Er is een nieuwe versie beschikbaar van deze pagina

Formulieren op maat maken

Het standaardformulier in SuperSaaS biedt een beperkt aantal invulvelden, en slechts enkele zijn zelf zijn aan te passen. Als u meer mogelijkheden nodig heeft dan kunt u zelf een formulier ontwerpen. Formulieren die u zelf maakt hebben veel meer ruimte en kunnen op meer manieren vormgegeven worden.

Een zelfontworpen formulier kan op drie manieren gebruikt worden:

  1. Het formulier kan ingevoegd worden in het boekingsproces, zodat de gebruiker het moet invullen tijdens het maken van een afspraak.
  2. Het formulier kan ingevoegd worden in het registratieproces voor nieuwe gebruikers die een account aanmaken. Dit is nuttig voor formulieren die maar één keer ingevuld hoeven te worden, zoals een vraag om akkoord te geven op gebruiksvoorwaarden.
  3. Een formulier kan los worden gebruikt van het reserveringssysteem. U kunt gebruikers direct naar het formulier sturen zonder langs de agenda te gaan. Dat is bijvoorbeeld handig voor het inschrijven voor een evenement waar de gebruiker geen tijdstip hoeft te kiezen.

Een nieuw formulier ontwerpen

Om een nieuw formulier te maken kiest u de optie “Nieuw Formulier” in het menu rechts op uw Dashboard. Als eerste wordt gevraagd om een keuze te maken tussen een “Geïntegreerd” of een “Apart” formulier. U kunt uw keuze later altijd nog veranderen. Als u niet zeker weet welke u nodig heeft dan kunt u het beste “Geïntegreerd” kiezen want die is makkelijker om in te stellen. Als u al eerder een formulier gemaakt heeft dan vindt u hier ook de mogelijkheid om een kopie van een bestaand formulier te maken als basis voor de nieuwe.

Nieuw formulier ontwerpen Op het volgende scherm kunt u het formulier ontwerpen. U begint met het kiezen van een veldtype op het onderste paneel links, bijvoorbeeld een “Tekstveld” of een “Keuzemenu”. Er verschijnt een pop-up waarmee u het nieuwe veld kan aanpassen. U kunt het veld een naam of hulptekst geven die naast het veld getoond worden, maar u kunt ze ook blanco laten om alleen het veld zelf te tonen.

Bij de meeste velden heeft u de keuze om het aankruisvakje “Verplicht” te kiezen. Dit betekent dat het formulier niet kan worden ingediend als dat veld blanco is. Sommige velden hebben ook een aankruisvakje “Uniek”, als die geselecteerd is dan moet ieder ingediend formulier een verschillende waarde hebben in dat veld. Dat is bijvoorbeeld handig om mensen een unieke gebruikersnaam te laten kiezen.

Een aantal veldtypes bevat een lijst met opties, bijvoorbeeld het veld “Keuzemenu”. U zet iedere keuzemogelijkheid op een aparte regel met daarachter eventueel tussen vierkante haken de tekst zoals die in de database moet worden opgeslagen. Als u bijvoorbeeld de regel "Uitgebreide behandeling [uitgebreid]" opgeeft, dan krijgt de gebruiker “Uitgebreide behandeling” te zien in het keuzemenu, maar als u het formulier download dan staat er alleen “uitgebreid”. Als u de vierkante haakjes toevoegt met niets er tussen dan kunt u dat in combinatie met de optie “Verplicht” gebruiken om een regel te maken die niet gekozen kan worden door de gebruiker. Een praktische toepassing hiervan is om de eerste regel van een keuzemenu in te stellen als "Maak alstublieft uw keuze [ ]". Een andere praktische toepassing van het veld “Verplicht” is om een veld met één aankruisvakje te maken en dat toe te voegen aan een formulier met de tekst “Klik hier om de voorwaarden te accepteren”. De voorwaarden zelf kunt u dan in een HTML-veld daarboven zetten.

Onderaan de pop-up staan de opties “Normaal”, “Verborgen” of “Alleen lezen”. Als een veld verborgen is dan is het alleen zichtbaar voor superusers en de beheerder. Dit is handig als u aantekeningen wilt toevoegen die niet zichtbaar mogen zijn voor de eindgebruiker. Er is overigens ook een optie bij het instellen van het proces om het hele formulier te verbergen, in dat geval kunt u alle velden gewoon op “Normaal” laten staan. Als een veld is ingesteld als “Alleen lezen” dan kan iedereen het veld bekijken, maar alleen superusers en de beheerder kunnen het wijzigen. Dit is handig voor zaken zoals dat lidmaatschapsnummer dat de gebruiker wel mag zien maar niet zelf mag wijzigen.

Nadat u de knop “Toevoegen” klikt, verschijnt het veld op uw formulier en kunt het volgende veld maken. Let op dat alle wijzigingen pas worden opgeslagen nadat u op de knop “Opslaan” hebt gedrukt.

