Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

Afrekenen via het reserveringssysteem

Deze handleiding behandelt de volgende onderwerpen:

Het betaalsysteem kan ook gebruikt worden in combinatie met het kredietsysteem en prijsregels en met vouchers en kortingscodes.

U kunt er voor kiezen om betalingen handmatig af te handelen (bijvoorbeeld door een overschrijving of cash) of om online af te rekenen (via iDeal of PayPal). Als u de klant geld laat overschrijven moet u iedere transactie zelf op de site goedkeuren aan de hand van uw rekeningoverzicht. Als u automatisch laat betalen via PayPal of iDeal worden afspraken automatisch gemarkeerd als betaald zodra het geld binnen is en automatisch verwijderd als de betaling niet lukt. Een PayPal account is gratis en het is niet nodig dat uw klanten ook een PayPal account hebben, ze kunnen ook met een credit card betalen. Verder biedt PayPal ook de mogelijkheid om waardebonnen uit te geven, deze kunnen dan ook in uw SuperSaaS reserveringssysteem gebruikt worden. Als u wilt laten betalen via iDeal is het nodig dat u een account aanmaakt bij de betaaldienst Mollie.nl, meer informatie vindt u in de uitleg over iDeal betalingen.

Instellen van de agenda zodat betaling wordt gevraagd bij het reserveren

De betaalopties worden uitgelegd aan de hand van een voorbeeld reserveringssysteem voor een conferentie. Deze handleiding is echter te gebruiken voor iedere willekeurige situatie waarin u afspraken wilt afrekenen via het betaalsysteem, het zou niet moeilijk moeten zijn om de instructies aan te passen aan uw eigen situatie.

Een basis reserveringssysteem opzetten

Als u nog geen agenda heeft opgezet, kunt u die maken met de starthulp en eventueel één van de handleidingen gebruiken die te vinden zijn in de documentatie op deze site. In het voorbeeld van een conferentie willen we uiteraard dat meer dan één persoon kan reserveren dus kiezen we voor een “capaciteitsagenda”. De instructies voor een resource agenda wijken enigszins af van wat hieronder staat.

We maken om te beginnen enkele aanpassingen aan de configuratie. We beginnen met het prijsveld zichtbaar te maken: Op de configuratiepagina, tabje “Middelen”, staat onderaan de optie: "Voeg een “Prijs” veld toe aan het “opening toevoegen” venster". Eventueel kunt u daar ook een beginbedrag invullen voor nieuwe openingen.

Voor dit voorbeeld veranderen we op deze pagina ook de instelling “Benaming die gebruikt wordt voor een plaats op de agenda” van “opening” naar “anders: conferentie”. Dit is natuurlijk optioneel maar gebruik van de juiste terminologie kan helpen voor het begrip van wat er gebeurt. Alle foutmeldingen en e-mails bevatten daardoor de juiste term. Op dezelfde manier kunnen we het woord “gebruiker” veranderen in “deelnemer” op de pagina “Layout Instellingen”.

Nieuwe conferentie venster

Vervolgens klikken we op de knop “Gebruiken” om naar de kalender te gaan zodat we de conferentie in de agenda kunnen zetten. We klikken op een lege plek zodat het venster “Nieuwe conferentie” verschijnt en vullen de benodigde gegevens in. Als u een resource agenda gebruikt dan is deze stap anders want dan bepalen klanten zelf waar ze boeken in de vrije ruimte.

Stroomdiagram

Automatische betaling instellen

Om het proces aan te passen zodat er een betaalstap ingevoegd wordt gaan we naar het tabje “Proces”. Onder het kopje "Betaling of goedkeuring vereist?" kiezen we de optie “Betaling voltooien voordat verder gegaan wordt”. Vervolgens gaan we naar “Betaalinstellingen” om aan te geven hoe die betaalstap er uit moet zien. De pagina “Betaalinstellingen” kunt u vinden via het menu aan de rechterkant op het dashboard. We kiezen hier bij “Manier van betalen” voor “Automatisch”. De optie “Handmatig” komt later aan bod.

Nieuwe PayPal account

Een PayPal account configureren

Automatische betalingen bij SuperSaaS lopen via iDeal of via PayPal. Meer informatie over iDeal vindt u op de pagina over iDeal configureren, deze pagina geeft uitleg over PayPal, één van de grootste online banken ter wereld. Het voordeel van het gebruik van PayPal is dat uw gebruikers hun betaalgegevens aan niemand hoeven te geven, behalve aan PayPal. U heeft dus geen toegang tot credit card of bankrekening gegevens, en SuperSaaS ook niet, en die kunnen daardoor ook niet in verkeerde handen vallen. Een PayPal account is gratis om aan te maken en betalen is gratis voor uw gebruikers. PayPal brengt een percentage in rekening aan u van de betalingen die u ontvangt, op de PayPal site kunt u de details lezen. Instellen gaat als volgt:

Als een klant een reservering maakt, wordt deze meteen in uw agenda gezet zodat dezelfde plek niet door iemand anders kan worden ingenomen, hij wordt gemarkeerd als “Wacht op goedkeuring”. SuperSaaS heeft een aparte verbinding met de server van PayPal om te controleren of de betaling echt geslaagd is en er wordt gecheckt of er onderweg niets veranderd is aan het bedrag. Pas nadat de goedkeuring er is wordt een bevestiging gestuurd aan u en aan de gebruiker. Als die bevestiging uitblijft wordt de reservering na 15 minuten verwijderd (als de betaling alsnog binnenkomt wordt hij weer teruggezet). Dit voorkomt dat een reservering eindeloos in de wacht blijft staan als de gebruiker ergens halverwege zijn browser sluit of als zijn verbinding wegvalt.

