Beheer van afspraken en klanten

Uw dagelijkse interactie met SuperSaaS zal voornamelijk via de sectie Beheren van uw agenda(’s) verlopen. Hier kunt u reserveringen bekijken en indien relevant, reserveringen goedkeuren of afwijzen. Verschillende standaard rapportages zijn beschikbaar om u inzicht te geven in het gebruik en de bezettingsgraad van uw agenda.

Via Gebruikerbeheer heeft u inzicht in alle gebruikers. Via deze pagina kunt u ook namens gebruikers handelen. Het importeren en exporteren van gebruikers kan via Importeren en Exporteren.

Uw afspraken bekijken

Via Beheren > Overzicht, kunt u alle toekomstige reserveringen bekijken. Een overzicht van historische en verwijderde reserveringen is ook beschikbaar via de links Toon verleden en Toon prullenbak. U kunt het overzicht sorteren door op de koppen boven de kolommen te klikken. Als u met meerdere middelen of diensten werkt, dan is er een dropdown-menu beschikbaar om afspraken voor een specifiek middel of dienst te filteren.

Door de zoekbalk onderaan de overzichtspagina te gebruiken, kunt u eenvoudig reserveringen van een specifieke gebruiker terugvinden. Een andere manier om een overzicht te krijgen van afspraken per gebruiker (eventueel in verschillende agenda’s), is via Gebruikerbeheer.

U kunt zelf instellen welke informatie zichtbaar is op de overzichtspagina. Via Configureren > Uiterlijk geeft u aan welke reserveringsvelden verplicht en optioneel zijn, inclusief de aanpasbare velden, en welke velden als kolommen zichtbaar moeten zijn in overzichten.

Aan de rechterkant van elke afspraak in het overzicht ziet u twee iconen. Door te klikken op het agenda-icoon, , ziet u de afspraak of opening op de agenda. Door te klikken op het wijzigen-icoon kunt u wijzigingen aanbrengen op de agenda of opening (zie ook onderstaande). Op een capaciteitsagenda ziet u ook een vergrootglasicoon , waarmee u in kunt zoomen op reserveringen in een specifieke opening.

Handmatig reserveringen goedkeuren

Als u werkt met goedkeuring van de beheerder, ziet u ook een P in het reserveringsoverzicht voor reserveringen die nog moeten worden goedgekeurd of een + voor reserveringen die al zijn goedgekeurd; +© als ze met krediet zijn betaald. De optie ‘Goedkeuren’ in het functie menu geeft een volledig overzicht van alle reservering die nog wachten op goedkeuring. Deze optie wordt zichtbaar in het menu wanneer u goedkeuringen door de beheerder ingesteld heeft. Op de agenda zelf zijn reserveringen die nog niet zijn goedgekeurd lichter gekleurd. De beheerder kan er uiteraard voor kiezen om een e-mail te ontvangen voor elk reserveringsverzoek (zie Het reserveringsproces vormgeven).

Om een reservering daadwerkelijk goed te keuren klikt u op het wijzigen-icoon. In het scherm dat verschijnt, ziet u onder de reserveringsdetails de status in het blauw en een Goedkeuren knop. Als een reservering al goedgekeurd is ziet u op dezelfde plek een Intrekken knop die het mogelijk maakt om de goedkeuring terug te draaien als dat nodig mocht zijn.

Mocht u ook een goedkeuringsverzoek aan andere mensen willen sturen, dan kunt u dit doen met behulp van automatische doorstuurregels in uw e-mailaccount.

Superusers hebben ook toegang tot het reserveringsoverzicht. Standaard hebben superusers de bevoegdheid om reserveringen goed te keuren. Mocht u dit willen veranderen, dan kan dat via Configureren > Toegang, door de optie Superusers mogen de reserveringen van anderen wijzigen uit te vinken (zie ook Bevoegdheden van superusers)

Afspraken maken namens andere gebruikers

Als u een telefonische reservering ontvangt, wilt u deze wellicht zelf aan de agenda toevoegen. Als u echter als beheerder bent ingelogd, zal de reservering onder uw naam geregistreerd worden. Om dit te voorkomen wilt u waarschijnlijk namens een gebruiker handelen.

