Creëer een afsprakensysteem voor conversatielessen met een docent
Deze handleiding zet uiteen hoe u een online afsprakensysteem opzet voor taallessen. Een les vereist de beschikbaarheid van een leraar, welke bepaald wordt door een andere agenda. Dit is een voorbeeld van een “service agenda” die gekoppeld is aan een “resource agenda”.
Als u groepslessen geeft, dan is de handleiding voor de capaciteitsagenda waarschijnlijk een betere optie. Indien u een agenda wilt opzetten voor één persoon waar men een afspraak mee kan maken, komt de handleiding voor een resource agenda mogelijk van pas.
Er zijn maar weinig grote verschillen tussen een resource agenda en een service agenda. Waar in een resource agenda herhalende afspraken gemaakt kunnen worden met variabele lengtes, kan een service agenda gekoppeld worden aan een of meerdere resource agenda’s en de beschikbaarheid van resources in deze agenda’s controleren. Een aantal van onze klanten verkiest de ene agenda over de andere op basis van hoe deze eruitziet.
De agenda die we in deze handleiding maken, past u eenvoudig aan naar andere diensten, zoals een reparatieservice die de beschikbaarheid van een monteur en werkbank vereist of een behandeling bij een therapeut waar zowel een ruimte als een therapeut benodigd zijn.
Een dienst boeken
Indien u meerdere diensten biedt, kunt u een lijst aanmaken waaruit uw klanten kunnen kiezen. Volg de stappen hieronder om een agenda aan te maken voor verschillende taallessen waarbij verschillende docenten (middelen) beschikbaar moeten zijn.
Deze handleiding bevat de volgende toepassingen:
- De agenda gebruiken om een aantal diensten in te plannen
- De service agenda aan een resource agenda koppelen
- Betaling ontvangen voor geboekte diensten
U kunt het eindresultaat bekijken op de voorbeeldpagina voor conversatielessen. Het is mogelijk om het uiterlijk van de pagina aan te passen, zodat deze aansluit bij uw website. Ook kunt u de SuperSaaS agenda integreren in uw eigen site met onze “widget”. De widget kan uw agenda in een klein frame tonen of een knop naar uw agenda weergeven, zoals hier:
De agenda opzetten in 5 simpele stappen
De meest efficiënte manier om een SuperSaaS agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:
Stap Een basisagenda opzetten met begeleiding van de Opstarthulp
Het juiste agendatype selecteren
Klik op de Nieuwe agenda knop in het menu aan de rechterkant van het dashboard om de Opstarthulp op te starten. Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “Resource agenda”, de “Capaciteitsagenda” of de “Service agenda”.
We beginnen met het aanmaken van een afzonderlijke resource agenda die de beschikbaarheid van de docenten bevat. Met een resource agenda (waarin een-op-een afspraken met een persoon, item of locatie worden geboekt) zorgt u ervoor dat er geen dubbele afspraken gemaakt worden.
Kies na het selecteren van Resource agenda voor Intern gebruik. De agenda wordt door deze keuze verborgen voor gebruikers. Kies daarna voor de optie Meer dan één om meerdere resources toe te voegen. In dit voorbeeld, voegen we “Willekeurige docent”, “Maurice”, en “Michelle” toe.
Geef de agenda de naam “Docenten”.
Stel aanvullend enkele beperkingen in en klik op Voltooien. U kunt later per docent verschillende “openingstijden” instellen.
U kunt ook voor iedere docent een afzonderlijke agenda aanmaken. Het voordeel hiervan is dat u iedere docent toegang kunt geven tot hun eigen agenda en deze synchroniseren naar hun eigen Google Calendar. We zetten in dit voorbeeld alle docenten in een agenda.
Keer nu terug naar uw Dashboard om uw service agenda aan te maken. Klik wederom op Nieuwe agenda aan de rechterkant van uw scherm. We gaan nu de “service agenda” aanmaken, die de beschikbaarheid zal uitlezen van de resource agenda die u net heeft aangemaakt. Kies daarom de optie Service agenda om te beginnen.
Inloggen of niet?
U kunt gebruikers vragen om een account aan te maken voor ze een afspraak mogen maken op uw agenda, maar dat hoeft niet. In dit voorbeeld kiezen we de optie “Geen inlog nodig”.
De naam van de agenda
U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Het webadres dat de bezoekers van uw agenda zien, wordt gevormd door de combinatie van deze titel en de accountnaam. U zou de agenda simpelweg “agenda” kunnen noemen, maar het is voor eindgebruikers vaak behulpzamer om de agenda een naam te geven die het betreffende evenement beschrijft.
