Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina
Hotel bed

Handleiding: Reserveringssysteem voor een vakantiehuisje

Het SuperSaaS reserveringssysteem is bedoeld als generieke oplossing voor allerhande reserveringstoepassingen en mist daarom specifieke functionaliteit zoals die te vinden is in gespecialiseerde reserveringssoftware voor hotels. Het is echter goed te gebruiken als een flexibel te implementeren en goedkope oplossing voor kleinere gelegenheden met slechts één of enkele objecten om te verhuren. Deze handleiding legt uit hoe u een reserveringssysteem kan maken voor twee vakantiehuisjes, maar u kunt deze uitleg ook gebruiken voor een Bed & Breakfast door “kamer” te lezen waar “huisje” staat. Het eindresultaat van deze handleiding kunt u zien in dit demonstratie reserveringssysteem voor vakantiehuisjes.

Het systeem biedt de volgende mogelijkheden:

Voorbeeldschermen

1 huisje 3 huisjes Beschikbaarheidsoverzicht

Stap 0: Hoe vinden uw gebruikers u?

Hoewel het prima mogelijk is om het SuperSaaS reserveringssysteem los te gebruiken van uw site zult u in de meeste gevallen web pagina’s willen hebben waarop de kamer beschreven wordt en uw contactinformatie staat. Als u dat nog niet heeft dan zijn daar diverse diensten voor op te vinden op internet.

Nadat u een reserveringssysteem heeft opgezet krijgt u een linkje dat er uitziet als "www.supersaas.nl/schedule/Uw_Hotel". Als u uw eigen domeinnaam bezit dan kunt u het gedeelte supersaas.nl vervangen door uw eigen domeinnaam. Deze link plaatst u vervolgens op uw eigen site met een link of een knop zoals “Klik hier om te reserveren”. U kunt de link ook in een mail zetten of in een advertentie.

Stap 1: Een account aanmaken

Als u nog geen SuperSaaS account heeft aangemaakt dan klikt u op “Registreren” bovenaan deze pagina en vult u het inschrijfformulier in. Zorg dat u een accountnaam kiest die zinvol overkomt bij uw gebruikers want de naam wordt onderdeel van het web adres dat ze te zien krijgen. Het systeem stuurt u een mailtje met een link om het account te activeren en nadat u dat aangeklikt heeft kunt u inloggen en komt u op de “Dashboard” pagina.

Stap 2: Een agenda aanmaken

In het menu aan de rechterkant kiest u de optie “Nieuwe Agenda” zodat u uitkomt bij de “Starthulp”. De starthulp vraagt eerst of u een “resource”, een “capaciteits” of een “service” agenda wilt maken. In dit geval zult u meestal voor een resource agenda willen kiezen, waarbij ieder te verhuren object een resource (“middel”) is. U kunt op de “help” link rechtsbovenin klikken om een uitgebreidere uitleg te krijgen over de verschillen tussen de twee types. De overige vragen die de starthulp stelt zouden eenvoudig te beantwoorden moeten zijn. Op de laatste bladzijde krijgt u het web adres te zien waarop uw reserveringssysteem te bereiken is voor uw klanten.

Stap 3: Instellingen voor accommodatieverhuur

Voor de verhuur van een vakantiehuisje wilt u meestal werken met hele dagen, en niet met de uren en minuten die de agenda standaard weergeeft. Dit verandert u door op configureren te klikken en dan het tabje “Middelen” te kiezen. Bij de optie "Rond de ingevoerde tijden af…" stelt u “dag” in. Verder kunt u hier ook de minimum en maximum duur van een reservering instellen. In een nieuwe agenda neemt het systeem aan dat een dag loopt van middernacht tot middernacht, een afspraak van 1 dag begint en eindigt dan dus op dezelfde dag. Bij hotels is het vaak logischer om te werken met een incheck en een uitcheck tijd die ergens halverwege de dag ligt. Als u een check-out en eventueel check-in tijd opgeeft in het vakje “Beperk de keuze van mogelijke starttijden” dan worden de reserveringen naar dat tijdstip verschoven. Een afspraak van één dag heeft zijn einddatum dan 1 dag later dan zijn begindatum.

Stap 4: Prijs instellen

Aannemende dat de prijs gebaseerd is op de lengte van de afspraak kiest u op het tabje “Middelen” de optie “Hangt af van het tijdstip of de lengte”. Nadat u de bladzijde heeft opgeslagen klikt u in het vak “Middelen overzicht” op het linkje “Prijs instellen”. Onder het kopje “Prijs aanpassen” kunt u dan een dagprijs aangeven en de prijs laten variëren per seizoen. Om bijvoorbeeld in te stellen dat de prijs in het weekend dubbel moet zijn zou u bij actie kiezen voor "Verhoog prijs met 100%" en bij voorwaarden voor “de dag is zaterdag of zondag”. En om bijvoorbeeld de prijs met €50 te verhogen in juni zou u een prijsregel kunnen maken die luidt: “Verhoog de prijs met €50 als de datum tussen 1/6 en 30/6 is”. Als het nu een weekend is in de maand juni, wordt dan eerst de prijs verdubbeld, of eerst verhoogd met €50? Dat stelt u in door de prijsregels in de goede volgorde te slepen met de muis.

