Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

Uiterlijk van het reserveringssysteem aanpassen

De instellingen voor uiterlijk zijn logisch verdeeld over twee schermen: Instellingen die geldig zijn voor alles in uw account, zoals de tijdzone, en instellingen die bepalen hoe een specifieke agenda er uit ziet, zoals de kleuren van afspraken.

Layout instellingen

Layout instellingen die voor het hele account gelden

De plek om instellingen te veranderen die voor het hele account gelden is te vinden door “Layout Instellingen” te kiezen in het menu aan de rechterkant van de dashboard-pagina.

Onder het eerste kopje kunt u een term kiezen om gebruikers aan te duiden. Als u bijvoorbeeld “student” kiest dan wordt de term student gebruikt in alle teksten op het scherm en in e-mails waar anders “gebruiker” zou staan. Als de term die u wilt gebruiken er niet tussen staat, bijvoorbeeld “lid” dan kunt u die invullen in het hokje “anders” als “lid,leden”. Het systeem kiest zelf enkelvoud of meervoud waar van toepassing.

Het kopje “Regionale Instellingen” spreekt grotendeels voor zichzelf. Het is belangrijk dat de tijdzone goed staat omdat dit beïnvloedt wanneer herinneringsmails verstuurd worden. De tijdzone wordt ook gebruikt bij de berekening van veranderingslimieten zoals “mag maximaal één uur van tevoren afzeggen”. Als u gebruikers heeft in verschillende landen dan kunt u ze een eigen tijdzone en een eigen taal laten instellen. De bevestigingsmailtjes zijn dan in hun eigen taal en tijdstippen worden in zowel hun tijdzone als uw tijdzone weergegeven. Voor meer informatie over gebruik in meerdere tijdzones kunt u de link volgen.

In het gedeelte “Uiterlijk” kunt u kleuren en de lettergrootte instellen. Het systeem schaalt de meeste elementen op het scherm mee met de lettergrootte, maar dat gaat niet altijd goed, vooral niet als een zeer groot font gekozen wordt dus in dat geval worden die elementen iets kleiner weergegeven omdat dat er netter uitziet. De kleur kunt u aanpassen door op de gekleurde vierkantjes te klikken waardoor er een instel pop-up verschijnt.

Onder het kopje “Kop- en voetweergave” kunt u uw eigen logo uploaden die dan op elke bladzijde wordt weergegeven, en u kunt ook een URL opgeven waar mensen naar toe worden gestuurd als ze op uw logo klikken. Deze URL wordt overigens ook gebruikt om mensen naar toe te sturen als ze uitloggen, dus het meest logisch is om hier uw eigen homepage op te geven. U kunt ook de kop en de voet helemaal weghalen. Dit is vooral handig als u de agenda wilt inbedden in een venster binnen een webpagina op uw eigen site. Daarover vindt u meer informatie in de uitleg over het integreren van uw systeem in uw eigen site.

De afzender van uitgaande e-mails kunt u veranderen in uw eigen e-mail adres. Namens iemand anders e-mail versturen onder zijn eigen e-mail adres maar niet vanaf zijn eigen computer wordt door de meeste spamfilters gezien als aanleiding om het bericht als spam te markeren. Om dit te voorkomen wordt er een “Resent-From” header aan het bericht toegevoegd. Dit is normaal gesproken niet zichtbaar voor de gebruiker, maar sommige e-mail programma’s laten het zien. Overigens bevatten de links in de e-mail ook nog een verwijzing naar supersaas.nl, tenzij u een eigen domeinnaam gebruikt die u naar SuperSaaS.nl heeft gelinkt. Hoe dat in zijn werk gaat wordt beschreven in het hoofdstuk over een eigen domeinnaam gebruiken. Onder geavanceerde instellingen vindt u ook de mogelijkheid om de “favicon” te veranderen. Dat is het kleine logootje vooraan in de balk van uw browser.

