Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina
Therapeut

Handleiding: Maak een afsprakensysteem voor een therapeut

Deze handleiding laat zien hoe u een reserveringssysteem kunt opzetten voor een therapeut. Het eindresultaat kunt u zien in deze voorbeeld agenda. Deze instructies zijn ook prima te gebruiken als u een afsprakensysteem wilt maken voor bijvoorbeeld een muziekleraar, fotograaf, of ouderavond en het moet niet moeilijk zijn om het voor andere, vergelijkbare zaken toe te passen.

Hoe deze handleiding te gebruiken

De handigste manier om een SuperSaaS agenda op te zetten is door steeds uit te proberen of de instellingen het gewenste effect hebben:

  1. Gebruik de starthulp om een lege agenda te maken
  2. Probeer de agenda uit
  3. Tenzij u tevreden bent maakt u aanpassingen aan de configuratie en gaat weer naar stap 2
  4. Als alles naar wens functioneert kunt u de agenda in uw eigen site integreren

Dit document volgt deze volgorde maar wijkt op een aantal plaatsen hiervan af zodat zaken die logisch bij elkaar horen in één keer behandeld kunnen worden. Door “Volgend Hoofdstuk” te klikken onderaan de pagina gaat u lineair door de handleiding heen, maar u kunt ook meteen naar een specifiek onderwerp springen via de documentatie pagina.

Voor u begint met de handleiding heeft u eerst een SuperSaaS account nodig. Die is gratis aan te maken via de knop “Registreren” bovenaan deze pagina en u heeft alleen een geldig e-mail adres nodig. Nadat u bent ingelogd komt u op de “Dashboard” pagina. Deze pagina is nu nog leeg afgezien van een aantal menu’s, tenzij u al eerder een agenda had aangemaakt.

Gebruik de starthulp om een lege agenda te maken

Klik in het menu aan de rechterkant de optie “Nieuwe Agenda” om naar de starthulp te gaan. De starthulp stelt een aantal vragen en maakt daarna een lege agenda met instellingen die een handig startpunt vormen voor uw situatie. Ten eerste wordt u gevraagd te kiezen tussen een "Resource-" een "Capaciteits-" of een “Serviceagenda”. Het is belangrijk dat u deze keuze nauwkeurig maakt want, anders dan bij alle andere instellingen, kunt u deze keuze achteraf alleen wijzigen door opnieuw te beginnen.

In dit voorbeeld kiezen we voor een “resource” agenda aangezien een therapeut maar één persoon tegelijk kan behandelen. Als hetgeen dat u wilt laten reserveren door meer dan één persoon tegelijk kan worden gereserveerd, zoals een yoga klas, dan heeft u een “capaciteitsagenda” nodig. Als u meerdere therapeuten heeft dan is een resource agenda met meerdere resources meestal het handigste. Een “service agenda” is nodig als u meerdere bij één boeking wilt reserveren, zoals een therapeut en een behandelkamer. Als u niet zeker weet welk type u nodig heeft lees dan de uitleg over de verschillende types. In sommige gevallen zijn meerdere types toepasbaar, in dat geval kunt u beide proberen om te zien wat het prettigste werkt.

Klik op de knop “Volgende stap” om naar stap 2 te gaan waar u kunt instellen wie er veranderingen kunnen aanbrengen in de agenda. Voor de therapeut uit ons voorbeeld is de eerste optie “Boekings- of reserveringssysteem” degene die we nodig hebben. De optie “Gedeelde agenda” is handig voor situaties waar iedereen elkaars afspraken mag wijzigen, bijvoorbeeld om met een groep van mensen af te spreken wie de vergaderkamer gebruikt. De optie “Evenementenkalender” daarentegen is voor als u wilt dat mensen wel de agenda kunnen bekijken maar helemaal niets zelf kunnen wijzigen.

In stap 3 kiest u of u één of meerdere zaken in de agenda wilt opnemen. Als u meerdere dingen wilt opgeven, bijvoorbeeld meerdere leraren, dan geeft u de namen op in dit scherm en deze worden dan naast elkaar in de agenda getoond. Als u meerdere dingen heeft maar niet wilt dat ze naast elkaar zichtbaar zijn dan kunt u gewoon een aparte agenda aanmaken voor elk. Voor dit voorbeeld gaan we even uit van één therapeut. Als een therapeut meerdere soorten behandelingen kan uitvoeren dan is dit niet de plek om dat aan te geven, dat komt later.

In de volgende stap wordt u gevraagd een naam te kiezen voor de agenda. Deze naam vormt tezamen met uw accountnaam het web adres dat uw gebruikers in hun browser zien als ze uw agenda gebruiken. U kunt natuurlijk “agenda” als naam kiezen maar het is handiger om iets te kiezen dat de agenda beschrijft. U kunt de agendanaam (en uw accountnaam) later nog wijzigen maar let er op dat het webadres waaronder uw agenda bereikbaar is dan mee verandert. In ons voorbeeld kiezen we “Therapeut” als agendanaam.

