Documentatie
Afdrukken

Wie mag zich opgeven als gebruiker?

Op de pagina Toegangsbeheer kunt u instellen wie zich mag registreren als gebruiker en hoe het registratieproces er uit moet zien: wat zijn de stappen die een nieuwe gebruiker moet doorlopen bij de registratie en welke informatie dient er ingevuld te worden?

Het is overigens ook mogelijk om gebruikers afspraken te laten maken zonder dat ze zich eerst registreren. In dat geval is deze pagina verder niet van toepassing en kunt u doorgaan met de volgende sectie. Houd er wel rekening mee dat als gebruikers zich niet hoeven te registreren sommige features niet beschikbaar zullen zijn, zoals de afspraakhistorie van klanten.

Wie kan zich registreren?

Er zijn zes manieren om de toegang tot uw agenda te beheren, van open toegang tot zeer beperkte toegang.

Toegangsbeheeropties

De meest gebruikte (en meest gebruiksvriendelijke) optie is om iedereen die het webadres van uw agenda kent toe te staan om zich te registreren als gebruiker. Als u de agenda voor commerciële doeleinden gebruikt, is dit waarschijnlijk de juiste instelling voor u.

SuperSaaS zorgt ervoor dat de agenda niet geïndexeerd wordt door zoekmachines, maar er bestaat een kleine kans dat spammers toch de link naar uw agenda vinden. Registratie van gebruikers is een effectieve manier om dit grotendeels tegen te gaan. Als u ook gebruik maakt van bevestiging van nieuwe aanmeldingen en verificatie, dan zal dit hoogst waarschijnlijk geen probleem meer vormen.

Als u gebruikers al laat inloggen op uw website, dan is het ook mogelijk om via ‘single sign-on’ gebruikers automatisch ook in te laten loggen op uw SuperSaaS agenda. Dit voorkomt dat gebruikers twee keer in moeten loggen. Als u gebruik maakt van een Drupal, Joomla! of WordPress website, kunt u gebruik maken van onze gratis plugins om dit proces in te stellen. Daarnaast is er een mogelijkheid voor programmeurs om dit proces handmatig in te stellen voor andere websites via onze API. Meer informatie hierover is in onze documentatie te vinden in een ander deel van de website.

Als u de toegang wilt beperken tot specifieke gebruikers of gebruikersgroepen, dan zijn er nog vier opties beschikbaar:

  • Gedeeld wachtwoord – alleen gebruikers die het gedeelde wachtwoord weten kunnen inloggen. Deze optie zorgt er weliswaar voor dat men niet zomaar toegang heeft tot de agenda, maar biedt geen mogelijkheid om een specifieke gebruiker de toegang te ontzeggen zodra deze gebruiker het wachtwoord kent.
  • Specifiek IP-adres – het filteren van IP-adressen is alleen nuttig als uw gebruikers de agenda alleen via een specifiek IP-adres bezoeken, bijvoorbeeld voor medewerkers van een bedrijf. Zodra een gebruiker binnen de IP-reeks een loginnaam heeft aangemaakt, kan deze ook erbuiten gebruikt worden.
  • Specifiek e-maildomein – deze optie is geschikt voor organisaties met een e-maildomein. Als gebruikers een loginnaam aanmaken ontvangen ze een e-mail met een verificatielink. Via Gebruikersbeheer kunt u ook handmatig gebruikers met een ander e-maildomein toevoegen.
  • Specifieke gebruikers – in plaats van dat gebruikers hun eigen loginnaam en wachtwoord aanmaken kunt u als beheerder (of superuser) zelf alle gebruikers aanmaken. Dit kan handmatig via Gebruikerbeheer or door middel van een CSV bestand via Import.

Extra gegevens vragen tijdens het registratieproces

Tijdens het registratieproces kunt u gebruikers om additionele informatie vragen. Naast de loginnaam en het wachtwoord, kunt u ook vragen om de contactgegevens van de gebruiker. Er zijn twee extra tekstvelden beschikbaar die u zelf kunt configureren om gebruikers om andere gegevens te vragen. Daarnaast is het mogelijk om een formulier toe te voegen aan het registratieproces, om extra gegevens te verzamelen.

Registratiedetails

Alle registratievelden kunnen op Verplicht of Optioneel gezet worden. Deze verschijnen vervolgens op het registratieformulier voor nieuwe gebruikers. Als u een veld op Verplicht zet, zorgt dit er voor dat gebruikers het veld niet leeg kunnen laten, hetgeen bij Optioneel wel het geval is. Velden die op Niet vragen staan verschijnen niet op het registratieformulier. Let er op dat ook het Wachtwoord veld uitgezet kan worden. Als u dit veld uitschakelt verdwijnt het van het login scherm op uw agenda.