Als iemand op de “Help” link klikt rechtsboven in uw agenda dan wordt een pagina getoond met enkele generieke helpteksten. Onder het kopje "Contactinformatie…" kunt dit aanvullen, bijvoorbeeld door uw telefoonnummer te geven. Deze tekst kan HTML bevatten, dus u kunt er plaatjes in opnemen.

Als u op het scherm “Toegangsbeheer” heeft aangegeven dat nieuwe gebruikers een e-mail moeten ontvangen als ze zich registreren dan kunt u het onderste tekstveld daarvoor gebruiken. Dit tekstveld kan overigens geen HTML bevatten, maar u kunt wel “autotekst” codes gebruiken waarover lager op deze bladzijde meer wordt uitgelegd.

Tabblad uiterlijk

Layout instellingen die voor een specifieke agenda gelden

De plek om instellingen voor een specifieke agenda te wijzigen vindt u door op de blauwe knop “Configureren” te klikken en het tabje “Uiterlijk” te selecteren. Er zitten wat kleine verschillen in dit scherm afhankelijk van het agendatype dat u gebruikt.

Ten eerste kunt u de verticale afmeting van de agenda instellen. In horizontale richting past de agenda zich vanzelf aan aan de grootte van het venster. Dat kunt u uitproberen door op “gebruiken” te klikken en de rechteronderhoek van uw venster te verslepen. Als u de agenda binnen een iframe op uw eigen site laat zien dan past de agenda zich aan aan de breedte van die iframe.

In horizontale richting past de agenda zichzelf niet automatisch aan, de hoogte van de pagina kunt u hier instellen en als dat niet in het venster past dan verschijnt er een scrollbar aan de zijkant waarmee u de rest kunt bekijken. Op het “week” overzicht en het “dag” overzicht wordt de lengte door twee dingen bepaald: het aantal uren dat zichtbaar is en de grootte van een uur. Een grotere agenda ziet er vaak minder rommelig uit als u veel afspraken heeft, als u maar 1 afspraak per dag heeft dan is een kleinere lengte juist handig.

Afspraak buiten zichtbare uren

De uren die zichtbaar zijn op de agenda mogen afwijken van de openingstijden. Het is vaak handig als ze wel overeenkomen maar het is niet noodzakelijk. Als u bijvoorbeeld een vergaderkamer heeft die meestal van 9 tot 5 wordt gereserveerd, maar heel af en toe ‘s avonds dan kan het handig zijn om alleen 9 tot 5 te laten zien om te voorkomen dat er allemaal legen plekken zichtbaar zijn. Als iemand dan ‘s avonds reserveert dan wordt vanzelf voor die week die uren zichtbaar. In het maandoverzicht passen de uren zich niet zelf aan, omdat dagen van verschillende grootte er daar rommelig uit zouden zien. Als iemand daar buiten de zichtbare uren een reservering maakt dan staat er “1 niet zichtbaar” in de agenda op die datum.

Onder het kopje kleuren staat alleen een link naar een pagina waar de kleuren gewijzigd kunnen worden. Op die pagina kunt u naast kleuren ook aangeven hoe het systeem weergeeft dan een plek bezet is en hoe een gebruiker kan zien welke reserveringen van hem zijn. Bij een resource type agenda is er ook nog de optie om een kleuren legenda te laten zien op de kalender.

Daarna volgt een tabel waarin u van ieder veld kunt aangeven of het zichtbaar moet zijn in lijstweergave, zoals de agenda en de beheerpagina’s. Hier staan alleen de velden die ook daadwerkelijk operationeel zijn, op het tabje “Proces” kunnen andere velden toegevoegd worden.

Verder kunt u instellen uit welke overzichtsschermen de gebruiker kan kiezen. Deze corresponderen met de tabjes die beschikbaar zijn als u “Gebruiken” kiest. Probeert u vooral alle tabs en keer uit om te zien welk overzicht het beste past bij uw toepassing. Als u bijvoorbeeld een huis per week verhuurd dan is het weinig zinvol om het scherm “Dag” beschikbaar te hebben, dat zou de gebruiker waarschijnlijk alleen verwarren, dus die kunt u dan uitschakelen. Er is ook een optie om het maandoverzicht te verbergen, dat is het kleine kalendertje rechtsboven de agenda.

