Therapeut

Handleiding: Service agenda

Deze handleiding laat zien hoe u een reserveringssysteem kunt gebruiken van het type “service agenda”. Er zijn nog twee andere agenda types in SuperSaaS, namelijk de “resource agenda” en de “capaciteitsagenda”. In de uitleg over de verschillende agenda types kunt u lezen welke type het meest geschikt is voor uw toepassing.

U kunt een werkende service agenda uitproberen in deze demo. In de demo wordt de agenda voor een therapeut als voorbeeld gebruikt, maar het systeem is geschikt voor iedere toepassing waar uit diensten gekozen kan worden zoals bijvoorbeeld een schoonheidsspecialist of een consultant.

Service agenda’s kunnen gebruik maken van resource agenda’s

Diensten hebben meestal één of meerdere middelen (Engels: resources) nodig om uitgevoerd te kunnen worden. Bij de dienst “massage” is het bijvoorbeeld nodig dat het middel “masseur” beschikbaar is. En voor de dienst “vergaderkamer met beamer” is het nodig dat zowel een vergaderkamer als een beamer beschikbaar is. Bij het berekenen van de beschikbare tijden voor een dienst controleert het systeem of alle benodigde middelen beschikbaar zijn. Alle benodigde middelen voor de diensten die u in het systeem wilt zetten moeten daarvoor in “resource” agenda’s worden ingevoerd. Dit kunt u doen voordat u de service agenda aanmaakt, of achteraf. De benodigde middelen kunt u allemaal in één agenda stoppen, of u kunt aparte agenda’s maken voor ieder middel. De service agenda de mogelijkheid heeft om automatisch te kiezen uit de beschikbare middelen binnen in een agenda, daarom is het handig om middelen die onderling uitwisselbaar zijn in dezelfde agenda te plaatsen.

Het is ook mogelijk om meerdere service agenda’s van dezelfde resource agenda gebruik te laten maken. Dit kan handig zijn als u verschillende groepen eindgebruikers verschillende mogelijkheden wilt geven. Leden van een vereniging zouden dan bijvoorbeeld een andere prijs kunnen betalen, en langer van tevoren mogen boeken, dan niet leden.

Als u maar één enkele resource heeft dan is het niet nodig daar een aparte resource agenda voor aan te maken, in dat geval kunt u namelijk op de service agenda instellen dat afspraken niet mogen overlappen. Dit is bijvoorbeeld handig als er maar één therapeut is, als de afspraken niet kunnen overlappen dan is het niet nodig om de beschikbaarheid nog apart bij te houden.

Een nieuwe agenda aanmaken met de starthulp

Klik in het menu aan de rechterkant van uw dashboard de optie “Nieuwe Agenda” om naar de starthulp te gaan. (Een link naar uw dashboard vindt u bovenaan deze pagina, aannemende dat u reeds een SuperSaaS account heeft aangemaakt en bent ingelogd.) De starthulp stelt een aantal vragen en maakt daarna een agenda met instellingen die een handig startpunt vormen voor uw situatie. Allereerst wordt gevraagd het type agenda te kiezen: een "capaciteits-", "resource-" of “service” agenda. Het is belangrijk dat u deze keuze nauwkeurig maakt want, anders dan bij alle andere instellingen, kunt u deze keuze achteraf alleen wijzigen door een nieuwe agenda te maken. Deze handleiding gaat er van uit dat u voor het “service” type kiest, maar als u daar niet zeker van bent staat er verdere uitleg in de starthulp.

In de volgende stap wordt gevraagd om een naam voor het reserveringssysteem en in de laatste stap wordt gevraagd een opsomming te geven van de diensten die u heeft. In de starthulp geeft u alleen de naam en de lengte op van iedere dienst en, als u al een resource agenda heeft gemaakt, kunt u aan geven welke resources benodigd zijn voor de dienst. In een later stadium kunt u extra details toevoegen aan de diensten, zoals een beschrijving en de prijs. Het is geen probleem als u maar één dienst heeft, de agenda past zich dan aan door het keuzemenu voor diensten te verbergen.

Het is aan te bevelen om de beschikbare tijd op te delen in blokken, bijvoorbeeld per uur of per kwartier. Het systeem werkt op zich correct met willekeurige begintijden, maar dit kan soms onverwachte gevolgen hebben. Als het systeem bijvoorbeeld uit verschillende middelen kan kiezen waarvan de beschikbaarheid met enkele minuten verschilt dan toont het systeem dat de beschikbaarheid daar afwijkt met kleine blokjes van een paar minuten. Dit is technisch correct maar voor uw gebruikers is het waarschijnlijk makkelijker te begrijpen als de beschikbaarheid per uur wordt samengevat.