In de laatste stap geeft u de beschikbaarheid. Als u overigens andere keuzes in de starthulp hebt gemaakt dan hierboven, dan kan deze stap afwijken. De tijden zijn alleen beginwaarden, in een later stadium kunt u aparte tijden per dag opgeven, die ook kunnen verschillen per therapeut als u meerdere in één agenda opneemt. Als u vaste starttijden hanteert, bijvoorbeeld ieder uur, dan wordt de gebruikersinterface makkelijker omdat het systeem dan “vakjes” op de kalender kan tekenen waar de gebruiker op kan klikken. Dat zijn de grijze vierkantjes die te zien zijn in de demo. Als u bijvoorbeeld "*:00, *:30" opgeeft dan tekent het systeem op ieder half uur zo’n vakje. Als u met variabele tijden werkt dan is dat ook geen probleem, dan klikt de gebruiker op een willekeurige plek in de agenda om een tijd te kiezen.

Door op de “Voltooien” knop te klikken wordt een lege agenda met uw instellingen gecreëerd en wordt deze meteen online gezet. U heeft nu dus meteen een volledig werkend systeem dat u kunt uitproberen.

Admin menu

De agenda uitproberen

Om de agenda uit te proberen kunt u op de blauwe knop “Gebruiken” klikken die te vinden is op de “menu box” aan de rechterkant zoals hiernaast getoond. Dit is alleen zichtbaar als u als beheerder bent ingelogd, gebruikers zien dezelfde agenda maar dan met minder opties. U kunt uw agenda ook terugvinden op de dashboard-pagina, de dashboard-pagina is altijd bereikbaar (als beheerder) via de link rechtsboven in het scherm. U kunt ook een bookmark maken in uw browser om bij uw agenda uit te komen.

Lege agenda De eerste keer dat u naar uw agenda kijkt is deze uiteraard helemaal leeg. Bijna alles wat u ziet kan aangepast worden, zoals kleuren en teksten, en er zijn verschillende manieren om de agenda te laten zien zoals per week, per maand of helemaal zonder kalender. Maar laten we eerst de basis functionaliteit uitproberen.

Om te beginnen maken we zelf een afspraak om te kijken hoe dat loopt. Klik eenvoudigweg op een leeg plekje in de agenda en er verschijnt een venstertje “Reservering Toevoegen”. Als het venstertje niet op een handige plek zit dan kunt u het verslepen aan de titelbalk, net zoals u dat zou doen met een venstertje op de desktop van uw computer. Venster reservering toevoegen In plaats van naar de juiste datum toe te navigeren en op de agenda te klikken kunt u ook gewoon in het vakje “Tijdstip” klikken en de datum daar veranderen. Aan het begin vraagt het systeem alleen een “Naam” en “Telefoon”, we zullen later zien hoe andere invulvelden toegevoegd kunnen worden.

Klik op “Maak Reservering” zodat de afspraak in de agenda geplaatst wordt. Klik op de zojuist gemaakt afspraak en er verschijnt een venster waarin de afspraak kan worden aangepast met de knoppen “Reservering Aanpassen” en “Reservering Verwijderen”. Het linkje “Sluiten” verbergt het venstertje zonder iets te veranderen, en met klikken op het rode kruisje in de titelbalk bereikt u hetzelfde.

Instellingen aanpassen

U heeft nu dus een functionerend reserveringssysteem, echter de starthulp heeft een heel aantal aannames moeten maken dus het is waarschijnlijk dat u de instellingen nog wilt veranderen zodat het past bij uw manier van werken. Door op de knop “Configureren” te klikken komt u uit op het “Configuratie overzicht” waar een overzicht van alle instellingen onder elkaar staat. Op deze pagina kunt u ook de agenda tijdelijk blokkeren of de agenda helemaal verwijderen. De rest van deze pagina bespreekt het tabje “Middelen”, de andere tabjes hebben ieder hun eigen hoofdstuk.

Middelen

De “Middelen” tab voor een resource agenda

Het tabje “Middelen” van het configuratiescherm bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen (Engels: resources), ofwel de zaken die in uw agenda staan. Het uiterlijk van dit tabje ziet er overigens anders uit als u een “capaciteitsagenda” gebruikt, in plaats van de resource agenda die we in dit voorbeeld behandelen. In het bovenste gedeelte van het scherm kunt u middelen toevoegen of verwijderen, bijvoorbeeld als u later een tweede therapeut wilt toevoegen. Let op dat als u een middel verwijderd dat dit ook meteen alle bijbehorende afspraken daarvoor verwijderd.