Als u de betaling via PayPal laat lopen kunt u in uw PayPal account nog extra kosten toevoegen, zoals verzendkosten. U kunt een individuele klant een permanente korting geven door -x% in het supervisorveld van die klant te zetten. Het supervisorveld moet dan wel ingeschakeld zijn onder “Toegangsbeheer”. Deze korting wordt alleen toegepast op het afrekenscherm, niet bij betalingen met krediet.

Het automatische betaalsysteem uitproberen

De pagina “Betaalinstellingen” heeft een instelling “Test modus” onderaan de bladzijde waardoor alle betalingen naar een speciale (“sandbox”) gateway verstuurd worden die geen echte betalingen verricht. Daar moet wel eerst een apart namaak account voor worden aangemaakt wat vrij veel moeite kost, daarover later meer. Als u wilt testen kunt u ook gewoon een echte betaling maken en die daarna weer terugdraaien, maar PayPal kan daarvoor wel een klein bedrag in rekening brengen (maximaal €0.35). Het is over het algemeen een goed idee om te controleren of het hele boekingsproces werkt zoals de bedoeling is voordat u het echt gaat gebruiken. Let er wel op dat u moet uitloggen als beheerder om te zien of het ook goed werkt vanuit het oogpunt van uw klanten.

Checkout scherm

Om het systeem uit te proberen maken we een account aan voor een gewone gebruiker en boeken we een plek in de conferentie. Als u geen betaalscherm tegenkomt tijdens het boeken controleer dan de volgende zaken:

Als u meer dan één plaats reserveert wordt een berekening getoond van het totaal. Als u gebruikers niet toestaat om meer dan één plek tegelijk te reserveren wordt er niet om een hoeveelheid gevraagd in de interface en laat het systeem ook geen berekening zien. PayPal staat overigens niet toe dat u geld aan uzelf stuurt, dus om te proberen of het werkt heeft u een ander PayPal account of een andere credit card nodig. Nadat u het hebt uitgeprobeerd kunt u inloggen in uw PayPal account en de betaling terugdraaien (let op dat voor terugboekingen een paar dubbeltjes in rekening gebracht kunnen worden)

Binnen een paar minuten nadat u bij PayPal een betaling heeft teruggedraaid wordt de corresponderende reservering verwijderd bij SuperSaaS. U kunt er achter komen wat er met een reservering is gebeurd door naar “Beheer” te gaan en op het vergrootglas naast de conferentie te klikken. Op dat scherm staat een optie “Prullenbak tonen” die verwijderde reserveringen laat zien. De betalingsindicator naast de reservering geeft uitleg wat er precies gebeurd is. Let op dat als u, of uw klant, de reservering bij SuperSaaS annuleert, dat dan de betaling in PayPal niet automatisch wordt teruggedraaid. Als u de betaling in PayPal terugdraait, dan wordt de bijbehorende reservering in SuperSaaS wel geannuleerd.

Als u uitgebreider wilt testen of als u de kosten voor het terugboeken wilt vermijden kunt u de test modus gebruiken. U moet dan eerst een account PayPal developer account aanmaken. In de ontwikkel omgeving moet u zowel een namaak ontvanger als een namaak verzender aanmaken. Het is wel een goed idee om een ander wachtwoord te gebruiken als extra barrière zodat u niet per ongeluk met uw echte PayPal account gaat testen. U moet met één venster van dezelfde browser ingelogd blijven op de PayPal sandbox, terwijl u in een ander venster SuperSaaS in de test modus zet en het betaalproces uitprobeert. Alle handelingen op de PayPal site zijn nep: er worden geen e-mails verstuurd en er worden geen betalingen verricht. Alle handelingen op de SuperSaaS site zijn echt: de reserveringen worden echt gemarkeerd als betaald en er worden echte e-mail bevestigingen gestuurd.

Handmatig goedkeuren

De betaalstatus van een reservering aanpassen

Soms wilt u handmatig de betaalstatus aanpassen van een boeking. Als u ingelogd bent als beheerder ziet u een knop “Goedkeuren” of “Intrekken” als u de details van een afspraak bekijkt. Daarmee kunt u de status handmatig forceren. Dat is bijvoorbeeld handig als u betaling langs een andere weg hebt ontvangen.