Teksten Aanpassen

De rest van de tab is gevuld met tekstvelden waarmee u de meldingen op de verschillende schermen en e-mails kunt aanpassen. U kunt HTML in deze velden gebruiken, inclusief plaatjes, maar let wel dat plaatjes alleen zijn toe te voegen als ze al elders op het internet beschikbaar zijn, u kunt ze niet uploaden. De e-mail berichten kunnen overigens geen HTML bevatten.

In de tekstvelden kunt u ook JavaScript plakken. Dit is handig om dynamische elementen aan de bladzijde toe te voegen. Dit doet u door op het kleine knopje “HTML” te klikken en daar kunt de code dan inplakken. Bijvoorbeeld:

<form><input onclick="window.open('//d304pchb3b61hb.cloudfront.net/img/demo_room.jpg','Popup','width=400,height=300')" type="button" value="Nieuw venster" /></form>

U kunt dit ook gebruiken om de tracking code te plakken van Google Analytics zodat u gedetailleerde statistieken krijgt over wie uw agenda hebben bezocht. Of u kunt één van de vele gratis gadgets gebruiken die te vinden zijn op internet, zoals een klok van Worldtimeserver.com.

Standaard ziet een bevestiging van een nieuwe afspraak er zo uit:

Beste Naam,

Dit bericht is ter bevestiging dat uw reservering* is ingepland.

Gegevens van de nieuwe reservering*:

  …overzicht van reserveringsdetails zoals geconfigureerd op het tabblad “Proces”…

Hier kunt u de agenda inzien:
http://www.supersaas.nl/schedule/account_naam/agenda_naam?day=x&month=x&view=agenda&year=x

Dit bericht is automatisch gegenereerd en kan niet beantwoord worden.
* De term “reservering” kan worden gewijzigd op de configuratiepagina, tabblad “Middelen”.

“Autotekst” gebruiken om berichten en meldingen aan te passen

Dit gedeelte licht enkele complexe functies toe, u kunt het rustig overslaan zonder iets essentieels te missen

U kunt e-mails en teksten op het scherm ook aanpassen met “autotekst”. Autoteksten zijn speciale woorden die op het moment dat het bericht gegenereerd wordt worden vervangen door iets anders. De tabel hieronder bevat een lijst met alle speciale woorden die u in e-mail berichten kunt gebruiken. U kunt autotekst (in combinatie met normale tekst) invoeren voor reserveringsbevestigingen op het tabblad “Uiterlijk” (Configureren) of voor registratiebevestigingen via de “toegang beheer” pagina. Als u alleen uw eigen tekst toevoegt zonder autotekst, dan wordt deze aan het einde van het standaard gegenereerde e-mailbericht geplakt.

Let er bij het aanpassen van de bevestigingen op dat de ruimte voor het aanpassen van bevestigingen niet alleen gebruikt wordt om de bevestiging van nieuwe reserveringen vorm te geven, maar gebruikt wordt voor alle mogelijke bevestigingen. U kunt specifieke onderdelen van de tekst verbergen of tonen afhankelijk van het type bevestiging met "$if" bepalingen.