Onder het kopje “Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak” kunt u een toepasselijke term invoeren in plaats van “reservering”. In het geval van een therapeut zou u bijvoorbeeld “behandeling” kunnen kiezen. Die staat nog niet in het rijtje dus dan zou u de optie “anders” selecteren en het invoeren als “behandeling,behandelingen”. Het systeem gebruikt deze term dan in alle teksten op het scherm en in e-mails waar anders “reservering” zou staan. Het systeem kiest zelf meervoud waar toepasselijk. (Standaard wordt overigens het lidwoord “de” gebruikt, maar als u het woord begint met het symbooltje ª dan wordt “het” gebruikt). Het is ook mogelijk om een term te kiezen die gebruikt wordt in plaats van “gebruiker”, bijvoorbeeld “klant”. Die instelling is te vinden op de pagina “Layout Instellingen” die bereikbaar is vanaf het menu rechts op het dashboard.

Onder het kopje “Limiet per gebruiker” kunt u een maximum aantal afspraken instellen die een gewone gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen. U kunt kiezen of afspraken die al gepasseerd zijn nog meetellen in het totaal. U kunt een aparte limiet aangeven voor het aantal afspraken dat op dezelfde dag of in dezelfde week mag plaatsvinden. Overigens kan het systeem alleen weten wie “dezelfde persoon” is door te kijken naar de loginnaam, dus als u toestaat dat mensen zelf een login aanmaken dan zou iemand met een tweede e-mailadres nog een account kunnen aanmaken om die limiet te omzeilen.

De volgende optie bepaalt hoe lang een reservering duurt. Er zijn drie keuzes:

  1. U kunt de gebruiker zelf de begin- en eindtijd laten instellen. In dat geval kunt u een minimum en een maximum lengte opgeven waar ze binnen moeten blijven.
  2. U kunt iedere afspraak dezelfde lengte geven. In dat geval hoeft u alleen die lengte op te geven.
  3. U kunt de gebruiker een lengte laten kiezen via een keuzemenu. In dat geval verschijnt er een tekstveld waar u de mogelijkheden in kunt zetten, één per regel. Bekijk het voorbeeld dat naast het tekstveld staat om te begrijpen hoe de opties gespecificeerd worden.

Als u wilt laten betalen via de site dan kunt u onder het kopje “Prijs” kunt u specificeren wat een afspraak kost. Of u ook daadwerkelijk geld via de site in rekening brengt of dat u de betaling zelf regelt stelt u later in op de “Proces” tab. Ook hier heeft u weer een aantal keuzes. Naast een vaste prijs kunt de prijs ook afhankelijk maken van de lengte van de afspraak, de dag van de week en nog diverse andere dingen. Als u repeterende afspraken toestaat dan wordt de prijs overigens vermenigvuldigd met het aantal gemaakte afspraken. Zie de uitgebreide documentatie over betalingen voor meer informatie.

Als u een “buffertijd” instelt dan zorgt het systeem dat er altijd een minimum tijd vrij blijft tussen twee afspraken. Dit kan handig zijn als er bijvoorbeeld schoongemaakt moet worden tussen twee reserveringen. De buffertijd wordt overigens niet toegepast tussen een afspraak en een openings- of sluitingstijdstip.

Onder het kopje “Beperk de keuze van mogelijke starttijden” kunt u een reeks tijdstippen opgeven die als begintijd voor een afspraak kunnen worden gekozen. Zoals al eerder genoemd kan het systeem vakjes tekenen bij iedere mogelijke starttijd wat het makkelijker maakt voor de gebruiker om te zien wat nog vrij is. De beginwaarde voor de lengte van de nieuwe reserveringen bepaalt de grootte van de vakjes. In het volgende hoofdstuk zult u overigens zien dat u sommige gebruikers (“superusers”) en uzelf de mogelijkheid kan geven om zich niets aan te trekken beperkte starttijden en buffertijden.

Als u geen vaste starttijden gebruikt dan kan een reservering in principe op ieder willekeurig tijdstip starten en in dat geval wilt u waarschijnlijk de ingevoerde tijden afronden op, bijvoorbeeld, halve uren. Zo kunt u voorkomen dat een gebruiker een afspraak maakt van 11:07 tot 11:23 waardoor de agenda gatenkaas zou worden.

Wanneer u ervoor kiest om tijden af te ronden op hele dagen dan verdwijnen de uren en minuten uit de gebruikersinterface. Dit is nuttig voor zaken die meerdere dagen in beslag nemen zoals de verhuur van een vakantiehuisje, waar het niet handig is om de lengte in minuten te specificeren. U kunt de tijdstippen wanneer mensen kunnen boeken verder verfijnen door verder te klikken naar het tabje “Openingstijden”.


Volgende hoofdstuk: Toegangsbeheer van de agenda