Nadat u op de knop “Voltooien” klikt wordt een lege agenda met uw instellingen gecreëerd en wordt deze meteen online gezet.

De agenda uitproberen

Admin menu

Om de agenda uit te proberen kunt u op de blauwe knop “Gebruiken” klikken die te vinden is op de “menu box” aan de rechterkant zoals hiernaast getoond. Dit is alleen zichtbaar als u als beheerder bent ingelogd, gewone gebruikers zien de menu box niet. U kunt de agenda ook terugvinden via de dashboard-pagina, en deze pagina is altijd bereikbaar (als beheerder) via de link rechtsboven in het scherm.

Voorbeeld service agenda

Aanvankelijk zal de agenda helemaal leeg zijn. Als u meer dan één dienst heeft opgegeven dan staat aan de linkerkant een kolom met alle diensten. De gestippelde vakjes geven aan waar afspraken gemaakt kunnen worden. U kunt een vakje aanklikken om het reserveren uit te proberen.

Nadat u op “Maak Reservering” klikt toont de agenda de nieuwe afspraak en wordt de beschikbaarheid aangepast. Als u op de zojuist gemaakte afspraak klikt verschijnt er een venster waarin de afspraak kan worden aangepast.

Afspraken die op een service agenda worden gemaakt verschijnen ook in de agenda’s van de resources waar ze van afhankelijk zijn, maar ze kunnen daar niet worden aangepast. Ze bevatten wel een link naar de agenda waar ze aangepast kunnen worden. Overigens, als dezelfde afspraak in meerdere agenda’s voorkomt dan telt hij maar één keer mee voor het berekenen van uw verbruik.

Instellingen aanpassen

De starthulp heeft een aantal algemene aannames gemaakt dus het is waarschijnlijk dat u de instellingen van de agenda nog wilt veranderen zodat het past bij uw specifieke situatie. Door op de knop “Configureren” te klikken komt u uit op het “Configuratie Overzicht” waar een overzicht van alle instellingen onder elkaar staat. Op deze pagina kunt u ook de agenda tijdelijk blokkeren of de agenda helemaal verwijderen. De rest van deze pagina bespreekt het tabje “Diensten”, de andere tabjes hebben ieder hun eigen hoofdstuk.

De “Diensten” tab van de service agenda

Tabblad diensten

Op de diensten tab stelt u in welke diensten er beschikbaar zijn en wat de relatie is tussen diensten en middelen. (Als u geen tabje “Diensten” ziet dan kijkt u wellicht naar een ander agenda type: de andere agenda typen hebben een “Middelen” in plaats van een Diensten tab).

Op de bovenste helft van de pagina kunt u nieuwe diensten definiëren en bestaande diensten aanpassen. U kunt met klikken en slepen de volgorde veranderen waarin de diensten staan. Als u op de knop “Nieuwe dienst” klikt, of op één van de “Wijzigen” icoontjes, dan verschijnt een venstertje waar u de details van de dienst kunt aanpassen. Om de kleur aan te passen klikt u in het gekleurde blokje rechtsboven in het venster. U kunt een dienst een vaste prijs geven, maar het is ook mogelijk om een prijsregel te definiëren zoals “Deze dienst is in het weekend 20% goedkoper”. Meer informatie over prijsregels vindt u in de documentatie over betalingen.

Met het knopje “Verborgen” kunt u een dienst maken die alleen beschikbaar is voor de beheerder en voor superusers. De verborgen diensten staan niet in het menu dat de eindgebruiker ziet. Als u wilt dat de beheerder een andere lengte kan opgeven voor een dienst dan is er een eenvoudigere manier om dat te doen: op het tabje “Toegang” staat de optie “Superusers en de beheerder hoeven zich niet te houden aan tijdsbeperkingen”, hiermee kunt u zelf een willekeurige eindtijd instellen vanaf het agendascherm.

In het grote vak onderaan kunt u een beschrijving opgeven van de dienst. Die wordt getoond als de gebruiker de dienst selecteert. De beschrijving kan opmaak bevatten en plaatjes. De plaatjes moeten echter wel ergens op internet beschikbaar zijn, dus u moet ze wellicht eerst uploaden naar een website.