Klikt u gerust rond door de andere pagina’s met instellingen om te kijken welke andere mogelijkheden het systeem allemaal heeft. Op het tabje “Proces” kunt u bijvoorbeeld instellen of er e-mail herinneringen moeten worden verstuurd en welke gegevens de gebruiker moet opgeven bij het boeken. Een uitgebreidere uitleg over de instellingen op de het tabje “Proces” kunt u vinden in de handleiding over het reserveringsproces aanpassen. Als u geen online reserveringen wilt accepteren, maar alleen wil weergeven welke beschikbaarheid er is, dan kunt op het tabje “Toegang” kiezen voor de optie: “Alleen u, of superusers die u aanstelt, kunnen iets wijzigen in de agenda”. Een uitgebreidere uitleg over de verschillende toegangsmogelijkheden vindt u in de handleiding over de toegangscontrole.

Stap 5: Uiterlijk aanpassen

Voor een vakantiehuisje is een maandoverzicht waarschijnlijk praktischer dan de week weergave waarop de agenda standaard staat. Dit kun u aanpassen op het tabje “Uiterlijk” van de configuratiepagina. Als u dagen laat lopen van middernacht tot middernacht (in plaats van een in- en uitcheck tijd) dan is het handig om de zichtbare uren van 0:00 tot 24:00 te laten lopen zodat de dagen in hun geheel zichtbaar zijn. Op deze tab kunt u eventueel ook nog de kleuren veranderen zodat ze beter passen bij het uiterlijk van uw eigen site, dit doet u door de link “kleuren aanpassen” te volgen.

Er zijn twee plekken waar het uiterlijk van de agenda aangepast kan worden: ten eerste is er de “Uiterlijk” tab van een agenda, die instellingen gelden alleen voor die agenda, en ten tweede zijn er de "Layout Instellingen"die u bereikt via de dashboard-pagina, deze instellingen gelden voor alle agenda’s in uw account. Voor een uitgebreid overzicht van alle mogelijkheden zie de handleiding over het uiterlijk aanpassen van de agenda.

Stap 6: Openingstijden instellen

Als u niet de altijd open bent dan kunt u op de dagen waarop u gesloten bent afsluiten. U vindt de pagina met openingstijden door op “Beheren” te klikken, en daarna op het tabje “Openingstijden”. Op de dagen dat u wel open bent is het handig om de openingstijd aan te geven van 0:00 tot 24:00, dit zorgt er namelijk voor dat beschikbaarheid juist kan worden weergegeven. Aangezien we in een eerdere stap de lengte afgerond hebben op hele dagen, ofwel 24 uur, kan het systeem alleen een vrije plek vinden als er ook echt 24 uur achter elkaar beschikbaar is.

Op de tab openingstijden vindt u ook invulvelden voor “Begindatum en einddatum” waarmee u het reserveren tot één seizoen kunt beperken, en op het tabje “Vakantiedagen” kunt u ook periodes aangeven waarop er geen beschikbaarheid is. Als u ook via de telefoon en e-mail reserveringen aanneemt dan is het handiger ze zelf in de agenda te zetten als reservering, dat zorgt ervoor dat ze duidelijk gekleurd zijn zoals de andere reserveringen. Tenslotte is er ook nog de mogelijkheid om de beschikbaarheid te koppelen aan een Google Agenda. De tijden die in uw Google agenda als bezet zijn aangegeven worden dan vanzelf als “niet beschikbaar” aangegeven in SuperSaaS. Meer informatie over het koppelen aan een Google agenda vindt u in de handleiding over het synchroniseren met andere kalenders.

Step 7: Uitproberen

Voordat u het reserveringssysteem in gebruik neemt is het verstandig om het systeem eerst uit te proberen op de manier zoals uw gebruikers hem zien. Zolang u ingelogd bent als beheerder ziet de agenda er iets anders uit dan wat gewone gebruikers zien. Een gewone gebruiker kan bijvoorbeeld niet de afspraak van een andere gebruiker inzien of wijzigen, terwijl u dat wel kunt. Een ander verschil is dat er meestal geen e-mail wordt verstuurd als u wijzigingen maakt, want dat zou veel ongewenste mail opleveren steeds als u zelf wat wijzigt.

Om dus een goed idee te krijgen van wat de gebruiker te zien krijgt is het handig om uit te loggen als beheerder, naar het webadres van uw agenda gaan, daar een gebruikersaccount aan te maken en weer in te loggen. Als u toevallig een tweede browser op uw computer heeft staan is dat handig om te gebruiken, zodat u met de andere browser ingelogd kunt blijven als beheerder. Let wel dat u naar het webadres gaat voor uw eigen agenda, want daar komen uw gebruikers ook uit, en niet naar de homepage van SuperSaaS. Een korte uitleg met extra tips vindt u in de handleiding over het uitproberen van de software.

Step 8: Publiceren

Als alles eenmaal naar behoren werkt dan kunt u de link naar uw agenda op uw site zetten, of aan uw gebruikers sturen in een e-mail. Meer uitleg over hoe de agenda op u site kunt zetten vindt u in de handleiding over het integreren in uw site. U kunt ook een eigen domeinnaam gebruiken in plaats van supersaas.nl. Dat is iets ingewikkelder om te configureren, een volledige uitleg daarover vindt u in de documentatie over het gebruik van een eigen domeinnaam.

Vervolgstappen

U kunt de agenda op ieder moment aanpassen, vrijwel alle instellingen kunnen veranderd worden terwijl de software blijft draaien. Probeer gerust de verschillende mogelijkheden uit om te zien hoe het werkt.