Autotekst woorden voor e-mail berichten
Het woord……wordt vervangen door
$nameDe naam van degene aan wie het bericht gestuurd wordt, indien beschikbaar.
$dearToont "Beste $name," tenzij $name niet beschikbaar is. In dat geval wordt de loginnaam gebruikt.
$loginDe login naam van degene die de afspraak maakte (blanco voor beheerder of indien niet ingelogd).
$subjectDe tekst na $subject wordt gebruikt als titel van de e-mail. Er mogen nog andere
autotekst woorden in voorkomen.
$urlToont de URL die wijst naar de plek in de agenda waar de afspraak staat.
$actionBeschrijft de actie die deze mail tot gevolg heeft gehad. Bijvoorbeeld:
"Uw reservering is $action" → "Uw reservering is verwijderd."
$detailsToont alle reserveringsdetails, handig om te gebruiken als die door $replace gewist zijn.
$idHet interne identificatienummer van de reservering, handig om hem snel mee op te zoeken.
$slot_idHet identificatienummer van de opening waar de boeking toe behoort (alleen bij capaciteitsagenda’s).
$form_idHet identificatienummer van het formulier indien er een formulier is toegevoegd.
$replaceVerwijdert alle standaardteksten, alleen uw eigen teksten blijven zichtbaar.
$start
$finish
$created
De begin- en eindtijd, en het tijdstip waarop de boeking gemaakt is. Als u alleen het tijdstip zonder datum wilt laten zien kunt u respectievelijk $start_time en $finish_time gebruiken.
$lengthDe lengte van de afspraak weergegeven als U:MM of DD:UU:MM.
$ical‘De reservering wordt als een iCal bestand toegevoegd aan het bericht, op de meeste computers kan die daarmee automatisch aan de agenda worden toegevoegd.'
$formAls er een formulier aan deze reservering of registratie vast zit dan wordt het aan de e-mail toegevoegd als bijlage.
$field_1
$field_2
Toont de waarde van de aanpasbare velden, indien gedefinieerd.
$pricePrijs van de afspraak. Bij repeterende afspraken geeft het de prijs van de eerste afspraak aan.
$passwordToont het wachtwoord in de bevestigingsmail aan nieuwe gebruikers. Deze optie raden we in verband met veiligheidsrisico’s af.
$resourcesToont namen van gekoppelde middelen (alleen bij serviceagenda’s)
$if "actie"De rest van de zin wordt alleen getoond indien actie gelijk is aan de huidige handeling. De conditie kan worden toegepast op meerdere regels door ze tussen { en } te zetten. Zie hieronder voor een lijst geldige waarden voor actie.
$title
$location
$quantity
$description
De titel, locatie, hoeveelheid en beschrijving (bij een capaciteitsagenda). Bij resource agenda’s met meerdere resources bevat $description de naam van het geselecteerde middel.

Normaal gesproken wordt uw eigen tekst aan het einde van het standaard gegenereerde e-mailbericht geplakt. Maar als u het woord $replace ergens in de tekst gebruikt dan wordt alleen uw eigen tekst getoond. De instructies kunnen ook elkaar beïnvloeden. Het volgende fragment stelt bijvoorbeeld alleen de titel in als een nieuwe afspraak wordt gemaakt, en anders blijft de standaard titel behouden:

$if "is ingepland" {$subject U heeft een nieuwe afspraak op $start}

De toegestane waarden na het woord $if zijn: “is ingepland”, “is aangepast”, “is goedgekeurd”, “is verwijderd”, “is teruggestort”, “op de wachtlijst is geplaatst”, “is veranderd op de wachtlijst” of “is verwijderd van de wachtlijst”. Als u wilt kunt u ook de Engelstalige codes gebruiken die hier staan. Verder kunt u ook de een taal code van twee letters, zoals NL of DE, gebruiken om die zin alleen te tonen afhankelijk van de taal die de gebruiker heeft geselecteerd.

Autotekst kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden om in de e-mail een link te plaatsen naar een plek waar mensen hun afspraak meteen kunnen wijzigen, bijvoorbeeld met dit fragment:

U kunt uw afspraak hier wijzigen:
http://www.supersaas.nl/schedule/account_naam/agenda_naam?view=view&id=$id

Als u een capaciteitsagenda gebruikt dan moet u ook nog het nummer van de betreffende opening in het adres opnemen, als volgt:

http://www.supersaas.nl/schedule/account_naam/agenda_naam/$slot_id?view=view&id=$id

U kunt de automatisch gegenereerde teksten ook gebruiken om op het scherm te laten zien, bijvoorbeeld boven de agenda of op het inlog scherm.

