstijden plaatsvinden. Hierdoor kan uw agenda rare gaten krijgen. Als een klant bijvoorbeeld een afspraak maakt voor 10:07 uur kan het zo zijn dat dit invloed heeft op andere reserveringen van die dag. U kunt ook gebruikmaken van de optie om afspraken af te ronden. Als u starttijden heeft ingevuld en de optie gebruikt om af te ronden zal alleen de eindtijd afgerond worden. Een alternatief om geen willekeurige starttijden te krijgen is om de tijden af te ronden naar de dichtstbijzijnde 5 of 10 minuten.
Als u naar Beheren gaat kunt u in het tabblad Openingstijden de functie Superusers en de beheerder hoeven zich niet te houden aan tijdsbeperkingen zoals de openingstijden aanvinken. Hiermee zullen superusers en u als beheerder afspraken kunnen maken die buiten de restricties vallen.
Geef uw reservering een naam
Bij de optie Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak kunt u een eigen woord invullen dat staat voor een reservering in de agenda. Voor dit voorbeeld zullen we het de naam “Kappersafspraak” geven. Deze term zal gebruikt worden in het gehele systeem, help teksten en bevestigingsberichten.
U kunt ook de term aanpassen die gebruikt wordt om een gebruiker te benoemen. In de “Layout Instellingen” op het dashboard kunt u bovenaan de pagina een andere term selecteren of een eigen term invoeren.
Prijzen instellen voor uw diensten
U kunt uw diensten van een prijs voorzien. Of u ook een daadwerkelijke betaling wil ontvangen kunt u instellen in het tabblad Proces. Als u betalingen wilt ontvangen kunt u op het dashboard bij de optie Betaalinstellingen de gewenste optie selecteren.
U kunt elke afspraak een standaardprijs geven, maar u kunt de prijs ook laten afhangen van de lengte van de afspraak, op welke dag de afspraak is of andere factoren. Als u herhaalde afspraken accepteert in de agenda zal het systeem automatisch het bedrag verrekenen van het aantal herhalingen. SuperSaaS biedt een aantal mogelijkheden voor u om betalingen te accepteren. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen een prijs laten zien die na afloop van de afspraak betaald kan worden, contant of via overboeking. Maar u kunt ook iDEAL-betaling toevoegen of een kredietsysteem activeren. Als u een betalingssysteem geactiveerd heeft kunt u ook kortingscodes toepassen waarbij u bepaalde gebruikers een korting kan geven of een korting kan laten verrekenen op een afspraak.
SMS en e-mail berichten versturen
Het systeem kan automatische bevestigingsberichten versturen, maar ook herinneringsberichten die bijvoorbeeld een dag voor de afspraak worden verstuurd. Daarnaast heeft u ook de keuze om een follow-up bericht te versturen waarin u de klant om feedback kan vragen of de klant kan attenderen dat het mogelijk tijd is voor een nieuwe afspraak. U kunt de berichten activeren in het tabblad Proces van de agenda. Deze berichten hebben een standaard inhoud maar u kunt deze tekst ook persoonlijker maken en een eigen bericht invoeren in het tabblad Layout van de agenda. Verder is het mogelijk om een eigen tekst in te voeren die getoond kan worden op het login-scherm, boven de agenda of op de betaalpagina.
U kunt onze documentatie bekijken voor meer informatie over het toevoegen van een betalingssysteem.