Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

Reserveringsproces aanpassen

Stroomdiagram van het reserveringsproces

U kunt het proces dat gebruikers bij een reservering doorlopen aanpassen door eerst de blauwe knop “Configureren” te klikken en daarna het tabje “Proces”. Bovenaan de pagina ziet u een stroomdiagram dat het reserveringsproces voorstelt zoals de eindgebruiker dat ervaart. De stappen die nodig zijn om een login naam aan te maken staan hier niet bij, die staan in het stroomdiagram op de pagina "Toegangsbeheer". De stappen in het plaatje passen zich meteen aan zodra u een instelling aanklikt. Als u bijvoorbeeld selecteert dat er een e-mail bericht verstuurt moet worden, dan komt er meteen een stap bij met de beschrijving "Stuur een e-mail bevestiging…".

Daaronder staat een tabel met knopjes waarmee u bepaalt welke informatie van de gebruiker gevraagd wordt bij het maken van een reservering. Als u heeft ingesteld dat een gebruiker inlogt met zijn e-mail adres dan staat e-mail niet als optie in de tabel, het systeem weet het adres dan al en hoeft het niet bij de reservering nog eens te vragen.

Als u dezelfde informatie die u bij het registreren heeft gevraagd hier nogmaals vraagt dan wordt de registratieinformatie gebruikt als beginwaarde. Als bijvoorbeeld om een adres gevraagd is bij registratie, en dat veld wordt ook gevraagd bij het maken van de reservering, dan wordt dat alvast ingevuld zodat de gebruiker het niet opnieuw hoeft te typen.

Zelfgemaakt keuzemenu

De meeste velden zijn gewone tekstvelden, behalve het adresveld wat meerdere regels heeft en het veld “land” wat een keuzemenu is. U kunt zelf twee tekstvelden aanmaken in het registratieproces op de bladzijde “Toegangsbeheer” en nog twee hier, zodat u vier velden kunt toevoegen. De twee vrije velden kunnen in plaats van als tekstveld ook als keuzemenu worden gebruikt, door op het linkje “Aanpassen” te klikken. Als u meerdere diensten biedt kan een keuzemenu handig zijn om de gebruiker te laten kiezen. Het scherm waar u op uitkomt als u op “Aanpassen” heeft geklikt geeft een voorbeeld van hoe de opties gespecificeerd moeten worden.

Als u nog meer velden nodig heeft dan kunt zelf een formulieren ontwerpen. Een zelfgemaakt formulier kan een onbeperkt aantal velden hebben en daarop kunt u bijvoorbeeld invulinstructies toevoegen. Om zelf een formulier te maken moet u de optie “Nieuw Formulier” kiezen in het menu rechts op het dashboard. Nadat u een formulier gemaakt heeft kan het worden toegevoegd als onderdeel van het reserveringsproces of het registratieproces. Zo kunt u bijvoorbeeld een pagina maken met algemene voorwaarden die geaccepteerd moeten worden voordat men kan reserveren.

Als u op de pagina “Toegangsbeheer” een supervisorveld had aangemaakt dan staat er op de procespagina een keuze of dit veld al dan niet zichtbaar moet zijn voor de eindgebruiker. Het supervisorveld is nuttig voor zaken die de eindgebruiker niet zelf mag wijzigen, zoals een lidmaatschapsnummer. Dit veld kunt u ook gebruiken om individuele gebruikers een korting te geven. Als u -10% in het supervisorveld zet dan wordt die korting automatisch toegepast bij het afrekenen.

Het kopje waar u kunt instellen of een afspraak kan repeteren ziet er verschillend uit voor een resource- en een capaciteitsagenda. Bij een resource agenda krijgt de gebruiker een keuze of hij de afspraak wil laten repeteren per dag/week/maand/etc. tot aan een bepaalde datum. Bij een capaciteitsagenda krijgt de gebruiker alleen de keuze om te repeteren te zien als u eerst repeterende openingen hebt gemaakt. De service agenda heeft overigens geen mogelijkheid om afspraken te laten herhalen. U kunt de gebruiker de keuze geven om te kiezen uit een lijst van data, of u kunt hem dwingen de afspraak op alle data te laten herhalen. Dat laatste is nuttig voor een cursus waar het de bedoeling is dat het hele lesprogramma gevolgd wordt. Bij het wijzigen van dingen die repeteren verschijnt een extra optie waarmee de gebruiker kan kiezen om een hele serie in eens te veranderen.

Het reserveringsproces kan ook voorwaardelijk gemaakt worden aan betaling aan u of goedkeuring door u. Een afspraak wordt in dat geval wel in de agenda gezet, zodat andere daar niet langer kunnen boeken, maar als de betaling niet afgemaakt wordt of als u de afspraak afkeurt dan wordt hij weer verwijderd. U kunt met een vinkje aangeven dat het systeem u een mailtje stuurt als er een reservering wacht op goedkeuring, zodat u de site niet in de gaten hoeft te houden.

Er is ook een optie om reserveringen gemaakt door de beheerder automatisch goed te keuren. Als u gebruik maakt van het kredietsysteem kunt u een gebruiker ook onbeperkt krediet geven, dat heeft ook het effect dat de betaalstap wordt overgeslagen. Over betalen tijdens het boekingsproces is nog veel meer te lezen in de documentatie over het betaalsysteem.

