Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

Toegangsbeheer van de agenda

U heeft uitgebreide mogelijkheden om de toegang tot uw systeem te beheren. U kunt apart instellen wie een login mag aanmaken, wie wat mag zien en wie reserveringen mag wijzigen of verwijderen. De uitgebreide mogelijkheden op dit vlak maken het ook een van de complexere onderdelen van het programma, dus deze uitleg begint met wat achtergrond informatie.

Rollen: gebruikers, superusers en de beheerder

Een account heeft één beheerder, waarschijnlijk bent u dat, en veel gebruikers, die zijn de eindgebruikers van het systeem zoals uw klanten of uw leerlingen. Daarbij kunt u er voor kiezen om één of meer “superusers” aan te maken die meer mogelijkheden hebben dan een gewone gebruiker, maar minder dan de beheerder. U kunt bijvoorbeeld iemand in uw organisatie als superuser aanwijzen die afspraken mag wijzigen van andere mensen.

De instellingen zijn verdeeld in twee logische groepen: "Wie mag zich opgeven als gebruiker?" en "Wat mogen gebruikers doen in de agenda?", die op twee verschillende pagina’s staan. U kunt gebruikers overigens ook afspraken laten maken zonder in te loggen.

Toegangsbeheer

Wie mag zich opgeven als gebruiker?

De vraag wie er een login mag aanmaken wordt bepaald op het scherm “Toegangsbeheer” dat u kunt vinden in het menu aan de rechterkant op uw dashboard. Deze pagina heeft nogal wat opties.

Bij een nieuw account staat de keuze aanvankelijk op “Iedereen die een webadres heeft”. Dit laat gebruikers zelf een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Dit is vaak het handigste, maar het heeft natuurlijk een nadeel: iedereen die het web adres weet kan een login aanmaken inclusief mensen waarvan u dat wellicht niet wilt. Het systeem biedt een aantal mogelijkheden om ongewenste bezoekers tegen te gaan. U kunt bijvoorbeeld vragen dat ze een linkje klikken in een e-mail voordat ze kunnen reserveren, zodat ze in ieder geval een werkend e-mail adres moeten achterlaten, of u kunt ze laten betalen voor het maken van een afspraak. Het is ook mogelijk om te filteren op IP adres en eventueel kunt u ook alleen mensen toestaan die u zelf van tevoren uitnodigt.

In praktijk zijn er niet zo veel problemen met de standaardinstelling “iedereen die het web adres heeft mag een login maken”. Zoekmachines mogen de SuperSaaS pagina’s niet indexeren dus de bezoekers komen waarschijnlijk op uw pagina via uw eigen site. En mocht er toch iemand met kwade bedoelingen tussen zitten dan kunt u zijn account blokkeren en de boekingen terugdraaien. U kunt de toegangsinstellingen overigens op ieder moment veranderen en ze meer of minder restrictief maken.

Zodra u een optie aanklikt, verschijnt iets verderop op de bladzijde een toelichting waarin aanvullende instelvelden kunnen staan. Bij de meest restrictieve optie kunnen mensen zich helemaal niet inschrijven en maakt u ieder gebruikersaccount zelf aan (met de hand, of door een bestand met namen te uploaden).

Uw account heeft één gebruikersdatabase die gedeeld wordt met al uw agenda’s. Dit betekent dat een bezoeker maar één login hoeft aan te maken als u verschillende reserveringssystemen binnen uw account gebruikt. Als dat niet is wat u wilt dan kunt een apart account aanmaken voor iedere agenda.

Aanpassen van het registratieproces

Verder kunt u op deze pagina instellen hoe het registratieproces precies verloopt en welke informatie mensen moeten invullen. Standaard gebruikt het systeem het e-mail adres als de login naam, omdat dat makkelijk te onthouden is voor mensen. Maar als uw al andere gebruikersnamen heeft die u liever gebruikt dan kan dat door het vakje “Gebruik het e-mail adres als loginnaam” uit te vinken. Als u helemaal niet van plan bent om gebruikers te laten registreren, dan is het ook handig om dit vakje uit te schakelen, dat maakt het namelijk makkelijker om tijdens het reserveren nog wel om een e-mail adres te vragen.

