Handleidingen
Handleidingen overzicht
Resource agenda

Creëer een reserveringssysteem voor een vakantiehuisje

Deze handleiding zet uiteen hoe u in 6 eenvoudige stappen een online reserveringssysteem opzet voor een vakantiehuisje, kamers met ontbijt of een kleine camping. Wij zullen in dit voorbeeld de beschikbaarheid van een paar kamers inplannen, waarbij gasten ook een handdoekenset kunnen reserveren, maar u kunt deze instructies aan uw specifieke wensen aanpassen. Als u bijvoorbeeld vergaderkamers met optionele apparatuur of lunches erbij wilt kunnen verhuren zijn deze instructies ook van toepassing. We zullen een zogeheten “resource agenda” gebruiken. Dit type agenda wordt voornamelijk gebruikt om een-op-een afspraken in te plannen.

Een kamer reserveren

In dit voorbeeld creëren we een agenda waarin uw gasten kamers in een vakantiehuisje kunnen boeken. Als u in plaats van een een-op-een agenda een agenda wilt opzetten waarin meerdere mensen een afspraak kunnen maken op hetzelfde tijdstip, bijvoorbeeld voor een gedeelde kamer in een jeugdherberg, dan zou de Handleiding voor een capaciteitsagenda waarschijnlijk beter bij uw wensen aansluiten. Als uw klanten uit een aantal diensten kunnen kiezen past de Handleiding voor een Service agenda mogelijk beter.

Deze handleidingen bevat de volgende toepassingen:

  • De agenda gebruiken als een eenvoudig reserveringssysteem
  • Aangepaste e-mail bevestigingen en herinneringen versturen
  • Online betaling instellen
  • Prijzen tonen op basis van seizoen en datum

U kunt het eindresultaat bekijken op de Voorbeeldpagina.

De agenda opzetten in 6 simpele stappen

De meest efficiënte manier om een SuperSaaS-agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:

Een basisagenda opzetten met begeleiding van de Opstarthulp"

Voordat u begint

Om een agenda op te kunnen zetten heeft u een account nodig. Een account is gratis en u heeft alleen een geldig e-mailadres nodig. Log in op uw account om op de Dashboardpagina terecht te komen. Als u in dit account al eens een agenda heeft aangemaakt zal deze zichtbaar zijn op de Dashboardpagina. Als dit niet het geval is zal de pagina er vrijwel leeg uitzien.

Het juiste agendatype selecteren

Klik op de optie Nieuwe agenda in het menu aan de rechterkant van het Dashboard om de Opstarthulp op te starten. De Opstarthulp zal u nu een aantal vragen stellen en met behulp van uw antwoorden een basisagenda met logische standaardinstellingen voor uw situatie aanmaken. Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “resource agenda”, de “capaciteitsagenda” of de “service agenda”.

Let op: in tegenstelling tot de overige instellingen kunt u deze instelling alleen wijzigen door een nieuwe agenda op te zetten. U kunt van deze specifieke capaciteitsagenda later dus niet alsnog bijvoorbeeld een “resource agenda” of een “service agenda” maken.

Voor dit type agenda, waarbij iemands tijd, een ding of een ruimte maar één keer per tijdseenheid geboekt kan worden, kiezen we een resource agenda en klikken we op “Volgende” om naar stap 2 te gaan waar we bepalen wie toegang krijgt tot de agenda.

Toegang tot de agenda

In deze eerste stap van het inrichtingsproces bepalen we wie toegang krijgt tot de agenda. In ons voorbeeld selecteren we de eerste optie, “Boeking- of reserveringssysteem” waarbij iedereen de beschikbaarheid kan checken maar zich moet inschrijven om te kunnen reserveren. Als u de tweede optie “Gedeelde agenda” zou kiezen, zou Iedereen in een vertrouwde groep gebruikers de agenda mogen wijzigen. Dit type zou bijvoorbeeld van toepassing zijn als u zalen beschikbaar wilt maken voor een gesloten groep vertrouwde bekenden. Bij de derde optie, de “Evenementenkalender” zou iedereen de agenda kunnen bekijken, maar alleen de beheerder zou wijzigingen kunnen maken.

