Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

Vouchers en kortingsbonnen

Aanbiedingen overzicht

U kunt aanbiedingen definiëren in de vorm van kortingscodes die de klant vervolgens kan gebruiken tijdens het reserveringsproces. Het systeem houdt bij hoe vaak de codes gebruikt zijn en of een code die gebruikt wordt wel geldig is. Als een aanbieding een korting bevat kan die meteen worden toegepast in het betaalproces. Het is ook mogelijk om meerdere kortingscodes één keer aan te maken, dat is handig voor situaties waarin vouchers worden verkocht voor eenmalig gebruik, zoals via Groupon.

Instellen van aanbiedingen

Om gebruik te kunnen maken van kortingscodes moet er eerst een veld aan de reservering worden toegevoegd waarin de code kan worden opgeslagen. Dit kunt u doen op de configuratiepagina, tabje “Proces”. Hier klikt u de bovenste van de twee links “Aanpassen” om op de plek te komen waar u het vrije veld kan aanpassen. Hier doet u de volgende instellingen:

Popup "Aanbieding Toevoegen"

Vervolgens gaat u naar het tabje “Overzicht” van het configuratiescherm en klikt u op de link “Aanbiedingen instellen” naast het veld “Prijs”. Let wel dat deze link alleen zichtbaar is als u een veld voor en kortingscode hebt in uw agenda. In het scherm “Aanbiedingen” dat nu verschijnt kan nu op de knop “Nieuwe aanbieding” geklikt worden om een kortingscode aan te maken.

In het venster dat verschijnt moeten allereerst de kortingscode worden ingevuld. De code kan iedere willekeurige combinatie van letters, cijfers en spaties zijn en is niet hoofdlettergevoelig. De overige velden zijn allemaal optioneel. De beschrijving is voor uw eigen gebruik, hij wordt niet getoond aan de eindgebruiker. De velden daarna maken het mogelijk om het gebruik van de kortingsbon te beperken. De eerste twee datumvelden geven aan op welke de kortingscode kan worden gebruikt, ze worden gecheckt met de huidige datum als er wordt geboekt. De tweede set datumvelden geeft aan op welke data er gereserveerd mag worden. Dit is handig als u kortingsbonnen wilt maken die alleen van toepassing zijn voor een specifiek evenement. De datumvelden kunnen ook een tijdstip bevatten voor als u de geldigheid wilt beperken tot één evenement op een dag met meerdere evenementen. Tenslotte kunt u ook alleen tijd invullen zodat hij iedere dag geldig is op die tijd, bijvoorbeeld tijdens een “Happy hour”. Als u het gebruik niet wilt inperken dan laat u die velden gewoon leeg.

Er is een subtiel verschil tussen een coupon met bruikbaarheid “Eenmalig” en één met bruikbaarheid “1 keer”. De coupon die gemarkeerd is als eenmalig kan namelijk worden toegepast op een repeterende reservering van onbeperkte lengte (als u repeterende reservering heeft ingesteld op uw agenda). Bij een coupon met bruikbaarheid “x keer” daarentegen telt het systeem repeterende reserveringen per stuk mee. Met de keuzevinkjes naast de dagen van de week kunt u een coupon definiëren die bijvoorbeeld alleen in het weekend gebruikt kan worden. Tenslotte geeft u in het onderste veld aan welke korting toegepast moet worden, als percentage of als bedrag. Om een kortingsbon te maken voor een helemaal gratis afspraak (zodat afrekenen wordt overgeslagen) vult u een korting in van 100%. Als u een kortingsbon heeft die recht geeft op iets wat u buiten SuperSaaS om regelt, zoals een gratis T-shirt, dan vult u 0% in.

Nadat u de nieuwe code hebt opgeslagen verschijnt hij in de lijst. Als een kortingscode niet langer geldig is dan wordt hij grijs weergegeven, bijvoorbeeld omdat hij verlopen is of omdat het een eenmalige coupon is die al gebruikt is.

Om te zorgen dat een coupon alleen te gebruiken is voor een specifieke agenda, dienst of klas kunt u in het veld omschrijving het codewoord $limit abc zetten. De coupon is dan alleen geldig als er “abc” voorkomt in de agendanaam of, afhankelijk van het agendatype, in de naam van de dienst, het middel, de titel van de klas of de locatie van de klas. Het codewoord kan ook gebruikt worden om de geldigheid in te perken op een Resource agenda met een keuzelijst voor de lengte.

Om een codewoord met spaties er in te kunnen gebruiken kunt u de spaties vervangen door lage streepjes. Dus om een coupon alleen te laten gelden voor de klas “Intro les” gebruikt u $limit Intro_les (de code is hoofdlettergevoelig). U kunt ook meerdere malen $limit gebruiken bij dezelfde coupon, bijvoorbeeld om te zorgen dat die alleen geldig is voor een klas op een specifieke locatie.

