Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

Uw agenda synchroniseren met andere kalenders

De mogelijkheden die op deze bladzijde beschreven worden zijn alleen beschikbaar voor abonnees. U kunt ze wel een week gratis uitproberen door de knop “Start gratis proefperiode” te klikken op de synchronisatie pagina.

SuperSaaS biedt verschillende synchronisatie opties met andere software:

  1. U kunt de beschikbaarheidsinformatie (“free/busy”) uit een Google agenda gebruiken om uw beschikbaarheid in SuperSaaS weer te geven.
  2. U kunt uw SuperSaaS agenda weergeven in een kalenderprogramma zoals Outlook of Google agenda
  3. U kunt de beschikbaarheid van uw SuperSaaS agenda af laten hangen van een Outlook agenda door middel van een extern synchronisatie programma
  4. Als u geavanceerdere mogelijkheden nodig heeft dan is er een interface voor programmeurs beschikbaar. Zie de Engelstalige API-documentatie voor meer informatie.

1. De beschikbaarheid van een agenda af laten hangen van een Google agenda

Als u een Google agenda koppelt aan SuperSaaS, dan worden alle afspraken in uw Google agenda weergegeven als bezette plekken in uw SuperSaaS agenda. Dit is bijvoorbeeld handig als u klanten alleen wilt laten boeken op momenten dat u tijd vrij heeft in uw persoonlijk agenda. De gebruikers in SuperSaaS zien (uiteraard) niet de details van u privé agenda, er is alleen zichtbaar of u al dan niet beschikbaar bent. U kunt in de SuperSaaS agenda ook nog openingstijden instellen, zodat het systeem met beide variabelen rekening houdt.

Mocht u de beschikbaarheid van uw SuperSaaS agenda af willen laten hangen van een andere agenda dan Google agenda, dan verwijzen we u graag naar work-around onder het kopje “problemen oplossen”.

De volgende stappen zijn nodig om de koppeling op te zetten:

Agenda-id in Google agenda
  1. Klik in uw Google agenda op de naam van de kalender die u wilt synchroniseren en vervolgens op het pijltje dat naast de naam van de agenda verschijnt.
  2. Kies de optie “Deze agenda delen”.
  3. Selecteer de optie “Deze agenda openbaar maken” en vervolgens “Alleen mijn status delen”.
  4. Klik op “Agenda gegevens” en kopieer het agenda-id onder het kopje “Adres voor agenda”, zoals aangegeven in het plaatje hiernaast. Als u maar één agenda heeft is de agenda-id meestal gelijk aan uw e-mail adres.
  5. In uw SuperSaaS agenda klikt u op “Beheren” naast de agenda die u wilt synchroniseren. Op het tabblad “Synchroniseren” vult u het agenda-id in. Als u zelf nog wel afspraken wilt kunnen maken in SuperSaaS die overlappen met uw Google afspraken dan selecteert u ook de optie "Superusers en de beheerder hoeven zich niet te houden aan tijdsbeperkingen…". Zodra u de bladzijde opslaat wordt de verbinding gecontroleerd.

Als de verbinding tot stand is gebracht leest het systeem met enige regelmaat uw Google agenda uit om te controleren of er wat is veranderd. De frequentie waarmee dat gebeurd is afhankelijk van hoe vaak mensen in uw SuperSaaS agenda kijken. Iedere keer als uw agenda gebruikt wordt bekijkt het systeem of de informatie ouder is dan 15 minuten. Als dat het geval is wordt door een andere server de informatie bijgewerkt. Omdat die andere server daar een paar seconden over kan doen moet u soms even de pagina verversen. Aangezien een gebruiker altijd meer dan één bladzijde opvraagt voordat hij een boeking kan maken gaat dat goed. Maar als u zelf een venster met uw SuperSaaS agenda open heeft, en eentje met uw Google agenda, dan kan het nodig zijn om het venster met SuperSaaS te verversen voordat u de wijziging ziet. Afspraken worden tot 6 maanden in de toekomst opgehaald, dus als dat een beperking vormt kan het verstandig zijn om te zorgen dat gebruikers niet langer in de toekomst mogen boeken.

Als u een afspraak in uw Google agenda niet wilt weergeven als bezet tijdstip in SuperSaaS dan kunt u in Google klikken op “Afspraakdetails bewerken” en de optie kiezen “Mij weergeven als: Beschikbaar”. Een andere manier waarop de synchronisatie handig te gebruiken is, is als u complexe openingstijden heeft die lastig zijn te definiëren in SuperSaaS. U kunt ze dan in een gratis Google agenda zetten en op die manier aan SuperSaaS doorgeven.

Problemen oplossen

Op het ogenblik kan een SuperSaaS agenda maar met één Google agenda synchroniseren, maar één Google agenda kan wel met meerdere SuperSaaS agenda’s synchroniseren. De koppeling werkt met Google agenda’s en ook met agenda’s van “Google Apps”, maar ophalen van beschikbaarheidsinformatie uit Outlook of andere programma’s is nog niet mogelijk. Overigens zijn er voor de meeste andere kalender programma’s wel weer synchronisatie mogelijkheden met Google agenda, dus via een omweg kan het eventueel alsnog.

