Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina
Fitness

Maak een reserveringssysteem voor een fitnessclub

Deze handleiding laat zien hoe u een reserveringssysteem kunt opzetten voor een fitnessclub. Het eindresultaat kunt u zien in deze voorbeeld agenda. Deze instructies zijn ook prima te gebruiken als u een systeem nodig heeft om bijvoorbeeld studenten te laten inschrijven voor een klas of voor deelnemers aan een conferentie, en het moet niet moeilijk zijn om het voor andere vergelijkbare zaken toe te passen.

Hoe deze handleiding te gebruiken

De handigste manier om een SuperSaaS agenda op te zetten is door steeds uit te proberen of de instellingen het gewenste effect hebben:

  1. Gebruik de starthulp om een lege agenda te maken
  2. Probeer de agenda uit
  3. Tenzij u tevreden bent maakt u aanpassingen aan de configuratie en gaat weer naar stap 2
  4. Als alles naar wens functioneert kunt u de agenda in uw eigen site integreren

Dit document volgt deze volgorde maar wijkt op een aantal plaatsen hiervan af zodat zaken die logisch bij elkaar horen in één keer behandeld kunnen worden. Door “Volgend Hoofdstuk” te klikken onderaan de pagina gaat u lineair door de handleiding heen, maar u kunt ook meteen naar een specifiek onderwerp springen via de documentatie pagina.

Voor u begint met de handleiding heeft u eerst een SuperSaaS account nodig. Die is gratis aan te maken via de knop “Registreren” bovenaan deze pagina en u heeft alleen een geldig e-mail adres nodig. Nadat u bent ingelogd komt u op de “Dashboard” pagina. Deze pagina is nu nog leeg afgezien van een aantal menu’s, tenzij u al eerder een agenda had aangemaakt.

Gebruik de starthulp om een lege agenda te maken

Klik in het menu aan de rechterkant de optie “Nieuwe Agenda” om naar de starthulp te gaan. De starthulp stelt een aantal vragen en maakt daarna een lege agenda met instellingen die een handig startpunt vormen voor uw situatie. Ten eerste wordt u gevraagd te kiezen tussen een "Resource-" een "Capaciteits-" of een “Serviceagenda”. Het is belangrijk dat u deze keuze nauwkeurig maakt want, anders dan bij alle andere instellingen, kunt u deze keuze achteraf alleen wijzigen door opnieuw te beginnen.

In dit voorbeeld kiezen we voor een “capaciteitsagenda” omdat er uiteraard meer dan één persoon tegelijkertijd een fitnessklas kan boeken. Als hetgeen dat u wilt laten reserveren maar één keer tegelijkertijd gereserveerd kan worden, zoals een vergaderkamer of een privé pianoles dan heeft u een “resource” of een “service” agenda nodig. Als u meerdere personal trainers heeft die tegelijk geboekt kunnen worden dan is een resource agenda met meerder resources meestal het handigste. Als u niet zeker weet welk type u nodig heeft lees dan de uitleg over de verschillende types. In sommige gevallen zijn meerdere types toepasbaar, in dat geval kunt u beide proberen om te zien wat het prettigste werkt.

Klik op de knop “Volgende stap” om naar stap 2 te gaan waar u wordt gevraagd om een naam te kiezen voor het reserveringssysteem. Deze naam vormt tezamen met uw accountnaam het web adres dat uw gebruikers in hun browser zien als ze uw reserveringssysteem gebruiken. U kunt natuurlijk “agenda” als naam kiezen maar het is handiger om iets te kiezen dat het reserveringssysteem beschrijft. U kunt de agendanaam (en uw accountnaam) later nog wijzigen maar let er op dat het webadres waaronder uw agenda bereikbaar dan mee veranderd. In ons voorbeeld kiezen we “Fitness klas” als agendanaam.

In stap 3 kiest u hoeveel mensen er in een klas passen. U kunt het aantal personen in een klas altijd later voor iedere klas apart wijzigen. Er kan ook een beginwaarde gekozen worden voor de tijdsduur van een klas, ook die is achteraf per klas aan te passen. Tenslotte kunt u instellen of er automatisch een wachtlijst moet worden aangemaakt als de klas vol is.

