Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

Prijsregels en het Kredietsysteem

De documentatie over afrekenen legt uit hoe u uw agenda kunt instellen om betalingen te ontvangen. Deze pagina behandelt twee uitbreidingen op het betaalsysteem: Prijsregels en het Kredietsysteem

Met Prijsregels kunt u onder andere:

Met het Kredietsysteem kunt u onder andere:

Prijsregels

Prijsconfiguratiescherm

De plek om prijsregels in te stellen bereikt u via het configuratiescherm, tabje “Middelen”, door onder het kopje “Prijs” te klikken op de link “Prijs instellen”. Als de prijsregels eenmaal zijn ingesteld dan verschijnt deze link ook op het tabje “Overzicht” zodat u het sneller kunt bereiken.

Zoals te zien is in het voorbeeld rechts bevat het scherm twee delen. Het bovenste deel laat de regels zien die al geconfigureerd zijn en maakt het mogelijk om de prijsregels uit te proberen zonder een boeking te hoeven maken. In dit gedeelte kunnen ook regels worden verwijderd en kan de volgorde van de regels worden aangepast. In het onderste gedeelte van het scherm kunt u nieuwe regels definiëren.

Als er nog geen prijsregels zijn dan is de prijs van een afspraak simpelweg gelijk aan de basisprijs. Bij een capaciteitsagenda wordt de basisprijs vermenigvuldigd met het aantal boekingen als de agenda zo is geconfigureerd dat meerder boekingen in één keer mogelijk zijn. Bij een “resource” agenda heeft u de keuze of de prijs per boeking geldt of per tijdseenheid, zoals een prijs per uur.

Nieuwe prijsregels instellen

Prijsregels

Een prijsregel bestaat uit één actie, zoals "verhoog de prijs met 10%" en nul, één, of meerdere voorwaarden, zoals “alleen als het Woensdag is”. Als een prijsregel geen voorwaarden heeft dan wordt hij altijd uitgevoerd, als er wel voorwaarden zijn dan wordt de prijsregel alleen toegepast als aan alle voorwaarden is voldaan.

Het systeem toont alleen acties die op dit moment beschikbaar zijn. De optie om de waarde van een veld te gebruiken is bijvoorbeeld pas beschikbaar nadat u dat veld eerst heeft ingeschakeld op de “Proces” tab. Sommige van de voorwaarden zijn ook afhankelijk van de instellingen van de agenda. De voorwaarde om quantumkorting te geven is bijvoorbeeld alleen beschikbaar als meerdere afspraken in één keer geboekt kunnen worden.

Als u meerdere prijsregels heeft kunt u de volgorde waarin ze worden toegepast veranderen door ze te verslepen met de muis. Eén van de beschikbare acties is “Rest overslaan”, door aan deze actie een voorwaarde toe te voegen worden alle prijsregels er onder overgeslagen als aan de voorwaarde voldaan is. De actie "Aanbetaling wordt…" accepteert geen voorwaarden en wordt alleen toegepast op het betalingsscherm. Als u de reservering achteraf in het systeem opzoekt ziet u de totale prijs, onafhankelijk van de aanbetaling. Als u automatisch laat betalen via iDeal of PayPal dan wordt alleen de aanbetaling in rekening gebracht, u moet de rest van de betaling dan zelf regelen.

Wat de gebruiker ziet

Nadat de prijsregels zijn ingesteld krijgen de gebruikers de prijs te zien bij het maken en wijzigen van afspraken. In de “Vakantiehuisjes” voorbeeldagenda kunt u dit in werking zien. Als u bijvoorbeeld bij een afspraak de datum verandert naar het weekend, of het menu “Extra’s” aanpast, dan verandert de prijs vanzelf mee. De browser van de gebruiker moet wel “JavaScript” ondersteunen om dit te zien, maar dat is voor vrijwel alle browsers het geval met uitzondering van sommige mobiele telefoons. Er is één situatie wanneer de gebruiker de prijs niet kan zien, namelijk als de prijs afhankelijk is gemaakt van de beschikbare ruimte en u de weergave van de beschikbare ruimte verborgen heeft voor de gebruiker.

Als een gebruiker zijn afspraak wijzigt dan wordt de prijs niet herberekend als er alleen informatievelden gewijzigd worden. Maar als de gebruiker de prijs bijvoorbeeld naar een andere datum verplaatst waardoor de prijs wijzigt dan laat de prijsindicator zowel de prijs voor als na zien.

Tijdsegmentatie

Als u in een resource agenda gebruik maakt van een prijs per tijdseenheid dan wordt de prijsberekening apart gedaan voor ieder tijdssegment. Als er in de demo van het vakantiehuisje bijvoorbeeld een reservering gemaakt wordt waarbij één dag in het weekeinde valt en één dag door de week dan zal het systeem op de correcte wijze een goedkope en een dure dag bij elkaar optellen. Deze berekening kan vrij gecompliceerd worden als u meerdere overlappende tijdsperiodes gebruikt.

Als u een prijs per reservering gebruikt, in plaats van een prijs per tijdseenheid, dan wordt alleen gekeken naar de starttijd. Dit is ook het geval voor openingen op de capaciteitsagenda: de enige relevante tijd is de begintijd, ook als een opening overlapt met meerdere periodes. Desalniettemin zijn de beide agenda types ongeveer even flexibel omdat het bij de capaciteitsagenda mogelijk is om iedere opening zijn eigen beginprijs te geven, iets wat niet kan bij de resource agenda.

