Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

3 soorten agenda’s: Welke te gebruiken?

Bij het opzetten van een nieuwe agenda wordt u allereerst gevraagd om een keuze te maken uit één van de drie soorten agenda’s. Het proces van een reservering maken verschilt sterk per toepassing daarom biedt SuperSaaS drie verschillende soorten reserveringssystemen zodat u een type kunt kiezen dat goed aansluit bij uw situatie. De verschillende types heten “capaciteitsagenda”, “resource agenda” en “service agenda”. Ze overlappen in de mogelijkheden die ze bieden dus in sommige gevallen zijn meerdere types toepasbaar.

Gebruik een “capaciteitsagenda” als er meerdere mensen bij zijn

Om onderscheid te maken tussen de verschillende types beantwoord u allereerst de vraag: "Kunnen gebruikers een reserveren voor dezelfde gelegenheid op dezelfde tijd?" Als het antwoord daarop “ja” is, dan heeft u een capaciteitsagenda nodig.

Voorbeelden waarbij een capaciteitsagenda nodig is:

Voorbeelden waar de capaciteitsagenda niet goed werkt, en dus een resource- of service agenda nodig is:

Voorbeeld capaciteitsagenda Een capaciteitsagenda met meerdere afspraken op hetzelfde tijdstip
Voorbeeld resource agenda Een resource agenda met drie middelen. Ieder middel heeft maximaal één afspraak per tijdstip
Voorbeeld service agenda Een service agenda met in de linker kolom de beschikbare diensten

De “resource agenda” werkt in de meeste andere gevallen

De “resource” en de “service” agenda verschillen voornamelijk in de manier waarop het reserveringsproces verloopt. Een resource agenda is georganiseerd rond “resources”, ofwel middelen, zoals kamers, boten of leraren. Iedere resource kan maar één keer gereserveerd worden op hetzelfde tijdstip. De agenda laat zien wanneer de resource beschikbaar is en de gebruiker kiest een vrije plek. Bij een service agenda daarentegen kiest de gebruiker eerst een service zoals een behandeling, een dienst of een les. De agenda toont dan alle plekken waarop de middelen beschikbaar zijn die nodig zijn voor die service.

Het is raadzaam om te beginnen met het resource type agenda. De resource agenda werkt in de meeste gevallen maar soms past een service agenda beter bij uw proces. De resource agenda moet alle “schaarse middelen” bevatten die betrokken zijn bij het reserveringsproces. Schaarse middelen zijn bijvoorbeeld kamers, boten, consultants, apparatuur, etc. Als u een agenda maakt om mensen een afspraak te laten maken met uzelf dan bent u het schaarse middel. Middelen die niet schaars zijn kunt u weglaten. Als bij een afspraak bijvoorbeeld een vergaderkamer nodig is, maar er zijn altijd genoeg vergaderkamers, dan is er geen reden om die op te nemen.

Soms zijn de specifieke eigenschappen van de “service agenda” nodig

Bij de resource agenda kunt u repeterende afspraken maken en afspraken met variabele lengte, dingen die niet kunnen bij de service agenda. Aan de andere kant heeft de service agenda de mogelijkheid om rekening te houden met de beschikbaarheid van andere resource agenda’s. Om een service te kunnen definiëren die afspraken maakt in andere resource agenda’s moet u eerst die andere agenda’s opzetten.

Voorbeelden van situaties waarin een service agenda nodig is:

Aangezien u onbeperkt agenda’s kunt aanmaken en verwijderen kunt u gerust meerdere agendasoorten uitproberen en achteraf de ongebruikte verwijderen. Alle instellingen van een agenda kunnen achteraf worden aangepast, behalve het agenda type. Op de pagina met demo systemen is van ieder type agenda een voorbeeld te vinden, of u kunt de uitgebreide documentatie van ieder type bekijken:

ToepassingAgenda type
U wilt dat leerlingen zich kunnen opgeven voor een lesCapaciteit
U wilt deelnemers laten inschrijven voor een evenementCapaciteit
U wilt werknemers vergaderzalen laten boekenResource
U wilt uw gebruikers de lengte van de afspraak laten bepalenResource
U wilt de beschikbaarheid tonen van uw vakantiehuisjeResource
U wilt bij iedere dienst een beschrijving kunnen tonenService
U wilt een beamer kunnen reserveren bij de vergaderkamerService

Tips voor gevorderden