Door op de “Voltooien” knop te klikken wordt een lege agenda met uw instellingen gecreëerd en wordt deze meteen online gezet. U heeft nu dus meteen een volledig werkend systeem dat u kunt uitproberen.

Admin menu

De agenda uitproberen

Om de agenda uit te proberen kunt u op de blauwe knop “Gebruiken” klikken die te vinden is op de “menu box” aan de rechterkant zoals hiernaast getoond. Dit is alleen zichtbaar als u als beheerder bent ingelogd, gebruikers zien dezelfde agenda maar dan met minder opties. U kunt uw agenda ook terugvinden op de dashboard-pagina, en deze pagina is altijd bereikbaar (als beheerder) via de link rechtsboven in het scherm. U kunt ook een bookmark maken in uw browser om bij uw agenda uit te komen.

Lege agenda De eerste keer dat u naar uw agenda kijkt is deze uiteraard helemaal leeg. Bijna alles wat u ziet kan aangepast worden, zoals kleuren en teksten, en er zijn verschillende manieren om de agenda te laten zien zoals per week, per maand of helemaal zonder kalender. Maar laten we eerst de basis functionaliteit uitproberen.

Om te beginnen maken we een nieuwe klas aan, een lege opening, waar onze gebruikers zich straks voor kunnen inschrijven. Klik op de plek in de agenda wanneer u de klas wilt laten plaatsvinden en er verschijnt een venstertje “Opening Toevoegen”. Als het venstertje niet op een handige plek zit dan kunt u het verslepen aan de titelbalk, net zoals u dat zou doen met een venstertje op de desktop van uw computer. Venster opening toevoegen In plaats van naar de juiste datum toe te navigeren en op de agenda te klikken kunt u ook gewoon in het vakje “Tijdstip” klikken en de datum daar veranderen. Vul een titel van de klas en eventueel een omschrijving. Later kunt u ook nog velden als plaats en prijs toevoegen. Afhankelijk van welke velden u hebt ingevuld kan het er ietsje anders uitzien dan op het plaatje hiernaast. Door op het gekleurde rechthoekje te klikken kunt u de kleur veranderen. Als u een webadres in de beschrijving zet dat begint met "http://…" dan wordt die in een link verandert. Tenzij de link eindigt op “gif”, “png” of “jpg”, dan wordt er een plaatje van gemaakt. De plaatjes moeten zich dus al ergens op internet bevinden (bijvoorbeeld op een foto site), en niet op uw PC. De tekst van de link kunt u opgeven door die er in vierkante haken voor te zetten. Als u bijvoorbeeld invult: “Zie de [documentatie] http://www.supersaas.nl/info/support”, dan wordt weergegeven: "Zie de documentatie". Als u dit bij een plaatje doet wordt de tekst gebruikt als pop-up beschrijving van het plaatjes. In dit voorbeeld stellen we een lage capaciteit in van 4 personen zodat we straks makkelijk de wachtlijst functionaliteit kunnen uitproberen. Klik op de knop “Maak Opening” en de klas verschijnt op de agenda.

Als u nu op de het zojuist verschenen vakje klikt dan ziet u een venstertje met een lege klas zonder deelnemers. Aan de onderkant van het venster ziet u drie linkjes: “Reservering Toevoegen”, “Opening Wijzigen” en “Sluiten”. De optie “Reservering Toevoegen” is handig als u zelf een deelnemer aan de klas wilt toevoegen, bijvoorbeeld omdat u telefonisch afspraken accepteert en wilt zorgen dat het totaal aantal deelnemers correct weergegeven is. Uw gebruikers zien overigens iets andere links, daar komen we later op terug.