Als u een formulier maakt als onderdeel van een agenda dan kunt u daar beter niet de velden op zetten die al voorkomen op het standaard formulier, zoals “E-mail”. Als herinnerings- of bevestigingsmails moeten worden verstuurd dan weet het systeem namelijk alleen het e-mailadres te vinden als dat op het standaardformulier staat, het kan dat niet vinden op een zelfgemaakt formulier. De velden op het standaardformulier kunnen bovendien getoond worden in het overzicht “Beheren”, waardoor u afspraken makkelijker kunt vinden.

Het formulier aanpassen

Nadat u velden op het formulier heeft geplaatst kunt er eenvoudigweg op klikken om een pop-up te krijgen waarin u het veld kunt wijzigen. Als u de volgorde van de velden op het formulier wilt veranderen dan kunt u er op klikken en ze verslepen met de muis. Let op dat als u een veld verwijdert dat dan alle informatie in dat veld verdwijnt uit de formulieren die al zijn ingevuld. Ook hier geld dat de wijzigingen pas permanent zijn nadat u ze hebt opgeslagen.

U kunt het uiterlijk van de velden aanpassen met de knoppen in het bovenste paneel aan de linkerkant. Normaal gesproken worden velden in één kolom weergegeven met de veldnaam direct boven het veld, maar u kunt dit omzetten naar twee kolommen waarbij de veldnaam links staat en het veld rechts. Als u velden zonder veldnaam heeft dan worden de twee kolommen op die plek samengevoegd.

Eén of twee kolommen Met de standaard keuze “Auto” wordt keuze voor de breedte van het formulier overgelaten aan de browser. Deze kiest meestal de kolom breedte zodanig dat het breedste veld er in past, zolang dat in het venster past. U kunt aangeven dat de browser een vaste maat moet gebruiken met de knoppen “S”, “M” en “L”. Hiermee stelt u het formulier in op respectievelijk 600, 750 of 900 pixels. Als u kiest voor de twee-koloms layout dan verschijnt er een extra rij knoppen waarmee u de verhouding tussen de linker en de rechter kolom kunt instellen. U kunt die ook op “Auto” laten staan, waardoor de browser zijn eigen keuze zal maken. U kunt verder het uiterlijk beïnvloeden door bij tekstvelden aangeven hoe breed die moeten zijn, en bij meerregelige tekstvelden kunt u aangeven hoe hoog die moeten zijn.

U kunt de kleur van het formulier, de tekst, en de andere elementen aanpassen op de pagina “Layout Instellingen” in het menu rechts op het Dashboard. Het HTML-veld heeft de mogelijkheid om de voor en achtergrond kleur voor alleen dat specifieke element aan te passen. U kunt in dat veld ook plaatjes en weblinks plaatsen. Die plaatjes moeten ergens op internet beschikbaar zijn, u kunt geen plaatjes uploaden vanaf uw computer.

Nadat u het formulier opslaat, komt u op het configuratiescherm. Vanaf hier kunt het formulier uitproberen door op de blauwe knop “Gebruiken” te klikken. Als u wijzigingen wilt maken aan het formulier dan klikt u op “Configureren” en daarna op het tabje “Ontwerp”.

Een formulier toevoegen aan een proces

U kunt het formulier op twee verschillende plekken toevoegen. Als u wilt dat het formulier in wordt gevuld iedere keer dat er een nieuwe afspraak wordt gemaakt dan voegt u het toe aan het reserveringsproces. Dit doet u op het configuratiescherm van de agenda, onder het tabje “Proces”. Als u echter wilt dat het formulier maar één keer wordt ingevuld per gebruiker dan voegt u het toe aan het registratieproces. Dit doet u op de pagina “Toegangsbeheer”. Als gebruikers normaal gesproken maar één reservering maken, of als u gebruikers niet vraagt om een login aan te maken, dan is het reserveringsproces het handigste.

De instellingen om een formulier toe te voegen aan een proces zijn pas zichtbaar nadat u een formulier heeft aangemaakt. Als u het formulier toevoegt dan verschijnt vervolgens een instelling om aan te geven of het formulier door u moet worden ingevuld of door de eindgebruiker, en of het al dan niet zichtbaar moet zijn.

Een formulier en het object waar het aangekoppeld is, een reservering of een gebruikerslogin, worden alleen opgeslagen in de database als beide geldig zijn. Dus als een gebruiker een afspraak maakt en vervolgens zijn browser weg klikt bij het formulier dat daarna wordt gepresenteerd, dan wordt zijn afspraak niet opgeslagen.

Als u een bevestigingsmail laat sturen bij het maken van een reservering dan kunt u het formulier als bijlage aan het mailtje toevoegen door het woord $form in de tekst van het mailtje te zetten.