U kunt alleen namens geregistreerde gebruikers handelen

Om namens een gebruiker te handelen, gaat u naar Gebruikerbeheer en klikt u op de blauwe pijl , rechts van de gebruikergegevens. U wordt vervolgens naar het dashboard gestuurd, waar u de agenda kunt selecteren waarop u namens deze gebruiker een afspraak wilt maken. Rechts bovenin de agenda ziet u nu naast uw eigen naam de gebruikersnaam of e-mail van de betreffende gebruiker staan. Als u een reservering maakt wordt deze geregistreerd onder deze gebruiker, gevolgd door een ‘/’ en de naam van de persoon die de reservering daadwerkelijk heeft gemaakt. Dit zorgt ervoor dat de reservering zichtbaar is in het overzicht van de gebruiker en de gebruiker ook een automatische bevestiging krijgt als u dat heeft ingesteld.

Om het handelen namens een gebruiker te beëindigen klikt u op de naam van de gebruiker in het menu rechtsbovenin de pagina. Terwijl u namens een gebruiker aan het handelen bent, behoudt u uw eigen bevoegdheden. Indien u voor normale gebruikers informatie afgeschermd heeft, blijft u bij het handelen als klant al deze informatie over andere gebruikers zien.

Als u niet met geregistreerde gebruikers werkt, kunt u ook niet namens gebruikers handelen. U kunt er echter wel voor zorgen dat de mensen voor wie u een afspraak maakt een bevestiging krijgen van de afspraak. Zorg er in dat geval voor dat u de optie Gebruik het e-mailadres als loginnaam heeft uitgevinkt (Toegangsbeheer) en het veld via Configureren > Proces hebt geactiveerd. Nu kunt u bij elke nieuwe reservering die u als beheerder maakt een e-mailadres invoeren. Als u e-mail bevestigingen heeft geactiveerd ontvangt de persoon in kwestie automatisch een bevestiging op dit adres.

Rapportage

Via Beheren > Rapportage zijn verschillende standaard rapportages beschikbaar. Met de verschillende selectieopties krijgt u inzicht in uw reserveringen en de benuttingsgraad per dag, week, maand of over een specifieke periode. De data die wordt gebruikt om deze rapportages te genereren kan ook worden gedownload in CSV- or XLS-formaat door te klikken op .

Als u alleen de ruwe data voor een specifieke periode wilt hebben, dan kunt u gebruik maken van de download-optie onder Beheren > Download. Deze data kunt u gebruiken om zelf elke gewenste rapportage te maken in Excel of Google Docs.

Gebruikerbeheer

Via Gebruikerbeheer heeft u toegang tot alle details van gebruikers. Als u werkt met het kredietsysteem, kunt u hier ook het krediet van individuele gebruikers aanpassen middels de wijzigen-optie . Op dezelfde manier kunt u de rol van een gebruiker veranderen van een reguliere gebruiker naar een superuser of een gebruiker de toegang ontzeggen tot het systeem.

Mocht een van uw geregistreerde gebruikers ongewenst gedrag vertonen, dan dient u deze gebruiker te blokkeren in plaats van het gebruikersaccount te verwijderen. Als u het gebruikersaccount verwijdert, kan de gebruiker zich namelijk nogmaals registreren. Om de gebruiker te blokkeren klikt u op het wijzigen-icoontje en vinkt u naast “Functie” de optie aan. Als u op het vergrootglas naast het gebruikersaccount klikt, ziet u in een oogopslag alle activiteit van de betreffende gebruiker en kunt u wanneer nodig ook eenvoudig acties van de gebruiker terugdraaien.

Via Exporteren kunt u alle gebruikergegevens downloaden in CSV-, XLS-, XML- of VCF/vCard-formaat. Mocht u grootschalige veranderingen aan willen brengen in deze data, dan kunt u de gebruikersdatabase exporteren naar bijvoorbeeld het CSV-formaat, wijzigingen doorvoeren, het bestand opslaan en weer uploaden via Importeren. Let erop dat u alleen (door komma gescheiden) CSV-bestanden kunt uploaden.

Oplossingen voor veelvoorkomende problemen

Als u tijdens het importeren van een bestand een foutmelding ziet zoals “Malformed CSV: invalid byte sequence in UTF-8”, loop dan de volgende zaken na:

Kijk na of het bestand inderdaad in CSV-formaat is opgeslagen
Het kan zijn dat letters met leestekens, zoals “é” voor foutmeldingen zorgen. U kunt dergelijke leestekens handmatig verwijderen, maar een eenvoudigere oplossing is om het bestand te kopiëren naar Google Docs en het vanuit daar op te slaan.
Zorg ervoor dat het bestand door komma’s is gescheiden. Oudere versies van Excel kunnen het bestand opslaan met punt-komma’s. De Google Docs optie die hierboven wordt genoemd lost ook dit probleem op.