Kredietsysteem

Als u het kredietsysteem inschakelt op het scherm “Betaalinstellingen” dan wordt bij iedere gebruiker een veld “Krediet” zichtbaar. Als een gebruiker krediet heeft dan wordt dat automatisch gebruikt bij zijn eerstvolgende reservering. U kunt het krediet van een gebruiker bekijken en aanpassen bij “Gebruikersbeheer”. De gebruiker ziet zijn krediet, als hij dat heeft, rechts bovenin zijn scherm. Het kredietsysteem is op een aantal manieren te gebruiken, een paar voorbeelden: U kunt gebruikers één keer €200 laten betalen voor 20 lessen van €10, dat voorkomt dat hij bij iedere reservering moet afrekenen. In plaats van €200 krediet kunt u de gebruiker ook 20 “punten” geven en de lessen een prijs van “1 punt”, dat werkt vaak makkelijker dan bedragen. Punten werken net zoals gewoon geld, maar ze moeten van tevoren toegekend worden, een betaling kan niet voor de helft met punten en de helft met geld. Het is ook mogelijk om met het kredietsysteem de gebruiker eenmalig een startkrediet te geven of om hem een eenmalige korting te geven. Tenslotte kunt u een gebruiker ook onbeperkt krediet geven, bijvoorbeeld als hij een abonnement heeft, de betaalstap wordt dan voor hem overgeslagen.

Als een klant een betaling annuleert die (gedeeltelijk) met krediet is gedaan, dan wordt dat krediet aan hem terugbetaald. Het is daarom verstandig om te zorgen dat gebruikers hun afspraken niet mogen annuleren nadat die hebben plaatsgevonden (dat kunt u instellen op de “Proces” tab). Het kan vrij ingewikkeld worden als een klant een repeterende boeking maakt en er vervolgens eentje van terugdraait. Het systeem geeft dan een gedeelte van het krediet weer terug. Als de beheerder een reservering maakt of aanpast dan heeft dan geen effect op het krediet van de gebruiker.

Via de winkel optie kunt u krediet verkopen

De winkel gebruiken om krediet en andere dingen te verkopen

Er zijn verschillende manieren waarop een gebruiker krediet kan krijgen:

  1. U kunt een startkrediet instellen voor nieuwe gebruikers in het aanmeldingsproces op de pagina “Toegangsbeheer”.
  2. U past handmatig het krediet aan bij “Gebruikerbeheer”, bijvoorbeeld omdat u de betaling zelf regelt.
  3. Gebruik de winkel om krediet aan uw gebruikers te verkopen via iDeal of PayPal, het wordt dan automatisch aan hun account toegevoegd

Uw winkel is pas zichtbaar als u tenminste één product beschikbaar hebt voor verkoop. Nieuwe producten kunt u definiëren op het scherm “Winkelbeheer” dat u kunt bereiken via de link op de pagina “Betaalinstellingen”, onder het kopje “Kredietsysteem”. Als u eenmaal een product gedefinieerd heeft verschijnt er ook een link naar de winkel in het menu rechts op uw dashboard. De mogelijkheden van de optie “Winkelbeheer” spreken grotendeels voor zichzelf. U kunt bijvoorbeeld een product definiëren zoals “10 lessen voor €100”, of u kunt de klant vragen zelf het aantal lessen in te tikken dat hij in één keer wil kopen. U kunt het krediet ook op nul zetten in het geval u iets anders via de winkel wilt verkopen, zoals een T-shirt. In dat geval is het nuttig om het veld “Voorraad” te gebruiken zodat het systeem er voor zorgt dat er niet meer T-shirts kunnen worden verkocht dan u in voorraad heeft. Als u BTW of verzendkosten wilt toevoegen dan kan dat kunt u die instellen in uw PayPal account. Verder is het ook mogelijk om een streepje (−) in te voeren bij het krediet. Daardoor krijgt de gebruiker onbeperkt krediet wat handig is voor abonnementen.

U kunt een individuele klant een permanente korting geven door -x% in het supervisorveld van die klant te zetten. Het supervisorveld moet dan wel ingeschakeld zijn op het scherm “Toegangsbeheer”. Deze korting wordt alleen toegepast op het afrekenscherm, niet bij betalingen met krediet.

Hoe komen de gebruikers terecht in uw winkel? Het systeem laat automatisch een linkje naar de winkel boven de agenda zien als de gebruiker geen krediet meer heeft en als er minstens één item in uw winkel zit waarmee krediet kan worden gekocht. Deze link staat in de “Autotekst” boven de agenda. Die tekst is niet zichtbaar als u daar zelf al iets hebt geschreven, maar die kunt u weer zichtbaar maken door het commando $auto op te nemen in die tekst. U kunt ook het commando $shop in de tekst boven de agenda zetten, in dat geval is de link naar de winkel altijd zichtbaar. De tekst boven de agenda past u aan op het configuratiescherm, tabje “Uiterlijk”. U zou daar bijvoorbeeld de tekst in kunnen zetten "Koop nu een T-shirt in onze $shop". Overigens kan een gebruiker altijd bij de winkel komen door naar zijn “Instellingen” scherm te gaan, er staat dan een linkje “Koop krediet” naast zijn kredietniveau (alleen als er in de winkel iets te koop is)


Volgende hoofdstuk: Een eigen URL gebruiken