Als uw account een resource agenda bevat dan is er ook een onderdeel “Middelen” zichtbaar waarin u kunt aangeven welke middelen beschikbaar moeten zijn als de dienst geboekt wordt. Hier kunt u bijvoorbeeld aangeven dat een bepaalde behandeling alleen door en specifieke arts gedaan kan worden en dat er tegelijk een behandelkamer geboekt moet worden. Nieuwe middelen kunt u toevoegen door op het dashboard “Nieuwe agenda” te klikken en dan het “resource” type te kiezen. U kunt ook middelen toevoegen aan een bestaande resource agenda op het tabje “Middelen” van die agenda.

De onderste helft van de Diensten tab bevat algemene instellingen voor de diensten. Onder het kopje “Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak” kunt u een toepasselijke term invoeren in plaats van “reservering”. In het geval van een therapeut zou u bijvoorbeeld “behandeling” kunnen kiezen. Die staat nog niet in het rijtje dus dan zou u de optie “anders” selecteren en het invoeren als “behandeling,behandelingen”. Het systeem gebruikt deze term dan in alle teksten op het scherm en in e-mails waar anders “reservering” zou staan. Het systeem kiest zelf het meervoud waar toepasselijk. (Standaard wordt overigens het lidwoord “de” gebruikt, maar als u het woord begint met het symbooltje ª dan wordt “het” gebruikt). Het is ook mogelijk om een term te kiezen die gebruikt wordt in plaats van “gebruiker”, bijvoorbeeld “klant”. Die instelling is te vinden op de pagina “Layout Instellingen” die bereikbaar is vanaf het menu rechts op het dashboard.

Onder het kopje “Limiet per gebruiker” kunt u een maximum aantal afspraken instellen die een gewone gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen. Als een dienst afhankelijk is van resource agenda’s waar ook een limiet is ingesteld op die middelen, dan zijn die limieten ook van toepassing.

Als het keuzevakje “Verschillende reserveringen kunnen op hetzelfde moment plaatsvinden” niet is geselecteerd dan gedraagt de agenda zich eigenlijk als een resource agenda met één middel. Dit is handig als er maar één dienstverlener is omdat er dan geen aparte resource agenda hoeft te worden aangemaakt om zijn beschikbaarheid bij te houden.

Onder het kopje “Beperk de keuze van mogelijke starttijden” kunt u een reeks tijdstippen opgeven die als begintijd voor een afspraak kunnen worden gekozen. Zoals al eerder genoemd kan het systeem vakjes tekenen bij iedere mogelijke starttijd wat het makkelijker maakt voor de gebruiker om te zien wat nog vrij is.

Als u een dienst heeft die gebruikt maakt van meerdere middelen die onderling uitwisselbaar zijn dan kan het systeem een keuzemenu tonen aan de klant waarin die zijn voorkeur kan aangeven. Zo kan een klant bijvoorbeeld aangeven door welke kapper hij geknipt wil worden. Als u meer dan één dienst heeft dan kun u tot slot aangeven of er eerst een keuzemenu moet komen zonder dat de agenda zichtbaar is, of dat de eerste dienst alvast geselecteerd moet worden.

Hoe agenda’s elkaar beïnvloeden

Als het systeem de beschikbare tijden uitrekent dan zorgt het er in de eerste plaats voor dat alle benodigde middelen beschikbaar zijn. Er zijn echter nog diverse andere beperkingen die u kunt instellen waaraan de beschikbare tijden moeten voldoen:

Een dienst is in een bepaalde periode alleen beschikbaar als aan alle beperkingen wordt voldaan van elk middel waarvan die dienst afhankelijk is.

Op het tabje “Openingstijden” bij “Beheren” vindt u instellingen hoe de openingstijden worden toegepast en een keuzevakje dat de zorgt dat de beheerder zich niet aan de beperkingen hoeft te houden. De instellingen daar werken door in diensten die daarvan afhankelijk zijn, dus een beheerder hoeft zich dan bijvoorbeeld voor die dienst ook niet aan die beperking te houden.

Alle overige instellingen zijn alleen van toepassing op de agenda waarin ze gemaakt zijn. Of er al dan niet een e-mail bevestiging of herinnering wordt gestuurd bij een afspraak hangt dus alleen af van de e-mail instellingen van de agenda waar de afspraak is gemaakt. Instellingen voor herinneringen en bevestigingen van afhankelijke resource agenda’s gelden niet. Hetzelfde geldt voor de prijs van een dienst, de eventuele prijzen van afhankelijke middelen worden genegeerd.


Volgende hoofdstuk: Toegangsbeheer van de agenda