Aantal middelen

In Step 3 zal de Opstarthulp vragen hoeveel mensen, dingen of ruimtes u in de agenda wilt opnemen. Als u meer dan één middel wilt inplannen wordt u gevraagd de middelen in een lijstje te plaatsen. Voor ons vakantiehuisje plannen we de beschikbaarheid van verscheidene kamers, dus we zullen de tweede optie: “Meer dan één: Meerdere personen, objecten of locaties”. Er verschijnt vervolgens een extra veld, waarin u de lijst met kamers kunt aanmaken.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Deze naam vormt samen met de accountnaam het webadres van uw agenda. U zou de agenda simpelweg “Agenda” kunnen noemen, maar het is voor uw klanten waarschijnlijk behulpzamer om de agenda een inhoudelijk beschrijvende titel te geven. De naam van de agenda kan later nog gewijzigd worden maar let wel dat het webadres van de agenda dan ook zal veranderen.

Beschikbaarheid instellen

In de laatste stap kunt u de beschikbaarheid van de kamers instellen. De details zijn afhankelijk van de keuzes die u eerder hebt gemaakt. De instellingen bieden een basisinrichting. U kunt de openingstijden voor individuele dagen en middelen later nog aanpassen.

Door op de knop “Voltooien” te klikken wordt de agenda gecreëerd en direct online gezet. We hebben nu een volledig functionele agenda, dus laten we hem uitproberen om te zien of hij goed werkt.

De agenda uitproberen

Om uw agenda in de rol van beheerder te gebruiken klikt u op de knop Gebruiken in het menu. Deze is alleen zichtbaar voor de ingelogde beheerder van de agenda.

De bezoekers van uw agenda zien dezelfde agenda als u, maar krijgen minder mogelijkheden. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op het Dashboard.

U kunt altijd naar uw Dashboard terugkeren door op het dashboardlinkje rechtsboven in uw scherm te klikken. U kunt de agenda ook toevoegen aan uw favorieten in uw browser.
Lege agenda

De eerste keer dat u de agenda ziet is deze leeg. Het meeste wat u ziet kan worden aangepast met behulp van de instellingen op de tabs via Configureren. We zullen eerst de basisfuncties uitproberen.

Een afspraak maken

We beginnen met het maken van een afspraak. Door op een “vlakje” te klikken verschijnt er een venstertje met de titel Reservering Toevoegen". Indien gewenst kunt u dit venstertje net als een browservenster aan de titelbalk ergens anders naartoe slepen.

Een reservering maken

Naast de mogelijkheid om naar de juiste datum toe te gaan in de agenda heeft u ook de optie om in het venster, in het Tijdstipveld de datum en tijd aan te passen. Het systeem vraagt standaard om naam en telefoonnummer maar u kunt extra velden toevoegen om extra gegevens te verzamelen.

Wanneer u op “Maak Reservering” klikt wordt de agenda bijgewerkt en wordt zichtbaar dat het vakje gereserveerd is. Om de afspraak te wijzigen klikt u op de afspraak. Er wordt nu een venster geopend met knoppen Reservering Aanpassen en Reservering Verwijderen De link “Sluiten” sluit het venstertje en heeft daarmee dezelfde functie als het rood met witte kruis-icoontje bovenin.

Agenda met reservering

De instellingen aanpassen

U beschikt nu over een eenvoudige, functionele agenda. De Opstarthulp heeft echter een aantal aannames gedaan bij het opzetten van uw agenda; waarschijnlijk dient u een aantal instellingen wijzigen om de agenda naar wens in te richten. Klik op “Configureren” om naar de Overzichtstab te gaan van het Configuratiescherm. Hier vindt u een overzicht van alle opties die u kunt aanpassen. Op deze pagina kunt u de agenda tijdelijk blokkeren of zelfs helemaal verwijderen. Voor ons voorbeeld zullen we voornamelijk de tab Middelen en een aantal instellingen op de tab Proces bespreken. De tab Middelen bevat de instellingen waarmee de middelen, oftewel de kamers, gedefinieerd worden. Op de Procestab kunt u het reserveringsproces instellen.

Admin resources tab

De tab “Middelen”

De tab “Middelen” van het configuratiescherm bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen (Engels: resources), in dit geval de kamers, die in uw agenda staan. In het bovenste gedeelte van het scherm kunt u middelen toevoegen of verwijderen, bijvoorbeeld als u extra kamers wilt toevoegen. Let op dat als u een middel verwijdert, alle bijbehorende afspraken ook verwijderd worden.