Het zou niet nodig hoeven te zijn om de status voor een geannuleerde reservering zelf aan te passen. Als de betaling in PayPal geannuleerd is wordt hij vanzelf gemarkeerd als “Terugbetaald” en na een paar minuten verwijderd. Als de klant zijn browser sluit voordat hij betaald heeft wordt zijn reservering na 10 a 15 minuten verwijderd. Als de betaling alsnog binnenkomt wordt hij teruggezet maar dan is er een klein kansje dat iemand anders dezelfde plek al heeft ingenomen. In dat geval wordt hij op de wachtlijst gezet of gemarkeerd als overboeking, afhankelijk van de instelling op het tabje “Middelen”

Gebruik van handmatige overschrijvingen

Er zijn twee manieren van handmatig afrekenen, eentje voor credit cards en eentje voor overschrijven. De optie “Bankoverschrijving” is het eenvoudigste. Dit is ook te gebruiken voor contant vooruitbetalen. Het toont uw betaalinstructies aan de klant en u gaat als u een betaling ontvangen hebt naar de site en markeert daar zelf de reservering als “Betaling ontvangen”. Dit doet u door op een reservering te klikken waarna een knop “Goedkeuren” verschijnt. Als u niet wilt goedkeuren klikt u op “Verwijderen” (als u zich later bedenkt kunt u verwijderde reserveringen alsnog goedkeuren in de prullenbak). Pas als u de betaling heeft goedgekeurd wordt er een bevestigingsmail verstuurd, als die staat ingesteld. De betaalinstructies kunt u invullen op het configuratiescherm, tabje “Uiterlijk”, in het tekstveld “Tekst die getoond wordt op het betalingsscherm”. U kunt op het tabje “Proces” aangeven dat u iedere keer als iemand een afspraak heeft gemaakt een mailtje wilt ontvangen, of een dagelijks overzicht van de afspraken wilt krijgen.

Credit Card gegevens verzamelen

De optie “Handmatig – Credit Card” kan gebruikt worden om credit card gegevens van klanten te verzamelen. Dit is handig als u zelf de mogelijkheid heeft om credit card betalingen af te handelen. Let wel dat het zogenaamde “CVC” nummer niet opgeslagen mag worden van de credit card bedrijven, dus dat gegeven wordt niet gevraagd van de gebruiker. Aan het invoerscherm voor credit card gegevens kunt u verscheidene dingen aanpassen. Ten eerste kunt u aanvullende betalingsinstructies of voorwaarden weergeven. Die stelt u in op de configuratiepagina, tabje “Uiterlijk”. Ten tweede kunt u aangeven van welke maatschappijen u de kaarten accepteert, of de vraag overslaan door alle types uit te vinken. Als u wel een kaarttype laat specificeren kan SuperSaaS een rudimentaire check doen op het ingevoerde getal, wat tikfouten kan voorkomen. Ten derde kunt u een bedrag van €0 in te stellen waardoor de prijs wordt weggelaten en u alleen de credit card gegevens verzamelt. Dat is handig als u dat voor borgstelling nodig heeft. Overigens is het niet mogelijk om de eigen domeinnaam te laten zien terwijl de klant de credit card gegevens in voert. Hiervoor is namelijk een versleutelde verbinding nodig en de benodigde certificaten werken niet met een zelfgekozen domeinnaam. De software verandert vanzelf de domeinnaam als de klant op het beveiligde gedeelte komt, en verandert hem weer terug als de transactie klaar is.

Nadat de klanten hun gegevens hebben ingevuld, hoe komen die dan bij u terecht? Het is om veiligheidsredenen niet mogelijk om credit card gegevens te sturen per mail, dus u zult naar de site moeten komen om ze op te halen. U kunt op de “Proces” tab wel aangeven dat u als beheerder een mailtje wilt krijgen bij iedere transactie met daarin een link waarmee u meteen kan inloggen. Als u liever één keer per dag een overzicht wilt hebben kunt u dat onder hetzelfde kopje aangeven. Reserveringen met een credit card betalingen hebben een linkje onder hun betaalicoontje waarmee u de gegevens zichtbaar kunt maken. Alleen de beheerder en superusers kunnen die gegevens zien en om het volledige credit card nummer te zien moeten ze op “Tonen” klikken waardoor ze worden overgezet naar een beveiligde verbinding voordat ze het nummer te zien krijgen.

Credit card betaling uitproberen

Door uit te loggen als beheerder en terug te gaan naar uw agendapagina kunt u het proces proberen zoals uw klanten het zouden zien. Als u een reservering maak wordt nu gevraagd om een credit card nummer. U kunt een willekeurige geldige credit card invoeren, of het namaak Visa nummer 4111 1111 1111 1111 gebruiken. De gebruiker ziet een “P” naast de reservering in zijn agenda als hij er met zijn muis er over heen gaat ziet hij de melding “Betaling wacht op goedkeuring”. Door op de “P” te klikken ziet hij de betalingsgegevens. Om het van de andere kant te bekijken loggen we nu weer in als beheerder. U ziet daar dezelfde “P” bij de reservering staan maar nu heeft u de beschikking over knop “Goedkeuren”. Als u de betaling niet wilt goedkeuren kunt u op “Verwijderen” klikken, als u zich later bedenkt kunt u de reservering opzoeken in de prullenbak en alsnog goedkeuren.


Volgende hoofdstuk: Kredietsysteem en prijsregels