Meerdere kortingscodes in één keer aanmaken

Er is een aparte optie om in één keer en lijst met kortingscodes aan te maken met identieke eigenschappen. Dit is handig om vouchers te maken voor eenmalig gebruik, zoals bij Groupon acties worden gebruikt. U zou hiermee ook codes voor cadeaubonnen kunnen maken, maar dat gaat wellicht beter via PayPal’s functionaliteit voor cadeaubonnen omdat daarmee ook meteen afgerekend kan worden.

Om een serie codes in één keer aan te maken klikt u op de knop “Nieuwe aanbieding” en daarna op de link “Meerdere in één keer invoeren”. Er verschijnt een tekstveld van meerdere regels waarin u de codes kun invoeren of knippen en plakken vanuit een ander programma zoals Excel. De eigenschappen die u invoert gelden voor iedere code uit de lijst.

Als u meer dan tien kortingcodes heeft gedefinieerd verschijnt er een nieuwe keuze “Meerdere verwijderen”, daarmee kunt u makkelijk alle codes die niet langer geldig zijn in één keer verwijderen. Een coupon wordt gecontroleerd op het moment dat hij wordt ingevoerd, het verwijderen van de kortingscode heeft geen effect op de reserveringen waarbij hij gebruikt is.

Invloed van een kortingsbon op het reserveringsproces

Zoals met iedere aanpassing aan het systeem, is het verstandig om te proberen of het reserveringsproces met de kortingscodes werkt zoals verwacht. Let op dat u ingelogd moet zijn als gebruiker (of moet handelen namens een gebruiker) om de opties “Kan slechts eenmaal gebruikt worden per gebruiker” of “Kan alleen de eerste keer gebruikt worden” uit te proberen. Als er geen kortingscode wordt ingevoerd tijdens het reserveren dan blijft het proces ongewijzigd, maar als er wel een geldige code wordt ingevoerd dan verandert het proces als er een korting op de coupon staat en het betalingssysteem actief is. De korting wordt toegepast op het totaal bedrag en als het bedrag daarmee voldaan is dan wordt de reservering gemarkeerd als “Betaald met kortingscode” en wordt het betaalscherm overgeslagen. Als de waarde van de kortingsbon hoger is dan het benodigde bedrag dan wordt er geen krediet terug gegeven. De rest van het proces verloopt zoals normaal: als de klant nog krediet heeft dan wordt dat eerst gebruikt en als er dan nog niet volledig betaald is dan wordt hij naar het betaalscherm gestuurd.

Als gebruikers repeterende afspraken mogen maken in uw agenda let dan op dat de kortingsbon wordt toegepast op iedere reservering in de serie, zelfs als de kortingsbon als “eenmalig” is gemarkeerd. Als u dit niet wilt dan kunt u de bon in plaats daarvan als “1 keer” markeren. Bij een repeterende afspraak wordt de korting toegepast op het totaalbedrag voor alle afspraken. De kolom “Gebruikt” op het aanbiedingenscherm toont het aantal afspraken waar de coupon op gebruikt is, dus een eenmalige voucher die wordt toegepast op een repeterende afspraak kan iets anders dan een “1” laten zien. Als een klant recht heeft op een permanente korting, zoals uitgelegd in de documentatie over afrekenen, dan wordt die overschreven door de korting van de kortingsbon, zelfs als de korting op de kortingsbon lager is, of nul is.

Nadat een gebruiker eenmaal een kortingscode heeft ingevoerd kan hij die niet meer wijzigen, en hij kan ook niet achteraf een kortingscode toevoegen aan een bestaande reservering. Als het in uw agenda toegestaan is om afspraken te verwijderen dan kan de gebruiker nog wel de hele afspraak verwijderen en de kortingsbon wordt dan weet gemarkeerd als “niet gebruikt”. Daarom is het verstandig om te voorkomen dat de gebruiker afspraken in het verleden kan weghalen om zo de kortingsbon opnieuw te kunnen gebruiken. De instelling om dat te voorkomen vindt u op het tabje “Proces” onder het kopje "Hoe lang van tevoren kan een gebruiker een reservering toevoegen of veranderen?". Als beheerder of als superuser kunt u wel het kortingscode veld aanpassen en als u een kortingscode verwijdert of de hele afspraak verwijdert geld ook dat de kortingsbon weer als ongebruikt wordt beschouwd. De uitzondering hierop is het verwijderen van verlopen reserveringen zoals ingesteld op het scherm “Verbruiksgegevens”, daarbij worden de gebruiksgegevens van de kortingscodes niet beïnvloed.