Laten we een reservering toevoegen door op de link “Reservering Toevoegen” te klikken. Aan het begin vraagt het systeem alleen een “Naam”, we zullen later zien hoe andere velden toegevoegd kunnen worden. Klik op “Maak reservering” en klik opnieuw op de klas. U zult zien dat er en paar dingen veranderd zijn. Venster "opening bekijken" In het venster staat onze reservering en in het gekleurde vierkantje staat “1/4” wat betekent dat 1 plek bezet is van 4 beschikbare plaatsen. Er is ook een groen vinkje op verschenen, dit geeft aan voor welke klassen wij zelf een reservering hebben toegevoegd. Uw gebruikers kunnend daardoor makkelijk zien voor welke klassen ze zich hebben ingeschreven.

Met de link “Opening Wijzigen” kunt u de gegevens van de klas aanpassen. Als u bijvoorbeeld de starttijd aanpast, dan verschuiven alle boekingen in die klas automatisch mee naar het nieuwe tijdstip. (We zullen later zien hoe deelnemers van de verschuiving op de hoogte kunnen worden gesteld). Het linkje “Sluiten” verbergt het venstertje zonder iets te veranderen, en met klikken op het rode kruisje in de titelbalk bereikt u hetzelfde.

Instellingen aanpassen

U heeft nu dus een functionerend reserveringssysteem, echter de starthulp heeft een heel aantal aannames moeten maken dus het is waarschijnlijk dat u de instellingen nog wilt veranderen zodat het past bij uw manier van werken. Door op de knop “Configureren” te klikken komt u uit op het scherm “Configuratie overzicht” waar een overzicht van alle instellingen onder elkaar staat. Op deze pagina kunt u ook de agenda tijdelijk blokkeren of de agenda helemaal verwijderen. De rest van deze pagina bespreekt het tabje “Middelen”, de andere tabjes hebben ieder hun eigen hoofdstuk.

Tabblad middelen

De “Middelen” tab voor een capaciteitsagenda

Het tabje “Middelen” van het configuratiescherm bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen, ofwel de zaken die in uw agenda staan. Het uiterlijk van dit tabje ziet er overigens anders uit als u een “resource” agenda gebruikt, in plaats van de capaciteitsagenda die we in dit voorbeeld behandelen. Met de eerste opties kunt u zorgen dat het systeem toepasselijke benamingen gebruikt. De termen die u uitkiest om te gebruiken in plaats van “opening” en “reservering” worden dan voortaan overal gebruikt, bijvoorbeeld in de gebruikersinterface, in foutmeldingen en in de bevestigingsmails. Aangezien we hier een systeem voor een fitnessklas maken kiezen we hier voor “klas”. Het is ook mogelijk om zelf en term in te voeren, bijvoorbeeld “fitnessklasje, fitnessklasjes”. Het systeem kiest zelf meervoud waar toepasselijk. Het is overigens ook mogelijk om een term te kiezen die gebruikt wordt in plaats van “gebruiker”, bijvoorbeeld “leerling”. Die instelling is te vinden op de pagina “Layout Instellingen” die bereikbaar is vanaf het menu rechts op het dashboard.

Onder het volgende kopje specificeert u details over de capaciteit. Het eerste veld “Hoe vaak kan één opening geboekt worden op hetzelfde tijdstip” geeft aan hoeveel mensen er in de klas passen. Dit is alleen een beginwaarde, deze kan per klas worden aangepast. Het tweede veld bepaalt hoeveel plekken iemand in 1 keer kan boeken. Voor een fitnessklas is het logisch dit op 1 te laten staan, maar als u bijvoorbeeld een reserveringssysteem voor een theatervoorstelling maakt dan is het logisch om meerdere kaartjes in één keer te laten reserveren. Als er een andere waarde dan 1 in dit veld staat verschijnt er een extra veld tijdens het reserveren waar de gebruiker het aantal in moet voeren. De naam van dat veld “Aantal” kan overigens ook nog gewijzigd worden, bijvoorbeeld in “Aantal stoelen”, op de “Proces” tab.

