Wie mag zich opgeven als gebruiker?
Op de pagina Toegangsbeheer kunt u instellen wie zich mag registreren als gebruiker en hoe het registratieproces er uit moet zien: wat zijn de stappen die een nieuwe gebruiker moet doorlopen bij de registratie en welke informatie dient er ingevuld te worden?
Het is overigens ook mogelijk om gebruikers afspraken te laten maken zonder dat ze zich eerst registreren. In dat geval is deze pagina verder niet van toepassing en kunt u doorgaan met de volgende sectie. Houd er wel rekening mee dat als gebruikers zich niet hoeven te registreren sommige features niet beschikbaar zullen zijn, zoals de afspraakhistorie van klanten.
Wie kan zich registreren?
Er zijn zes manieren om de toegang tot uw agenda te beheren, van open toegang tot zeer beperkte toegang.
De meest gebruikte (en meest gebruiksvriendelijke) optie is om iedereen die het webadres van uw agenda kent toe te staan om zich te registreren als gebruiker. Als u de agenda voor commerciële doeleinden gebruikt, is dit waarschijnlijk de juiste instelling voor u.
Als u gebruikers al laat inloggen op uw website, dan is het ook mogelijk om via ‘single sign-on’ gebruikers automatisch ook in te laten loggen op uw SuperSaaS agenda. Dit voorkomt dat gebruikers twee keer in moeten loggen. Als u gebruik maakt van een Drupal, Joomla! of WordPress website, kunt u gebruik maken van onze gratis plugins om dit proces in te stellen. Als u voor een ander systeem single sign-on op wilt zetten dan is daar programmeerkennis voor nodig, meer informatie daarover staat in de developer documentatie.
Als u de toegang wilt beperken tot specifieke gebruikers of gebruikersgroepen, dan zijn er nog vier opties beschikbaar:
- Gedeeld wachtwoord – alleen gebruikers die het gedeelde wachtwoord weten kunnen inloggen. Deze optie zorgt er weliswaar voor dat men niet zomaar toegang heeft tot de agenda, maar biedt geen mogelijkheid om een specifieke gebruiker de toegang te ontzeggen zodra deze gebruiker het wachtwoord kent.
- Specifiek IP-adres – het filteren van IP-adressen is alleen nuttig als uw gebruikers de agenda alleen via een specifiek IP-adres bezoeken, bijvoorbeeld voor medewerkers van een bedrijf. Zodra een gebruiker binnen de IP-reeks een loginnaam heeft aangemaakt, kan deze ook erbuiten gebruikt worden.
- Specifiek e-maildomein – deze optie is geschikt voor organisaties met een e-maildomein. Als gebruikers een loginnaam aanmaken ontvangen ze een e-mail met een verificatielink. Via Gebruikerbeheer kunt u ook handmatig gebruikers met een ander e-maildomein toevoegen.
- Specifieke gebruikers – in plaats van dat gebruikers hun eigen loginnaam en wachtwoord aanmaken kunt u als beheerder (of superuser) zelf alle gebruikers aanmaken. Dit kan handmatig via Gebruikerbeheer of door middel van een CSV-bestand via Importeren.
Extra gegevens vragen tijdens het registratieproces
Tijdens het registratieproces kunt u gebruikers om additionele informatie vragen. Naast de loginnaam en het wachtwoord, kunt u bijvoorbeeld vragen om de contactgegevens van de gebruiker. Er zijn twee extra tekstvelden beschikbaar die u zelf kunt configureren om gebruikers om andere gegevens te vragen. Daarnaast is het mogelijk om een formulier toe te voegen aan het registratieproces, om extra gegevens te verzamelen.
Alle registratievelden kunnen op Verplicht of Optioneel gezet worden. Deze verschijnen vervolgens op het registratieformulier voor nieuwe gebruikers. Als u een veld op Verplicht zet, zorgt dit er voor dat gebruikers het veld niet leeg kunnen laten, wat bij Optioneel wel het geval is. Velden die op Niet vragen staan verschijnen niet op het registratieformulier. Let er op dat ook het Wachtwoord veld uitgezet kan worden. Als u dit veld uitschakelt, verdwijnt het van het login-scherm op uw agenda.