Uw eigen bewoording

Onder het kopje “Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak” kunt u een toepasselijke term invoeren die gebruikt dient te worden voor een afspraak. Wij kiezen voor ons vakantiehuisje de term “reservering”. Het systeem gebruikt deze term dan in alle teksten op het scherm en in e-mails waar anders “reservering” zou staan. Het is ook mogelijk om een term te kiezen die gebruikt wordt in plaats van “gebruiker”, bijvoorbeeld “gast”. Die instelling is te vinden op de pagina Layout Instellingen aan de rechterkant van het Dashboard.

Beperkingen per gebruiker

Onder het kopje Limiet per gebruiker kunt u instellen hoeveel afspraken een gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen. U kunt kiezen of afspraken die al gepasseerd zijn nog meetellen in het totaal. U kunt een aparte limiet aangeven voor het aantal afspraken dat op dezelfde dag of in dezelfde week mag plaatsvinden. Overigens kan het systeem alleen weten wie “dezelfde persoon” is door te kijken naar de loginnaam, dus als u toestaat dat mensen zelf een login aanmaken dan zou iemand met een tweede e-mailadres nog een account kunnen aanmaken om die limiet te omzeilen.

Lengte

De volgende optie bepaalt hoe lang een reservering duurt. Er zijn drie keuzes:

  1. U kunt de gebruiker zelf de begin- en eindtijd laten instellen. In dat geval kunt u een minimum- en een maximumlengte opgeven waarbinnen men kan reserveren
  2. U kunt iedere afspraak dezelfde lengte geven. In dat geval hoeft u alleen die lengte op te geven
  3. U kunt de gebruiker een lengte laten kiezen uit een keuzemenu. In dat geval verschijnt er een tekstveld waar u de mogelijkheden in kunt zetten, één per regel. Bekijk het voorbeeld dat naast het tekstveld staat om te begrijpen hoe de opties gespecificeerd worden

Onze gasten krijgen de mogelijkheid om zelf te bepalen hoeveel tijd ze in onze kamers door willen brengen, dus selecteren we de eerste optie.

Betaling

SuperSaaS biedt verschillende betaalopties, variërend van het tonen van prijzen tot het verzamelen van creditcardgegevens, betalingen via iDeal of PayPal of door gebruik te maken van ons krediet systeem. Hiernaast kunt u werken met verschillende vormen van kortingen en vouchers. Op de Procestab kunt u instellen of betaling deel uitmaakt van de workflow. De betaalmethode kunt u op de pagina Betaalinstellingen configureren. Lees meer over het toevoegen van betaling onder Betaling toevoegen aan uw agenda.

Prijs

Onder het kopje “Prijs” kunt u specificeren wat een afspraak kost. Of u ook daadwerkelijk geld via de site in rekening brengt of dat u de betaling zelf regelt stelt u later in op de “Proces” tab. Ook hier heeft u weer een aantal keuzes. Naast een vaste prijs kunt de prijs ook afhankelijk maken van de lengte van de afspraak, de dag van de week en nog diverse andere factoren.

Onder Prijs, op de Middelentab, kunt u prijzen instellen. U kunt een vaste prijs instellen of de prijs baseren op de lengte van de reservering, de dag van de week of andere factoren.

Als u een dagtarief voor de accommodatie in rekening wilt brengen selecteert u “Hangt af van het tijdstip of de lengte”. Nadat u de pagina heeft opgeslagen kunt u de link Prijzen weergeven om de dag- en seizoensgebonden tarieven te bepalen. Om de prijs in juni met €50 te verhogen zou je een prijsregel kunnen definiëren als volgt: “Actie uitvoeren: prijsverhoging van €50” als de datum ‘tussen 01/06 en 30/06 valt".

Begrenzing van tijdskeuze

Onder Begrenzing van tijdskeuze, kunt u lengterestricties, buffertijd en starttijden definiëren. Voor een vakantieverblijf wilt u uw gasten wellicht de mogelijkheid bieden om hele dagen te boeken, in plaats van uren en minuten (wat de standaard is). Door de optie “Rond de ingevoerde tijden af op dichtstbijzijnde dag” te selecteren zal de agenda de weergave van uren en minuten weglaten. U kunt ook de minimale lengte van een reservering instellen op 1 dag. Het systeem ziet hele dagen als de 24 uur, van middernacht tot middernacht. Bij een afspraak van een dag zal begin- en einddatum op dezelfde dag vallen.