De naam van de agenda kunt u op ieder gewenst moment wijzigen. Hou er rekening mee dat de link naar de agenda dan ook verandert, en u uw gebruikers daar waarschijnlijk over zult willen informeren. We voeren de agenda naam “Lessen” in en klikken op “Volgende stap”.
Diensten aanmaken en middelen koppelen
Nu kunt u al uw diensten in een lijst zetten en, indien nodig, standaardlengtes toevoegen.
Als u al een resource agenda heeft opgezet, kunt u met behulp van het keuzemenu dat u naast de dienst vindt aangeven welke middelen er nodig zijn om de dienst beschikbaar te maken. In ons voorbeeld voeren we een dienst toe die we “Engelse les, beginnersniveau” noemen en koppelen deze aan de bestaande resource agenda “Docenten”. Aangezien alle docenten dit lestype bieden selecteren we “één van Docenten”. Als niet iedere docent deze les geeft, kunt u de “of” optie gebruiken. U kunt hier ook openingstijden en tijdsbegrenzingen instellen.
Vervolgens voegen we “Franse les, beginnersniveau” aan het lijstje diensten toe. Aangezien docent Maurice de enige docent is die deze les geeft koppelen we het middel “Maurice” uit de resource agenda “Docenten” aan onze dienst. We herhalen deze stappen voor iedere les.
Indien u maar één dienst aanmaakt, zal de gebruikersinterface de lijst met diensten verbergen.
Zodra u op Voltooien klikt, zet het systeem uw agenda online. Stap 2 laat u zien hoe u de agenda kunt uitproberen om na te gaan of alles werkt.
Stap De agenda uitproberen
Gewone gebruikers zien dezelfde agenda met minder opties. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op de dashboardpagina. Het Dashboard bereikt u via het menu rechtsboven aan uw scherm. Ook kunt u deze pagina toevoegen aan uw favorieten toevoegen voor dagelijks gebruik.
Een les boeken
Als u, zoals in dit voorbeeld, meerdere diensten (in dit geval lessen) heeft aangemaakt, kunt u aan de linkerkant van de agenda een dienst selecteren. Om een les te boeken klikt u vervolgens op een van de vlakken in de agenda die de beschikbare plekken aangeven.
Zodra u op Maak reservering hebt geklikt wordt de agenda bijgewerkt en wordt uw afspraak getoond en de verdere beschikbaarheid aangepast. Afspraken die gemaakt zijn in een service agenda worden in de bijbehorende resource agenda’s getoond, maar kunnen daar niet gewijzigd worden. Door erop te klikken verschijnt een popupvenster met een link naar de agenda waar de afspraak gewijzigd kan worden. Als u op de zojuist gemaakte afspraak klikt, verschijnt er een venster met de titel “Reservering wijzigen”. Hierin kunt u wijzigingen maken of de afspraak verwijderen. Ook wanneer dezelfde afspraak in meerdere agenda’s verschijnt, telt deze maar één keer mee voor het totale abonnementsverbruik.
Als u een afspraak wilt wijzigen, kunt u dit doen door op de afspraak te klikken. Klik na het invoeren van de wijziging nog op Reservering aanpassen voor u het venster weg klikt om de wijziging op te slaan.
Stap De instellingen aanpassen
Klik op de knop Configureren om naar het Overzicht onder Configureren te gaan, waar u een samenvatting vindt van alle opties die u kunt aanpassen. U kunt de agenda hier tijdelijk blokkeren of in zijn geheel verwijderen.
Diensten configureren
Op het tabblad Diensten vindt u de lijst met diensten en hun mogelijke koppelingen met aparte middelen (resources). De bovenste helft van het scherm bevat opties om diensten mee te creëren en wijzigen. U kunt de rijen aanklikken en slepen om de volgorde van de diensten te wijzigen.
Een nieuwe dienst aanmaken
Wanneer u op Nieuwe dienst of op het bewerken-icoontje van een bestaande dienst klikt, verschijnt er een popupvenster waarin u de instellingen kunt bewerken. U kunt ook de kleur van een dienst aanpassen door op het gekleurde vierkantje rechts bovenaan het venster te klikken.
Met het knopje Verborgen kunt u een dienst aanmaken die alleen beschikbaar is voor beheerder en superusers. Deze verborgen diensten zijn niet zichtbaar voor uw klant.
Onderaan het wijzigingsvenster kunt u een beschrijving van een dienst invoeren die zal verschijnen wanneer die dienst geselecteerd wordt. Deze beschrijving kan opmaak en afbeeldingen bevatten. Let wel dat u alleen kunt doorlinken naar afbeeldingen die online beschikbaar zijn.