Als u de beschikbaarheid van uw SuperSaaS agenda af wilt laten hangen van een andere agenda dan Google agenda dan kan dit door een Google agenda aan te maken die u synchroniseert met uw bestaande agenda. Vervolgens kunt u bovenstaande stappen volgen om de synchronisatie met SuperSaaS te bewerkstelligen.

2. Een SuperSaaS agenda in andere agenda software weergeven

U kunt een SuperSaaS agenda weergeven in ieder programma dat overweg kan met een standaard (RFC 2445) iCal adres, zoals Microsoft Outlook, Apple’s iCal of Google agenda. De iCal koppeling werkt maar één kant op: als u iets verandert in uw SuperSaaS agenda dan ziet u dat in (bijvoorbeeld) Outlook zodra er weer gesynchroniseerd is. Maar u kunt de afspraken niet wijzigen in Outlook. U kunt de webcal link ook gebruiken om uw afspraken te weergeven op een mobiele telefoon zoals een iPhone, maar in veel gevallen is het dan handiger om de mobiele versie van onze site te gebruiken (m.supersaas.nl), want dan kunt u afspraken daar ook op wijzigen.

Om de link te bewerkstelligen heeft u de “webcal” link van uw SuperSaaS agenda nodig. Klik op “Beheren” naast de agenda die u wilt synchroniseren, ga naar het tabblad “Synchroniseren” en volg de instructie onder het kopje “Internet publicatie”. Deze link kunt u vervolgens invoeren in uw agenda software. De exacte methode verschilt per programma, zie de help functie van die software voor details. Als u gebruik maakt van een Google agenda gaat u naar de agenda pagina en klikt u op het drop down icoontje naast “Andere agenda’s”. Vervolgens selecteert u “Toevoegen via URL” en voegt u de webcal link toe.

Bij een webcal link worden de gegevens apart gehouden van uw andere afspraken, ze worden niet daadwerkelijk in uw agenda opgenomen. Als u de webcal link dus weer weghaalt dan verdwijnen de afspraken ook weer uit uw agenda. Als u wel wilt dat de afspraken echt in uw agenda komen te staan dan kunt u ze downloaden via de “Download” tab en vervolgens importeren in uw agenda programma. Maar in dat geval is er geen koppeling en worden wijzigingen dus niet automatisch bijgewerkt. Een tussenvorm is om bij iedere gewijzigde afspraak een mailtje met een “iCal” bijlage aan uzelf te laten sturen door het systeem, zodat u op die manier uw agenda kunt bijhouden. U voegt een iCal bijlage toe door het autotekst woord “$ical” toe te voegen aan onder de sectie voor e-mail bevestigingen onder het tabblad “Uiterlijk” (configureren).

De frequentie waarmee de gegevens in uw agenda worden bijgewerkt hangt af van het programma dat u gebruikt (dus niet van SuperSaaS). Het standaard iCal protocol is erg inefficiënt, uw hele agenda moet overgestuurd worden bij iedere update, dus meestal houden die programma’s de frequentie laag om uw internet verbinding niet te veel te belasten. Het iCal protocol heeft ook maar een beperkt aantal velden voor gegevens. Dat betekent dat de velden die u zelf in SuperSaaS heeft gedefinieerd niet over kunnen worden gestuurd. Als u een programmeur bent en dan kunt u eventueel zelf een interface met onze site bouwen die deze beperkingen niet heeft. Meer informatie daarover vindt u in de API-documentatie.

De iCal interface heeft ook geen beveiliging met een wachtwoord, dus als u bezorgd bent dat iemand de link gebruikt om de gegevens uit uw agenda uit te lezen dan kunt u de interface blokkeren. Op het configuratiescherm, tabje “Toegang”, staat de optie “Blokkeer toegang voor programma’s zoals Outlook en Google Agenda”.

3. De beschikbaarheid van een SuperSaaS agenda af laten hangen van een Outlook agenda

Om de beschikbaarheid in een SuperSaaS agenda af te laten hangen van een Outlook agenda moet een omweg gemaakt worden via Google Agenda, omdat Outlook uit zichzelf geen mogelijkheid bied om uitgelezen te worden door onze site. Er moet dus eerst een synchronisatie tussen uw Outlook agenda en een Google agenda gemaakt worden, hiervoor is een extern synchronisatie programma gebruiken. Een Google Agenda is gratis en het is eenvoudig om er een account voor aan te maken. U hoeft de Google agenda verder niet actief te gebruiken om de beschikbaarheid van uw SuperSaaS agenda te beheren, u kunt het simpelweg als omweg tussen Outlook en SuperSaaS gebruiken.

Er zijn verschillende synchronisatie programma’s om Outlook met Google op de markt:

U hoeft bij het synchroniseren niet de contacten en taken mee te nemen, de agenda volstaat. Via de geavanceerde instellingen kunt u aangeven hoe frequent er gesynchroniseerd moet worden. Dit kunt u op iedere 5 minuten instellen of zelfs minder.

Nadat u de synchronisatie heeft voltooid, kunt u de synchronisatie tussen SuperSaaS en Google, zoals in stap 1 van deze handleiding beschreven, bewerkstelligen. Hierna zullen de bezette tijden uit uw Outlook agenda als niet beschikbaar worden weergeven op uw SuperSaaS agenda.