In een vakantiehuisje kan het efficiënter zijn om te werken met check-in en check-out tijden. Als u de check-in en -out tijden invoert in het daarvoor bestemde veld (met de titel "Beperk de keuze van mogelijke starttijden tot:") zal de reservering daaraan worden aangepast. Een afspraak van een dag zal dan de begin- en einddatum op opeenvolgende dagen zetten.

Als u een buffertijd instelt zorgt het systeem voor niet-beschikbare tijd tussen afspraken in. Deze tijd kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de kamers schoon te maken. De buffertijd wordt niet toegepast tussen openingstijd en de eerst mogelijke reservering en ook niet na de laatste boeking en sluitingstijd. Onder “Begrenzing van tijdskeuze” kunt u instellen vanaf welke tijd er gereserveerd kan worden.

Begrenzingen tijdskeuze

De basisagenda uitbreiden

Naast de Middelentab vindt u nog een aantal tabbladen. De tabs Toegang, Proces en Uiterlijk bevatten toegangsinstellingen, notificaties en het uiterlijk van de agenda mee kunt configureren. Uitgebreide informatie over deze tabbladen kunt vinden in de algemene documentatie.

De tab “Proces”

In het geval van ons vakantiehuisje speelt het tabblad “Proces” ook een belangrijke rol bij het inrichten van de agenda. Op dit tabblad, te vinden op het configuratiescherm naast het tabblad Middelen, kunnen we ons aanbod van een handdoekenset toevoegen en bevestigingen en herinneringen configureren.

Extra’s bieden in een dropdown-menu

U kunt de aanpasbare velden op het tabblad Proces gebruiken om dropdown-menu’s aan te maken waarmee u bezoekers extra opties kunt bieden tijdens het boekingsproces.

Bevestigingen

Uitgebreide informatie over het configureren van notificaties vindt u onder Het reserveringsproces vormgeven.

De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoeker

Het is belangrijk om het reserveringsproces uit te proberen vanuit het perspectief van een bezoeker om er zeker van te zijn dat de agenda functioneert zoals u verwacht. Er zijn drie manieren om te schakelen tussen de beheerders- en gebruikerstoegang tot de agenda. Deze worden uitgelegd op de pagina Uw reserveringsproces uitproberen.

Als u iemand rechtstreeks naar een specifieke agenda wilt verwijzen kunt u de link naar die agenda vinden op het Configuratiescherm van de agenda, onder de tab “Overzicht”. Indien nodig kunnen bezoekers rechts bovenin de pagina inloggen.

De agenda uitproberen

De agenda integreren in uw website

Wanneer u tevreden bent over het uiterlijk van uw agenda en de agenda getest hebt om er zeker van te zijn dat deze naar verwachting functioneert vanuit het perspectief van de gebruiker, kan de agenda door de doelgroep in gebruik genomen worden.

Er zijn in essentie twee manieren om mensen naar uw agenda te verwijzen.

  1. Plaats een link of knop naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
  2. Zet de agenda in een iframe op uw website

Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.

Resultaat

Bovenstaande afbeelding illustreert hoe uw SuperSaaS agenda op verschillende manieren en op allerlei al dan niet mobiele apparaten kan worden weergegeven. Geïntegreerd in uw website met behulp van een iframe, op een mobiel apparaat of via een link naar SuperSaaS.

Uiterlijk

SuperSaaS biedt vele opties om het uiterlijk van uw agenda aan te passen aan uw specifieke wensen. Naast het formaat van de agenda kunt u ook de kleuren en de inhoud van berichten in het systeem of automatische bevestigingen aanpassen. Ook kunt u een beschrijving, afbeeldingen of instructies in de ruimte boven de agenda plaatsen.

Dagelijks gebruik

De sectie Het dagelijks gebruik van uw SuperSaaS agenda legt uit hoe u uw agenda dagelijks beheert. Ondanks de vele mogelijke toepassingen en procesvariaties stippen we in dit hoofdstuk een aantal veelvoorkomende operationele processen aan die voor het merendeel van onze klanten relevant zullen zijn.