Benodigde middelen
Als uw account resource agenda’s bevat zal het wijzigingsvenster ook een lijstje resource agenda’s bevatten. U kunt hier aangeven welke middelen er nodig zijn. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat een conversatieles zowel een specifieke docent als een vergaderkamer nodig heeft of, als meerdere docenten de les kunnen geven, deze als verschillende opties invoeren met de “of” knop.
Om nieuwe middelen toe te voegen, gaat u eerst naar uw Dashboard. Daar kunt u of een nieuwe resource agenda aanmaken voor deze resources, of u voegt ze toe aan een van uw bestaande resource agenda’s via het tabblad Middelen.
Algemene instellingen configureren
Onder “Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak” kunt u een passende term kiezen in plaats van “reservering”. Aangezien we in ons voorbeeld lessen aan het inplannen zijn kiezen we voor “les”. De woorden die u kiest in plaats van de standaard terminologie “reservering” of “afspraak” worden overal in de agenda gebruikt.
Ook kunnen we de term die gebruikt wordt om een “gebruiker” aan te duiden aanpassen naar bijvoorbeeld “deelnemer”. Deze instelling bevindt zich onder de knop Layout Instellingen op uw Dashboard’.
Beperkingen per gebruiker
Onder het kopje Limiet per gebruiker kunt u instellen hoeveel afspraken een gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen.
Als een dienst afhankelijk is van één of meerdere resource agenda’s dan gelden ook de begrenzingen uit die agenda’s. U kunt een klant bijvoorbeeld maximaal vier afspraken laten maken, waarvan twee met een specifieke, bijzonder populaire, docent. Als het keuzevakje Verschillende reserveringen kunnen op hetzelfde moment plaatsvinden niet is geselecteerd, dan gedraagt de agenda zich eigenlijk als een resource agenda met één middel. U haalt het vinkje weg indien u wenst dat maar één service tegelijkertijd geboekt kan worden (bijvoorbeeld als u maar één klaslokaal beschikbaar heeft).
Begrenzing van tijdskeuze
Om uw agenda meer gebruikersvriendelijk te maken, kunt u onder het kopje “Beperk de keuze van mogelijke starttijden” een reeks tijdstippen opgeven die als begintijd voor een afspraak kunnen worden gekozen. Het systeem kan met behulp van vaste tijden zichtbare vlakjes tekenen die beschikbare tijd aangeven. Leerlingen kunnen dan simpelweg een tijd kiezen door op een vlakje te klikken.
Als u een dienst heeft die gebruikt maakt van meerdere middelen die onderling uitwisselbaar zijn, dan kan het systeem een keuzemenu tonen waarin de leerling een voorkeur kan aangeven.
Als u meer dan één dienst heeft dan kun u de volgorde bepalen door de diensten in de lijst te verslepen.
Een prijs toevoegen
Met het “Prijs” veld kunt u een prijs instellen voor een reservering. Door te klikken op Prijs instellen kunt u geavanceerde prijsregels instellen die de prijs op basis van specifieke voorwaarden aanpassen. Lees meer in onze uitgebreide documentatie over betalingen.
Stap De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoeker
Elke agenda heeft een eigen link, welke te vinden is onder het tabblad “Overzicht” via Configureren. De agenda ziet er voor u als beheerder iets anders uit dan voor uw gebruikers.
De knoppen Beheren en Configureren zijn verborgen voor alle gebruikers, en ze kunnen over het algemeen geen afspraken van anderen bekijken of wijzigen. Om de agenda vanuit het perspectief van uw gebruiker te bekijken, log uit als beheerder en ga daarna naar de link van uw agenda. U kunt dit proces versnellen door een tweede browser of een privévenster te gebruiken, lees daar meer over in de sectie Uw reserveringsproces uitproberen.
Stap De agenda integreren in uw website
Er zijn enkele manieren om uw agenda te delen:
- Plaats een link of knop naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
- Zet een widget op uw site waarmee afspraken gemaakt kunnen worden terwijl ze op uw site blijven
- Voeg een ‘Nu Boeken’-knop toe op uw website en/of social-mediakanalen
Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.
Uiterlijk
SuperSaaS biedt vele opties om het uiterlijk van uw agenda aan te passen aan uw specifieke wensen. Naast het formaat van de agenda kunt u ook de kleuren en de inhoud van berichten in het systeem of automatische bevestigingen aanpassen. Ook kunt u een beschrijving, afbeeldingen of instructies in de ruimte boven de agenda plaatsen.
Nu u een volledig functionele agenda hebt geconfigureerd, hebben we nog een aantal tips voor dagelijks gebruik van SuperSaaS voor u op een rijtje gezet waarmee u uw gebruik van SuperSaaS kunt optimaliseren.