Beheren van ingevulde formulieren

Als u op de knop “Beheren” klikt, ziet u een lijst van alle formulieren die zijn ingevuld. U kunt aan een icoontje in de lijst zien of het formulier gekoppeld is aan een reservering, aan een gebruiker, of nergens aan. Als het formulier gekoppeld is aan een ander proces dan kunt u op het icoontje klikken om naar de relevante plek in het systeem toe te gaan. Door op het icoontje van een formulier te klikken ziet u een vereenvoudigde weergave van het formulier in een pop-up. Met de opties onderaan de pop-up kunt u het formulier verwijderen of de volledige versie bekijken en wijzigen.

Als u een formulier verwijdert dan wordt die naar de prullenbak verplaatst. U kunt de inhoud van de prullenbak bekijken met de link bovenaan de tabel, en daar formulieren weer uithalen. Als een formulier is gekoppeld aan een ander object, zoals een reservering, en het object wordt verwijderd dan wordt het bijbehorende formulier automatisch naar de prullenbak verplaatst (en het wordt ook weer teruggezet als het object uit de prullenbak gehaald wordt). Bij een repeterende afspraak kan één formulier gekoppeld zijn aan meerdere objecten. In dat geval wordt het formulier pas verwijdert als alle bijbehorende reserveringen zijn verwijderd. Formulieren worden vanzelf verwijderd uit de prullenbak als ze daar een week in hebben gezeten.

Met de groene pijl rechtsbovenin de tabel kunt u een bestandsformaat kiezen en de formulieren downloaden. Als een formulier aan de gebruikersaccounts is gekoppeld dan is het meestal handiger om die samen in één keer te downloaden via de “Export” optie op het dashboard. Als het formulier aan een reservering gekoppeld is dan is het handig om het formulier samen met de reservering te downloaden via de knop “Beheren”, tabje “Download”.

De optie “Verbruiksgegevens”, die u kunt vinden op uw dashboard, geeft een overzicht van het totaal aantal formulieren dan u gemaakt heeft en het totaal dat is toegestaan bij uw abonnement. Daar kunt u ook in één keer alle formulieren verwijderen die ouder zijn dan een bepaalde tijd.

Een formulier los gebruiken

Een formulier dat als “Apart” is aangemerkt, is identiek aan een geïntegreerd formulier en kan ook als zodanig gebruikt worden, maar bevat aanvullende instellingen waardoor het los van een reserveringsproces te gebruiken is. U kunt er bijvoorbeeld een contactformulier mee maken voor uw eigen website.

U kunt een formulier aanmerken als “Apart” als u het aanmaakt, maar u kunt dat ook op een later tijdstip doen door een bestaand formulier om te zetten op het configuratiescherm, tabje “Overzicht”, met de knop “Omzetten” helemaal onderaan. U kunt dat met diezelfde knop ook weer ongedaan maken.

Een formulier dat aangemerkt is als “Apart” krijgt een webadres waaronder het direct bereikbaar is. Het is mogelijk om de domeinnaam in dat adres aan te passen zoals uitgelegd in de documentatie over een eigen domeinnaam. Er zijn ook twee extra tabjes met extra instellingen beschikbaar: Op het tabje “Proces” kunt u het proces waarmee een formulier ingediend wordt aanpassen, en op het tabje “Berichten” kunt u de meldingen aanpassen die de gebruiker tijdens dat proces te zien krijgt. De instellingen op deze tabjes hebben geen effect als u het formulier geïntegreerd in een ander proces gebruikt, in dat geval gelden de instellingen van het proces waaraan het formulier gekoppeld is.

Het tabje “Proces” beschrijft met een stroomdiagram hoe de gebruiker het invullen van een formulier ervaart. Het diagram past zich vanzelf aan als u de instellingen wijzigt. U kunt bijvoorbeeld het formulier afsluiten nadat een specifiek aantal mensen het heeft ingevuld, of na een bepaald tijdstip. U kunt op dat moment een boodschap tonen dat het formulier niet langer beschikbaar is, die boodschap kun u instellen op het tabje “Berichten”. Op die tab kunt u ook het bericht aanpassen dat wordt getoond nadat een formulier is ingevuld en de tekst van een eventuele bevestigingsmail instellen.

U kunt een formulier op uw eigen website zetten door er een link naar toe te plaatsen of door hem in een iframe te plaatsen, net zoals dat wordt beschreven in de documentatie om een agenda te integreren in uw site. Nadat de gebruiker het formulier heeft ingevuld kunt u hem terugsturen naar uw site, of een bevestigingsbericht tonen.

Als u gebruik heeft gemaakt van verborgen velden dan ziet het formulier er voor u anders uit dan voor de eindgebruiker. Als u wilt zien hoe het er voor de gebruiker uit ziet dan moet u uitloggen en daarna teruggaan naar de pagina met het formulier. Het is in dat geval handiger om een andere browser te gebruiken om het formulier te bekijken zodat u niet steeds hoeft in- en uit te loggen.