Autotekst woorden voor op het scherm
Dit woord……wordt vervangen door
$loginGeeft de loginnaam weer van de gebruiker die op dit moment is ingelogd.
$nameGeeft de volledige naam weer van de huidige gebruiker, indien beschikbaar.
$creditGeeft de hoeveelheid credit weer die de gebruiker heeft weer in tekst. Deze informatie wordt standaard ook rechts boven de agenda getoond.
$shopToont een linkje naar uw winkelpagina. U dit bijvoorbeeld gebruiken om in tekst aan te geven dat men eerst krediet moet kopen in de $shop voordat er gereserveerd kan worden."
$autoAls u uw eigen tekst invoert in de ruimte boven de agenda vervangt dit de standaard gegenereerde tekst. Mocht u deze terug willen zetten naast uw standaard tekst, dan kan dat via $auto. Dit kan handig zijn omdat de standaard tekst context afhankelijke invulinstructies weergeeft.
$suDit geeft het supervisorveld van een gebruiker weer. Dit is te gebruiken zodat u een bericht aan één specifieke gebruiker kunt tonen als hij inlogt.
$idDit geeft het identificatienummer van het huidige object weer. Alleen beschikbaar op het scherm waar afgerekend wordt, en op het scherm “Bedankt voor het invullen” van formulieren. Te gebruiken om uw bezoekers een uniek reserveringsnummer te geven.
$if conditie {tekst}Als de conditie geldig is dan wordt de tekst tussen de accolades getoond. Zie de tabel onderaan voor de mogelijke condities. Het bericht mag meerdere regels beslaan en kan andere autoteksten bevatten, behalve nog een $if.

De autotekst is ook handig om verschillende talen te tonen afhankelijk van wat de gebruiker als taal heeft ingesteld. De conditie na het woord $if kan een twee-letterige taal code zijn zoals NL, DE of EN. Dit kan als volgt gebruikt worden:

$if EN {Good morning $login}
$if NL {Goede morgen $login}

Een andere manier om $if te gebruiken is om een bericht te tonen afhankelijk van of iemand is ingelogd:

$if out {Wilt u alstublieft eerst inloggen}
$if user {Fijn dat u er weer bent $login!}

U zou er ook JavaScript code mee kunnen aanpassen, bijvoorbeeld die gebruikt wordt om bij te houden wie er op de site is geweest. U moet dan wel eerste het kleine “HTML” knopje aanklikken, anders wordt de JavaScript getoond als gewone tekst.

$if paid {Bedankt voor uw reservering $name.
<script type="text/javascript">
<!--
var google_conversion_id = …

</script>
}

De tabel hieronder somt de verschillende condities op die samen met $if gebruikt kunnen worden.

ConditieGeldig indien…
$if user {tekst}De tekst wordt alleen weergegeven als de gebruiker is ingelogd
$if out {tekst}De tekst wordt alleen weergegeven als de gebruiker niet is ingelogd
$if shared {tekst}De tekst wordt alleen weergegeven als een gezamenlijk wachtwoord gebruikt is om in te loggen
$if admin {tekst}De tekst wordt alleen weergegeven als een superuser of de beheerder is ingelogd
$if XX {tekst}De tekst wordt alleen weergegevens als de geselecteerde taal een ISO taal code heeft van XX
$if paid {tekst}Deze tekst wordt alleen weergegeven na een succesvolle betaaltransactie.
Dit kan alleen worden gebruikt op het betalingsscherm
$if mobile {tekst}Deze tekst wordt alleen weergegeven op de mobiele versie van de site
$if desktop {tekst}Deze tekst wordt alleen weergegeven op de gewone (niet-mobiele) site
$if calendar {tekst}De tekst wordt alleen weergegeven op de dag, week, of maand kalender
$if overzicht {tekst}De tekst wordt alleen weergegeven op een specifiek overzicht. De waarde van overzicht kan zijn: free, agenda, day, week of month

Volgende hoofdstuk: De agenda in uw site integreren