Gebruikers kunnen de registratie-informatie later aanpassen door te klikken op de Instellingen link in de rechterbovenhoek van de agenda. Deze link is alleen zichtbaar als gebruikers zijn ingelogd. U kunt ook voorkomen dat gebruikers hier gegevens nog kunnen aanpassen (zie Andere instellingen).
Naast de standaardvelden voor de contactgegevens, kunt u twee extra tekstvelden aanmaken om andere informatie op te slaan. Als u een of twee van deze velden activeert, worden ze ook toegevoegd als extra opties in het reserveringsproces die ingesteld kunnen worden via Configureren > Proces.
Als de twee additionele tekstvelden niet voldoende zijn, of als u gebruik wil maken van selectiemenu’s, dan kunt u dit doen door een zelfgemaakt formulier toe te voegen (zie formulieren toevoegen). U kunt het formulier toevoegen aan het registratieproces door het te selecteren in het dropdown-menu onder Een formulier toevoegen aan iedere gebruiker?.
Een “supervisorveld” is een veld dat alleen kan worden aangepast door u, of door een superuser. Als het supervisorveld geen vertrouwelijke informatie bevat kan het ook worden gemaakt op het registratie-scherm voor nieuwe gebruikers. Meer informatie over het supervisorveld vindt u in het hoofdstuk Proces.
Registratiebevestiging en verificatie
De standaardinstelling is om geen bevestiging van registratie naar nieuwe gebruikers te sturen. Als ze zich geregistreerd hebben, worden ze direct ingelogd in het systeem en kunnen ze de agenda gebruiken. Door de optie te kiezen, zorgt u dat de bevestiging wel gestuurd wordt. De tekst van deze bevestiging kunt u aanpassen op de pagina Layout Instellingen (zie ook Teksten aanpassen). Als u als beheerder ook graag een bericht wilt ontvangen over nieuwe registraties, dan kiest u ook voor de optie .
Om ongewenste bezoekers te weren, kunt u nieuwe gebruikers verplichten om hun e-mailadres te verifiëren door de optie te selecteren. Op deze manier is het niet mogelijk om met een niet-bestaand e-mailadres een gebruikersaccount aanmaken.
Om beter te begrijpen hoe het registratieproces er voor nieuwe gebruiker uit ziet, kunt u een blik werpen op het stroomdiagram op de pagina. Veranderingen in de instellingen worden hier direct op weergegeven. Als u bijvoorbeeld de optie kiest, dan zal deze stap direct in het stroomdiagram zichtbaar worden. Let er op dat dit stroomdiagram alleen het registratieproces weergeeft; er is een andere flowchart beschikbaar onder Configureren > Proces die het reserveringsproces weergeeft.
Overige instellingen
Onderaan de pagina Toegangsbeheer zijn nog een aantal instellingen beschikbaar die met registratie en beveiliging te maken hebben. Met de eerste optie kunt u nieuwe gebruikers een startkrediet toekennen. Deze optie is alleen beschikbaar als u het kredietsysteem heeft geactiveerd. Meer informatie hierover is te vinden in het hoofdstuk Betaalmethodes.
De tweede groep opties heeft betrekking op extra beveiligingsopties, zoals het voorkomen dat browsers loginnamen en wachtwoorden opslaan. Hier kunt u ook instellen dat gebruikers hun eigen informatie niet mogen wijzigen. Ten slotte vindt u hier een optie die controleert dat gebruikers de agenda niet op een http verbinding gebruiken, die worden dan automatisch doorverwezen naar https.
Als u meerdere agenda’s heeft dan ziet u een instelling waarmee u ervoor kunt kiezen om een lijst van alle beschikbare agenda’s weer te geven. Er is ook een instelling waarmee u kunt aangeven dat gebruikers moeten inloggen voordat ze de agendalijst mogen zien. Deze optie is vooral nuttig in combinatie met gebruikersgroepen, zie die pagina voor een uitgebreide uitleg daarover. Met de laatste groep instellingen kunt u extra bevoegdheden toekennen aan superusers, zoals het aanmaken van nieuwe gebruikers of superusers en het handelen namens andere gebruikers. In de sectie Dagelijks gebruik zijn een aantal tips te vinden over het gebruik van deze mogelijkheden in de praktijk.