Tenslotte moet u bepalen wat er gebeurt nadat de gebruiker een reservering heeft gemaakt. U kunt hem gewoon in het systeem laten, zodat hij nog een reservering kan maken of zijn browser sluiten, of u kunt hem doorsturen naar uw eigen site. Om aan uw kant bij te houden wie er succesvol heeft geboekt kunt u in de URL van uw site zogenaamde magische woorden opnemen. De magische woorden $name, $id, $price, $slot_id, $email en $full_name worden vervangen door de relevante waarden van de geslaagde reservering. Als de gebruiker op de SuperSaaS site blijft krijgt hij duidelijk te zien dat zijn reservering geslaagd was. Als u hem in plaats daarvan doorstuurt is het ook aan te raden dat hij uitkomt op een pagina waar duidelijk staat dat de reservering succesvol is afgerond. Uw homepage is dus geen handige locatie om hier in te vullen. Als de gebruiker op het linkje “Uitloggen” klikt dan kan hij worden doorverwezen naar een andere URL, daar zou uw homepage wel goed passen. Dit kunt u instellen op de pagina “Layout Instellingen”.

De volgende paar instellingen gaan over e-mail berichten. Let op dat de meeste berichten niet verstuurd worden als u als beheerder bent ingelogd, om te voorkomen dat uw hele mailbox vol komt te zetten als u zelf wijzigingen maakt. Dus om te controleren of de e-mail wel goed overkomt is het verstandig om het proces als eindgebruiker te doorlopen zoals wordt uitgelegd in het hoofdstuk over uitproberen van het systeem.

De software kan verschillende berichten genereren:

De e-mail berichten aan de eindgebruikers kunnen worden aangepast op de het tabje "Layout". Er kan overigens ook nog een e-mail gestuurd worden aan nieuwe gebruikers als ze zich inschrijven, die kunt u selecteren op de pagina “Toegangsbeheer”.

Afspraken maken voor iemand anders

Als een afspraak wordt gemaakt dan slaat het systeem de loginnaam van de maker daarbij op. Op die manier kan de gebruiker een overzicht krijgen van al zijn afspraken via het “Agenda” tabje, en kan er voor gezorgd worden dat op de kalender zijn afspraken een opvallend uiterlijk hebben als hij is ingelogd. Als u als beheerder een reservering binnenkrijgt via een andere weg, bijvoorbeeld via de telefoon, dan zou u het zelf aan de agenda toe kunnen voegen. Echter, dan staat die afspraak te boek alsof hij voor uzelf is gemaakt. In dat geval kan het handig zijn om namens de gebruiker te handelen. Dat doet u door naar het scherm “Gebruikersbeheer” te gaan en op de blauwe pijl naast de naam van de gebruiker te klikken. Als u nu vervolgens en afspraak maakt in de agenda dan houd het systeem bij dat die reservering op naam staat van die persoon en dit zorgt er ook voor dat eventuele bevestigingen of herinneringen naar die persoon worden verstuurd. Om te stoppen met het handelen namens iemand anders kunt u klikken op de naam rechtsboven in het scherm. Terwijl u als iemand anders handelt behoudt u wel uw eigen privileges, u kunt dus bijvoorbeeld nog steeds de gegevens van andere gebruikers inzien.

Als u vaak afspraken maakt voor ander mensen dan is er een snellere manier om te zorgen dat bevestigingen bij hen terecht komen. Op het scherm “Toegangsbeheer” kunt u de optie “Gebruik e-mail adres als loginnaam” uitzetten. Daardoor krijgt u een extra e-mail invulveld dat u kunt selecteren op het tabje “proces”. Als u nu als beheerder of superuser een afspraak maakt dan wordt de e-mails verstuurd naar het adres dat u daar invult. Als een gewone gebruiker een afspraak maakt en geen e-mail adres invult dan wordt zijn loginnaam gebruikt als verzendadres als dat een geldig e-mail adres is.

Op het onderste gedeelte van de pagina kunt u limieten aangeven waarbinnen nieuwe afspraken en wijzigingen aan afspraken moeten plaatsvinden. Het systeem berekent het verschil tussen de huidige tijd en de starttijd van de afspraak en controleert of die binnen de aangegeven limieten valt. Bij de beperking van hoe lang er van tevoren gereserveerd mag worden heeft u de optie om een andere berekening toe te passen. Stel dat u bijvoorbeeld ingesteld heeft “Toevoegen kan niet meer dan 1 dag van tevoren”, uw openingstijd is 9 uur en het is nu 9 uur. Normaal gesproken kan de gebruiker dan alleen een afspraak maken voor 9 uur de volgende dag, en zou hij tot 10 uur moeten wachten om een afspraak om 10 uur te maken. Als echter “Maak bij openingstijd hele dag beschikbaar” is aangevinkt dan kan de gebruiker meteen voor de hele dag afspraken maken na 9 uur. Als beheerder kunt u afspraken maken buiten deze limieten om, dus om te controleren of het werkt moet u ingelogd zijn als gewone gebruiker.


Volgende hoofdstuk: Het uiterlijk wijzigen