Op deze pagina stelt u in welke gegevens worden gevraagd tijdens het registratieproces. Op de Configureren > Proces pagina kunt u dezelfde of andere velden instellen die worden gevraagd tijdens het reserveringsproces. Als de velden in het reserveringsproces overeen komen met de velden op het registratieformulier, worden deze automatisch ingevuld voor ingelogde gebruikers. Deze reserveringsvelden kunnen wel worden aangepast.

Gebruikers kunnen de registratie-informatie later aanpassen door te klikken op de Instellingen link in de rechter bovenhoek van de agenda. Deze link is alleen zichtbaar als gebruikers zijn ingelogd en u ze toestaat om hun eigen informatie te wijzigen (zie onderstaande Andere instellingen).

Standaard gebruikt SuperSaaS het e-mailadres van gebruikers als loginnaam. Als u niet van plan bent om met registratie te werken, dient u de optie Gebruik e-mailadres als loginnaam uitvinken. Dit maakt een apart veld voor het e-mailadres aan voor om tijdens het maken van de reservering, wat anders niet zichtbaar is.

Naast de standaard velden voor de contactgegevens, kunt u twee extra tekstvelden aanmaken om andere informatie op te slaan. Als u een of twee van deze velden activeert, worden ze ook toegevoegd aan de veld opties in het reserveringsproces die ingesteld kunnen worden via Configureren > Proces.

Als de twee additionele tekstvelden niet voldoende zijn, of u gebruikers een aantal extra opties wilt bieden, dan kunt u dit doen door een formulier toe te voegen aan het registratieproces (zie formulieren toevoegen). U kunt het formulier toevoegen aan het registratieproces door het in het dropdown-menu onder Een formulier toevoegen aan iedere gebruiker? te selecteren.

Als het supervisorveld niet voor interne doeleinden wordt gebruikt, kan het ook Zichtbaar worden gemaakt op het registratie-scherm voor nieuwe gebruikers. Meer informatie over het supervisorveld vind u in de secties Proces en Betaling.

Registratiebevestiging en verificatie

De standaard instelling is om geen bevestiging van registratie naar nieuwe gebruikers te sturen. Als ze zich geregistreerd hebben, worden ze direct ingelogd in het systeem en kunnen ze de agenda gebruiken. Door de optie Stuur wel een bevestigingsmail naar de gebruiker te kiezen, zorgt u dat de bevestiging wel gestuurd wordt. De tekst van deze bevestiging kunt u aanpassen op de pagina Layout Instellingen (zie ook Uiterlijk). Als u als beheerder ook graag een notificatie wilt ontvangen van nieuwe registraties, dan kiest u ook voor de optie Stuur een mail naar de beheerder.

Registratiebevestiging en verificatie

Om ongewenste bezoekers te weren, kunt u nieuwe gebruikers verplichten om hun e-mailadres te verifiëren door de optie Stuur een bevestigingsmail met een link die de gebruiker moet klikken voordat hij kan inloggen te selecteren. Op deze manier kan men met een niet-bestaand e-mailadres een gebruikersaccount aanmaken.

Om beter te begrijpen hoe het registratieproces er voor nieuwe gebruiker uit ziet, kunt u een blik werpen op het stroomdiagram op de pagina. Veranderingen in de instellingen worden hier direct op weergegeven. Als u bijvoorbeeld de optie Alleen mensen met een specifiek IP-adres kiest, dan zal deze stap direct in het stroomdiagram zichtbaar worden. Let er op dat dit stroomdiagram alleen het registratieproces weergeeft; er is een andere flowchart beschikbaar onder Configureren > Proces die het reserveringsproces weergeeft.

Overige instellingen

Onderaan de pagina Toegangsbeheer zijn nog drie groepen instellingen beschikbaar die met registratie en beveiliging te maken hebben. Met de eerste optie kunt u nieuwe gebruikers een startkrediet toekennen. Deze optie is alleen beschikbaar als u het kredietsysteem heeft geactiveerd. Meer informatie hierover is te vinden in de sectie Betaling.

Overige registratie- en beveiligingsopties

De tweede groep opties heeft betrekking op extra beveiligingsopties, zoals het voorkomen dat browsers loginnamen en wachtwoorden opslaan. Hier kunt u ook instellen dat gebruikers hun eigen informatie niet mogen updaten. Onze betalende klanten hebben ook de mogelijkheid om beveiligde SSL/TLS verbindingen te activeren op hun agenda(‘s).

Als u meerdere agenda’s heeft dan ziet u een instelling waarmee u ervoor kunt kiezen om een lijst van alle beschikbare agenda’s weer te geven. Met de laatste groep instellingen kunt u extra bevoegdheden toekennen aan superusers, zoals het aanmaken van nieuwe gebruikers of superusers en het handelen namens andere gebruikers. In de sectie Dagelijks gebruik zijn een aantal tips te vinden over het gebruik van deze mogelijkheden in de praktijk.