In de volgende twee velden kunt u een maximum aantal afspraken instellen die een gewone gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen. U kunt kiezen of afspraken die al gepasseerd zijn nog meetellen in het totaal. U kunt een aparte limiet aangeven voor het aantal afspraken dat op dezelfde dag of in dezelfde week mag plaatsvinden. Met een vinkje kunt u tenslotte aangeven of iemand meer dan eens een reservering mag maken voor dezelfde klas. Overigens kan het systeem alleen weten wie “dezelfde persoon” is door te kijken naar de loginnaam, dus als u toestaat dat mensen zelf een login aanmaken dan zou iemand met een tweede e-mailadres nog een account kunnen aanmaken om die limiet te omzeilen.

Onder het kopje “Overboeken” geeft u aan wat er gebeurt als een slot vol is. De keuzes zijn om simpelweg verdere boekingen niet toe te staan, om alleen u nog toe te staan verder te boeken, om de limiet te negeren of om een wachtlijst aan te maken. De wachtlijst functionaliteit is vrij geavanceerd. Voor iedere klas wordt een aparte wachtlijst aangemaakt en er wordt bijgehouden in welke volgorde mensen op de lijst zijn gekomen. Als de optie "Plaats automatisch…" aanstaat dan krijgt automatisch de eerste persoon op de wachtlijst een plek als iemand afzegt. Op de “Proces” tab kunt u straks aangeven of die persoon daarover een e-mail bericht moet krijgen. Als u meerdere boekingen per persoon toestaat wordt het wat ingewikkelder. Dit gebeurt als u een ander getal dan één hebt ingevuld bij de vraag “Hoe vaak kan één opening geboekt worden op hetzelfde tijdstip door dezelfde gebruiker” Er verschijnt dan een veld waarin de gebruiker het aantal plaatsen moet invullen dat hij wil bezetten. Als er minder ruimte is dan hij nodig heeft dan gaat hij naar de wachtlijst tot er genoeg plaats is, hij krijgt niet een gedeelte van de plaatsen. Als er vervolgens iemand afzegt dan wordt er pas weer van de wachtlijst geplaatst als genoeg ruimte is voor de eerste persoon op de wachtlijst. Dit proces kunt u als beheerder bijsturen doordat u op ieder moment mensen van de wachtlijst een plaats kan geven zelfs als een klas al vol is. Iets anders om op te letten is dat automatisch plaatsingen zich houden aan eventuele tijdslimieten die u ingesteld hebt op de proces tab, die verderop behandeld wordt. Dus als u heeft ingesteld dat tot maximaal 1 dag van tevoren geboekt mag worden dan houdt het automatisch plaatsen dan ook op.

Onder het kopje “Locatie” kunt u met een vinkje aangeven of u een plaats wilt opgeven bij iedere klas, dat kan bijvoorbeeld handig zijn om het nummer van het lokaal op te geven. De layout van de venstertjes past zich iets aan om plaats te maken voor het veld en als u de agenda publiceert op een Google agenda of in Outlook dan komt de locatie daar ook in te staan.

Het “Prijs” kopje, en betalen voor afspraken wordt uitgebreid besproken in de documentatie over betalingen. U hoeft niet via de site af te rekenen, u kunt prijzen ook alleen laten zien en de betaling op een andere manier regelen. De prijs is alleen een beginwaarde die later per klas kan worden aangepast en hetzelfde geldt voor het veld “Tijd”. Wanneer u ervoor kiest om tijden af te ronden op hele dagen dan verdwijnen de uren en minuten uit de gebruikersinterface. Dit is nuttig voor zaken die meerdere dagen in beslag nemen zoals de verhuur van een vakantiehuisje, waar het niet handig is om de lengte in minuten te specificeren. U kunt de beschikbaarheid aangeven door verder te klikken naar het scherm “Openingstijden”. Dit stelt alleen de kleur van de agenda bij op momenten dat u niet beschikbaar bent, als beheerder kunt u nog steeds nieuwe klassen aanmaken op momenten dat u heeft aangegeven niet beschikbaar te zijn. De beschikbaarheidsinformatie wordt wel gebruikt als u een repeterende klas aanmaakt, dan worden klassen overgeslagen op dagen dat u gesloten bent.


Volgende hoofdstuk: Toegangsbeheer van de agenda