De tabel met keuze knopjes bepaalt welke velden er worden gevraagd van de gebruiker tijdens het registreren. De gebruiker kan zijn eigen informatie later zelf aanpassen door op “Instellingen” te klikken die altijd rechtsboven in het scherm staat. Die link is alleen zichtbaar als u als gebruiker bent ingelogd en als u die optie niet geblokkeerd heeft. Als u een knopje in de kolom “Verplicht” selecteert dan kan de gebruiker het veld niet leeg laten bij het registeren, “Optioneel” laat het veld wel zien maar het mag leeg blijven, en “Niet vragen” verbergt het veld helemaal. Het veld “Wachtwoord” kan ook uitgeschakeld worden, in dat geval verdwijnt dat ook van het login scherm voor uw agenda. Met de “Extra tekstregel” opties kunt u een eigen veld bijmaken, bijvoorbeeld “Geboortedatum”. Als de extra velden ingeschakeld worden dan zijn ze daarna ook beschikbaar in het boekingsproces (op het tabje “proces” van de configuratiepagina).

U kunt het stroomdiagram halverwege de bladzijde bekijken om te begrijpen hoe het registratieproces er uitziet van de gebruiker uit gezien. Veranderingen die u maakt in de instellingen worden meteen zichtbaar in het plaatje. Dus als u klikt op de optie “Alleen mensen met een specifiek IP adres” dan wordt aan het plaatje daaronder een stap toegevoegd met de melding dat het IP adres gecheckt wordt. Dit stroomdiagram laat overigens alleen het registratieproces zien, een stroomdiagram voor het maken van een reservering is te zien op de configuratiepagina van de agenda, op het tabje “proces”. Het is overigens een goed idee om het proces zelf een keer helemaal uit te proberen alsof u de gebruiker bent, daarover meer in het volgende hoofdstuk.

Wat mogen gebruikers doen in de agenda?

Tabblad toegang

Wat gebruikers mogen doen in uw reserveringssysteem stelt u in op het configuratiescherm, op het tabje “Toegang”. Het configuratiescherm vindt u door op uw dashboard de blauwe knop “Configureren” te klikken naast de agendanaam. Afhankelijk van of u werkt met een "resource-", een "capaciteits-" of een “serviceagenda” ziet deze pagina er een klein beetje anders uit.

De standaardinstelling van de starthulp is meestal dat iedereen uw agenda mag bekijken, maar dat ze in moeten loggen om een afspraak te maken of om er eentje te wijzigen. Als de informatie in de agenda vertrouwelijk is dan kunt u deze verbergen voor gewone gebruikers, of u kunt de instelling zo aanpassen dat ze eerst in moeten loggen voordat ze iets te zien krijgen.

Het is ook mogelijk om veranderingen aan de agenda te maken zonder in te loggen. Echter in dat geval heeft u geen mogelijkheid om misbruik tegen te gaan dus dat is alleen verstandig als u daar geen last van denkt te gaan hebben.

De software probeert te voorkomen dat u onlogische keuzes maakt. Als u bijvoorbeeld instelt dat alleen u iets kan wijzigen in de agenda dan wordt de optie "Iedereen kan toevoegen…" vanzelf grijs waardoor die niet langer te selecteren is.

Misbruik voorkomen en er mee omgaan

SuperSaaS voorkomt dat zoekmachines zoals Google uw agenda opnemen in hun zoekresultaten. Dit is in de eerste plaats omdat uw agenda er voor en zoekmachine toch niet interessant uitziet, voornamelijk losse data en namen, dus ze kunnen er niet veel mee. Dit betekent ook dat uw agenda niet zo snel gevonden zal worden door onverlaten die proberen overal te registreren met namen als “goedkope-medicijnen.com”. Uw eigen website waarop de link naar uw SuperSaaS registratiesysteem staat laat u wellicht wel gewoon indexeren door Google. Dat kan namelijk klanten opleveren. In dat geval kunnen vandalen uw agenda echter ook bereiken.

In praktijk valt misbruik door spammers nogal mee, vooral als u ze eerst vraagt om te registreren voordat ze uw systeem mogen gebruiken. Als er toch misbruik wordt gemaakt dan kunt u bijvoorbeeld de optie kiezen “Stuur een bevestigingsmail met een link die de gebruiker moet klikken voordat hij kan inloggen”. Dat lost het probleem waarschijnlijk op maar is een beetje meer werk voor uw gebruikers en er is ook altijd een kleine kans dat de bevestigingsmail in een spam filter blijft hangen.

Als iemand zich misdraagt dan is het verstandig om niet zijn account te verwijderen, want in dat geval kan hij gewoon opnieuw een account aanmaken. In plaats daarvan kunt u op het scherm “Gebruikersbeheer” zijn account blokkeren. Door op het vergrootglas icoontje te klikken naast de naam van een gebruiker kunt u meteen zien welke afspraken er allemaal door hem gemaakt zijn, zodat ze makkelijk te verwijderen zijn.

Nadat u de toegangsinstellingen heeft aangepast is het verstandig om de software uit te proberen om te controleren of het systeem zich gedraagt zoals de bedoeling is.


Volgende hoofdstuk: Probeer het systeem uit